بخشی از مقاله
تجزيه و تحليل شغل
پايه و اساس سازمان، وظايفى است كه به وسيله اعضاى آن انجام مىگيرد. اين وظايف بايد متناسب با يكديگر و داراى هماهنگى در جهت رسيدن به اهداف سازمان باشد. بنابراين، تجزيه و تحليل و شناخت مشاغل در سازمان، بخش مهمى از وظايف مديريت منابع انسانى محسوب مىشود.
تجزيه و تحليل شغل، فرآيندى است كه از راه آن، ماهيت و ويژگىهاى هر يك از مشاغل، در سازمان بررسى مىگردد و اطلاعات كافى در باره آنها جمعآورى و گزارش مىشود. با تجزيه و تحليل شغل معلوم مىشود كه هر شغل چه وظايفى را شامل مىشود و براى احراز و انجام شايسته آن، چه مهارتها، دانشها و توانايىهايى لازم است.
در حال حاضر، روش بهخصوصى كه به طور يكسان براى تجزيه و تحليل همه مشاغل در هر شرايطى مناسب بوده و از پايايى و روانى لازم نيز برخوردار باشد، وجود ندارد. برخى از صاحبنظران معتقدند كه تركيبى از روشهاى گوناگون، مؤثرتر از به كارگيرى هر يك از آنها به تنهايى است و هيچيك از روشها به طور جداگانه بر ديگر روشها برترى ندارد.
تنظيم شرح شغل و شرايط احراز شغل
در شرح شغل، وظايف، مسؤوليتها و شرايط كلى كار به طور خلاصه بيان مىشود. شرايط احراز شغل نيز شرح حداقل شرايطى است كه متصدى شغل بايد داشته باشد تا بتواند با موفقيت از عهده كار برآيد. به بيان ديگر، دانش، مهارتها و توانايىهايى كه براى انجام موفق و مؤثر شغل ضرورى است، در فرم شرايط احراز منعكس مىشود و انتظار مىرود كسى كه داراى آن شرايط است، كار را بهتر از كسى كه فاقد آنها است، انجام دهد.
تنظيم شرايط احراز شغل، نقش مهمى در فرآيند انتخاب افراد ايفا مىكند و با استفاده از آن مىتوان فردى را انتخاب و استخدام كرد كه بيشترين شايستگى را براى تصدى شغل مورد نظر داشته باشد. در واقع، منظور از انتخاب درست در مديريت منابع انسانى، اين است كه شاغل (با توجه به مشخصاتى كه در شرايط احراز شغل درج گرديده) و شغل (آن طور كه در شرح شغل آمده است) با هم تناسب داشته باشند.
در شرح شغل، عناوينى مانند: عنوان شغل، محل شغل، خلاصهاى از شغل، وظايف شغل، رئيس يا زيردستان، شرايط شغل و خطرهاى موجود در شغل مىآيد. در شرايط احراز شغل، عناوينى مانند: تحصيلات، تجربيات، دورههاى تخصصى، قدرت قضاوت، ابتكار، توان تصميمگيرى، مهارتهاى جسمى، مهارت در انتقال مفاهيم، ويژگىهاى روحى و روانى و نياز به استفاده بيش از اندازه از يكى از حواس پنجگانه، مانند چشم، مىآيد.
كاربرد تجزيه و تحليل شغل
اطلاعاتى كه از تجزيه و تحليل شغل به دست مىآيد، در امور گوناگون مربوط به مديريت منابع انسانى، مورد استفاده قرار مىگيرد كه مهمترين آنها عبارتند از: كارمنديابى، انتخاب و انتصاب، ايمنى، ارزيابى عملكرد، حقوق و دستمزد، طراحى شغل، برنامهريزى نيروى انسانى و تحقيق و پژوهش و تنظيم قوانين و مقررات استخدامى.
مشكلات تجزيه و تحليل شغل
ممكن است در نتيجه تجزيه و تحليل شغل، تصوير مبهمى از شغل ارائه شود. اين احتمال، همواره حتى هنگامى كه تجزيه و تحليل بههنگام صورت گرفته باشد نيز وجود دارد. علت اين است كه افراد مختلف از ديدگاههاى مختلف به يك شغل نگاه مىكنند و برداشتهاى متفاوتى دارند. از اين رو، ممكن است كارشناسان و تحليلگران آمار، ارقام و اطلاعات به دست آمده را به صورتهاى گوناگون تفسير كنند. اين مشكل، تنها به تجزيه و تحليل مشاغل محدود نمىشود، بلكه در هر فرآيندى كه انسان به عنوان عامل، در آن دخالت داشته باشد، وجود دارد.
