بخشی از مقاله
بررسي نقش تكنولوژي اطلاعات بر روي مهندسي مجدد
خلاصه مقاله
در اين مقاله به بررسي نقش تكنولوژي اطلاعات بر روي مهندسي مجدد پرداخته‌ايم و اينكه تكنولوژي اطلاعات كمك شاياني به سازمانها در جهت انطباق با دگرگوني‌هاي محيطي مي‌كند و آنها را مقيد به بازآفريني ساختار سازماني خود مي‌كند و در اين مقاله ابتدا خود تكنولوژي اطلاعات را مورد بررسي قرار داده‌ايم و بعد از آن به معرفي مهندسي مجدد و اينكه چگونه و از كجا آغاز مي‌شود و در چه بخشهائي صورت مي‌گيرد و توسط چه كساني انجام مي‌شود و همچنين مراحل انجام مهندسي مجدد و تاثيراتي كه بر روي ساختار مشاغل و افراد و كليه بخشها و فرآيندها مي‌گذارد مورد بررسي قرار داده‌ايم و همچنين به نقش و تاثير فن‌آوري روي مهندسي مجدد كسب و كار پرداخته‌ايم.
نكات كليدي:
فن‌آوري اطلاعات، مهندسي مجدد، فرآيندهاي سازماني، رهبري، اطلاعات و افراد سازماني.
مقدمه:
ويژگي دنياي امروز سرعت بالاي انتقال اطلاعات است و پيشرفتهاي چشم‌گيري در علوم و فن‌آوري اتفاق مي‌افتد. امروزه محصولات و خدمات جديد، ابداع روشهاي جديد، ابزار جديد، يك امر عادي تلقي مي‌شود نو و جديد بودن اكنون يك راه و روش زندگي كردن شده است سازمانها يافته‌اند كه شيوه‌هاي سنتي كسب و كار ديگر پاسخگوي شرايط محيطي نوين نيست و بايد آنها را كنار گذاشت و از طريق بهره‌گيري از فرصتهاي بوجود آمده كه حاصل رشد و گسترش فن‌آوري به طور خاص فن‌آوري اطلاعات فعاليتهاي خود را مورد بازنگري قرار بدهيم. سه عامل وجود دارد كه فشارهايي را بر يك سازمان وارد مي‌سازند كه به sَc3 معروف هستند.
1ـ مشتري costorner
او تبين مي‌كند كه چه مي‌خواهد چه ميزان مايل است چگونه كالاهايي مورد علاقه‌اش را تهيه مي‌كند.
2ـ رقابت competetion
رقابت ب طور قابل ملاحظه‌اي در مورد كالا، خدمات، كيفيت، قيمت . . . در حال افزايش است رشد مؤسسات بين الملل و رشد فن‌آوريها رقابت را فشرده‌تر و نزديك‌تر كرده است.
3ـ تغيير change
تغيير به طور مداوم و مستمر در حال انجام است بازار، كالا، خدمات، محيط‌هاي كسب و كار، افراد غالباً در حال تغيير هستند بنابراين با توجه به اين تغييرات سازمانهاي نيازمند يك بازانديشي اساسي در سازماندهي روشهاي كسب و كار كه سازگار با فن‌آوري و محيط رقابتي باشند مي‌باشد. با توجه به اين تغييرات بنيادين و نقش مشتري‌ها و رقابت بسياري از سازمانها بايد ساختار سنتي خود را با فن‌آوري‌هاي جديد مطابقت بدهند و براي اين امر نيازمند مهندسي مجدد در سازمانهاي خود مي‌باشند.
