بخشی از مقاله
اصول حسابداری
فهرست
عنوان صفحه
چكيده
مقدمه
تاريخچه حسابداري
ماهيت حسابداري
تعريف حسابداري
مراحل حسابداري
اصول پذيرفته حسابداري
معادله حسابداري
بدهيها
سرمايه
دفتر كل
صورت حقوق صاحبان سرمايه
طبقه بندي حسابها به حسابهاي حقيقي و اسمي
كشف اشتباهات و تصحيح حسابها
مهمترين اشتباهات
حسابهاي دائمي و موقتي
تعديل حسابها
فرايند بستن حسابها موقتي
تراز آزمايششي اختتامي
فرايند بستن حسابهاي دائمي
چكيده
با تاريخچه حسابداري آشنا شديم و نيز تعريف حسابداري را آموختيم كه حسابداري : فرآيند تشخيص , اندازه گيري و گزارش اطلاعات اقتصادي كه براي استفاده كنندگان اطلاعات مزبور , امكان قضاوت و تصميم‌گيري‌هاي آگاهانه را فراهم مي‌سازد با مراحل حسابداري آشنا شديم عبارتست از : 1- ثبت فعاليتهاي مالي 2- طبقه بندي اقلام ثبت شده 3- خلاصه كردن اقلام در قالب اعداد قابل سنجش به پول 4- تفسير نتايج فاصله از بررسي اقلام خلاصه شد. اصول پذيرفته شده حسابداري را آموختيم و نيز مهمترين اصول حسابداري را بيان كرديم و هر يك را توضيح داديم. معادله حسابداري و اصطلاحات آن را يك به يك توضيح داديم و ماهيت يك حساب را نشان داديم و گفتيم كه داراي 3 سه قسمت مي‌باشد : 1- عنوان حساب 2- سمت راست يا بدهكار حساب 3- سمت چپ يا بستانكار حساب.
بادارايي‌هاي و بدهي آشنا شديم و ماهيت هر يك را نشان داديم سپس با درآمدها و هزينه‌ها هم همين طور آشنا شديم و بعد دفتر روزنامه و دفتر كل و نيز ترازنامه و صورت حساب سود و زيان و صورت حساب صاحبان سرمايه را نيز يك به يك توضيح داده و هر يك را رسم كرده‌ايم و سپس به مهمترين اشتباهات در ثبتهاي حسابها و تصحيح آنها پرداختيم و همين طور با حسابهاي دائمي و موقتي و تعديل حسابها و فرآيند سنجش حسابهاي موقتي و دائمي آشنا شديم و هر يك را به طور مفصل توضيح داديم و در آخر هم همه حسابها را در تراز آزمايش اختتامي برديم و بعد هم مانده حسابها را به سال بعد انتقال داديم توسط تراز آزمايشي افتتاحي
مقدمه :
بدون توجه به حرفه يا شغل يك فرد , نياز به اطلاعات مالي اجتناب ناپذير است. شما نمي‌توانيد بدون داشتن اطلاعات مالي خوب و مفيد پول خرج كنيد , كارت اعتباري خريد , سرمايه‌گذاري كنيد و يا ماليات بپردازيد. تصميم‌گيري خوب بستگي به اطلاعات خوب دارد. به طور كلي در دنياي امروز كه رقابت از اركان اصلي تجارت به شمار مي‌رود ؛ حسابداري داراي نقش حياتي است مديران به منظور تصميم گيريهاي صحيح و مناسب و كنترل‌هاي دقيق و مؤثر بر عمليات , نياز به اطلاعات قابل
اطمينان و به موقع مالي دارند. صاحبان سرمايه مؤسسات اعتباري , رقبا , دولت و000 علاقمندند كه از كم و كيف نتايج فعاليتهاي مالي مؤسسات مورد نظر خود با اطلاع باشند و اين اطلاعات تنها از طريق يك سيستم حسابداري دقيق و كامل قابل ارائه است از اين رو بايد متخصصيتي در زمينه حسابداري تربيت گردند تا بتوانند اطلاعات مورد نياز را در اختيار استفاده كنندگان از آنها قرار دهند. داشتن اطلاعات حسابداري و توانايي كار با اطلاعات مالي , علاوه بر اين كه براي دانشجويان رشته حسابداري ضروري است , مورد نياز كليه دانشجويان رشته‌هاي مشابه نيز مي‌باشد.
كتاب اصول حسابداري (1) با همين هدف و به منظور در اختيار قرار دادن دانش بنيادي حساب
داري , براي دانشجويان رشته حسابداري و مديريت تأليف گرديده است.
