بخشی از مقاله
بهره وری در کتابخانه ها
بهره وري در کتابخانه
بهره وري به عنوان يکي از راهکارهاي مديريتي نوين است که هدف آن افزايش کارايي کارکنان به منظور بالا بردن ميزان اثر بخشي فعاليتهاي آنان و يا افزايش توليد مي باشد . در اينجا ضمن مرور ديدگاههاي رايج پيرامون بهره وري ، به نقد رويکردهاي موجود پرداخته و تلاش مي کنيم تا بهره وري را در مراکز اطلاع رسانی مورد تحليل قرار دهيم .
کتابخانه ها مانند بسياري از موسسات با حجم عظيمي از کار روبرويند و در عين حال از کمبود بودجه و نيروي انساني متخصص رنج مي برند . بدين جهت مديران کتابخانه ها اميدوارند که با پياده سازي برخي برنامه ها ، به افزايش کارايي کتابداران . بهره وري بيشتر از امکانات موجود بپردازند .
تعاريف و ديدگاهها:
مهمترين عنصر موجود در تعاريف بهره وري توجه به افزايش توليد با
صرف هزينه کمتر است . حتي در برخي موارد به اشتباه واژه بهره وري با واژه توليد اشتباه بکار برده مي شود .
(( بهره وري عبارت است از رابطه بين خروجي يک سازمان و وروديهاي مورد نياز آن )) . بهره وري را مي توان از تقسيم خروجي با ارزش بر ورودي ، در يک دوره زماني مشخص برآورد کرد .
بر همين اساس بهره وري را اينگونه تعريف مي کنند : بهره وري عبارت است بهترين و اقتصادي ترين روش بهره برداري از منبع ذاتا محدود براي پاسخگويي به نيازهاي ذاتا نامحدود بشر و ارزش و اهميت بهره وري با استفاده بهينه از عوامل توليد.
از آنجايي که منطق سيستم ايجاد دگرگوني در ورودي به قصد توليد خروجي است ، هر کجا نگرش سيستمي حاکم باشد بحث بهره وري نيز مطرح است . چون بهره وري در محيط توليد معني
ي يابد . هر نظام اطلاع رساني ، خرد يا کلان سيستمي است که مجموعه اي از عناصر و فرايندها در تبديل ورودي هاي آن به خروجي هاي قابل انتظار دخالت دارند. آنچه از اين فرآيندها حاصل مي شود اطلاعات يا خدمات اطلاعاتي است. و آنچه در بحث بهره وري در حوزه کتابداري و اطلاع رساني کمطرح است اين است که آيا مجموعه عناصر و فرآيندهايي که در توليد اطلاعات يا خدوات اطلاعاتي دخيل بوده اند توانسته اند محصول مورد نظر را عرض
ه کنند . ÷اسخي که مي توان به چنين پرسشي داد آن است که معيارهاي سنجش اين محصول چيست و چگونه مي توان آنرا ارزشگذاري کرد . آيا بايد با مح يک نظام اولويت بندي کلان ارزيابي مي شود . سطوح مختلف بهره وري از همين جا معني پيدا مي کند . سطوحي که از خرد به کلان مي توان به بهره وري سازماني ، بهره وري بخشي ، و بهره وري ملي تقسيم کرد. بهره وري سازماني حاصل نسبت ستاده هاي کتابخانه يا واحد اطلاع رساني بر داده هاي آن است . در سطح خرد مي توان به سنجش بهره وري هر يک از عناصر يا فرايندهاي کتابخانه پرداخت غرض از عناصر مجموعه اي از عينيت ها از قبيل فضا ، تجهيزات ، لوازم فن آوري و نيروي انساني است و منظور از فرايندها در نظري کلي همان مجموعه سازي ، سازماندهي و خدمات يا به تعبيري ديگر ورودي ، پردازش و خروجي است . اگر بپذيريم که بهره وري چيزي جز استفاده موثر و بهينه از عوامل و منابع موجود به منظور توليد کالا يا محصول نيست در هر کتابخانه اين پرسشها در مورد عناصر مختلف مطرح است : تا چه پايه از حداقل فضا حداکثر استفاده شده است ، بدون آنکه به کارايي آن لطمه وارد شود ؟ آيا از تجهيزات متناسب با عملکرد آنها سود جسته ايم و در جايدهي تجهيزات در فضاها ، کاربري فضا و تجهيزات به گونه اي مطلوب مد نظر بوده است ؟ آيا نيروي انساني با توجه به توانايي ها ، مهارتها و قابليت هايشان به مسئوليت گمارده شده اند . و پرسشهاي متعدد ديگري که درباره عناصر يک کتابخانه مي توان م
طرح ساخت . در عرصه فرايندها نيز مي توان پرسشهايي از اين دست را عنوان کرد : آيا شيوه فعلي مجموعه سازي با توجه به صرف هزينه و وقت مطلوب ترين شيوه است يا مي توان به گونه اي ديگر انديشيد و با صرف هزينه و وقت کمتر از بازدهي بيشتري برخوردار گرديد . آيا شيوهارائه خدمات مطلوب ترين است يا چنان به آن عادت کرده ايم که به شيوه ديگري نمي انديشيم ؟ در سطح کلان نيز با توجه به اهداف کتابخانه اين گونه پرسشها مطرح است : از اين قبيل که آيا کتابخانه با توجه به تجهيزات ، بودجه ، فضا و نيروي انساني توانسته است اهدافي که برايش تعريف شده و نوع خدماتي که از آن انتظار مي رود دست يابد ؟ مديريت کتابخانه از ديدگاه بحث حاضر مديريت بهره وري است .
يکي از وظايف اصلي کتابخانه هاي امروزي تهيه و تامين منابع اطلاعاتي مناسب براي پژوهشگران مي باشد ، ليکن طيف وسيع محققان و گستردگي پهنه تحقيقات و به تبع آن فراواني نيازهاي اطلاعاتي آنان از يک سو و هزينه گزاف تهيه منابع اطلاعاتي مختلف ، پراکندگي مراکز توليد ، پردازش داده ها از ديگر سو سبب پديد آمدن موانعي جدي در راه تحقيق شده و کاهش کارايي و بهره وري کتابخانه هاي تخصصي و آکادميک را در پي داشته است .