فن‌آوري اطلاعات:
در دنياي كنوني نظام مديريت سنتي دچار تحولات عميقي شده است و جريان عظيم اطلاعات فرآيند تصميم‌گيري را نيازمند آشنائي كامل مديران با سيستم‌هاي اطلاعاتي و استفاده بهينه از آن ساخته است فراتر از مفهوم اطلاعات، تكنولوژي اطلاعات به عنوان اصلي‌ترين عامل تغيير، بازنگري فعاليتها براي نيل به اهداف سازماني شناخته شده است. با رشد تكنولوژي از يك سو و خارج شدن فرآيندهاي سازماني از حالت ايستا از طرف ديگر سازمانها نيازمند بازنگري عملكرد خود مي‌باشند تا زمينه‌هاي مساعدي را براي رشد و پويائي خود براي تطبيق با
تغييرات تكنولوژيكي و محيطي نائل آيند. در تمامي صنايع از بانكداري تا ساخت و توليد، قدرت عظيم اطلاعات مديران را ملزم به ايجاد تغييرات زيادي در بخش‌هاي مختلفي از فعاليتهاي خود كرده است. به نحوي كه مديران پيشرو ملزم به استفاده از زمينه‌هاي نو و جديد از كاربري اطلاعات هستند. و براي ورود به صحنه رقابت جهاني نيازمند دارا بودن سيستم‌هاي بهين اطلاعاتي ـ ارتباطي بين الملل است كه به سازمان كمك مي‌كند كه منابع مختلف را با تركيبي مناسب از آنها تهيه كرده و تغييرات استراتژيك عمده‌اي ايجاد كند. نقش فن‌آوري اطلاعات و مديريت اطلاعات كاهش هزينه‌هاست و برگشت سرمايه كه منابع سازمان بسيار منعطف عمل مي‌كنند و نسبت به تغييرات ميحطي راحت‌تر عكس العمل نشان مي‌دهند رشد
تكنولوژي الكترونيك، مخابرات و كامپيوتر و ادغام و ايجاد شبكه‌هاي كامپيوتري سازمانها را براي ورود به صحنه تجارت جهاني آماده كرده است. ايجاد پايگاه اطلاعاتي كه برگفته از تكنولوژي اطلاعات، فرآيندهاي پيچيده‌سازماني را تسهيل مي‌كند و با اتصال سازمانها را به ديگر شبكه‌هاي سازماني ايجاد مي‌كند و مديران را در تصميم‌گيري بهنگام كمك مي‌كند و مي‌توان سياستهاي استراتژيك را پيش‌بيني كرد
مهندسي مجدد
يكي از انديشه‌هاي نوين در اوايل دهه 90 در جهت كاراتر كردن فعاليتهاي كسب و كار تفكر مهندسي مجدد فرآيند كار با مهندسي مجدد بود كه برخلاف شيوه سنتي كه تقسيم كار را بر مبناي وظايف انجام مي‌داد به تقسيم كار براساس فرآيندها تأكيد داشت. مهندسي دوباره يعني همه چيز را از نو آغاز كردن و كنار گذاشتن سيستم موجود و برپا كردن نظامي نوين است و نيازمند بازگشت به آغاز كار و ابداع روشها و راههاي بهتري براي انجام كار است. اين نوع تعريف براي نشان دادن مفهوم مهندسي مجدد به مردم مناسب است ولي براي
كساني كه مي‌خواهند اين انديشه را در يك سازمان به كار ببرند نيازمند مطالب بيشتري در مورد مهندسي مجدد مي‌باشند اينكه يك شركت چگونه كار خو را مهندسي مجدد مي‌كند؟ از كجا آغاز مي‌شود؟ چه كساني درگير مسأله خواهند بود؟ انديشه دگرگوني بنياني از كجا سرچشمه گرفته است؟ دگرگوني در چه قسمتي صورت مي‌گيرد؟ و...
بسياري از انديشمندان علوم مديريت تعاريف متعددي از مهندسي مجدد ارائه داده‌اند:
1ـ مهندسي مجدد يعني شروع دوباره است.
2ـ مهندسي مجدد، استفاده از ابزارها و روشهاي تكامل يافته و تركيب آنها با تكنولوژي توانمند نوين به منظور فراهم آوردن دگرگوني‌هاي شديد و در سطح سازمان و ارضاي مشتري است.
