بخشی از مقاله
بررسي انواع سازماندهي
از ديدگاه مديريت و جايگاه آموزش عالي در آن
منابع و مراجع:
1- اصول و مباني مديريت- دكتر عبدالله جاسبي
2- سازمان و مديريت از تئوري تا عمل- دكتر مهدي ايران نژاد پاريزي- پرويز ساسان گهر
مباني مديريت- استفن رابينز و ديويد اي سنزو- ترجمة: سيد محمد علي اعرابي
بررسي انواع سازماندهي از ديدگاه مديريت و جايگاه آموزش عالي در آن
الف- مباني طبقه بندي وظايف
گروه بندي فعاليت ها و افراد در ادارات، توسعه و گسترش سازمانها را به طور نامحدود امكان‌پذير كرده است.
اما ادارات با توجه به الگوي اساسي كه براي گروه بندي فعاليت هاي آنها به كار مي رود با هم تفاوت دارند كه در اين جا ماهيت الگوها را بررسي مي‌كنيم:
قبل از هر چيز، بايد تأكيد كرد كه در سازماندهي هيچ طريقي به عنوان بهترين راه وجود ندارد كه در تمام سازمانها يا موقعيت هاي عملي باشد.
الگويي كه براي سازماندهي به كار مي رود به موقعيت ها و هم چنين به اعتقادات مديران بستگي دارد كه تصور مي‌كنند الگوي خاصي در وضعيت يا موقعيت معيني، آنها را ياري خواهد داد.
طرح كلاسيك سازماندهي از زماني كه مديريت به عنوان يك رشته در دانشگاه ها مورد توجه واقع داشته وجود داشته است و دانشمندان چون «هانري فايول» «فردريك تيلور»، «ليندال ارويك» و «ماكس وبر» از آن هواداري كرده اند.
طرح كلاسيك عبارت است از يك ساخت سازماني داراي نظام سلسله مراتب رئيس و مرئوسي به شكل هرم كه در واقع سيستم پيچيده اي از مكانيزمهاي مختلف، قوانين، مقررات و روشها است. اين سيستم ماهيتاً داراي نظم و انضباط است و مسئوليت‌هاي افراد بر حسب مقامشان در سلسله مراتب سازماني معين شده است.
اين نگرش مكانيكي است به سازماندهي، به اين سبب كه جنبه هاي انساني را ناديده مي گيرد، به وسيلة دانشمندان علوم رفتاري مورد انتقاد قرار گرفته است. هواداران اين طرز فكر باشد «التون ماير» و «ماري پاركر فالت» «چستر بارنارد» و «داگلاس مك گريكور» توصيه مي‌كنند كه بايد بر سلسله مراتب تأكيد كمتري گذاشته شود و توجه بيشتري به اشتراك مساعي مسئولين سطوح پايين سازماني در فرآيند تصميم گيري معطوف شود.
در سالهاي اخير، نوع جديدي از سازماندهي موردنظر قرار گرفته است كه در آن حداقل، تقسيم وظايف به طور رسمي ديده ميشود و پيشتر ماهيت غيررسمي دارد اين نوع سازماندهي به عنوان «ساخت ارگانيك» شناخته شده است. وبر بر سلسله مراتب كمتر تأكيد مي‌كند و مشكل گشايي را مورد توجه قرار ميدهد.
در حالي كه ساخت «بوروكراتيك»، كلاسيك ممكن است در شرايط ثبات مناسب باشد ساخت «ارگانيك» در هنگام رويارويي با تغييرات محيطي و تكنولوژيكي و حالات پويايي معقول به نظر مي رسد.
ويژگيهاي اساسي ساخت سازمان «ارگانيكي» عبارتند از:
1- وجود اختيارات غيرمتمركز
2- قوانين و مقررات كمتر
3- غيررسمي بودن تعاريف مشاغل
4- تأكيد پيشتر روي قابليت انعطاف
5- تطبيق با محيط
6- شبكة ارتباطات شخصي و غيررسمي
و هم چنين توجه پيشتر به خود كنترلي به جاي اعمال كنترل از طريق سلسله مراتب.
در هر حال مديران با توجه به شرايط و عوامل مختلف و بنا به اعتقادات و ارزشهاي شخصي، از چارچوب سازماني متفاوت براي رسيدن به اهداف از پيش تعيين شده استفاده مي‌كنند.
