دانلود مقاله انواع نامه نگاری

بخشی از مقاله

بخش چهارم این نوشته ها با توجّه به اعتبارهای مختلفی چون مقاله، گزارش، داستان نامه و غیره تقسیم می شود که با توجه به اهمّیت آنها در نمودار زیر آورده می شود:

علمی
ادبی
اداری
روزنامه ای
گفتاری
کودکانه
انواع نوشته ها
دینی و مذهبی
ادبی و هنری
سیاسی و اجتماعی
فلسفی و عرفانی
تعلیمی و اخلاقی
علمی و فنّی
ورزشی

جدی
طنز

مقاله
گزارش
نامه
داستان
خبر
قطعه ادبی
نمایشنامه، فیلمنامه

مردم عادی
متخصّصان و کارشناسان
دانش آموزان
کودکان

کوتاه
متوسط
بلند
تعریف مکاتبات اداری:
به مجموعه ی مبادلات اداری در شکل های مختلف، مکاتبات اداری می گویند. درتعریف دیگر، به کلیّه ی مکاتباتی گفته می شود که در اداره ها و سازمان های دولتی و شرکت های خصوصی نوشته و ردّ و بدل می شود. گونه های مختلف مکاتبات اداری شامل نامه، حکم، بخش نامه، دستور العمل، صورتجلسه، آگهی، اطلاعیّه، احکام اداری، اسناد و نوشته های حقوقی می باشد.

نامه:
انواع نامه ها:
بطور کلی نامه ها را به دو دسته ی نامه های رسمی و غیررسمی تقسیم می کنند.
نامه های غیررسمی:
این نامه ها معمولاً میان دوستان و بستگان ردّ و بدل می وشد. و بیشتر حاوی مسایل شخصی و دوستانه و خانوادگی است اساسی ترین ویژگی این نامه ها آن است که تقلیدی و کلیشه ای نبوده و لحن آن خودمانی است. نویسنده ی نامه های خصوصی، شخصی حقیقی است.
نامه های رسمی:
اینگونه نامه ها بطور رسمی و با آداب خاص نوشته می شوند. نامه های رسمی از سوی افراد، سازمانها و نهادها و مؤسّسات دولتی و خصوصصی و بالعکس نوشته شده و مبادله می شوند و معمولاً از الگوهایی همانند و اصطلاحات خاص استفاده می شود، لحن نویسنده رسمی و جدی است و مقصود با صراحت و روشنی بیان می شوند.

نکته: نامه های اداری وقتی در یک اداره وارد و در دفترهای اداری ثبت می شوند رسمی تلقی می شوند. بنابراین انواع مکاتبات رسمی اعم از بخش نامه، آیین نامه، حکم صورتجلسه، دستورالعمل، گزارش، اساس نامه، صورتحساب ها و یا حتی مناقصه، مزایده، تبریک و تسلیت، ....... و به محض ثبت در دفاتر اداری، رسمی تلقی می شود. نویسنده نامه های اداری شخصی و حقوقی می باشد.
تمامی مکاتبات در دبیرخانه ثبت وضبط و بایگانی می شوند و از لحاظ ارزش و اعتبار جزو اسناد دولتی محسوب می شوند و در مواردی نیز از اعتبار حقوقی برخوردار بوده و قابل استناد هستند. این مکاتبات به اعتبار مکان نگارش و عرضه و اجرای آن که در مؤسّسات است.« اداری» و به اعتبار ثبت و ضبط در دفاتر اداری« رسمی» نامیده می شوند.

نامه های درون سازمانی:
کلّیه مکاتبات و مراسلاتی است که در د اخل یک اداره و یا یک سازمان و بین واحدهای مختلف آن انجام می شود. این نامه ها ممکن است بین دو و احد هم سطح و یا از سطح بالا و پائین به بالا انجام گیرد. نامه هایی که از سطوح بالاتر به سطوح پایین تر ارسال می گردد اغلب به شکل دستورالعمل، ابلاغ، بخش نامه و پی نوشت. مأموریت، تشویق نامه ها و توبیخ های اداری است. نامه هایی که از سطوح پائین تر به سطوح بالاتر ارسال می شود یا در پاسخ به مقام بالاتر است که شکل گزارش ارائه می شود و یا در خواست انجام کار که در این صورت باید به صورت مستدل و همراه با مدارک کافی ارائه شود.

