ترجمه
ترجمه، یعنی گام دوم در نمایه سازی موضوعی، مستلزم تبدیل تحلیل مفهومی یک مدرک به مجموعه خاصی از اصطلاحات نمایه ای است. در این رابطه، میتوان بین نمایه سازی از طریق استخراج (نمایه سازی استخراجی) و نمایه سازی از طریق تخصیص (نمایه سازی تخصیصی") تفاوت قایل شد. در نمایه سازی از طریق استخراج، از واژگان و عباراتی که واقعاً در مدرک وجود دارند برای بیان محتوای موضوعی همان مدرک استفاده می شود. برای مثال، مدرکی که در شکل ۳ نشان داده شد را باید با اصطلاحات زیر نمایه کرد:
افکار عمومی اسرائیل
تحقیقات تلفن مصر
ایالات متحده آمریکا کمک
نگرش صلح
خاورمیانه همه این واژه ها در عنوان و چکیده وجود داشتند. نوع اولیه ای از نمایه سازی استخراجی که تکاصطلاحیا نامیده می شود، فقط از کلمات تکی و منفرد برای نشان دادن محتوای موضوعی مدرک استفاده میکند. اگر دقیق تر نگاه کنیم، نظام تک اصطلاح نتایج شگفتی چون تقسیم خاورمیانه به خاور و میانه را به دست میدهد.
نمایه سازی تخصیصی مستلزم اختصاص اصطلاحات به مدرک از منبعی غیر از خود آن مدرک است. اصطلاحات می توانند از ذهن نمایه ساز اختصاص یابند؛ مثلاً یک نمایه ساز ممکن است اصطلاحات کمک خارجی و ارتباطات خارجی، که به وضوح در چکیده نیز ذکر نشده اند را اصطلاحات مناسبی برای اختصاص به مدرک ارائه شده در شکل ۳ بداند.عموماً، نمایه سازی تخصیصی مستلزم تلاش برای ارائه محتواي تحلیل موضوعی با استفاده از اصطلاحاتی است که از نوعی واژگان کنترل شده استخراج می شوند.
واژگان کنترل شده
یک واژگان کنترل شده اساساً فهرستی مرجع و معتبر است. به طور کلی، نمایه سازان می توانند فقط اصطلاحاتی را به مدرک اختصاص دهند که در فهرستی که شرکت محل کار برای آنان تهیه کرده است وجود داشته باشند. به هرحال، واژگان کنترل شده چیزی بیش از یک فهرست صرف است. واژگان کنترل شده عموماً نوعی ساختار معناشناختی" را در بر دارند. این ساختار، به خصوص، برای موارد زیر طراحی شده است:
۱. کنترل مترادفها از طریق انتخاب یک واژه به عنوان واژه استاندارد و ارجاع از سایر واژه های مترادف به ان.
۲. فرق گذاشتن بین کلمات هم نگاشت". برای مثال شیر (حیوان) اصطلاحی است که کاملاً با شیر (مواد لبنی) تفاوت دارد.
۳. گردآوردن یا ایجاد ارتباط بین اصطلاحاتی که معانی آنها بسیار به هم نزدیک است.
دراینجا می توان دو نوع ارتباط را به وضوح شناسایی کرد: ارتباط سلسله مراتبی' و ارتباط غیر سلسله مراتبی (شرکت پذیر"). برای مثال، اصطلاح زنان کارگر از نظر سلسله مراتبی به زنان (به عنوان گونه "ای از این اصطلاح) و زنان خانه دار (دوباره به عنوان گونه ای از اصطلاح زنان) وابسته است. همچنین با اصطلاحاتی چون اشتغال یا خانواده های تک نفره که در سلسله مراتبی کاملاً متفاوت قرار میگیرند نیز ارتباط دارد.
واژگان کنترل شده به سه دسته اصلی تقسیم می شوند: طرح های رده بندی کتاب شناختی" (مثل رده بندی دهدهی دیویی)، فهرست سرعنوان های موضوعی"، و اصطلاحنامه . همه انواع واژگان کنترل شده میکوشند تا اصطلاحات را هم به صورت الفبایی و هم به صورت نظاممند" ارائه کنند. در ردهبندیهای کتابشناختی، نظم الفبایی در درجه دوم اهمیت قرار دارد و در قالب نمایه ای برای طرح اصلی، که سلسله مراتبی است، ارائه می شود. در اصطلاحنامه ها، نظم علنی اصطلاحات الفبایی است اما با استفاده از ارجاعات متقابل، یک ساختار نهانی سلسله مراتبی در درون ساختار الفبایی ایجاد شده است. فهرست سنتی سرعنوان های موضوعی به علت الفبایی بودن به اصطلاحنامه ها شباهت دارد. ازآنجا که سرعنوان های موضوعی از ساختار سلسله مراتبی ناقصی برخوردارند و بین ارتباط سلسله مراتبی و شرکت پذیر تمایز دقیقی قایل نشدهاند با اصطلاحنامه ها تفاوت دارند. همه سه نوع واژگان کنترل شده، بر مترادفات نظارت دارند، بین کلمات هم نگاشت فرق قایل شده و اصطلاحات مرتبط را با هم گرد میآورند اما برای دستیابی به این اهداف از روش های متفاوتی بهره میگیرند. در کتاب لنکستر (۱۹۸۶) بحث کاملی در این باره وجود دارد.
