بخشی از مقاله
نظام پيشنهادها
مقدمه :
از نگاه جامعه شناسي نو جهان امروز عليرغم پيچيدگي ها و گستردگي آن در تمام ابعاد ، دائماً در حال توسعه بوده ، يعني لحظه به لحظه به نظم نوين خود نزديك تر مي‌شود . نظمي كه درآن قواعد بازي گسترش يافته و جهاني مي شوند . از اين رو اقتصاد نوين نيز از اين قاعده مستثنا نبوده و با همه پيچيدگي هايي كه در خود دارد ، در حال جهاني شدن است . در اقتصاد از منظري ديگر جهاني شدن يعني رقابت در سطح جهاني و به زبان ساده تر ،رقابتي نفس گير و تنگاتنگ با
رقيباني بمراتب سختتر و دشوارتر . حال سوالي كه در اين جا مطرح مي شود آن است كه حال چگونه مي‌توان در اين رقابت همگاني برنده شديا بهتر بگوئيم بازنده نشد ؟
واضح است كه سرمايه و نيروي انساني ماهر از شرايط اوليه ايجاد يك مجموعه توليدي عرضه است ولي آن چيزي كه اين مجموعه را در سطح جهاني باقي نگاه مي‌دارد مديريت يا سيستم تفكر اداره اين مجموعه است .
حال با ذكر اهميت مديريت ، به تكنيكها و روشهاي خاص مديريت جهاني نيز پرداخته خواهد شد . يكي از مهمترين وشاخص ترين اين علوم ، ايجاد يك نظام فراگير پيشنهادهاست .
نظام پيشنهادها :
همانطور كه قبلآً نيز ذكر شده مديريت كنوني تلاش مي كند تا ميزان بهره وري در مجموعه مديريتي خود را بالا ببرد كه اين امر مستلزم بهبود مستمر فعاليتها و حذف اتلافها از مجموعه كاري است . ايجاد بهره وري سبب كاهش هزينه شده در عين حالي كه كيفيت محصولات را نيز ارتقاء مي بخشد . سلامت كاركنان در محيط كار نيز از ديگر اهداف مديريت است . نظام پيشنهادها ضمن
ايجاد بهره وري ، فرصتي را پديد مي آورد تا از تجارب و افكار ساير اعضاي اين مجموعه نيز به نحو مطلوبي استفاده شود يعني بهره گيري از نيروي انساني بعنوان نيروي فكري كه خلاقيت و نوآوري ثمرة طبيعي آن خواهد بود . تعليم نيروي انساني به فعاليت گروهي و تقويت آن از ديگر نتايج ثبت نظام پيشنهادها مي باشد . وقتي كه نيروي انساني فعال مجموعه بداند كه با او تنها بعنوان يك ماشين و يا ابزار كاري برخورد نمي شود و اينكه خود او نيز مي تواند با تلاش بيشتر خود سبب
بهبود وضعيت محيط كار خود و در نهايت خود شود ، همگي موجب آن مي شود كه فرد انگيزه بيشتري جهت فعاليت پيدا كرده و فكر و انديشه او در جهت رشد سازمان و مجموعه شكوفا شود . با اين توصيفات ايجاد يك نظام فراگير پيشنهادها كه سبب ايجاد و تقويت و تعامل ارتباطات ميان بخشها و سطوح مختلف يك مجموعه سازماني مي شود. ضروري مي نمايد .
سوال : يك نظام پيشنهادي چگونه طرح مي شود و اصولاً پيشنهاد چگونه ساز و كاري است ؟
پيشنهاد در ادبيات عامه يعني ارائه يك راه حل در برابر يك مساله به فرد يا افرادي ديگر ، بطوري كه آن فرد يا افراد مي توانند بطور آزادانه آن را بپذيرند يا رد كنند . پيشنهاد در نظام مديريتي يعني ارائه يك راهكار و طرح و يا ايده نو از سوي اعضاي غيرمديريتي در جهت اهداف گوناگوني به مسئول اداره كننده آن مجموعه كاري . اين پيشنهاد ها مي توانند در راستاي بهبود كيفيت و يا افزايش راندمان و تمامي اهدافي كه در بخش قبل در مورد آنها بحث شد باشد .پس ارائه اين پيشنهاد مي تواند از سوي هر يك از اعضاي يك مجموعه باشد و هيچ تفاوتي ميان اعضا از اين جهت وجود ندارد . همانطور كه حتي يك دربان ساده در يك اداره نيز مي تواند همچون سرپرست يك بخش مهم در جهت بهبود وضعيت امنيتي اداره پيشنهاد و نظر بدهد . ولي آنچيزي كه در اينجا مطرح است آن است كه :
چگونه مي توان اين پيشنهادها را به بخش مديريتي و مسئول انتقال داد و آيا همه پيشنهادها در يك سطح هستند و همگي از نظر ارزش و اهميت با هم برابرند؟
در پاسخ بايد گفت كه درست است كه همه افراد در ارائه پيشنهاد آزادند ولي ارزش همه پيشنهادها يكسان نيست و به همين منظور بايد نظم خاصي براي دريافت ، ارزشيابي و انتقال آنها تدوين شود . از اين رو لازم است كه با مفاهيم و سازو كار نظام پيشنهادها آشنا شويم .