براي بررسي ميزان بهره وري اطلاعاتي از کتابخانه ها مي توان شاخص ذيل را تعريف کرد:
ميزان و ارزش اطلاعات بدست آمده
هزينه مصرفي = شاخص بهره وري اطلاعاتي
در اين رابطه ، منظور از ميزان ، حجم اطلاعات حاصل و منظور از ارزش ، اعتبار و مفيد بودن آنهاست . هزينه مصرفي نيز شامل : زمان ، ميزان بودجه مصرفي و نيز ساير امکانات به کار گرفته شده است. واقعيت اين است که به دلايل متعددي شاخص بهره وري اطلاعاتي در کتابخانه هاي کشور بسيار پايين است ، مهمترين اين دلايل عبارتند از :
1- پراکندگي منابع اطلاعاتي در سطح کشور
2- کمبود و يا حتي نبود اطلاعات در زمينه نحوه پراکنش اطلاعات در کشور
3- عدم تناسب مجموعه اطلاعات موجود با نيازهاي پژوهشگران
4- تنوع فوق العلاده منابع اطلاعاتي و عدم امکان تامين همه منابع براي هريک از مراکز علمي
5- هزينه گزاف خريد منابع اطلاعاتي
6- عدم امکان استفاده موثر از منابع اطلاعاتي موجود
در ساير مراکز علمي
7- عدم کارايي کامل افراد شاغل در کتابخانه و مراکز اطلاعاتي کشور
مجموعه عوامل فوق سبب مي شوند که ميزان و ارزشد . از اين رو با کاهش شاخص بهره وري اطلاعات ميزان نارضايتي پژوهشگران ، افزايش و در نهايت شاخص توليدات علمي آنان نيز کاهش مي يابد.
يکي از عواملي که به ايجاد و پايدار شدن بهره وري کمک مي کند مفهوم (( ارزش افزوده )) است . مديريت مبتني بر رويکرد معرفت شناختي به بهره وري در پي ايجاد ارزش افزوده از همه عوامل در اختيار مي باشد . مدير کتابخانه و همه کتابداران بايد دريابند و نيز اعتقاد داشته باشند که در بسياري از موارد کارکردهاي کتابخانه مي تواند داراي ارزش افزوده باشد . گزينش کتاب و ساير مواد فقط محدود به يک شخص خاص و يک دوره زماني کوتاه نيست . همه مي توانند از مواد کتابخانه در همه وقت استفاده کنند . فراهم آوردن شرايط استفاده ساير کتابخانه ها از منابع موجب بالا رفتن ارزش افزوده است . فهرست نويسي و رده بندي يا به عبارت ديگر ذخيره اطلاعات نيز داراي ارزش افزوده است . مدير کتابخانه بايد شرايط استفاده همه کتابخانه ها را از پيشينه ها ي کتابشناختي فراهم سازد تا از دوباره کاري و چند باره کاري در سطح کتابخانه ها و در نتيجه اتلاف سرمايه هاي ملي در سطح کشور جلوگيري کند . ايجاد دسترسي همگاني به منبع از طريق ايجاد دسترسي از راه دور به فهرست کتابخانه از ديگر راههاي رسيده به ارزش افزوده است . همه اين مفاهيم زماني محقق مي شود که مدير و همه کتابداران به بهره وري بيش
تر از کتابخانه و بالا بردن ارزش افزوده فعاليتهاي خود اعتقاد داشته باشند . بنابراين مدير کتابخانه بايد براي انجام هريک از کارکردهاي اصلي کتابخانه به صورتي برنامه ريزي کند که آن کارکرد ها داراي ارزش افزوده شوند . رشد فکري و مهارتي کتابداران نيز بعنوان مهمترين ارزش افزوده تلقي مي شود . در واقع فکري ÷يش نياز بهره وري است . مدير
کتابخانه و خود کتابداران بايد شرايط لا
زم براي رشد فکري و مهارتي را به وجود بياورند . در نهايت بايد گفت که بهره وري فکر، پيش نياز و مقدم بر هر نوع بهره وري است .
امروزه عملکرد کتابخانه ها تنها با توليدات آن يعني خدمات اطلاع رساني سنجيده مي شود بهره وري بيشترين ربط مفهومي را با اين حوزه داراست . حتي کوچکترين عنصر در يک واحد اطلاع رساني نيز مي تواند موضوع سنجش بهره وري قرار گيرد . از چگونگي قرار گرفتن ميز امانت يا تابلو اخبار و اطلاعات ، يا شکل کارت امانت تا روابط انساني کارک
نان در ميزان بهره وري کتابخانه به عنوان يک سازمان دخيل است . بدين ترتيب هيچ لايه يا سطحي از عرصه کتابداري و اطلاع رساني فارغ از سنجش بهره وري نيست آنچه در اين جريان ضروري و حائز اهميت است داشتن نگرشي سيستمي ، قبول ضرورت ارزيابي و سنجش بهره وري و حضور مديريت هاي ارزيابي و سنجش است . مديران کتابخانه ها بايد درک کنند که مفهوم بهره وري در کتابخانه ها با ساير واحد هاي صنعتي – توليدي متفاوت است و آنها نمي توانند از کتابداران به منزله ابزار براي افزايش فعاليتهاي کتابخانه استفاده کنند. تاکيد بر بعد انساني بهره وري واقعي زماني روي خواهد داد که فضا و امکانات لازم براي پي بردن کتابداران نسبت به نقش و توانمندي خود در افزايش خلاقيتها و شکوفايي استعدادها فراهم شود .