طراحى شغل
براى طراحى مشاغل، روش واحدى كه همواره بتوان از آن استفاده كرد، وجود ندارد و در شرايط و موقعيتهاى گوناگون، طرحها و الگوهاى متفاوتى به كار برده مىشود؛ ولى معمولاً از چهار روش، بيشتر استفاده مىشود: روش مديريت علمى، روش انگيزش، روش سيستمى و روش مبتنى بر ويژگىهاى عامل انسانى
1. روش مديريت علمى
رايجترين شيوه براى طراحى شغل، روش مديريت علمى است كه تيلور آن را پيشنهاد كرده است. او معتقد بود كه تقسيم كار (بر اساس تخصص) بايد مبناى طراحى مشاغل قرار گيرد.
در اين نظريه، بهترين طرح براى هر شغل، آن است كه حركات اضافى براى انجام دادن آن را حذف كرده باشد. او نكات زير را مورد توجه قرار مىداد:
شغل بايد به وظايف و مسؤوليتها محدود شود كه مىتوان به بهترين وجه از عهده آنها بر آمد.
شاغل بايد فنون و مهارتهاى خاص هر شغل را آموخته باشد.
ابزار و وسايل كار بايد در دسترس كاركنان قرار داده شود، به گونهاى كه از تعداد حركات غير ضرورى كاسته شود.
2. روش انگيزش
بر اساس اين روش، مشاغل بايد به گونهاى طراحى شوند كه باعث رضايت كاركنان و ايجاد انگيزه در آنان گردد. روش انگيزش بر اساس نظريههاى زير پيشنهاد گرديده است:
نظريه دو عاملى هرزبرگ (غنى سازى شغل)
بنابر اين نظريه، بدون اينكه تغييرى در محتواى شغل داده شود، كاركنان، مسؤول برنامهريزى براى كار خويش و نظارت بر فرآيند كار مىشوند و در نتيجه، مسؤوليت آنان در برابر كار، مشخصتر مىگردد.
نظريه فعالسازى
طبق اين نظريه، بايد با ايجاد تنوع در كار و كاهش خستگى، كاركنان را فعال ساخت. گردش شغلى، يكى از روشهايى است كه به اين منظور بهكار گرفته مىشود. به جاى اينكه فردى همواره مأمور و مسؤول كار بهخصوصى باشد، مجموعهاى از وظايف مختلف و متنوع را انجام مىدهد.
نظريه ويژهگىهاى شغل
اين نظريه، مانند نظريه هرزبرگ، معتقد است كه كاركنان هنگامى براى انجام كار انگيزه خواهند داشت كه احساس كنند شغلشان با ارزش است و از چگونگى عملكرد خود، بازخورد بگيرند؛ ولى بر خلاف نظريه هرزبرگ، كه در آن، توصيه ويژهاى براى طراحى شغل ارائه نمىشود، در اين نظريه، ابعاد كار به شرح زير در طراحى شغل، مورد توجه قرار مىگيرد:
1. انجام كار بايد به مجموعهاى از مهارتها و توانايىهاى گوناگون و متنوع نياز داشته باشد.
2. هويت كار بايد معلوم باشد؛ يعنى به جاى بخشى از كار، كاركنان بايد يك كار را به طور كامل انجام دهند.
3. كار بايد هم از نظر كسى كه مسؤول انجام دادن آن است و هم از نظر ديگران، چه در داخل سازمان و چه در خارج از آن، مهم به شمار آيد.
4. شغل بايد طورى طراحى شود كه شاغل آن، استقلال و آزادى عمل داشته باشد و بتواند در باره رويه كار، تصميمگيرى كند.
5. طراحى شغل بايد به گونهاى باشد كه شاغل بتواند از عملكرد خود بازخورد بگيرد.
وجود سه عامل (تنوع، هويت و اهميت) باعث مىشود كارمند احساس كند كه كار مهمى دارد. استقلال و آزادى عمل باعث مىشود كه خود را مسؤولِ نتيجه كار خود بداند و دريافت بازخورد باعث مىشود كه فرد از نتايج واقعى عملكرد فعاليتهاى خويش آگاه گردد. نتيجه حاصل از اين حالتهاى روحى در كاركنان، انگيزه بيشتر، افزايش كيفيت كار، رضايت بيشتر و غيبت كمتر است.