هر نظام پيشنهادي بايد داراي كميته عالي راهبري بهره وري بارياست مديرعامل باشد .
اين كميته مي تواند متشكل از معاونين مالي ، تضمين كيفيت ، توليد ، برنامه ريزي و مديريتهاي حراست ، مركز مطالعات استراتژيك ، ارتباطات ، آموزش و رئيس اداره توسعه بهره وري باشد . اين مجموعه جهت ايجاد و پيش بيني يك استراتژي و راهبرد و خط مشي گردآوري مي شود . بطور حتم مكانيزمهاي متنوع و بسياري براي بالا بردن بهره وري وجود دارد ولي امكان اجراي آنها در يك زمان وجود ندارد و از اين رو اولويت بندي آنها بسيار حائز اهميت است و اين وظيفه بر عهده اين كميته مي‌باشد. از طرفي پياده كردن هر يك از اين مكانيزمها با كاستي ها و نواقصي همراه است كه عيب يابي و تحليل اجرايي هر يك از اين پروژه ها نيز بر عهده اين كميته مي‌باشد . همانطور كه گفته شد با بالا بردن انگيزه و جهت دادن به آن در مجموعه كاركنان بعنوان نيروي انساني فعال يكي از عوامل مهم و انكارناپذير در افزايش راندمان است . اين كميته تلاش مي كند تا با تعيين نظامها انگيزشي متناسب دوام و قوام نظام سازمان را حفظ كند .
- حال با مشخص شدن خط مشي و هدف سازمان مي توان نظام پيشنهادها را در مجموعه پياده كرد . نظام پيشنهادات عبارتست از سيستمي به منظور جمع آوري پيشنهادات و بررسي و طبقه بندي آنها ، ارزش يابي و تعيين پاداش و نيز پيگيري تمام آنها تا اجراي كامل هر يك از موارد و موضوعات و نيز برنامه ريزي جهت اقدامات لازم و نيز توسعه مشاركت كاركنان در چارچوب قوانين و
ضوابط سازماني يا شركت مربوطه . حال ممكن است اين پيشنهادها بصورت فردي يا گروهي ارائه شوند كه هر يك از آنها به نام همان فرد يا گروه پيشنهاد دهنده ثبت مي شوند . گاه برخي از اين پيشنهادها خارج از دايره نفوذ حوزه كاري و فعاليتهاي جاري سازماني است كه در اين صورت به آن پيشنهاد مديريتي اتلاق مي شود .
- اما كميته اي در ذيل كميته عالي راهبري بهره وري بنام كميته راهبري نظام پيشنهادها نيز لازم است كه وظيفه هدايت، ساماندهي و اداره تخصصي نظام پيشنهادها را بر عهده دارد ؛ اين كمي
ته مي تواند متشكل از مسئولين بخشهاي مختلف يك كارخانه يا كارگاه و يا هر سازمان توليدي ديگر باشد كه رياست آن را بطور مثال مي توان بر عهده معاونت تضمين كيفيت گذاشت . از آنجايي كه هر پروژه نيازمند يك برنامه عملياتي با زمانبندي مشخص است. اين كميته طرحهاي شش ماهه يا زمانبندي خود را به كميته عالي راهبري بهره وري بعنوان هسته مركزي نظام ارائه مي دهد. بطور مسلم اداره چنين تشكيلاتي با اين ابعاد مانند هر اداره و سازماني داراي هزينه بوده كه برآورد هزينه هاي ساليانه آن توسط همين كميته انجام مي شود. اين كميته همچنين در كنار پشتيباني
از نظامهاي اجرائي، بر عملكرد هر يك از انها نيز نظارت دارد تا برنامه هاي مدون كميته ها به نحو مطلوب در زمان مشخص خود اجرا شوند. ايجاد و نهادينه كردن فرهنگ مشاركت نيازمند آموزش و تعليم است كه آن نيازمند لوازم و احتياجات است و برآورد و تأئيد همه اين نيازمنديها بوسيله همي
ن كميته صورت گرفته و در اختيار كميته هاي اجرايي قرار مي گيرد. برنامه ريزي و برگزاري نشست هاي فصلي نظام پيشنهادها نيز بر عهده همين كميته مي باشد.