افزايش بهره وری خدمات کتابخانه های تخصصی و دانشگاهی
امروزه به دليل كمبود منابع مالي و حجم روزافزون مدارك و اطلاعاتي كه در جهان منتشر مي‌شود ، نه تنهاهيچ كتابخانه تخصصي و دانشگاهي را نمي‌توان يافت كه در زمينه نيازهاي مراجعان خود مدارك لازم را دراختيار داشته باشد بلكه چنين امكاني نيز براي هيچ يك از آنها متصور نيست . به اين ترتيب همكاري بين‌كتابخانه‌ها براي استفاده بهينه از منابع مالي ، مواد كتابخانه‌اي و ... موجود در كل كشور الزامي مي‌نمايد كه اين‌مهم با مكانيزمهاي اشتراك منابع امكان‌پذير است . تنها راهكار جامع موجود در اين زمينه «امانت بين‌كتابخانه‌ها» است كه حتي با فرض اجراي صحيح و فراگير ، بخشي از مساله را حل مي‌كند . بخش ديگري ازمساله با فراهم كردن تمهيدات لازم براي استفاده مستقيم و بدون واسطه از خدمات كتابخانه‌ها براي افرادي كه‌به مت كه‌با اجراي آن مي‌توان بهره‌وري خدمات كتابخانه‌هاي تخصصي و دانشگاهي را افزايش داد .
بدون شك ، كتابخانه‌هاي تخصصي و دانشگاهي ، جايي كه بيشترين مدارك علمي كشور اعم از كتاب ، ادواريها ،مواد ديداري و شنيداري و ... در زمينه هاي مختلف علوم و فنون در آنها گردآمده‌اند ، از مهمترين اجزاي نظام‌اطلاع‌رساني علمي كشور به حساب مي‌آيند و هيچ پژوهشگري نيست كه در فرايند پژوهش خود از استفاده از خدمات‌اين كتابخانه‌ها بي نياز باشد . اما به دلايل مختلف ، نمي‌توان هيچ كتابخانه‌اي را يافت كه در زمينه نيازهاي مراجعان‌خود ، مدارك لازم را در اختيار داشته يا قادر به گردآوردن آنها باشد . در چنين شرايطي لازم است تمهيدات لازم‌براي استفاده بهينه از منابع مالي و مواد كتابخانه‌اي موجود در كشور تقويت و فراهم شود .
تعريف مساله
امروزه تمامي كتابخانه‌ها در دنيا در زمينه گردآوري و تكميل مجموعه مورد نياز و تقاضاي مراجعان خود به دليل‌كمبود بودجه و حجم روزافزون مداركي كه توليد و منتشر مي‌شوند به بن بست رسيده‌اند .
در سالهاي اخير ، در كشور من ]امريكا[ بخصوص در كتابخانه‌هاي دانشگاهي وتحقيقاتي استفاده از اصطلاح «دسترسي به جاي مالكيت» معمول شده است . اين اصل به‌صورت «تدارك بموقع مدارك به جاي دارا بودن مدارك » نيز عنوان مي‌شود . تاقبل ازسالهاي اخير ، كوشش ما بر اين بوده كه هر مدركي را كه فكر مي‌كرديم استادان ودانشجويان ما براي انجام كارشان ممكن است به آنها نياز پيدا كنند ، گردآوريم كه اين‌فلسفه «مالكيت» يا «دارابودن مدارك» است اما به دليل محدوديتهاي مالي كه همگي آن رااحساس مي‌كنيم ، تلاش داريم كه به طرف فلسفه «دسترسي» يا «درست بموقع» حركت‌كنيم . ب
ه عبارت ديگر معترفيم كه نخواهيم توانست تمامي مداركي را كه مراجعان ما به‌آنها نياز دارند ، گردآوريم1.
هيچ كتابخانه‌اي در سراسر دنيا پيدا نمي‌شود كه قادر باشد به تنهايي بودجه لازم براي‌خريد تمام منابع مورد نياز مراجعان خود را فراهم آورد .
علاوه بر اين موارد فراگير ، كشور ما در اين زمينه با مشكلات ديگري نيز مواجه است . آمار و اطلاعات موجود ازوضعيت آموزش عالي و پژوهش در كشور و روند رشد آن نشان مي‌دهد كه در سالهاي اخير ، دلايلي نظير رشد سريع‌دانشجويان تا بيش از 7 برابر نسبت به سال تحصيلي 57-1356 3و4، تغيير سياستهاي آموزش عالي به سمت عدم‌تمركز ، افزايش تعداد مراكز آموزش عالي و پژوهشي و روآوري مراكز صنعتي و دفاعي به تحقيق و توسعه5 باعث شده‌است كه مجموعه نياز و تقاضا براي استفاده از خدمات كتابخانه‌هاي تخصصي و دانشگاهي افزايش چشمگيري پيداكند در حالي كه به دليل تحميل جنگ 8 ساله ، محاصره اقتصادي و كاهش درامدهاي ارزي ، امكان توسعة كافي دراين زمينه ميسّر نبوده است .
به اين ترتيب نمي‌توان كتابخانه‌اي را يافت كه در زمينه فعاليت سازمان متبوع و مراجعان خود ، حتي حداقل‌مدارك علمي لازم را در اختيار داشته باشد . پژوهشي كه دربارة 28 كتابخانه وابسته به دانشگاههاي پزشكي كشور درسال 1371
انجام شده است6 نشان مي‌دهد كه كل مواد كتابخانه‌اي آنها براساس فرمول A از استانداردهاي انجمن‌كتابخانه‌هاي پژوهشي و دانشگاهي (Association of college and research Libraries : ACRL)قادر است فقط پاسخگوي 18 درصد از نيازهاي اساتيد و دانشجويان باشد . نتايج پژوهش ديگري كه وضعيت 110كتابخانه دانشگاهي وابسشناسي‌فعاليت دارند براساس استاندارد ياد شده نشان مي‌دهد7 ، حاكي از آن است كه در سال 1370 ، مجموعة همه آن‌كتابخانه‌ها زير سطح استاندارد بوده است . براساس اين پژوهش ، مجموعه لازم براساس استاندارد ، 410،420،8جلد بوده كه نسبت به رقم 062،705،2 جلد ، مجموع مواد چاپي و مكتوب و معادلهاي جلدي مواد ميكروفرمي وديداري و شنيداري موجود در كتابخانه‌هاي ياد شده اختلاف زيادي دارد . مجموعه موجود در اين كتابخانه‌ها بين 80درصد مجموعه لازم در كتابخانه‌هاي دانشگاه تهران و 2 درصد در كتابخانه دانشكده حسابداري و علوم مالي وزارت‌نفت در نوسان بوده‌اند .