3. روش سيستمى
منظور از روش سيستمى، اين است كه به جاى طراحى تكتك مشاغل، نظام كار به گونهاى طراحى شود كه ابعاد اجتماعى و فنى كار، مكمل يكديگر باشند.
از نظر كاركنان، شغلى خوب است كه پيشپا افتاده و عادى نباشد و انجام دادن آن تا حدودى به توان فكرى نياز داشته باشد، تا اندازهاى در آن تنوع و آزادى عمل وجود داشته باشد، وجهه اجتماعى خوبى داشته باشد و امكان پيشرفت شاغل را فراهم كند. بنابر اين، ضوابط نظام كار بايد طورى طراحى شود كه آن دسته از كاركنانى كه خواهان مسؤوليت بيشتر، مشاركت در تصميمگيرىها و رشد و پيشرفت در سازمان هستند، امكان دستيابى به اين اهداف را داشته باشند.
در روش سيستمى، مانند روش مديريت علمى، هدف اين است كه كارآيى عمليات افزايش يابد؛ ولى بر خلاف روش مديريت علمى، به جاى توجه به افزايش كارآيى در همه وظايف شغل، به وظايفى توجه مىشود كه نقش مهمى در روند كار دارند؛ مثلاً به جاى اينكه واحدى در سازمان براى كنترل كيفيت كالا ايجاد شود، كارگرى كه كالايى را توليد مىكند، خود مسؤول حفظ كيفيت و رفع عيوب آن مىگردد. طراحى نظام كار به اين شكل، تصميمگيرى براى رفع مشكل را در پايينترين سطح، يعنى منشأ ايجاد آن، امكانپذير مىكند.
4. روش مبتنى بر ويژگىهاى عامل انسانى
در اين روش، ابزار، وسايل، تجهيزات و شرايط كار، به گونهاى طراحى مىشود كه بيشترين كارآيى به دست آيد و به بهداشت و ايمنى و نيز رضايت كاركنان بيفزايد. به بيان ديگر، هدف اين است كه روش كار، مطابق با ويژگىهاى عامل انسانى طراحى شود.(1)
- طراحى شغل از ديدگاه كتاب و سنت
از ديدگاه مديريتپژوهان، براى طراحى مشاغل، روش واحدى كه همواره بتوان از آن استفاده كرد، وجود ندارد و در شرايط و موقعيتهاى مختلف، طرحها و الگوهاى متفاوتى به كار برده مىشود.(2)
مديريت اسلامى نيز علىالقاعده هيچيك از روشهاى نامبرده را ردع و منع نمىكند؛ اما بر اساس نظريه رشد و اصل رحمت، كه خمير مايه مديريت رحمانى است، شغل بايد به گونهاى طراحى شود كه زمينههاى رشد همهجانبه شاغل را فراهم كند، او را از نظر استعداد، شكوفا سازد و در يك قالب بسته نگاه ندارد، ابتكارهاى او را جلوهگر سازد، مايه رضايت او باشد، انگيزههاى او را تقويت كند و صرفاً به كارآيى سازمانى و رشد كمى و فنى و ازدياد توليد و محصول و ارتقاى كارآيى او بسنده نشود.
روش سيستمى در درجه اول، با اندازههاى مديريت رحمانى سازگارتر است. پس از آن، روش انگيزشى مىتواند مورد لحاظ قرار گيرد. حسن و نقطه قوّت روش سيستمى اين است كه به جاى طراحى تك تك مشاغل، نظام كار به گونهاى طراحى مىشود كه ابعاد اجتماعى، انسانى و فنى كار، مكمل يكديگر هستند، كه اين امر نيز با مبناى حسن فعلى و فاعلى كار، سازگارتر است. بنابر اين مبنا، فعل و فاعل، با هم بايد داراى حُسن و درجات خداپسندانه باشند. حسن فعلى، ناظر بر حداكثر كارآيى است و حسن فاعلى، بيانگر روحيات و نيات و انگيزههاى فاعل است و اين هر دو، مهم هستند.
از سوى ديگر، روش مديريت علمى تيلور، كمترين مطلوبيت را دارد؛ زيرا تحقيقات نشان داده است كه تقسيم كار به اجزاى كوچكتر، عواقب زيانبارى چون نارضايتى، فشارهاى عصبى و افت عملكرد كاركنان را در پى داشته است.(3) اين امور در جهت خلاف قواعد مسلّمى، همچون نفى عسر و حرج و نفى ضرر در اسلام، قرار دارند.