نمودار سازماني
سلسله مراتب سازماني به صورت رسمي توسط نموداري مشخص مي گردد كه هم واحدهاي تابعه سازمان را نشان نمي دهد و هم خطوط و مجاري ارتباطات و مسئوليت را تعبير مي نمايد.
انواع سازماندهي
1- سازماندهي بر مبناي تعداد
طبقه بندي وظايف بر مبناي تعداد روش مهمي بود كه در عشاير و قبايل و ارتش ها به كار مي رفت. با وجود اين كه به سرعت از موارد استفاده اين روش كاسته شده است، هنوز هم كاربردهاي خاصي دارد.
در اين نوع سازماندهي اشخاصي كه وظايف يكساني را انجام مي دهند، زيرنظر يك مدير انجام وظيفه مي‌كنند و اين كه افراد چه كاري بايد انجام دهند و با چه وسيله اي كار كنند اهميت ندارد و اهميت آن صرفاً در تعداد افرادي است كه زير نظر يك فرمانده مشغول كارند.
اهميت اين روش در طول قرون گذشته كاهش يافته است. يكي از دلايل كم شدن اهميت آن توسعه تكنولوژي و به تبع آن نياز به تخصص و مهارتهاي گوناگون است. دليل دوم اين كه گروههاي تشكيل شده از پرسنل متخصص، غالباً كارآمدتر از آنهايي هستند كه بر مبناي تعداد، سازمان داده شده اند. بالاخره سازماندهي بر حسب تعداد، فقط در پايين ترين سطوح سازماني كاربرد دارد.
سازماندهي بر حسب زمان
يكي از قديمي ترين صورتهاي سازماندهي، گروه بندي فعاليت ها بر حسب زمان است كه در سطوح پايين سازمان به كار مي رود. استفاده از نوبت كاري در بسياري از مؤسسات به دلايل اقتصادي، فني و غيره در مواردي كه روزهاي كار معمولي كافي نيست.
نمونه هاي اين نوع سازماندهي را در بسياري از مؤسسات نظير بيمارستانها، سازمانهاي نظامي، فرودگاهها، مخابرات، آتش نشاني و بعضي از كارخانه ها ميتوان مشاهده كرد.
اولين فايده سازماندهي به شيوه مزبور اين است كه ارائه خدمات يا توليد كادر تنها به ساعت كار روزانه محدود نميشود و غالباً در تمام ساعت شبانه روز ادامه دارد. دوم اين كه امكان ادامه كار را در فرآيندهاي غيرقابل توقف (مانند صنايع فولاد و خدمات انتظامي) تأمين مي‌كند و بالاخره امكان كار كردن براي افرادي كه در هنگام روز نمي توانند كار كنند (مانند دانشجويان) را فراهم مي‌كند.
سازماندهي بر حسب زمان، معايبي نيز در بر دارد. اولاً در هنگام شب ممكن است نظارت مؤثر اعمال نشود. ثانياً براي كساني كه نوبت كارشان پيوسته از روز به شب تغيير مي يابد، خستگي ميآورد. ثالثاً، تغيير نوبت كار ممكن است مشكلاتي در هماهنگي و ارتباطات ايجاد مي‌كند.
به عنوان نمونه، در بيمارستانها پرستاران در نوبت كاريهاي مختلف احتمال دارد با مسايل خاص هر بيمار آشنايي كافي نداشته باشند، يا در كارخانه كارگر نوبت شب ممكن است ماشيني را كه در نوبت روز هم مورد استفاده قرار مي گيرد، تميز نكرده باشد. رابعاً، پرداخت فوق العاده نوبت كاري، هزينه عرضه خدمت يا توليد كالا را افزايش ميدهد.
سازماندهي بر حسب وظيفه يا تخصص
سازماندهي بر حسب وظيفه يا تخصص، دربرگيرندة وظايفي است كه يك موسسه نوعاً انجام ميدهد. در اين نوع سازماندهي تمام كاركناني كه عمليات مشابهي انجام مي دهند، در يك قسمت متمركز ميشوند و زير نظر يك مدير كار مي‌كنند به عبارت ديگر در ساختار سازماني بر حسب وظيفه، واحدها به نحوي از يكديگر جدا ميشوند
كه هر يك وظايف و مسئوليت هاي غيرمشابهي با ديگري داشته باشد، في المثل، در يك موسسه توليدي اين امر به اين معني است كه امور مهندسي، توليد و فروش به واحدهاي مجزايي تخصيص يافته است كه هر يك در ارتباط با هدف موسسه، وظايف خاصي را دنبال مي‌كند.