( تاريخچه مختصري از حسابداري )
از آنجا كه جوامع بشري همواره در حال پيشرفت و دستيابي به ناشناخته‌ها مي‌باشند و با توجه به اينكه نقش فعاليتهاي مالي در هر توسعه‌اي غير قابل انكار است , نياز به توسعه حسابداري روز به روز افزايش مي‌يابد , در قرون سيزدهم و چهاردهم به دليل رشد عمليات تجارتي تحولاتي در سيستم نگهداري حساب بوجود آمد. منشأ حسابداري را به لوكاپاچيولي1 (Luca Pacioli) رياضيدان مشهور ايتاليايي كه دوره رنسانس نيست مي‌دهند. و موجب گسترش فن دفترداري دوطرفه در سراسر اروپا گرديد. ولي يك كشيش ايتاليايي و در واقع يك رياضيدان بود كتاب پاچيولي با وجود اينكه اشاره‌اي به دوره مالي , چگونگي تهيه صورتهاي مالي و نگهداري حسابهاي مربوط به دارايي‌هاي ثابت ندارد و نيز تمايزي بين اموال شخصي صاحب مؤسسه و سازمان تجاري نگذاشته است. به دليل سادگي و داشتن ارزشهاي علمي در طي قرون پانزدهم و شانزدهم به اغلب زبانها ترجمه و مورد استفاده قرار گرفت. با تولد انقلاب صنعتي در انگلستان , نياز رو به تزايد و حسابداري توسعه يافت. در امريكا پس از به وقوع پيوستن انقلاب صنعتي , سرمايه‌هاي شخصي زيادي در كمپانيها وارد گرديد و موجب توسعه هر چه بيشتر آنها شد و در نتيجه بوجود آمدن غولهاي صنعتي قرن بيستم , سيستمهاي حسابداري از اهميت بيشتري برخوردار گرديدند با اشاره‌اي كه رفت در مي‌يابيم كه حسابداري همزمان با پيشرفت وضعيت اقتصادي توسعه و تكامل پيدا نمود. ( منابع رويداد مجتهد زاده , سيد حسين علوي طبري ) كهن‌ترين مداركي كه درباره معاملات تجارتي قديم بدست آمده است مربوط به حدود (2660) سال قبل از ظهورحضرت محمد (ص) مي‌باشد كه به خط ميخي و بر روي الواح پخته گلي نوشته شده است. (منابع,ابوالفضل دلقندي – حسن كلهر)
ماهيت حسابداري
حسابداري كه اغلب زبان تجارت خوانده مي شود , روشهايي است قراردادي كه توسط كارشناسان و استادان حسابداري و يا انجمنهاي حرفه‌اي حسابداري تدوين گرديده , به تدريج مورد قبلو همگان قرار گرفته است : و قابل تغيير و تصحيح مي‌باشد در حسابداري , مابا بنيانگذاري يك مجموعه ضوابط و قراردادها مي خواهيم اطلاعات لازم را براي حل مسائل مالي يك مؤسسه به دست آوريم.
ماهيت اطلاعات حسابداري
اطلاعات حسابداري , يك سري اطلاعات مالي مربوط به مبادلات يك واحد تجاري است , كه برحسب پول بيان مي گردد. براي ثبت روزبه روز اين اطلاعات مي توان از سيستم دستي , مكانيكي و يا الكترونيكي استفاده نمود. ثبت اين مبادلات به تنهايي فايده چنداني براي قضاوت و تصميم‌گيري آگاهانه ندارد , بلكه بايد پس از ثبت , طبقه‌بندي و تلخيص شده و به صورت گزارشهاي قابل استفاده جهت مديران و ساير افراد ذيعلاقه درآيد.
به طور كلي , ماده اوليه حسابداري را عمدتاً اطلاعات مربوط به مبادلات واحد تجاري و محصول نهايي آنها را صورتها , گزارشها و تجزيه و تحليلهاي مالي تشكيل مي‌دهد. اما بايد توجه داشت كه اطلاعات حسابداري در صورتي قابل استفاده خواهد بود كه داراي ويژگيهاي خاص باشد. اين ويژگيها را مي‌توان به صورت زير خلاصه نمود.
1- مربوط بودن : يعني اطلاعات حسابداري در تصميم گيري نسبت به يك مسأله موثر باشد.
2- به موقع بودن : يعني دروقت مناسب و زماني كه داراي ارزش هستند , در اختيار قرار گيرند.
3- صحيح بودن : يعني بيان كننده واقعيات بوده و دقيق و كامل و قابل اعتبار باشند.
4- قابل مقايسه بودن : يعني به ترتيبي ارائه گردند كه با موارد مشابه سالهاي قبل و يا موارد همانند ساير مؤسسات قابل مقايسه باشند.