دستيابي كتابخانه‌هاي تخصصي و دانشگاهي به حداقل مجموعه لازم براساس استاندارد ها ، بودجه فراواني رامي‌طلبد . طبق گزارش وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي ميانگين بهاي هر جلد كتاب فارسي منتشر شده در سال 1373در حدود 3936 ريال8 و طبق اطلاعات استخراج شده از نرم افزار فروش كتاب در نمايشگاه بين المللي كتاب تهران‌در سال 1374 ، ميانگين بهاي كتابهاي غير فارسي عرضه شده در اين نمايشگاه در حدود 66 دلار بوده است . باتوجه به اين قيمتها ، تقويت مجموعه‌هاي 110 كتابخانه وابسته به 30 مركز آموزش عالي مستقر در تهران براساس‌استاندارد ACRL به نسبت 12 كتاب فارسي و 12 كتاب غير فارسي (با فرض اينكه هزينه‌هايي نظير فضا ، تجهيزات‌و... ناديده گرفته شوند) در سال 1370 به مبالغ زير نياز مي‌داشت :
مجموعه مورد نياز 410،420،8 جلد
مجموعه موجود 062،705،2 جلد
ـــــــــــــــــ
تفاوت 348،715،5 جلد
هزينه خريد كتابهاي فارسي ـ ريال 864،804،247،11= 3936 * 12 * 348،715،5
هزينه خريد كتابهاي غير فارسي ـ دلار 484،606،188 = 66 * 12 * 348،715،5
براي روشن شدن حجم مبالغ لازم كه تنها براي جبران كمبود
ها در كتابخانه‌هاي دانشگاهي شهر تهران است ،مقايسه ارقام به دست آمده با كل اعتبار اختصاص داده شده براي خريد تجهيزات ، كتاب و نشريات كه در وزارت‌فرهنگ و آموزش عالي براي سال 1375 پيش بيني شده است كفايت مي‌كند . اين مبلغ بنا بر گفته معاون پژوهشي‌وزارت ياد شده 70 ميليون دلار است9.
با يك فرض خوشبينانه حتي اگر بودجه لازم براي تقويت مجموعه هاي كتابخانه‌ها در حد استاندارد هم صرف‌شود ، هر كتابخانه نسبت ناچيزي از اطلاعات و مد
ارك علمي منتشر شده در جهان را در اختيار خواهد داشت كه‌مراجعان آنها را از مدارك موجود در
ساير كتابخانه‌ها بي نياز نمي‌سازد . علاوه بر اين، سياستگ هزينه يكسان ، امكان تامين منابع‌متنوعتري را فراهم سازد . براي حل اين مسائل لازم است تمهيداتي فراهم آيد كه از مجموعة مدارك علمي موجود دركتابخانه‌هاي تخصصي و دانشگاهي استفادة موثري به عمل آيد كه اين مهم با فراهم كردن امكان استفاده همزمان ازآنها براي كليه نيازمندان به آنها تحقق خواهد يافت . در چنين صورتي بهره‌وري خدمات كتابخانه‌ها با استفاده بهتر ازبودجه و افزاريش خدمات تضمين مي‌شود.
امانت بين كتابخانه‌ها
تنها راهكار جامع موجود براي ايجاد امكان دستيابي همزمان به مدارك علمي موجود در كتابخانه‌هاي تخصصي‌و دانشگاهي «امانت بين كتابخانه‌ها» است . امانت بين كتابخانه‌ها به عنوان يكي از مكانيزمهاي اشتراك منابع 10،خدماتي است كه بااستفاده از آن ،مراجعان به يك كتابخانه مي‌توانند به مدارك يا كپي مداركي كه در ساير كتابخانه‌هاوجود دارند دست يابند . براي تحقق اين امر بايد كتابخانه درخواست كننده و كتابخانه ارائه دهندة مدرك يا كپي آن ،انجام چنين خدماتي را پذيرفته باشند . اين خدمات مي‌تواند در قالب يك توافق دو طرفه انجام شود يا تابع مقرراتي‌در سطح وسيعتر باشد . دامنة ارائه اين خدمات ممكن است تا فراسوي مرزهاي جغرافيايي يك كشور نيز گسترش‌يابد .
روش انجام خدمات امانت بين كتابخانه‌ها عموماً به صورتي است كه براي امانت يك مدرك يا دريافت كپي آن،دو كتابخانه با يكديگر ارتباط برقرار مي‌كنند . به عبارت ديگر كتابخانة ارائه دهندة مدرك يا كپي آن با استفاده كنندة‌نهايي از آن كه از مراجعان يا اعضاي كتابخانة درخواست كننده است، هيچ ارتباطي پيدا نمي‌كند . در اين نوع‌خدمات، كتابخانه درخواست كننده در مقابل كتابخانه امانت دهندة مدرك مسئول است و استفاده كنندة نهايي به نوبه‌خود در مقابل كتابخانة درخواست كننده مسئوليت دارد11.
خدمات امانت بين كتابخانه‌ها از سال 1348 در كشور به اجرا درآمده12 و هم اكنون نيز با مركزيت مركز اطلاعات‌و مدارك علمي ايران در حال اجراست . ماهيت
اين خدمات به گونه‌اي است كه :
1 ) بخشي از نياز به مدارك و خدمات موجود در هر كتابخانه را كه به صورت غير مستقيم و به واسطة يك مركز ديگر(معمولاً يك كتابخانه) قابل رفع است در برمي‌گيرد .