در يك دانشكده علوم بازرگاني، سازماندهي بر حسب تخصص، ايجاد گروههايي نظير حسابداري، امور مالي، بازاريابي و مديريت را ايجاب مي‌كند علاوه بر اين واحدهايي مانند امور اقتصادي، امور بانكي و امور اداري و سازمان يك بانك مركزي منعكس كننده سازماندهي بر حسب تخصص يا وظيفه است.
بر اين نوع سازماندهي مزاياي چندي مترتب است. مهمترين حسن روش مزبور اين است كه زمينه اي را فراهم ميآورد تا از پيشرفت هاي فني و حرفه اي حداكثر استفاده به عمل آيد و اصل تخصص و تقسيم كار به نحو بهتري اجرا شود به علاوه در اين نوع سازماندهي ميتوان اطمينان يافت كه مديران عاليرتبه سازمان به فعاليت هاي اساسي موسسه توجه مي‌كنند و مديران مسئول اجراي عمليات را مورد حمايت قرار مي دهند.
حمايت مديران از فعاليت هاي اساسي موسسه مانع از آن ميشود كه كاركنان متخصص ستاد، نظرات خود را به مديران صف تحميل كنند و استقلال و آزادي عمل آنان را به خطر اندازند. مضافاً اين كه سازماندهي برحسب تخصص سبب ميشود كه در استفاده از وسايل و ماشين آلات تمركز يافته مربوط به يك نوع فعاليت صرفه جويي به عمل آيد. و بالاخره اين نوع سازماندهي زمينه مساعدي براي اعمال كنترل و نظارت به وجود ميآورد.
سازماندهي بر حسب تخصص يا وظيفه علي رغم محاسن فوق، معايبي نيز دارد. در سازمانهاي بزرگ كه اين نوع سازماندهي وجود دارد به سبب تمركز امور، عمليات به كندي صورت ميگيرد. هم چنين به واسطة تفكيك عمليات تخصصي در مراحل مختلف و توالي آنها، گاهي از يك مرحله تا مرحلة ديگر، مشكلاتي پديد ميآيد. به علاوه به اين سبب كه حدود فعاليت ها به نوع تخصص بستگي دارد در عمل ابداع و ابتكار چنداني به وجود نمي‌آيد.
سازماندهي بر حسب مناطق جغرافيايي
سازماندهي بر حسب محل عمليات يا مناطق جغرافيايي، در موسساتي كه حوزه عملياتي وسيع دارند معمول است در اين نوع سازماندهي، فعاليت هايي كه در حوزه جغرافيايي مشخص جريان دارد (يا بايد انجام شود) گروه بندي ميشود و مسئوليت آن به يك مدير واگذار ميشود.
سازماندهي بر حسب مناطق جغرافيايي براي موسساتي كه قلمرو وسيعي دارند يا فعاليت هاي آنها به علت طبيعي يا جغرافيايي پراكنده است مناسب است. در بخش عمومي، بسياري از واحدهاي دولت مانند شهرداريها كلانتري ها، وزارتخانه ها، بانكها و دادگاهها بر حسب مناطق جغرافيايي سازماندهي شده اند تا خدمات مشابهي را به جامعه عرضه كنند.
اين نوع طبقه بندي محاسن زيادي دارد اول اين كه تشريك مساعي محلي را در تصميم گيريها تشويق مي‌كند و باعث بهبود در هماهنگي فعاليت هاي محلي ميشود. دوم اين كه امكان استخدام افراد محلي افزايش مي يابد و اين گونه افراد وقت كمتري را در اياب و ذهاب مصرف مي نمايند و نرخ حقوق و دستمزد آنها معمولاً كمتر است.
سوم اين كه ارتباط متقابل با مردم محل توسعه پيدا مي‌كند و زمينه رشد و شكوفايي محلي بيشتر ميشود مثلا وقتي آموزش عالي براساس منطقه اي سازماندهي مي گردد و سعي ميشود كه در عمل، دانشگاه ها و يا مراكز آموزش عالي مربوط نصب گردد و ضمن تحقق موارد نامبرده كار و فعاليت نيز در آن محل توسعه پيدا كند و زمينه آموزش بيشتر براي مردم محل فراهم گردد.