تعريف حسابداري
«فرايند تشخيص , اندازه گيري و گزارش اطلاعات اقتصادي كه براي استفاده كنندگان اطلاعات مزبور , امكان قضاوت و تصميم گيريهاي آگاهانه را فراهم مي‌سازد» (1966 – Evanston) (منبع . ويدا مجتهدزاده )
« حسابداري عبارت است از خدمتي كه با فراهم كردن اطلاعات مالي مورد نياز مديران , پرداخت كنندگان ماليات , اداره كنندگان و سايرين جهت تصميم گيريهاي آگاهانه انجام مي‌پذيرد»
(1987 – Jack L.smith , Robert M. Keith . William Lostephens )
به عنوان يك سيستم اطلاعاتي مالي , حسابداري فرآيند تشخيص , ثبت و اشغال رويداده
اي مالي يك سازمان ( تجاري يا غير تجاري ) به استفاده كنندگان مي‌باشد. (منبع عبدالله حسيني ,
عفت اسدي)
مراحل حسابداري
فرايند حسابداري داراي چهار مرحله مي‌باشد :
1- ثبت فعاليتهاي مالي
2- طبقه بندي اقلام ثبت شده
3- خلاصه كردن اقلام در قالب اعداد قابل سنجش به پول
4- تفسير نتايج حاصله از بررسي اقلام خلاصه شده
ثبت فعاليتهاي مالي
در اين مرحله كليه دادوستدها و فعاليتهاي مالي به ترتيب تاريخ وقوع در دفتري به نام دفتر روزنامه ثبت مي‌شود. 1
طبقه بندي اقلام ثبت شده
در اين مرحله اقلام ثبت شده در دفتر روزنامه , به حسابهاي مختلف در دفتر ديگري به نام دفتر كل انتقال مي‌يابند.
خلاصه كردن اقلام در قالب اعداد قابل سنجش به پول
مرحله خلاصه كردن , عبارت است از تركيب و تنظيم نتيجه حسابهاي دفتر كل به نحوي كه حداكثر اطلاعات مورد نياز به طور خلاصه و ساده به دست آيد. در اين مرحله صورتها يا گزارشهاي مالي تهيه مي‌شود كه مهمترين آنها عبارت است از :
الف ) ترازنامه كه وضعيت مالي ( دارايي , بدهي , سرمايه ) موسسه را در يك لحظه معين از زمان نشان مي‌دهد.
ب ) صورت سود و زيان كه چگونگي و نتيجه عمليات مالي ( سود و زيان ) مؤسسه را با توجه به ميزان درآمدها و هزينه‌هاي آن براي يك دوره‌مالي و در واقع براي مدتي معلوم مشخص مي‌سازد.
ج ) صورت حقوق صاحبان سرمايه , كه تغييرات سرمايه ( حق صاحب يا صاحبان مؤسسه نسبت به دارايي آن مؤسسه ) مؤسسه را براي يك دوره مالي يا مدت مشخص نشان مي‌دهد.
تفسير نتايج حاصله از بررسي اقلام خلاصه شده
در اين مرحله ,اعداد مندرج در صورتهاي مالي مورد تجزيه و تحليل قرار مي‌گيرند.
اصول پذيرفته شده حسابداري
همانطوريكه قبلا اشاره گرديد , يكي از ويژگيهاي اساسي اطلاعات حسابداري , قابل مقايسه بودن آنست , از اينرو در تهيه صورتهاي مالي بايد اصول و مفاهيمي را رعايت نمود , تا نتايج حاصله از صورتهاي مالي قابل مقايسه با موارد مشابه سالهاي قبل و نيز موارد مشابه در ساير مؤسساتي كه در همان رشته خاص فعاليت مي‌نمايند , باشد. اصول و مفاهيم حسابداري يك سلسله روشهاي قراردادي است كه توسط كارشناسان و استادان حسابداري و يا انجمنه
اي حرفه اي حسابداران تدوين گرديده , به تدريج مورد قبول همگان قرار گرفته است و همواره قابل تغيير و تصحيح مي‌باشد. مسئوليت و اختيار تديون و انتشار استانداردهايي كه اجراي اصول حسابداري را در هر كشور هماهنگ مي‌سازد. معمولاً به عهده مراجع حرفه‌اي حسابداري آن كشور مي‌باشد. در سطح بين المللي , در سال 1973 كميته بين المللي استانداردهاي حسابداري با شركت نمايندگاني از انجمنهاي اصلي عضو فدراسيون بين المللي حسابداران 2تشكيل گرديده كه به تدوين و انتشار استانداردهاي بين المللي حسابداري پرداخته است.
اصول حسابداري
اصول مهم حسابداري را مي توان به صورت زير بيان نمود :
1- اصول قيمت تمام شده : يعني كليه اقلام با ارزش زمان تملك در دفاتر ثبت و در صور
تهاي مالي منعكس گردند.
2- اصل وضع هزينه‌هاي يك دوره از درآمد همان دوره : يعني در هر دوره مالي , هزينه‌هايي كه در تحقق درآمد همان دوره صرف گرديده است , بايد از همان درآمد وضع گردد.