2 ) مداركي كه امانت دادني و قابل تكثير نباشند را در بر نمي‌گيرد . منابع مرجع يا منابعي نظير كتب خطي و نظاير آنهاكه امانت دادني نيستند اگر قابل تكثير هم
3 ) براي تكثير مداركي كه امانت دادني نباشند ، تجهيزات مخصوص به خود را نياز دارد . اين تجهيزات شامل‌دستگاههايي براي فتوكپي ، تكثير ميكروفيلم ، تكثير ميكروفيش و نظاير آن است كه غالباً گران قيمت نيز هستند .
4 ) در مواردي كه پژوهشگر درپي يافتن مداركي است كه هنوز مشخصات دقيق آنها را نمي‌داند ، كارساز نيست . چراكه براي استفاده از اين خدمات ، در دست داشتن مشخصات دقيق مدارك ، لازم است. لذا در زماني كه مثلاًپژوهشگري در حال جمع آوري اطلاعاتي دربارة سوابق موضوع پژوهش خود مي‌باشد و مشخصات دقيقي از آنهاندارد به كار نمي‌آيد .
5 ) براي كساني كه امكان استفاده از خدمات هيچ يك از كتابخانه‌هاي مرتبط با شبكه خدمات امانت بين كتابخانه هارا نداشته باشند ، قابل استفاده نيست . چرا كه اين نوع خدمات معمولاً با واسطه يك كتابخانه به متقاضيان ارائه‌مي‌شود بنابراين براي افرادي كه شرايط عضويت در كتابخانه‌هايي كه اين نوع خدمات را ارائه مي‌كنند، نداشته باشندقابل استفاده نيست .
6 ) به جز كتابخانه يا مركز واسط ، به سيستمهاي ارتباطي (نظير پست ، مخابرات ،...) نيز وابسته است . جداي ازمواردي كه تقاضا يا مدارك به وسيله پيك منتقل مي‌شوند ، اين نوع خدمات چه براي سفارش و چه براي ارائه مدرك‌يا كپي آن ناگزير از استفادة از سيستمهاي ارتباطي نظير پست ، مخابرات و نظاير آن است كه مشكلات و نارساييهاي‌احتمالي آنها را نيز در اين خدمات وارد مي‌كند .
7 ) در مواقعي كه مشكل دوري راه و رفت و آمد به كتابخانه‌اي براي استفاده از مدارك موجود در آن وجود نداشته‌باشد ، هزينه و زماني كه بايد صرف شود قابل توجيه نيست . به عبارت ديگر در چنين مواقعي ، متقاضي ترجيح‌مي‌دهد كه شخصاً به كتابخانه دارندة مدرك مراجعه و از آن استفاده كند .
8 ) هنگامي كه ارتباط اعضاي يك كتابخانه يا مركز واسط با آن محدود شده يا موقتاً قطع شود ، قابل استفاده نيست .مثلاً هنگامي كه دانشجويان براي گذراندن تعطيلات تابستاني خود به شهرستانهاي غير محل تحصيل خود سفرمي‌كنند يا به دلايلي نظير اين، ارتباط آنها با كتابخانه‌اي كه عضو آن هستند موقتاً قطع شود نمي‌توانند از اين خدمات
استفاده كنند .
گذشته از مواردي كه به ماهيت خدمات امانت بين كتابخانه‌ها مربوط مي‌شود . اين نوع خدمات با اينكه از سالهاپيش در كشور آغاز شده نتوانسته است به نياز روزافزون پژوهشگران پاسخ گويد چراكه :
1 ) تعداد كمي از كتابخانه‌هاي كشور عضو آن هستند . برا
ساس گزارشي از پايگاه اطلاعات راهنماي كتابخانه‌ها ومراكز اسناد ، در سال 1373 ، تنها 114 كتابخانه يعني 13 درصد از مجموع 908 كتابخانه‌اي كه اطلاعات آنها درپايگاه ياد شده وجود دارد ، عضو شبكه امانت بين كتابخانه‌ها بوده‌اند 13 . اطلاعات موجود در اين زمينه در مركزاطلاعات و مدارك علمي ايران نشان مي‌دهد كه تا تاريخ 28/8/74 ، شبكه امانت بين كتابخانه‌ها داراي 183 عضوبوده است . بخشي از اختلاف اين رقم و تعدادي كه از پايگاه اطلاعات راهنماي كتابخانه‌ها و مراكز اسناد به دست‌آمده احتمالاً به اين دليل است كه تعدادي از مراكز عضو اين شبكه ، فاقد كتابخانه هستند .
2 ) روشهاي مربوطه همراه با تغييرات در تكنولوژي ، اصلاح نشده است . به عنوان يك نمونه ، بررسي انجام شده از25 كتابخانه مركزي دانشگاههاي كشور نشان مي‌دهد كه هيچ يك از آنها از دستگاه فاكس براي مبادله مواد خوداستفاده نمي‌كنند . اين در حالي است كه 60 درصد از آنها به نحوي از خدمات فاكس بهره مي‌گيرند14 . بنابراين‌مي‌توان يكي از دلايل عدم استفاده از دستگاه فاكس در اين خدمات را عدم بيش بيني چگونگي آن در آيين نامه‌مربوطه از جمله در مواردي مانند نحوة محاسبه هزينه ، چگونگي پرداخت هزينه و... جستجو كرد .
3 ) در تبادل اصل مداركي نظير كتاب توفيق چنداني ن
داشته و بيشتر به تبادل فتوكپي مقالات مجلات محدود شده‌است هرچند در اين زمينه هم به دليل كمبود بودجه و تجهيزات كاملاً موفق نبوده است . براساس بررسي انجام شده‌از 280 كتابخانه در كشور در سالهاي 1369 و 1370 ، 9/43 درصد از كتابخانه‌ها داراي دستگاه زيراكس و 1/6و7/5 درصد از آنها به ترتيب داراي دستگاه تهيه ميكروفيلم و دستگاه تهيه ميكروفيش هستند15.
4 ) فهرستگان مدارك موجود در كتابخانه‌هاي عضو شبكه خدمات امانت بين كتابخانه‌ها ، بعضاً موجود نبوده ودرصورت وجود روز آمد نيست كه اين با
عث اتلاف وقت پژوهشگران به دليل انجام مكاتبات مختلف و بدون آگاهي‌از بود يا نبود مواد مورد نياز خواهد شد كه در نهايت نيز ممكن است به نتيجه‌اي نرسد .