- شرح شغل در قرآن و سيره نبوى و علوى
تبيين وظايف و معلوميت تكاليف، از اصول انكارناپذير مديريت رحمانى است. هم فرشتگان به عنوان كارگزاران خداوند، وظايف خويش را مىشناسند و هم رسولان الهى شرح وظايف مشخصى دارند؛ مثلاً وظايف رسول خدا(ص) عبارتند از:
1. تعليم حقايقى كه مردم نمىدانند يا نمىتوانند بدانند.(4)
2. تزكيه و پاكسازى انسانها از بدىها و سوق دادن آنان به سوى خوبىها.(5)
3. يادآورى بينشها و گرايشهاى فطرى متعالى، نهفته در وجود بشر.(6)
4. آزادى انسان از اسارت قدرتهاى سلطهجو و برداشتن زنجيرهايى كه پيروى از هوا و هوس، بر دست و پاى روح او بسته است.(7)
5. امر به معروف و نهى از منكر.(8)
6. حلال كردن طيبات و حرام كردن خبائث و پليدىها.(9)
7. گرفتن ماليات و صدقات از توانمندان.(10)
8. بسيج نيروها براى جنگ و جهاد در راه خدا.(11)
9. تهجد و بيدارى شبانه.(12)
10. ابلاغ پيام الهى و آسمانى به مردم.(13)
11. انذار و بيم دادن به مردم.(14)
12. بشارت دادن به مؤمنان وعاملان صالح.(15)
13. همراهى و همنوايى با محرومان جامعه.(16)
14. بازگو كردن نعمتهاى پروردگار.(17)
15. استقامت در راه خدا.(18)
16. توكل كردن بر خدا.(19)
17. مشورت كردن با مردم در امر حكومت.(20)
18. بخشش خطاهاى مردم و استغفار براى آنان.(21)
19. برقرارى عدالت اجتماعى.(22)
20. اسوه و الگو بودن براى طالبان كمال.(23)
از آيات ذكر شده و امثال آن، كه در قرآن فراوان است، اين اصل استفاده مىشود كه كسى كه بر كارى گماشته مىشود، بايد شرح وظايف او به شكل اجمالى و تفصيلى شخص باشد تا هم پاسخگو باشد و هم با او اتمام حجت شده باشد. در همين زمينه، يكى از وظايف رسول، تبيين و مشخص كردن وظايف و تكاليف ديگران، از جمله، كارگزاران خويش است: «و انزلنا اليك الذكر لتبيّن للناس ما نزّل اليهم»؛(24) يعنى ما اين ذكر (قرآن) را بر تو نازل كرديم تا آنچه را به سوى مردم نازل شده است، براى آنان روشن سازى.
پيامبر اكرم(ص) اين اصل را مانند ديگر اصول مديريتى، كاملاً مراعات مىكرد. ما اكنون مجموعهاى از نامههاى آن حضرت را در دست داريم كه بيشتر آنها در سالهاى هشتم تا دهم هجرى نوشته شدهاند. بخشى از اين نامهها خطاب به رؤساى قبايل و براى نصب آنان به عنوان حاكم و عامل رسول خدا(ص) بر آن قبيله است. پيامبر اكرم(ص) در اين نامهها دستورهايى در باره رعايت عدالت، مسائل قضايى و نيز حوزه جغرافيايى قبيله و حقوق خاص آنان صادر كردهاند.(25) برخى معتقدند كه عهدنامهنويسى، همان شرح وظيفهنويسى بوده است كه در زمان پيامبر(ص) و حضرت على(ع) آغاز شد.(26)
مقريزى در كتاب امتاع الاسماع(ص1039) شرح وظايفگونهاى از رسول خدا(ص) خطاب به عموم واليان و كارگزاران خويش آورده است كه جاى نام والى خالى است و با اصطلاح «فلان» تنظيم شده است. بنابر اين نقل، اين شرح وظايف، شكل استاندارد شده و همسانى را براى همه كارگزاران بيان مىكند:
به نام خداوند بخشاينده بخشايشگر. اين فرمانى است از سوى پيامبر خدا به فلان. در همه كارهاى خويش از نافرمانى خدا بپرهيزد؛ زيرا خداوند با پرهيزگاران و نيكوكاران است. حقوق را آنسان كه خداى تعالى واجب گردانيده است، بستاند و آن گونه كه او دستور داده است، به كاربرد. پرداختن به كار نيك را با رفتار خويش آسان گرداند. با مردم به جدال نپردازد؛ زيرا قرآن ريسمان خدا است كه دادگرى و دانشاندوزى و خرمى دلها در آن است. از اين رو، آيههاى محكم آن را به كاربنديد و همه حلال و حرام آن را به كار گيريد و متشابه آن را باور كنيد.