3- اصل افشاء حقايق : يعني اين كه كليه حقايق با اهميت و مربوط به وضعيت مالي و نيز نتايج فعاليتهاي مالي , بايد افشاء گرديده , در اختيار استفاده كنندگان از صورتهاي مالي قرار گيرد.
4- اصل قابل اعتماد بودن : يعني اينكه اطلاعات مندرج در صورتهاي مالي بايد , اولاً صحيح باشند , ثانياً قابل تأييد و تصويب باشند و ثالثاً كامل و جامع باشند.
5- اصل قابليت مقايسه : يعني اينكه اطلاعات حسابداري بايد به همان اندازه كه قابليت مقايسه يا يكديگر , در طي دوره‌هاي مختلف مالي را دارند , قابليت مقايسه با اطلاعات مؤسسات مشابه را نيز داشته باشد.
6- اصل ثبات رويه : رعايت اصول قابليت مقايسه داشتن اطلاعات حسابداري , مستلزم رعايت اين اصل مي‌باشد. يعني كه دردوره‌هاي مختلف مالي , يك رويه ثابت حسابداري مورداستفاده قرارگيرد
مبناي اصلي عمليات حسابداري , معادله حسابداري است.
معادله حسابداري
در جزء اصلي يك شركت تجاري داراييها و حقوق سرمايه گذاران است. رابطه بين داراييها , بدهيها و حقوق صاحبان سرمايه در معادله زير نشان داده شده است :
دارائيها = بدهيها + حقوق صاحبان سرمايه
اين رابطه , در اصطلاح معادله حسابداري خوانده مي شود. براي درك بهتر اين رابطه , مفاهيم دارائي و بدهي صاحبان سرمايه در زير شرح داده شده است :
داراييها
اموال و حقوق مالي متعلق به هر موسسه است كه قابل تقويم به پول و داراي منافع آتي مي‌باشد (مانند : موجودي نقدي , اثاثيه , ملزومات ساختمان محاسبهاي دريافتي و000 )
الف ) موجودي نقدي :
وجوه نقدي است كه در محل مؤسسه در يك صندوق نگهداري مي‌شود كه تحت همين عنوان و
(بانك) در حسابها منعكس مي‌گردد.
ب ) حسابهاي دريافتي
اين حسابها نشان دهنده ميزان مطالبات مؤسسه از افراد و مؤسساتي است كه به مؤسسه بدهكار هستند ولي براي بدهي خود اسناد تجاري (مانند سفته و برات) به مؤسسه نداده‌اند.
ج ) ملزومات
آن دسته از مواد و لوازمي را گويند كه به طور روزانه مقداري و يا تعدادي از آنها مصرف مي‌شو
د مانند : لوازم تحرير
د ) اثاثيه
منظور از اثاثيه وسايلي از قبيل ميز , صندلي , قفسه , ماشين تحرير , ماشين حساب و غيره است.
هزينه ساختمان
محلي است كه مؤسسه در آن مستقر مي‌باشد و وسايل , مدارك و اسناد مربوط به فعاليتهاي مالي در آن نگهداري مي‌گردد اين نوع داراييها از اقلام مصرف نشدني به شمار مي‌آيند كه به تدريج مستهلك مي‌شوند , تا روزي غير قابل استفاده گردند.
بدهيها
مبالغي كه يك مؤسسه به افراد و مؤسسات ديگر بدهكار است و يا كليه مبالغي كه باز پرداخت آنها در تاريخهاي معين بر عهده موسسه است بدهي ناميده مي‌شود. به عبارت ديگر مي‌توان گفت : (ادعايا حق مالي طلبكاران نسبت به دارائيهاي يك مؤسسه است )
حقوق صاحبان سرمايه
حقوق صاحبان سرمايه عبارت است از حقوق صاحب يا صاحبان مؤسسه نسبت به دارائي مؤسسه مذكور , در واقع وقتي بدهيها را از دارائيها كسر نمائيم , مانده را حقوق صاحبان سرمايه مي‌نامند و يا عبارت ديگر آنچه كه پس از پرداخت بدهيها و تعهدات مؤسسه از دارائيها باقي مي‌ماند متعلق به صاحب يا صاحبان مؤسسه است.
ماهيت يك حساب
ساده‌ترين شكل يك حساب داراي سه قيمت مي‌باشد : 1- عنوان حساب 2- سمت راست يا بدهكار حساب و 3- سمت چپ يا بستانكار حساب
به دليل شابهت حساب مذكور به حرف T , به آن حساب T گفته مي‌شود. نمونه يك حساب در زير درج شده است.