انواع نامه از لحاظ محتوا:
نامه ها از لحاظ محتوا به نامه های خبری، بازدارنده، درخواستی و همآهنگی تقسیم می شوند. در نامه های خبری، نتیجه کار، یا خبر به اطّلاع گیرنده می رسد. هدف از نامه های بازدارنده، بازداشتن از کاری است که در حال شکل گیری و انجام است و به عبارتی از بروز حادثه یا انجام کاری جلوگیری به عمل می آید نامه های درخواستی حاوی تقاضا و درخواستی از حد یا مقام مسئول است و معمولاً بیشترین نامه های اداری را تشکیل می دهند نامه های همآهنگی در بردارنده پیامی برای هماهنگی در کار و برنامه ریزی و بین دو واحد یا چند وزارت ردوبدل می شود. بخش نامه ها و دستورالعمل از نوع نامه های همآهنگی هستند.

نامه های عادی و غیرعادی:
از حیث در جه ی امنیتی، نامه ها را به دو گروه عادی و غیرعادی تقسیم می کنند. نامه های غیرعادی نسبت به نامه های عادی از در جه اهمیت بالاتری برخوردارند و معمولاً مهر های مستقیم – محرمانه/ مستقیم- سری/ مستقیم- خیلی محرمانه یا غیر مستقیم- محرمانه با جوهر سرخ رنگ برروی پاکت و نامه خورده می شود. اینگونه نامه ها میان مراکز تصمیم گیری بالا و مراکز نظامی و وزرات اطّلاعات ردوبدل می شوند.

علت اهمّیت مکاتبات اداری
1- مکاتبات اداری بستگی تام به سرنوشت سازمان از نظر موفقیّت یا شکست آن دارد.
2- تمامی اشکال ارتباط( نمابر- ایمیل- تلفن گرام- تلکس و .....) بر بنیاد نامه نگاری استوار است.
3- جریان تمام امور اداری و مالی سازمان از کوچکترین درخواست تا بزرگترین آنها به شکل نامه و مکتوب امکان پذیر است و به آن ترتیب اثر داده می شود.
4- نامه ها و مکاتبات اداری به عنوان سیر انجام امور در یک سازمان یا نهاد، راهنمای مدیران در جهت پیشبرد امور سازمانی است.
5-نامه های اداری و مکتوبات پس از گذر سالیان دراز می تواند یکی از منابع مهم تاریخی محسوب شده و در تدوین و تکمیل سیر تاریخی اداری و اجتماعی یک دوره بکار آید.

6- بنابر ماده ی 1284 قانون مدنی هر نوشته ای که در مقام دعوی یا قابل استناد باشد یک سند است و نامه های اداری مهمترین اسناد اداری و سازمانی هستند که اثرات حقوقی آنها برای اشخاص حقیقی و حقوقی آشکار است. هر نامه عنوان یک سند در مقام دعوی یا قابل ارائه است.
اجزای نامه های اداری:
1- نام خداوند: در نامه های اداری
معمولاً از« باسمه تعالی» استفاده می شود.
نام خدا در فرم های چاپی اداری و جود دارد.
در غیر اینصورت نوشته می شود.
2و3- نشان سازمانی: نشانی سازمانی و مشخصات دفتری معمولاً در برگه های
اداری از قبل چاپ می شود. محل قرار گرفتن نشانی سازمانی و مشخصات دفتری
در هر وزارت خانه متفاوت است. معمولاً در سمت چپ و گاه در سمت راست می آید.
( بهتر است از فرم شماره یک استفاده شود.
4و5: فرستنده و گیرنده: معمولاً عنوان گیرنده و فرستنده به دو شکل در نامه ها می آید که به هر دو شکل صحیح است. انتخاب آن به عرف سازمان بستگی دارد.
الف: از (فرستنده):....................... ب: به( گیرنده):...........................
به( گیرنده):................................... از(فرستنده):.................................
در عنوان نامه های درون سازمانی یا برون سازمانی هم سطح، معمولاً عنوان واحد یا بخش سازمانی قید می شود:
از: اداره کل حراست
به:اداره خدمات ماشینی
هنگامی که در یک سازمان مقام پائین تر به بالاتر نامه می نویسد پیش از عنوان اداری گیرنده نام و نام خانوادگی نوشته می شود.