در وضع موجود ، دستيابي همزمان به مدارك علمي كتابخانه‌هاي تخصصي و دانشگاهي با محدوديتهايي همراه‌است و به همين دليل نه تنها هزينه‌هاي گزافي بابت خريد هاي تكراري توسط كتابخانه‌هاي مختلف با هدف‌پاسخگويي به نياز مراجعان خود به صورت مجرد ، به هدر مي‌رود بلكه مجموعة مدارك علمي موجود در كشور نيزمجموعه‌اي غني و داراي كميت و كيفيتي در حد هزينه‌هاي صرف شده نيست . به عنوان نمونه ، آخرين گزارش ملي‌تحقيقات نشان مي‌دهد كه تعداد عناوين نشريات ادواري كه توسط دانشگاهها و موسسات پژوهشي به كشور واردمي‌شود 021،37 عنوان ]تكراري و غير تكراري[ است كه اگر اين عناوين را بدون تكرار در نظر بگيريم يعني هرعنوان نشريه ، مستقل از اينكه چند شماره وارد مي‌شود فقط يك بار به حساب آيد ، تعداد آنها بالغ بر 280،4 عنوان]بدون تكرار[ مي‌شود16. به اين ترتيب از هر عنوان نشريه به طور متوسط 6/8 شماره توسط مراكز مختلف به كشوروارد شده است كه اين رقم نشان دهندة ميزان هزينه‌هاي تكراري و اتلاف منابع است كه با حذف عناوين تكراري وجايگزيني آنها با نشريات مورد نياز ديگر ، سرمايه گذاري انجام شده به دليل استفاده بهتر از منابع مالي و افزايش‌ميزان خدمات از جنبه‌هاي كمي و كيفي ، بهره‌وري بالاتري را به دنبال خواهد داشت. علاوه بر اين ، تحقيقاتي هم كه‌در سطح خرد به انجام رسيده است همين وضعيت را دربارة نشريات ادواري منعكس مي‌سازد17. هرچند اجراي‌صحيح و فراگير خدمات امانت بين كتابخانه‌ها بخشي از اين مسائل و مشكلات را برطرف مي‌كند ولي به دليل ماهيتي‌كه اين نوع خدمات دارد راه حل تمامي مسائل نيست و در كنار آن بايد از تمهيدات ديگري نيز بهره جست .
تعميم خدمات مستقيم كتابخانه‌ها
روشي كه براي تكميل «امانت بين كتابخانه‌ها» و رفع مسائلي كه از طريق آن قابل حل نيستند پيشنهاد مي‌شود ،ايجاد امكان مراجعه و استفادة مستقيم از خدمات كتابخانه‌هاي تخصصي و دانشگاهي براي كليه نيازمندان به مدارك‌علمي موجود در آنها از طريق يك سيستم فراگير و هماهنگ است . تفاوت عمدة اين روش با امانت بين كتابخانه‌هاايجاد دسترسي مستقيم و بدون واسطه به خدمات و مجموعه‌هاي كتابخانه
هاي تخصصي و دانشگاهي براي كليه‌نيازمندان ، صرف نظر از عضويت آنان در يك كتابخانه خاص است . با استقرار اين روش ، مشكلات موجود دراستفادة همزمان از مجموعه‌هاي كتابخانه‌هاي مختلف كه از ماهيت خدمات امانت بين كتابخانه‌ها ناشي مي‌شود رفع‌خواهد شد . به عبارت ديگر اين روش در كنار امانت بين كتابخانه‌ها مي‌تواند استفاده همزمان از خدمات و مدارك‌علمي موجود در كتابخانه‌هاي مختلف را تسهيل و تضمين كن
د .
«تعميم خدمات مستقيم كتابخانه‌ها» مستلزم طراحي سيستمي است كه تمهيدات لازم را براي آن فراهم آورد كه دراينجا مشخصات اصلي آن ارائه مي‌شود :
هدفها
هدف اصلي :
افزايش بهره‌وري خدمات كتابخانه‌هاي تخصصي و دانشگاهي كشور با فراهم كردن امكان بهره‌مندي مستقيم ازتمامي خدمات آنها از طريق رويه‌هايي هماهنگ براي كليه نيازمندان .
با دستيابي به اين هدف ، بهره‌وري خدمات كتابخانه‌ها به دلايل زير افزايش خواهد يافت :
1 ) شعاع خدمات هر كتابخانه تا سطح كل كشور افزايش مي‌باشد .
2 ) مدارك موجود در هر كتابخانه در سطح كشور قابليت استفاده مي‌يابند .
3 ) محدوديت خدمات كتابخانه‌ها به اعضاي خاص از بين مي‌رود .
4 ) بدون صرف هزينه خريد مدارك ، منابع كتابخانه‌ها با امكان استفادة همزمان از آنها تقويت و شكاف بين وضعيت‌استاندارد و وضعيت موجود در كتابخانه‌ها از طريق كاهش نياز به مجموعه‌هاي پايه در آنها كم مي‌شود .
5 ) وحدت رويه براي استفاده از خدمات مستقيم كتابخانه‌ها ايجاد شده و سردرگمي مراجعان در دنبال كردن‌رويه‌هاي مستقل هر كتابخانه به صورت جداگانه از بين مي‌رود .
هدفهاي جانبي :
1 ) كمك به توسعه فرهنگي ، پرورش توان علمي و بالا بردن دانش اجتماع .
2 ) رفع يكي از موانع اشاعه اطلاعات و پژوهش با تسهيل در دسترسي نيازمندان به مدارك علمي در سطح كشور .
3 ) فراهم ساختن زمينه لازم براي موضوعي يا منطقه‌اي كردن كتابخانه‌ها . در صورتي كه امكان استفاده از خدمات‌كتابخانه‌ها بصورت مستقيم وجود داشته باشد ، مي‌توان برخي از كتابخانه‌هاي تخصصي و دانشگاهي را مامور تدارك‌مجموعه‌هايي در زمينه‌هاي خاص نمود يا خدمات آنها را به منطقه خاصي از كشور اختصاص داد تا از صرف هزينه‌هاي تكراري پيشگيري شود .