تعريف جامع‌تر از مهندسي مجدد عبارت است از:
بازانديشي بنيادين، طراحي نو و ريشه‌اي فرايندها براي دستيابي به پيشرفتي شگفت انگيز در بحران با توجه به معيارهاي نظير هزينه، كيفيت، خدمات و سرعت است كه در تعريف فوق چند واژه كليدي وجود دارد عبارتند از:
بنيادين: يعني كاري را از بن ريشه و دوباره طراحي كردن است.
ريشه‌اي: يعني با دگرگوني‌هاي سطحي سازگار نيست بلكه بايد به ريشه فرآيندها به منظور اعمال تغييرات اساسي بپردازند.
شگفت‌انگيز: يعني جهش شگفت انگيز و چشم گير كه كهنه‌ها را به باد داده و چيزي كاملاً نو به جاي آن بگذارد.
فرآيند: مهمترين نقش را دارد يعني به جاي توجه به وظيفه‌ها و شغل‌ها و ساختار به فرآيندها تأكيد مي‌كند كه مجموعه‌اي از كارها و وظايف است كه به طور نظام يافته به دريافت داده‌ها پردازش و حصول نتايجي با ارزش مي‌گردد.
مراحل اجرائي مهندسي مجدد:
براي موفقيت يك برنامة مهندسي مجدد، قبل از اجراي آن معمولاً چهار عامل بايد فراهم شود.
1ـ احساس درد از وضع موجود: وضعيت موجود بايد دردآور باشد تا سبب تشويق كاركنان به حركت بشود.
2ـ منافع حاصل از دگرگوني در آينده: منافع پيش‌بيني شده حاصل از مهندسي مجدد بايد روشن باشد تا به سازمان كمك كند كه اراده و عزم لازم براي حركت به جلو بيابد.
3ـ درك ضرورت دگرگوني از سوي رهبر: اگر رهبر سازمان در مورد ضرورت و نياز به دگرگوني در سطوح فوقاني به صورت ريشه‌اي و در سطحي از مهندسي مجدد كه بدان نياز دارد مجاب نشود هر نوع برنامه‌اي كه براي مرحله استقرار ايجاد مي‌شود با شكست مواجه مي‌شود.
4ـ فراگير بدون كل سازمان: مهندسي مجدد براي رسيدن به نتايج مطلوب نياز به فراگير بودن آن در كل سازمان دارد ولي اكثر سازمانها از انجام دادن كامل دگرگوني طفره مي‌روند و تنها به مهندسي مجدد يك بخش سازمان مبادرت مي‌ورزند. مهندسي مجدد سازمان فقط به تجديد طراحي فرآيندهاي يك سازمان مجدد نمي‌شود بلكه ذهن افراد را بايد مهندسي مجدد كند.
روشهاي گوناگوني جهت اجرا مهندسي مجدد ارائه شده است كه ممكن است در موارد جزئي با يكديگر تفاوت داشته باشند ولي در رويكرد كلي مشابه و يكسان به نظر مي‌رسند.
مرحله اول: ايجاد اهداف و تعيين محدوديت‌ها
مرحله دوم: انتخاب فرآيندي كه بايد بهبود يابد.
مرحله سوم: استفاده مؤثر از فن‌آوري اطلاعات در فرآيند جديد
مرحله چهارم: توسعه سيستم‌ها و ساختارهاي مورد نياز سازمان
مرحله پنجم: آموزش كاركنان براي تأثير بر تحول فرهنگي و اجراي سيستم.