جناب آقای احدی
معاون محترم اداری و مالی
در نامه های برون سازمانی در مقابل گیرنده هم عنوان وزارت خانه ذکر می شود و هم واحد سازمانی موردنظر:
از: وزارت مسکن و شهرسازی
به:وزات جهاد کشاورزی – دفتر رسیدگی به شکایات.
6- موضوع نامه: ذکر موضوع نامه، هدف یا اهداف فرستنده را روشن می سازد و مبین محتوای کلّی نامه است. موضوع نامه که درواقع طرح فشرده ی نامه درون مایه ی آن است باید کوتاه، گویا، و رسا باشد.
7- آغازنامه: نامه ها معمولاً با یکی از اشکال زیر آغاز می شوند:
با سلام و احترام/ سلام علیکم/ احتراماً/ با احترام
شروع نامه باکلمات احترام آمیز پسندیده است و کاربرد هر یک از آنها به ذوق نویسنده وموقعیت مخاطب بستگی دارد. ممکن است کلمات احترام آمیز در سطری جدا نوشته شود و یا در آغاز نامه:
با سلام و احترام، به اطلاع می رساند.......
با احترام، به استحضار می رساند...............
ضمن سلام و تحیت، مستدعی است........................
احتراماً به آگاهی می رساند.......................................
احتراماً به عرض می رساند.........................................
با احترام، پیرو نامه ی شماره.....................................
با سلام و سپاس، در پاسخ به نامه ی .....................
با درود و دعای خیر، بازگشت به نامه ی................
نکته: در عرف نامه نگاری معمولاً به جای اول شخص( می رسانم) از سوم شخص( می رساند) استفاده می کنیم. زیرا این کاربرد احترام آمیزتر بوده و خود را غایب فرض می کنیم. در این صورت باید تمامی فعلها بصورت غایب بکار رود.
به استحضار می رساند....................... / خواهشمند است ...................................
معروض می دارد................................. / تقدیم می گردد.....................................
اعلام می شود....................................... / تقاضا دارد...............................................
ارسال می شود.................................... / تمنّا دارد..................................................
از رده های بالا به پائین:
ابلاغ می شود.................................... / دستور فرمائید........................................
ترتیبی اتخاذ فرمائید....................... /این جانب را از نتیجه کار مطلع سازید
منصوب می کنم ............................. / انتظار می رود........................................
پیگیری نمائید.................................. /در اسرع وقت اطلاع دهید....................

دو رده ی هم سطح:
دستور فرمائید.......................... / خواهشمند است اعلام نظر فرمائید.....
ارسال می گردد........................ / اعلام می شود..........................................

8- متن نامه:
متن نامه های اداری از سه بخش مقدمه، پیام اصلی و پایان کار پیگیری تشکیل می شود.
مقدمه ی نامه :
با توجه به حجم نامه، موضوع، گیرنده ومیزان اشراف و آگاهی از محتوا و مضمون و سوابق نامه نگاشته می شود. غرض از مقدمه، آماده ساختن ذهن گیرنده ی نامه و جهت دهی ذهن او به سوابق نامه است.
بازگشت به نامه ی درباره ی چگونگی پرداخت کارانه و ضوابط اجرایی آن به اطلاع می رساند.......................
پیرو در خواست مورخ10/4/83 سرکار مبنی بر حضور در همایش فناوری اطلاعات خواهشمند است...........................
پیام اصلی: مهمترین بخش نامه است. رسیدگی به نامه ها و گرفتن پاسخ مثبت در گرو تنظیم درست و بیان پیام اصلی می باشد. شاید عدم رضایت تمامی بخشهای نامه آنقدر در پاسخ گیری و هدف های نامه مؤثر نباشدکه متن نامه مؤثر است. امروزه یکی از مهمترین ایراد های نامه های اداری، نارسا و مبهم بودن متن اصلی نامه است که در نتیجه موجب می شود. مسئولان پیگیری نیز به خوبی نتوانند ایفای وظیفه کنند.
تذکر:

اگر پیام اصلی، یک یا چند مسأله را طرح می کند . ابتدا باید مسئله مهم و اصلی ذکر شود. متن گویا و بدون ابهام باشد و از عیوب بیانی و زبانی خالی باشد.
پایان نامه:
هر نامه بسته به مقدمه و متن اصلی آن پایان می پذیرد. اغلب عبارات پایانی نامه ها را سپاس وتشکر توفیق برای گیرنده، در خواست تسریع در کار و ارسال پاسخ تشکیل می دهد.
لذا خواهمشند است نسبت به موضوع یادشده اقدام لازم را به عمل آورد.
بدین وسیله ضمن تأکید بر درخواست خود، خواهشمند است در انجام اجرای این درخواست تسریع بعمل آید.
نکته: باید به یاد داشته باشید که در پایان نامه بر آنچه خواسته اید تأکید ورزید، گیرندگان را به انجام در خواست خود تشویق کنید، پیام یا خواسته های خود را به لحاظ عاطفی و اداری و قانونی توجیه کنید، مدت زمان پاسخگویی و اثرات موضوع را یادآور شوید.
9- امضاء:(نام و نام خانوادگی و پست سازمانی): امضاء نشانة اتمام نامه است و هر نامه با امضاء اعتبار می یابد.
نامه های اداری را به بالاترین مقام و مسئول هر اداره و د رغیاب او معاون یا هر مقام مسئول دیگری که حق امضاء داشته باشد امضا می کند. امضاء کننده هر کس که باشد مسئول نوشته ها و محتوا است. پس خواندن نامه و دقت در محتوای آن و برعهده گرفتن تعهدات ان لازم است.
امضای نامه ها در سمت چپ نامه است. نام و نام خانوادگی کامل امضاء کننده بالای پست سازمانی وی نوشته می شود.

10- رونوشت( گیرندگان): برخی از نامه های اداری غیر از گیرندگان اصلی به واحد یا واحد های دیگری نیز به دلایل خاصی جهت اطلاع یا پیگیری ارسال می شود. بنابراین اسامی پست های سازمانی یا افراد با ترتیب اهمیت و اولویت و در موردی که تفاوتی نداشته باشد به صورت الفبایی تنظیم ودر سمت راست نامه زیر نامه می آیند. در مقابل نام هر شخص یا پست سازمانی وظیفه ای که به عهده وی است نیز قید می شود.
گیرندگان:
- مدیرکل آموزش کارکنان جهت تهیّه ی محتوا و تمهید مقدمات.
- مسئول طرح و بودجه جهت تأمین اعتبار لازم دوره
- مرکز آموزش کشاورزی مشهد جهت اطلاع و برگزاری دوره

توجّه:
در نامه ی اصلی مربوط به بایگانی لازم است در عنوان نامه( گیرنده) نام تمامی گیرندگان ذکر شود.این نامه ها با یک شماره ی واحد دبیرخانه ارسال می شوند.
در نامه برون سازمانی، روی نسخه ی اصلی عنوان گیرندگان رونوشت ماشین نمی شود، بلکه در سایر نسخه ها عناوین گیرندگان درج می شود. در نامه های درون سازمانی ممکن است روی نسخه اصلی و رونوشت های آن عنوان گیرندگان رونوشت ماشین شود.
برای ارسال رونوشت به مقامات بلندپایه، نامهای جداگانه تهیه و رونوشت یا فتوکپی نامه ضمیمه می شود.
11- نشانی( شامل نشانی پستی، صندوق پستی، تلفن، نمابر، ایمیل)
نامه نگاری افراد به سازمانهای دولتی: بعضی از نامه های رسمی ممکن است از سوی اشخاص حقیقی به ادارات دولتی، نهادها، و سازمانها، شرکت ها و بانک ها به منظور کاریابی، انتقال، دریافت وام، درخواست، شکایات و مقاصد دیگر نوشته شود.