4 ) مناسبتر كردن زمينه براي اشتراك كتابخانه‌ها در مجموعه‌هاي يكديگر. در صورتي كه نيازمندان به مدارك علمي‌در زمينه هاي خاص بتوانند از خدمات كتابخانه‌هاي مختلف به صورت مستقيم استفاده كنند ، اين كتابخانه‌هامي‌توانند خود را
داراي مجموعه‌اي مشترك به حساب آورده و در حد امكان از هزينه‌هاي تكراري و اضافي پرهيزكنند .
5 ) از بين بردن امتياز ناشي از وجود مدارك علمي نسبتاً بيشتر در برخي از مراكز آموزشي و پژوهشي معدود . مدارك‌موجود در كتابخانه هاي دولتي ـ كه بيشترين حجم مدارك علمي را هم تشكيل مي‌دهند ـ جزو سرمايه‌هاي ملي‌محسوب شده و متعلق به آحاد مردم است هرچند كه از لحاظ حقوقي متعلق به سازمان خاصي باش
د لذا انحصار دراستفاده از آنها براي افرادي كه از لحاظ شغلي يا تحصيلي به آن سازمان وابسته باشند تضييع حقوق ساير نيازمندا
به‌آن مدارك است كه با لغو اين انحصار چنين حقوقي نيز اعاده خواهد شد .
حوزه نفوذ
سازمانها :
اين سيستم بايد كليه سازمانهايي را كه به نوعي درگير آموزش عالي و پژوهش ، در هر سطحي ، هستند در برگيرد .اين سازمانها ـ بسته به نوع فعاليت و چگونگي بهره‌مندي از سيستم ـ به اين صورت طبقه بندي مي‌شوند :
1 ) مراكز آموزشي و پژوهشي وابسته به وزارت فرهنگ و آموزش عالي .
2 ) مراكز آموزشي و پژوهشي وابسته به وزارت بهداشت ، درمان و آموزش پزشكي .
3 ) مراكز آموزش عالي و پژوهشي وابسته به وزارت آموزش و پرورش .
4 ) مراكز آموزش عالي و پژوهشي وابسته به ساير سازمانهاي دولتي.
5 ) مراكز آموزش عالي و پژوهشي غير انتفاعي و آزاد .
6 ) واحدهاي پژوهشي و كارشناسي سازمانهاي دولتي .
7 ) واحدهاي پژوهشي و كارشناسي سازمانهاي غير دولتي .
افراد :
اين سيستم بايد كليه نيازمندان به مدارك علمي موجود در كتابخانه‌هاي تخصصي و دانشگاهي را در برگيرد . اين‌افراد ـ بسته به نوع نياز و چگونگي بهره‌مندي از سيستم ـ به اين صورت طبقه بندي مي‌شوند :
1 ) اعضاي رسمي و رسمي آزمايشي هيات علمي.
2 ) ساير اعضاي تمام وقت هيات علمي.
3 ) دانشجويان تحصيلات تكميلي.
4 ) ساير دانشجويان .
5 ) كارشناسان و پژوهشگران وابسته به سازمانهاي دولتي .
6 ) كارشناسان و پژوهشگران وابسته به سازمانهاي غير دولتي .
7 ) كارشناسان و پژوهشگران بدون وابستگي به سازمانها.
8 ) طلاب علوم ديني.
عوامل موفقيت
موفقيت در دستيابي به اهداف سيستم ، مستلزم طراحي مجموعه‌اي از روشهاي اجرايي ، منطبق بر معيارهاي زيراست :
1 ) هماهنگي در كل كشور از طريق استاندارد سازي فرايند عمليات تضمين شود . با استاندارد كردن فرايند عمليات‌يعني پيش بيني كليه مراحلي كه بايد انجام شود و همچنين اقداماتي كه بايد در مقابل وقايع و حالات متفاوت صورت‌گيرند مي‌توان از هماهنگي كل
يه اجزاي سيستم اطمينان حاصل كرد .
2 ) سيستم از لحاظ هدايت و كنترل ، متمركز و از لحاظ اجرا ، غير متمركز باشد . هدايت و كنترل متمركز امكان‌استاندارد ساختن فرايند عمليات و روزآمد كردن آن را فراهم و از طرفي از دوباره كاري توسط اجزاي سيستم‌پيشگيري مي‌كند . اجراي غير متمركز ، بار كاري حاصل از استقرار سيستم را تقسيم و گردش عمليات را تسهيل‌مي‌كند .
3 ) حداقل تشريفات را براي افراد زير پوشش پديد آورد هرچند
به قيمت افزايش تشريفات براي كتابخانه‌ها تمام‌شود به عبارت ديگر برمدار افراد زير پوشش شكل گيرد .
4 ) حداكثر ضمانت را براي پيشگيري از خسارت به كتابخانه‌هاي زير پوشش با حداقل مقررات فراهم آورد . به اين‌منظور كنترلهاي پيش از عمل و حين عمل بيشتر توصيه مي‌شود . البته مقررات نبايد آن چنان باشند كه هزينه‌هاي‌مشهود يا غير مشهودي بيش از مزاياي حاصل از كنترل پديد آورند.
5 ) امكان انجام كنترلهاي لازم را براي پيشگيري از هرگونه سوء استفاده فراهم كند .
6 ) جبران خسارتهاي احتمالي به كتابخانه‌هاي زير پوشش را با حداكثر سرعت ممكن تضمين كند . اطمينان ازجبران خسارتها تمايل به همكاري را در كتابخانه‌ها افزايش خواهد داد .