دارايي ها وبدهيها
در مؤسسه برنامه ريزي رايانه‌اي افزايش موجودي نقد – يك دارايي – در طرف راست ثبت شد و كاهش در وجه نقد در طرف چپ مي‌دانيم كه دو طرف معادله حسابداري (دارايي – بدهي – سرمايه ) بايد مساوي باشد بدنبال آن , افزايش و كاهش در بدهيها معكوس افزايش و كاهي در دارائيها ثبت مي‌شود بنابراين , افزايش در بدهيها در سمت چپ و كاهش در بدهيها در سمت راست ثبت مي‌شود اثراتي كه بدهكار و بستانكار روي دارائيها و بدهيها دارند , بطور خلاصه به صورت زير است :
سرمايه
حساب سرمايه باثبت بستانكار و باثبت بدهكار كاهش مي‌يابد.
برداشت مالك
ممكن است مالك وجه نقد يا دارئيهاي ديگري را براي استفاده شخصي برداشت كند. براي ن
شان دادن كاهش سرمايه مالك , برداشت را مي‌توان مستقيماً در بدهكار حساب سرمايه ثبت نمود حساب برداشت سرمايه را كاهش مي‌دهد. اين حساب مانند حسابهاي درآمدها و هزينه‌ها در صورت سود و زيان ارائه نمي‌شود. افزايش برداشت مالك در بدهكار و كاهش آن در بستانكار ثبت مي‌شود. معمولا حساب برداشت داراي مانده بدهكار است قاعده بدهكار و بستانكار معمولي حساب بداشت به صورت زير است :
درآمدها و هزينه‌ها
زمانيكه درآمدها تحصيل مي‌شود سرمايه مال افزايش مي‌يابد بر اين اساس , اثر بدهكار و بستانكار حساب درآمد شبيه اثر آنها روي سرمايه است. حسابهاي درآمد با بستانكار شدن افزايش و يا بدهكار شدن كاهش مي‌يابند. به عبارت ديگر , هزينه‌ها سرمايه را كاهش مي‌دهند , در نتيجه در بدهكار ثبت مي‌شوند. چون در محاسبه سود خالص , هزينه ها عامل منفي و درآمدها عامل مثبت هستند , منطقي است كه افزايش و كاهش حسابهاي هزينه بايد عكس حسابهاي درآمد باشد بنابراين حسابهاي هزينه با ثبت بدهكار , افزايش و با ثبت بستانكار كاهش مي‌يابند. اثر بدهكار و بستانكار درآمدها و هزينه‌ها را مي‌توان به صورت زير نشان داد :
ثبت در دفاتر روزنامه
ثبت رويدادهاي مالي در دفتر روزنامه را دفتر نويسي مي‌گويند. براي هر رويداد مالي ثبت جداگانه‌اي صورت مي‌گيرد :
مثال : سرمايه گذاري آقاي محمدي به مبلغ 15000000 ريال در مؤسسه در تاريخ 1/1/80 و خريد نقدي اثاثه اداري به مبالغ 7000000 ريال.
دفتر روزنامه عمومي
تاريخ عنوان حسابها و شرح بدهكار بستانكار
روز/ماه صندوق 15000000 15000000
سرمايه آقاي محمدي بابت سرمايه گذاري
1/1 اثاثه اداري 7000000
صندوق 7000000
بابت خريد اثاثه به صورت نقد
دفتر كل
دفتر كل عبارت است از دفتري كه حسابها پس از طبقه بندي , به طور جداگانه در آن نگهداري مي‌شوند. متداولترين فرم حسابهاي دفتر كل , كه نمونه‌اي از آن در زير ملاحظه مي‌شود , در حقيقت همان فرم «T» است.
(فهرست حسابها )
دارائـيهـا بـدهيـها سـرمـايـه
1- صندوق 7- اسناد پردختي 12- سرمايه آقاي محمدي 2- حسابهاي دريافتي 8- حسابهاي پرداختي 13 – برداشت آقاي محمدي 3- ملزومات 9- بهره پرداختي 14- خلاصه سود و زيان
4- پيش پرداخت هزينه 10- پيش دريافتها درآمدها
5- اثاثه 11- حقوق پرداختي 15- درآمد خدمات
5- استهلاك انباشته
هزينه‌ها
16- هزينه حقوق
17- هزينه ملزومات
18- هزينه اجاره
19- هزينه بيمه
20- هزينه بهبود
21- هزينه استهلاك
ترازنامه يا صورت وضعيت مالي
ترازنامه يا بيلان عبارتست از صورتي كه وضع مالي يك مؤسسه را در يك تاريخ معين ( غالباً آخرين روز ماه يا سال ) نشان مي‌دهد و به همين دليل به آن صورت وضعيت مالي نيز گفته مي‌شود. ترازنامه در واقع همان معادله حسابداري است كه در آن ارقام مربوط به هر يك دو طرف معادله تفكيك و به طبقه بندي جزئيات نمايش داده شده است. در زير ترازنامه مؤسسه‌اي را نمايش داده است :
ترازنامه
موسسه خدماتي عد
29/10/1383
دارايي ها : بدهيها :
موجودي نقدي 15750 حسابهاي پرداختي 35750
حسابهاي دريافتي 22625 اسناد پرداختي 25000
موجودي ملزومات 5250 جمع بدهيها 60750
زمين 45000 حقوق صاحبان سرمايه ك
ساختمان 113.250 سرمايه آقاي X 209250
اثاثه 68125 جمع بدهيها و حقوق صاحبان سرمايه
جمع دارائيها 270.000 270.000
■ ترازنامه صورتي از مايملك (دارايي) و بدهيها يك مؤسسه مي‌باشد.