در نگارش نامه به ادارات دولتی باید این نکات رعایت گردد.
1- نامه برروی کاغذ تمیز، سفید با قطع مناسب، و بر یک رو با رعایت فاصله از طرفین نوشته می شود.
2- در نگارش عنوان نامه و موضوع و کلمات احترام آمیز تمامی مطالب یادشده در بخش نامه های اداری صادق است.
3- لحن نامه به ادارات و نهادها نباید آمرانه، تحکیم آمیز و توأم با تهدید باشد. همچنین از چاپلوسی و تملّق و التماس باید پرهیز نمود. رعایت اعتدال در هر حال لازم است.
4- باید نامه با خط خوانا، گویا و روشن نوشته شود و سعی شود که نامه ها دچار لغزش زبانی، غلط املایی و نارسایی های بیانی نباشد.
5- نامه های اداری باید خلاصه،صریح و مستند نوشته شود. چنانچه به توضیح، پیوست،مدرک، نمونه و یا هر مورد دیگر نیاز باشد، باید همراه شود.
6- اگر نامه را شخصاً تحویل می دهید تصویری از آن را برای خود تهیه کنید.
7- پس از تحویل نامه به دبیرخانه، شماره ی ثبت دفترخانه و محل ارجاع نامه را جهت پیگیری های بعدی گرفته و یا رسیدی از دبیرخانه دریافت کنید.
8- در صورت ارسال نامه یا پست،نشانی دقیق گیرنده را بنویسید.
9- مشخصّات تلفن؛ نشانی کامل را در ذیل نامه بنویسید تا در صورت لزوم با شما مکاتبه شود.
مراحل تهیّه ی نامه های اداری
هر نامه اداری مراحل زیر را طی می کند:
1- اقدام اولیّه: بررسی موضوع نامه، ضرورت نگارش، پیش بینی درخواست یا درخواستها، گیرنده یا گیرندگان جزو اقدامات اولیّه است. این مرحله درواقع همان اندیشیدن است؛ زیرا باید بدانیم میخواهیم چه بنویسیم؟ چرا بنویسیم، برای که بنویسیم، چگونه بنویسیم؟ با چه شرایطی بنویسیم؛ در ضمن باید در خصوص اینکه آیا غیر از مکاتبه راه دیگری برای افزایش سرعت کار و در نتیجه افزایش اطمینان از نتیجه ی کار وجود دارد تحقیق نمود.

2- تهیّه ی پیش نویس:
برای تهیّه پیش نویس لازم است ابتدا منابع،مستندات، و مدارک لازم گردآوری شد. مستندات نامه های اداری شامل پرونده های طبقه بندی شده، دستورالعمل ها، بخش نامه ها، سوابق، مکاتبات، مشاهدات و گفتگو با کار شناسان استعلام از بخش های دیگر، تأئید نظر قطعی مدیر بخش، خط مشی های سازمانی، کتب و نشریات، قوانین و آئین نامه های اداری و هر منبع دیگری که بتواند نامه های ما را منطقی، مستدل و مؤثر سازد، بشناسد. اگر نامه ای درجه ی اهمیت اداری و اعتباری بالایی برخوردار باشد، لازم است دو یا چند پیش نویس تهیّه و هر بار چک و اصلاح گردد. یادداشت کردن ایده ها و اندیشه ها پیش از نگارش نامه از این نظر مفید است که به ما فرصت می دهد که در تمامی ابعاد موضوع ریزبینانه بیندیشیم و اجازه ندهیم برخی از مطالب فراموش گردند.
پس از تهیّه پیش نویس برای حصول اطمینان بیشتر از درستی نامه و پیش از ماشین شدن یکبار دیگر نامه را به دقّت بررسی می کنیم. در صورت مشاهده نقص یا افزودن مطلب تازه، تمامی اصلاحات را در متن پیش نویس بعمل می آوریم.

در تهیّه پیش نویس باید به این نکته توجّه داشته باشیم:
1- در قسمت پایین پیش نویس، نام و نام خانوادگی تهیه کننده ی نامه نوشته شود، تا در صورت ایجاد مشکل یا ایجاد سئوال بتوان به او مراجعه کرد.
2- پیش نویس نامه با خط خوانا نوشته شود تا حروف چین دچار اشکال نشود، اگر پیش نویس درهم و خط خورده و شلوغ است، پاکنویس شود.
3- در دو طرف متن پیش نویس به اندازه ای کافی جا در نظر گرفته شود تا بتوان اصلاحات لازم را انجام داد.
3- کلیّه نکات ویرایشی و نگارشی و املایی در متن پیش نویس انجام شود.
4- ارجاع:پس از اتمام پیش نویس، آن را امضاء کرده و به همراه ضمایم در صورت پاسخی بودن به همراه نامه ی اصلی برای مقام بالاتر ارسال می کنیم تا به رؤیت او رسیده و بازبینی و امضاء شود. در صورت وجود اشکال او نامه را به تهیه کننده بازمی گرداند تا مجدداً اصلاح شود. پس ا زامضاء مقام مافوق،نامه به ماشین نویس سپرده می شود تا در سربرگهای مخصوص اداری حروف چینی شود. پس ا ز حروف چینی و مقابله و بازگشت به تهیه کننده نامه و تأئید ذی صلاح نهایی نتیجه نهایی به امضی مدیر رسیده و سپس به دبیرخانه فرستاده می شود. پس از ورود به دبیرخانه در دفتر اندیکاتور ثبت و شماره گذاری می شود و تاریخ وورد می خورد و سپس اصل نامه برای گیرنده ی اصلی و رونوشت برای سایر گیرندگان ارسال می گردد.