گذشته از معيارهاي گفته شده براي طراحي روشهاي اجرايي ، اجراي موفقيت آميز سيستم به دنبال كردن‌خط‌مشيهاي زير بستگي دارد :
1 ) منابع انساني ، فيزيكي و مالي لازم براي كتابخانه‌هاي زير پوشش فراهم شود . در صورت استقرار چنين سيستمي‌مسلماً حجم كار تعدادي از كتابخانه‌هاي زير پوشش ، از ظرفيت آنها فراتر خواهد رفت كه تامين منابع لازم براي آنهااستقرار سيستم را تسهيل مي‌كند .
2 ) نيروي انساني مجري سيستم ، آموزش كافي ببيند . با توجه به پوشش
وسيع سيستم ، آموزش مجريان ، هماهنگي‌در اجراي فرايند استاندارد عمليات را افزايش مي‌دهد .
3 ) تسهيلات سيستم به گونه‌اي باشد كه انگيزه‌هاي رشد را در كتابخانه‌ها از بين نبرد . اطمينان از اينكه كتابخانه‌هاي‌داراي مجموعه‌هاي ضعيف تلاش خود را براي بهبود آن به اميد استفاده از كتابخانه‌هاي غني كاهش نمي‌دهند از پديدآمدن مراكزي كه عليرغم توان رشد ، سربار ساير مراكز هستند جلوگيري مي‌كند .
4 ) مقررات داخلي كتابخانه‌ها ـ حتي المقدور ـ محترم شمرده شود .
عدم احترام به مقررات هر كتابخانه و عدم اعتنابه استقلال آنها تمايل به همكاري را كاهش مي‌دهد . مقرراتي نظير ساعات كار ، محاسبه جريمه و مواردي شبيه آن كه‌تاثيري بر سيستم نداشته باشند بايد محترم شمرده شوند .
5 ) براي رفع موانع موجود براي استقرار سيستم ، بيشتر از روشهاي توجيه و تشويق استفاده شود . پوشش وسيع‌سيستم و تعداد مراكز و افراد زير پوشش ، كنترل همه جانبه را پيچيده و مشكل مي‌كند لذا تمايل كتابخانه‌ها به‌همكاري در اجراي صحيح سيستم نقش اساسي دارد . مسلماً چنين تمايلي با توجيه و تشويق، بهتر حاصل مي‌شود .
6 ) جبران خسارتها به گونه‌اي انجام شود كه كتابخانه خسارت ديده ، مستقيماً از نتيجة آن برخوردار گردد . درصورتي كه خسارات احتمالي به هر كتابخانه مستقيماً به خود آن كتابخانه باز نگردد ، مسئولين آن نسبت به تضعيف‌مجموعه خود نگران خواهند شد كه اين نگراني مي‌تواند از ميزان همكاري آنها بكاهد .
تعميم خدمات مستقيم كتابخانه‌ها در عمل
تعيم خدمات مستقيم كتابخانه‌هاي تخصصي و دانشگاهي عملاً از اوايل سال 1374 با اجراي آزمايشي طرحي به‌نام «طرح تعيم خدمات كتابخانه‌هاي تخصصي به افراد غير عضو» آغاز شده است . اين طرح ، حدود 200 كتابخانه‌زير پوشش وزارت فرهنگ و
آموزش عالي و دانشجويان كارشناسي ارشد و دكتراي تخصصي و اعضاي رسمي ورسمي آزمايشي هيات علمي وابسته به آن را در بر مي‌گيرد . براساس اين طرح ، افراد زير پوشش مي‌توانند كارتهاي‌مخصوصي را به نامهاي«كارت عضويت در طرح» و «كارت امانت» از يكي از كتابخانه‌هاي محل كار يا تحصيل خودكه به همين منظور تعيين شده اند ، دريافت دارند و با استفاده از كارت اول به كليه كتابخانه‌هاي زير پوشش مراجعه واز تمامي خدمات آنها كه در محل كتابخانه به اعضاي معمولي آنها ارائه مي‌شود ، استفاده كنند و در صورت نياز باسپردن هر «كارت امانت» ، يك كتاب را كه طبق مقررات هر كتابخانه امانت دادني باشد ، براي
مدت معين به امانت‌گيرند . برنامه ريزي و هدايت اين طرح توسط مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران به انجام مي‌رسد و هرگونه خسارتي‌كه به دليل بازنگرداندن كتابهاي امانتي توسط افراد زير پوشش به هر يك از كتابخانه‌ها وارد شود از بودجه‌اي كه ازطرف وزارت فرهنگ و آموزش عالي به همين منظور اختصاص داده شده است ، جبران مي‌شود . خسارتهاي‌پرداخت شده ، در گلوگاههايي نظير زمان فراغت از تحصيل دانشجويان ، از افراد متخلف دريافت خواهد شد .
مستندات اجراي آزمايشي «طرح تعميم خدمات كتابخانه‌هاي تخصصي به افراد غير عضو» به پيوست مي‌باشد.
منابع :
1 ) Boisse', Joseph A. "Library Cooperation : A Remedy But not a Panacea".
IFLA Jornal21(2): 89-93 (1995).
2 ) گوزو ا. (Gozo A.J.) . «خدمات مناسب كتابخانه‌هاي علوم پزشكي در كشورهاي جهان سوم» ترجمه طاهره زرين. فصلنامه كتاب ، 1 (شماره 1 ،1369) : 84ـ92 .
3 ) وزارت فرهنگ و آموزش عالي ، موسسه پژوهش و
برنامه‌ريزي آموزش عالي . آمار آموزش عالي ايران سال تحصيلي 73ـ1372 . تهران : 1373 . ص هيجده و 459 .
4 ) «حذف كنكور كارشناسي ارشد و دكترا براي دانشجويان ممتاز» . كيهان. 18 مهر 1374.ص 3 .
5 ) «مراسم افتتاح دو نمايشگاه تخصصي ...» . ايران . 4 تير 1374 .ص13.
6 ) منفرد ، الهه . «بررسي روند رشد توسعه منابع كتابخانه‌هاي پزشكي دانشگاههاي علوم پزشكي كشور ...» .پايان‌نامه كارشناسي ارشد كتابداري و اطلاع رساني ، دانشكده مديريت و اطلاع رساني پزشكي ، دانشگاه علوم پزشكي ايران ، 1372.