چگونگي تهيه صورت سود و زيان
همانطوري كه اشاره شد , صورت سود و زيان , صورتي است كه چگونگي فعاليتهاي مالي و نتيجه آن را در طي يك دوره مالي نشان مي‌دهد. اين صورت مالي نيز مانند ترازنامه , داراي عنوان مشتمل بر سه سطر به شرح زير مي‌باشد :
سطر اول : نام مؤسسه‌اي كه اين صورت مالي براي آن تهيه مي‌گردد.
سطر دوم : نام صورت مالي ( صورت سود و زيان )
سطر سوم : دوره مالي كه اين صورت براي آن تهيه مي‌گردد : كه به صورت : براي سال مالي منتهي به 0000 براي سال 00000 براي ماه نوشته مي‌شود.
مثلاً :
جمع دريافتي بابت پركردن دندان بيماران 250.000
جمع دريافتي بابت كشيدن دندان بيماران 180.000
جمع دريافتي بابت جراحي لثه‌هاي بيماران 340.000
پرداخت حقوق ماهيانه منشي 8.000
پرداخت بهاي آب مصرفي 650
پرداخت حق المكالمه 2500
مطب دندانپزشكي آقاي دكتر همت
صورت سود و زيان
براي مهرماه سال 1380
درآمد :
دريافت بابت پركردن دندان 250.000
دريافت بابت كشيدن دندان 180.000
دريافت بابت جراحي لثه ها 340.000
جمع درآمدها 770.000
هزينه حقوق ماهيانه منشي 8000
هزينه بهاي آب مصرفي 650
هزينه حق المكالمه 2500
جمه هزينه‌ها 11.150
سود ويژه دوره مالي : (758.850)
صورت حقوق صاحبان سرمايه
صورت حساب سرمايه يك گزارش برون سازماني است كه يكي از صورت ها
ي مالي اساسي حسابداري است اين صورت مالي محاسبات سرمايه مالك موسسه را در طي دوره مالي نشان مي‌دهد و در نهايت نتيجه آن سرمايه پايان دوره مؤسسه را نشان مي‌دهد. تاريخ صورت حساب مانند صورت سود و زيان براي يك دروه مالي ( براي سال منتهي به 0000) است و عناصر تشكيل دهنده آن سرمايه اول و بعد سرمايه گذاري مجدد و سوديا زيان ويژه نوشته مي‌شود و برداشت هم نوشته مي‌شود.
صورت حساب سرمايه
9/1/1380
سرمايه آقاي مهرگان 18000000
سود ويژه 758850
كسرو شود : برداشت (150.000)
افزايش سرمايه 608.850
سرمايه آقاي مهرگان در—دوره 2.408.850
اشكال مختلف ترازنامه
ترازنامه را مي‌توان به دو صورت , يكي به شكل گزارشي (عمودي) و ديگر به شكل حسابي (افقي) تهيه نمود.
الف ) طبقه بندي حسابها به حسابهاي حقيقي و اسمي
1- حسابهاي حقيقي , شامل حسابهاي داراي , بدهي و حقوق صاحبان سرمايه مي‌باشد.
2- حسابهاي اسمي , شامل حسابهاي درآمد و هزينه است كه در تهيه سود و زيان مورد استفاده قرار مي‌گيرد. در نتيجه مي‌تواند , به عنوان حسابهاي فرعي , حقوق صاحبان سرمايه به حساب مي‌آيد.
ب) طبقه بندي حسابها به حسابهاي دائمي و موقتي
1- حسابهاي دائمي , كه مانده آنه از يك دوره مالي به دوره مالي بعد انتقال پيدا مي‌كند مانند (حسابهاي داراي , بدهي , حقوق صاحبان سرمايه )
2- حسابهاي موقتي , كه در پايان دوره مالي بسته مي‌شوند. مانند : حسابهاي درآمد و هزينه
ج) طبقه بندي حسابها به حسابهاي حقيقي , شخصي و اسمي
1- حسابهاي حقيقي : شامل حسابهاي دارايي
2- حسابهاي شخصي : شامل حسابهاي دريافتني , حسابهاي پرداختي و حساب سرمايه
3- حسابهاي اسمي : كه همان حسابهاي موقتي و مربوط به حسابهاي درآمد و هزينه مي‌باشد.