4- دریافت:
پس از ارسال نامه به مقصد نامه در دبیرخانه مقصد شماره ی ورود می خورد و دردفتر ثبت می گردد. سپس به مسئول ذیربط سپرده می شود تا وی به مسئولین و دوایر ارجاع دهد. در برخی موارد ممکن است نامه پیش از وورد به دبیرخانه ابتدا در اختیار مسئول دیربط قرار گیرد تا پس از رؤیت و مطالعه و ارجاع و دستور وی به دبیرخانه رفته و ثبت گردد.
معمولاً رئیس هر اداره در حاشیه نامه طی عبارتهای کوتاهی چون اقدام مقتضی شود، رسیدگی به عمل آمد، موافقت می شود، پاسخ لازم تهیه شود. در تابلو اعلانات نصب شود، بررسی شود و غیره، مقصد و سیر رسیدگی را مشخص می کند
مکاتبات بین المللی: با توجّه به اهمیّت اینگونه مکاتبات، ابتدا با شکل نامه های اداری انگلیسی آشنا می شویم.
الف- ریخت نامه های خصوصی( شکل انگلیسی)
ب- ریخت نامه های اداری( شکل انگلیسی)
1- سربرگ چاپی شامل نام، نشانی، شماهر تلفن فرستندهف علامت تجاری،تلکس، ایمیل؛ و .....
2- شماره ی نامه( Reference ) می تواند شامل حروف، شماره یا هر دو باشد.
3- تاریخ(Date ) ممکن است از علائم اختصاری Jan ,Feb ,Avy ,Sept ,Oct ,Nov ,Dec سالهای اخیر نوشتن نامه به صورت 4 August 1976 متداول شده است.
4-نشانی داخلی (Inside address ):
5- خط توجه(Attention line ) که ممکن است حذف شود.
6- سلام(Saluation ) که با حروف بزرگ شروع می شود و معمولاً به دنبال آن می آید.
7- خط موضوع(Subject line ) که ممکن است حذف شود.
8- متن نامه( Body of letter ) اولین بند با یک حرف بزرگ شروع می شود.
9- ختم محرمانه( Complimentrary Close ) با یک حرف بزرگ شروع می وشد و معمولاً به دنبال آن می آید.
10- امضاء(Signature ) به دنبال سمت و جایگاه نویسنده می آید.
11- پیوست(Enclosure )
نوشتن نشانی روی پاکت
1- پلاک ر نام خیابان تقدم دارد. کلماتی همچون خیابان، فرعی، میدان، خیابان اصلی بطور مجزا نوشته می شوند. هرکدام از این لغات با یک حرف بزرگ نوشته می شود.
2- در انتهای هر خط یا شهر، ایالت یا محله، می توان کاما قرار داد. از هر روشی که در داخل نامه استفاده می کنیم در روی پاکت نیز همان روش را رعایت می کنیم.
3- کد پستی(Postcode ) بریتانیایی در زیر نشانی نوشته می شود. کد
(Zip code ) آمریکایی در همان خطی که نام شهر و ایات می آید نوشته می شود.
4- کدپستی باید همیشه آخرین اطلاعات در مورد نشانی باشد و با حرف بزرگ نوشته شود.
5- کدپستی به تنهایی روی یک خط هر کجا ممکن باشد در آخر نشانی قرار داده می شود.
6- علائم کدپستی را به هم متصل نکنید، زیر آنها خط نکشید، زیر آنها چیزی ننویسید.