عمل مثبتي كه در جهت اصلاح و رشد سازمان صورت مي گيرد نيازمند پاداش است. از طرف ديگر ترغيب اعضا به مشاركت در طرحهاي نظام پيشنهادي براي موفقيت آن اجتناب ناپذير است. اين كميته با برآورد پاداشها و تصميم گيري در مورد زمان پرداخت آنها به روند پيشرفت برنامه ها كمك مي كند و سرانجام تهيه گزارشات فصلي و دوره اي از روند اجراي برنامه ها و عملكرد بخش هاي مختلف به كميته عالي راهبردي بهره وري از وظايف مهم اين كميته مي باشد.
- حال با تعيين وظايف كميته هاي فوق مراحل اخذ پيشنهادات و مطابقت آنها با اهداف سازماني، تحقق يافته است و اكنون لازم است كه اين طرحها و ايده ها به اجرا در آيند. اين وظيفه بر دوش كميته ي انجام بنام كميته اجرايي نظام پيشنهادها است. پيشنهادهايي كه توسط پرسنل واحدهاي مربوطه ارائه مي شود توسط اين كميته جمع آوري شده و به دبير خانه ارسال مي شود تا به ثبت برسند. همچنين پيشنهادها توسط اين كميته مورد بررسي و كارشناسي قرار مي گيرد تا تصميم نهايي در مورد ارسال آنها براي برسيهاي بيشتر گرفته شود. ارتباط مشورت با ساير كميته ها جهت كارشناسي پيشنهادها. اين كميته براي اجراي بهتر برنامه ها به زير مجموعه هايي در سطح واحدها تقسيم بندي مي شود. اين كميته پس از بررسي پيشنهادها، در صورت رد آنها با پيشنهاد دهنده مكاتبه كرده و نسخه اي را جهت ثبت آماري به دبيرخانه ارسال
مي كند. در صورت پذيرش پشنهاد آن را با مستندات به دبيرخانه ارسال تا در كميته راهبردي مورد ارزيابي بيشتر و جامع تري قرار بگيرند.
در همين راستا بسياري از نقاط ضعف واحد مربوطه مشخص مي شود كه طي ليستي به دبيرخانه فرستاده شده تا مسئولين مربوطه از آخرين وضعيت واحدها مطلع شوند. بطور حتم آموزش پرسنل با نيازمنديهاي خاص خود همراه است كه بوسيله اين كميته به سطوح بالاتر انعكاس مي يابد. براي انجام چنين فعاليتهايي به نوعي نظم خاص احتياج است كه در سطح واحد وضع مي شود و اين از ديگر وظايف اين كميته مي باشد. اين كميته تلاش مي كند تا پيشنهادها بهينه تر شده و ارزش بالاتري را پيدا كنند و در نهايت تهيه گزارشات ماهيانه از عملكرد و فعاليتهاي اين كميته و در اختيار قرار دادن آن توسط ارسال به دبيرخانه
- گروههاي داوطلبي كه براي كارشناسي و برسي پيشنهادها و نيز نظارت بر اجراي آنها از سوي كميته اجرايي پيشنهادها انتخاب مي شوند را تيم هاي مشاركت گويند.
در حقيقت وظيفه اصلي اين گروه ها همان ارزيابي و كارشناسي است كه توسط
كميته ها اجرايي به انها ابلاغ مي شود.
- از ديگر ملزومات يك نظام پيشنهادي- ليست شناسنامه مسائل واحدهاست كه به منظور اولويت بندي و طرح مسائل و مشكلات آنها و انعكاس آنها به دبيرخانه، نظام اجرايي در دوره هاي زماني معين طرح مي گردد.
- در كنار تشكيلات ذكر شده بخشهاي ديگري نيز بطور همزمان فعاليت مي كنند كه از آنها مي توان به واحدهاي اداري، نيمه توليدي، توليدي اشاره كرد كه در هريك از اين بخشها مسائل و مشكلات و يا طرحهاي مربوط به آن بخش بررسي و مطالعه و جهت اجرا ابلاغ مي شوند. و سرانجام دبيرخا
نه كه وظايف آن بطور ضمني در ميان مطالب گفته شده مشخص شده بطور اجمالي مي توان گفت دبيرخانه حكم مركز ارتباطي ميان بخشهاي مختلف و بازوهاي اجرايي نظام پيشنهادها مي باشد و تمام تصميمات و اقدامها بنوعي خاص در اين مركز ثبت و ضبط مي شود.