تراز آزمايشي
از آنجايي كه ثبتهاي حسابداري به صورت دو طرفه انجام مي‌پذيرد. معمولاً حسابداران براي حصول اطمينان از صحت ثبت عمليات و درستي حسابها , در فواصل زماني مختلف فهرستي از مانده حسابها تهيه مي‌كنند. اين فهرست تراز آزمايشي يا خلاصه دفتر كل ( چون مجموعه حسابهاي هر مؤسسه دفتر كل آن مؤسسه را تشكيل مي‌دهد ) ناميده مي‌شود.
مؤسسه خدماتي
تراز آزمايشي
31/3/13
نام حساب شماره مانده بدهكار مانده بستانكار
صندوق 11 1000000
جمع پرداختي 22 50.000
برداشت 32 60.000
سرمايه 41 1160000
جمع 1.210.000 1210.000
كشف اشتباهات و تصحيح حسابها
تراز آزمايشي , معمولاً به منظور كمك در كشف و تصحيح اشتباهات ناشي از عمليات دفتر داري و محاسبات مربوط و نيز به عنوان مبناي تهيه صورتهاي مالي , مورد استفاده حسابداران قرار مي‌گيرد , اشتباهاتي را كه در طي عمليات دفترداري و حسابداري پيش مي‌آيد. مي‌توان به دو گروه تقسيم نمود :
الف ) اشتباهاتي كه موجب عدم توازن , ستونهاي تراز آزمايشي مي‌شوند.
ب ) اشتباهاتي كه در توازن ستونهاي تراز آزمايشي اثر ندارد.
اشتباهاتي كه موجب عدم توازن ستونهاي تراز آزمايشي مي‌شوند.
اگر جمع ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي , با يكديگر مساوي نباشد , ممكن است اشتباهاتي از نوع , آنچه كه در زير آمده است در طي عمليات حسابداري رخ داده باشد.
1- اشتباه در نقل اعداد از دفتر روزنامه , به حسابهاي دفتر كل
2- ثبت مبلغي در بدهكار يك حساب به جاي اين كه در بستانكار ثبت گردد و بالعكس
3- اشتباه در مانده گيري حسابها
4- اشتباه در نقل مبلغ مانده حسابها به تراز آزمايشي
5- اشتباه در جمع ستون بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي
6- انتقال مانده بدهكار يك حساب به ستون بستانكار تراز آزمايشي و بالعكس
براي يافتن اشتباهات فوق , بهتر است كه صحت عمليات به ترتيب معكوس فهرست داده شده , كنترل گردد. يعني ابتدا اطمينان پيدا كنيم كه مانده‌هاي بدهكار و بستانكار به طور صحيح در ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي ثبت شده است. بعد جمع مانده‌هاي بدهكار و بستانكار امتحان شود و به همين ترتيب , عمليات را يكي , يكي از پايين به بالا مورد آزمايش قرار دهيم.
براي اين كه اين نوع اشتباهات آسانتر و سريعتر پيدا شود , حسابداران شيوه‌هايي را به كار مي‌برند , كه در زير به توضيح آن مي‌پردازيم :
الف ) در صورتي كه جمع ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي توازن
نداشته باشد , تفاوت بين اين دو مبلغ را به دست مي‌آوريم , زيرا ممكن است دريافتن علت اختلاف كمك نمايد. (مثلا ممكن است , يك مانده بدهكار و يا يك مانده بستانكار به همان مبلغ به تراز آزمايشي منتقل نشده باشد ) به عنوان مثال , اگر جمع ستون بدهكار 1820000 ريال و جمع ستون بستانكار 1.850.000 ريال باشد ممكن است يك مانده بدهكار به مبلغ (1820000 – 1850000) 30.000 ريال در تهيه تراز آزمايشي از قلم افتاده باشد.
ب ) اگر تفاوت بين جمع ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي بر دو قابل قسمت باشد , نشان دهنده آن است كه يك مانده بدهكار در ستون بستانكار و يا بر عك
س ثبت گرديده است. در مثال مربوط به بند الف , ممكن است يا مانده بدهكار به مبلغ 15000 ريال در ستون بستانكار نوشته شده باشد و يا برعكس.
ج ) اگر تفاوت بين جمع ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي بر نه قابل قسمت باشد. ممكن است دو نوع اشتباه رخ داده باشد اول اين كه , در نقل يك مبلغ به تراز ازمايشي , آن را ده صد و000 برابر , بزرگ يا كوچك كرده باشند. مثلا به جاي 2500 ريال مبلغ 25000 ريال به 250 ريال نوشته شده باشد. دوم اينكه , ارقام يك مبلغ جابه جا گرديده باشد. يعني به جاي 1250 ريال جمع 1520 ريال نوشته شده باشد.