به نماينده خود دستور دادهام كه كار نيك را از نيكوكار بپذيرد و او را براى آن كار بستايد و فرآيند كار بد را به بدكار بازگرداند...وظيفه كارگزار من اين است كه مردم را از ستم كردن به يكديگر باز دارد. اى نمايندگان من! خود را تباه مسازيد؛ زيرا خداوند سرپرستان را ياور ناتوانان و باز دارندگان از نيرومندان قرار داده است...اى نماينده من! به مردم دستور ده كه نمازها را در وقتهاى خود بگزارند و وضو را كامل سازند. وظيفه تو است كه زكاتى را كه بايد بپردازند، از دارايى ايشان بردارى.
نماينده من موظف است به مسلمانان دستور دهد كه سالمندان و حافظان قرآن را گرامى بدارند. نامداران را ارج نهند. قرآن را مطهر دارند و با وضو به آن دست گيرند.
ابنهشام در كتاب سيره خود، نامهاى را از رسول خدا(ص) خطاب به عمروبن حزم - كه عازم يمن بود و قرار بود والى آنجا شود - نقل كرده است:
بسم اللَّه الرحمن الرحيم. اين نامهاى است از خدا و رسولش خطاب به عمروبن حزم، زمانى كه او را مبعوث كرد به يمن:
- او را امر مىكند به تقواى الهى در همه امور. - او را دعوت مىكند كه به حق عمل كند و حقمدار باشد. - مردم را به خير بشارت دهد و به خير امر كند. - به مردم قرآن تعليم دهد و آنان را دينشناس سازد. - مردم را از تماس با قرآن
نهى كند مگر آنكه طاهر باشند. - خبر دهد مردم را به مطالبى كه له و عليه آنان است(حلال و حرام و اوامر و نواهى). - با مردمى كه بر حق هستند، آرام و ملايم باشد و اگر ظالمند، بر آنان شدت بگيرد، كه خداوند ظلم را دوست ندارد و از آن نهى كرده و فرموده است: «الا لعنة اللَّه على الظالمين». - مردم را به بهشت و اعمال بهشتى بشارت دهد و از آتش بترساند و از عمل آتشآفرين بيم دهد. - مردم را گرد آورد تا دين بياموزند. - به مردم قوانين حج، واجبات و مستحبات آن را بياموزد و اينكه خدا به حج اكبر امر كرده است. - به مردم بياموزد كه لباس مناسب بپوشند كه عورت را نمايان نكند. - آرايش مو را درست كنند و موها را از پشت سر نبندند. - آنان را از قبيله و عشيرهگرايى نهى كند و به خداگرايى سوق دهد و ملىگراها را
بكشد. - مردم را به زياد وضو گرفتن امر كند. - مردم را به نماز در وقت آن و اتمام ركوع و سجود امر كند و اوقات نماز را به آنان بياموزد. - آنان را به نماز جمعه و غسل جمعه امر كند. - از مردم سهمى از مغانم و غنايم بگيرد، خمس بگيرد. زكات را يك دهم از ديم و يك بيستم از آبى بگيرد. براى هر ده شتر، دو گوسفند، براى هر بيست شتر، چهار گوسفند و... بگيرد. - هر يهودى و نصرانى كه ايمان و اسلام آورد، تابع قوانين اسلام و مسلمانان خواهد بود و هركس كه يهودى و نصرانى بماند، بايد جزيه بدهد و گرنه دشمن خدا و رسول خدا و مؤمنان است.(27)
همانند اين شرح وظايف، خطاب به معاذبن جبل نيز نقل شده است.(28)
در همين زمينه، اميرالمؤمنين(ع) نيز شغل و وظيفه استانداران خويش را بهگونهاى مشروح بيان مىفرمود كه نمونه كامل آن، شرح وظايف مالكاشتر است كه در ميان نامههاى آن حضرت، در نهجالبلاغه برجستگى خاص خود را دارد.