بازانديشي در فرايند كسب و كار:
در مهندسي مجدد بار اساسي الگوي صنعتي به مخالفت برخاسته‌ايم ما مي‌گوئيم كه براي دستيابي به نيازهاي امروزي، همچون كيفيت برتر، خدمات، انعطاف‌پذيري، هزينه پايين بايستي فرآيندها را ساده كنيم اين ساده جوئي تأثيرهاي فراوني بر طراحي فرآيندها و شكل‌گيري سازمانها خواهد داشت. اينك پاره‌اي از وجوه مشترك، همگونيها و ويژگي‌ها را كه در فرآيند مهندسي مجدد به فراواني مي‌بينيم در زير مي‌آوريم.
• چندين شغل يكي مي‌شود: اساسي‌ترين وجه مشتركي كه در اثر مهندسي دوباره پيدا مي‌شود حذف خط مونتاژ است بسياري از شغل‌ها و وظيفه‌ها مشخص گذشته درهم ادغام و يكي مي‌شوند مثلاً در «آي بي‌ام كريديت» چندين شغل «بررسي اعتبار» «قيمت گذاري» و مانند اينها در يك سمت كارمند عمومي يكپارچه شدند. در مهندسي مجدد وظايف جداگانه خدمت به يك مشتري در يك جا گرد آمده و مسئول مشخص بدان گمارده‌اند، چنين كسي كه مسئوليت آغاز و پايان كار را عهده دار است «كارگشا» ناميده‌ايم در بعضي مواقع اينگونه نيست و شركت براي انجام يك فرآيندي به چندين نفر نياز دارد و يا نمي‌توان تمام مهارتها را براي انجام كار به يك نفر آموزش داد در چنين وضعيتي به تشكيل گروهها مي‌پردازيم تا تمام مهارتها را براي تكميل كار خود در دست داشته باشند كه به اين گروه تيم كارگشا مي‌گوئيم كه باعث مي‌شود بازده چشم‌گير و حذف كار دست به دست باعث پيشگيري از اشتباه، تأخير و دوباره‌كاري مي‌شود و هزينه بالاسري كاهش يافته و با دادن اختيارات و دلگرمي به كاركنان آنها را در نوآوري و سازندگي و يافتن راههاي كوتاهتر انجام كارها تشويق مي‌نمايند و بهينه شدن امر كنترل نيز حائز اهميت است.
• تصميم‌گيري با كاركنان است:
شركتها با مهندسي دوباره در اختيار داشتن كاركنان و تيم‌هاي كارگشا فرآيندهاي كار را نه تنها به صورت افقي بلكه به صورت عمودي نيز به هم فشرده‌اند فشردگي عمودي ساختار شركت بدين معنا است كه كاركنان ديگر نياز ندارند كه مانند گذشته براي كسب تكليف همواره به سوي بالاي هرم مديريت بنگرند. اينك آنها خودشان تصميم مي‌گيرند و تصميم‌گيري بخشي از كار شده است. كه اين امر باعث تأخير كمتر، هزينه بالاسري كمتر و پاسخگوئي بهتر و سريعتر به مشتري مي‌شود و تواناتر شدن كاركنان در انجام مسئوليتهايشان.
• مراحل موجود در يك فرآيند به گونه‌اي طبيعي‌تري انجام مي‌شود:
در فرآيند مهندسي مجدد ترتيب مرحله‌هاي كاربر پايه نياز آنها است مثلاُ يك شركت صنعتي از دريافت درخواست تا نصب دستگاه مورد نظر پنج گام وجود داشته گام اول: شناخت نيازها و مشخصات درخواست مشتري گام دوم: تبديل ويژگيهاي درخواست به كدهاي داخلي شركت گام سوم: انتقال كدها به واحدهاي توليدي و انبارها گام چهارم: دريافت قطعات و مونتاژ دستگاه سفارشي و گام پنجم: نصب و تحويل دستگاه به مشتري. بنا به روش سنتي اين گام‌ها بايد مرحله به مرحله و به ترتيب، پشت سر هم انجام بگيرند ولي از ديدگاه مهندسي مجدد همين كه اطلاعات كافي توسط گام نخستين آماده شد گام دوم آغاز مي‌شود و همزمان با گام‌هاي ديگر گام اول نيز به جمع‌آوري اطلاعات خود مي‌پردازد. كه مزاياي آن عبارتند از: چندين مرحله همزمان انجام مي‌شود. 2ـ حذف زمانهاي تلف شده ميان پايان يك مرحله و آغاز مرحله بعد.