اشتباهاتي كه در توازن ستونهاي تراز آزمايشي اثر ندارند.
در صورت مساوي بودن جمع ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي مي‌توان اطمينان حاصل كرد كه :
1- كليه مبالغي كه در بدهكار حسابها ثبت گرديده , برابر با مبالغي است كه در بستانكار حسابها ثبت شده است
2- مانده بدهكار و بستانكار حسابها به درستي محاسبه و به تراز آزمايشي نقل شده است.
3- جمع ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي صحيح است.
مهمترين اشتباهات به شرح زير مي‌باشد :
1- از قلم افتادن ثبت يك يا چند معادله در دفتر روزنامه
2- از قلم افتادن نقل چند آرتيكل ثبت شده در دفتر روزنامه به دفتر كل
3- ثبت يك معامله در دفاتر به مبلغي كمتر يا بيشتر از مبلغ واقعي آن
4- بدهكاريا بستانكار كردن يك حساب به جاي حسابي ديگر
5- اشتباه يكسان در تعيين مانده بدهكار يك حساب و مانده بستانكار حسابي ديگر
6- ثبت بيش از واقع مبلغ يك معامله و ثبت كمتر از واقع مبلغ معامله ديگر در يك حساب , به طوري كه مبلغ اشتباه در هر دو مورد يكسان باشد.
تصحيح اشتباهات و ثبت آنها در حسابها
تصحيح اشتباهات فوق , با توجه به نوع اشتباه و تاريخ كشف آن به سه دسته تقسيم مي‌شود :
1- تصحيح اشتباهاتي كه در دوره مالي جاري كشف مي‌شوند و نيازي به ثبت آرتيكل جديد , جه اصلاح ندارند , مهمترين اين اشتباهات عبارت است از :
الف ) اشتباه در نام حساب , يا مبلغ آن در آرتيكل ثبت شده در دفتر روزنامه و كشف آن قبل از نقل به حسابهاي مربوط در دفتر كل براي تصحيح اين اشتباه كافيست كه روي نام حساب و يا مبلغ خط كشيده , عنوان و يا مبلغ صحيح نوشته شود. 1
فرض مي‌كنيم كه در ثبت مربوط به خريد ملزومات به طور نقد به مبلغ 18500 ريال در دفتر روزنامه عمومي حسابدار فروشگاه اسدي , اشتباهاً مبلغ 16.500 ريال را نوشته باشد پس
از كشف اشتباه , با كشيدن خطي بر روي مبلغ آن را تصحيح مي‌نمايد.
دفتر روزنامه
تاريخ شرح بدهكار بستانكار
5/4 ملزومات 18500
صندوق 1850
خريد ملزومات به طور نقد
ب ) اشتباه در نقل مبلغ از دفتر روزنامه به دفتر كل كه براي تصحيح آن , روي مبلغ اشتباه در دفتر كل خط كشيده , مبلغ صحيح در بالاي آن نوشته مي‌شود.
دفتر كل
تاريخ شرح بدهكار بستانكار تشخيص
5/4 خريد ملزومات به طور نقد 18500 18500 بد
2- تصحيح اشتباهاتي كه در دوره مالي جاري كشف مي‌شوند و نياز به ثبت آرتيكل جديد , جهت اصلاح اشتباه را دارند , از اين نوع اشتباهات , بدهكار كردن يك حساب به جاي بستانكار كردن آن و بالعكس و يا اشتباه در عنوان حساب و كشف اشتباه پس از انتقال آن از دفتر روزنامه به دفتر كل را مي‌توان نام برد. براي تصحيح اين اشتباهات بايد دو نكته را توجه كنيد :
مثلاً فرض مي‌كنيم كه در تاريخ اول خرداد ماه : آموزشگاه زبان انگليسي يك ماشين تحرير لاتين به ارزش 250.000 ريال به طور نقد خريده باشد
تاريخ شرح بدهكار بستانكار
از خرداد صندوق 250000
اثاثه 2500000
تجديد اثاثه به طور نقد
وي در تاريخ دهم خرداد ماه پس از انتقال مبالغ فعاليتهاي مالي مذكور به دفتر كل متوجه اشتباه خود گرديد , و اين طور تجزيه و تحليل نمود كه با خريد ماشين تحرير به طور نقد مي‌بايست حساب اثاثه , بدهكار و حساب صندوق بستانكار مي‌گرديد. در نتيجه بايد ثبت نمايد , كه از يك طرف , ثبت قبلي را خنثي نمايد و از طرف ديگر , ثبت صحيح را نشان دهد.