• فرآيندها چند رويه هستند:
فرايندهاي سنتي «يكسال نگر» بسيار پيچيده هستند زيرا بايد به تمام جوانب ريز و درشت كار توجه بشود ولي در فرايند چند رويه‌اي بسيار ساده و روشن است زيرا هر حالتي ويژه مواردي است كه براي آن در نظر گرفته‌اند مثلاً فردي براي تعمير مختصري از خانه‌اش اجازه شهرداري را نياز دارد او براي اين كار همان فرآيند را طي مي‌كند كه يك برج ساز بزرگ با هزاران نقشه طي مي‌كند و طرح درخواستي او پس از شش ماه در انجمن شهر مطرح و فقط 30 ثانيه وقت آن را مي‌گيرد و در يكسان سازي سنتي اين كار انجام مي‌شود ولي در مهندسي مجدد بايد دو تا سه حالت را از هم جدا بكنيم طرح كوچك، بزرگ، متوسط و درخواست اين فرد به بخش مناسب خود مي‌رود.
• كار در واحدي كه منطقي‌تر است انجام مي‌شود:
عبور از مرزهاي سازماني است. در سازمانهاي سنتي انجام كار برگردن متخصصان سامان يافته است حسابداران فقط به كار حسابداري مي پردازند و كارمندان تداركات كارهاي خريد و سفارش را انجام مي‌دهند و اگر اداره حسابداري به چند تا مداد نياز داشته باشد بايد درخواست بدهد به سؤال تداركات و آنها مراحلي را كه ممكن است چندين هفته طول بكشد انجام بدهند تا اين چند مداد به اداره حسابداري برسد مثلاً يك شركتي بر اساس آزمايش كنترل شده‌اي براي خريد يك يا مداد 3 دلاري 100 دلار هزينه كرده است به همين جهت اداره و
شركت مورد نظر ادارات خود را در خريدهاي كوچك آزاد گذاشت به سخن ديگر حسابداران خود مدادهاي خود را تهيه مي‌كنند و اداره تداركات هم فهرستي از فروشندگان تأييد شده و قيمتهاي مورد توافق در اختيار آنها مي‌گذارد و حتي يك كارت اعتباري به آنها مي‌دهد و آنها نيازشان را از اين كارت تهيه مي‌كنند و بانك صادر كننده كارت در پايان ماه گزارش خريد همه كارتها را به شركت مي‌فرستد و حسابداري هزينه‌ها را در دفتر خود نيز ثبت مي‌كند پس براثر مهندسي مجدد مرزهاي سازماني در نور ديده مي‌شود و جائي قرار مي‌گيرد كه كارها بهتر انجام بشود.
• بازرسي و كنترل كاسته مي‌شود:
يكي ديگر از وظايف غير مولد سازماني كه با مهندسي دوباره به كمترين حد مي‌رسد بازرسي و كنترل است مهندسي دوباره به رهيافت معتدل‌تري توجه دارد. به جاي كنترل دقيق كارهاي در حال اجرا به بازرسي انبوه و نهائي پرداخته و موارد جزئي را ناديده مي‌گيرد مثلاً خريد ادارات با كارت اعتباري كه ياد كرديم اين فرآيند مانند گذشته نياز به كنترل ندارد زيرا راه كنترلي خو را به همراه دارد و با گزارشات ماهانه بانك مواد غيرمجاز شناسائي مي‌شود و حتي اگر از اين كارت هر 500 دلار آن استفاده شود هزينه‌اش از دستگاه كنترل پيشين كمتر است و باعث رضايت‌بندي مشتري و از شكايتهاي احتمالي مي‌كاهد.
