دانلود مقاله تجزیه و تحلیل ساختار و سیستم

بخشی از مقاله

تجزیه و تحلیل ساختار و سیستم
مقدمه :
یک هدف از تحلیل سازمان فهمیدن این است که در چه وضعیتی قرار دارد . اگر ما بخواهیم سازمانها را تحلیل کنیم باید از کجا شروع کنیم ؟ و اینکه به هر حال در سازمان چه هست ؟ و اینکه در یک مجموعه چه افرادی و گروههایی کار می کنند ؟ در حقیقت درست این است که بگوئیم مجموعه ای از عضو ها ، چگونه ما باید در باره تمام سازمانها فکر کنیم ؟ برای یک لحظه صبر کنید و بپرسید از خود که سازماها چگونه کار می کنند ؟

تشکیلات ما در باره سازمانها در واحد ها و ساختارهای فیزیکی همچون ماشینها و سازمانها فکر می کردند . ما باید ببینیم که چگونه سازمانها پدیدار می شوند که به سرعت در بیست قرن از زندگی ماشینی تغییر جهت دادند به صورت خیلی واقعی و ما قصد داریم بفهمیم که چرا این اتفاق افتاده ما همچنین تغییر غیر منتظره شرکت و تمرکز در ساختار این نوع سازمانها را امتحان می کنیم . سیستم استعاره ای ما را به فکر فرو می برد در باره سازمانها در راههای مشابه که بکار بردیم و شرح دادیم تشبیه بدن انسان را به سیستمهای وابسته که تبدیل می کنند درون را به بیرون . ما باید جریانهایی را که در سازمانها ببینیم صورت عقلانی است و بیشتر غیر قابل استفاده و پیش بینی نشده است .

نتیجه می گیریم که در این فصل به طور مختصر به پیچیدگی نظریه و تحلیل سازماندهی نگاه کنید که به صورت ترکیبی هر دو بهم پیوستند و خصوصیات تیمی سازمانها را ببینید . ما باید ببینیم که هر تشبیهی شرحهایی دارد و شما باید آنها را یکی کنید . ما همچنین باید به چگونگی تحلیل سازمانها توجه کنیم که اشخاص و دسته های گروهی را گزارش می کنند .

خصوصیات فامیلی سازمانها چارت سازمانی نامیده می شوند که چگونه همه افرادی را که به طور شایسته در درون و سرتاسر تشکیلات کار می کنند را نشان می دهد طبق نمودار برای مثال یکی از بزرگترین خصوصیات تشکیلات سازمانی سلسله مراتب است . روشهای مختلفی که در سازمان وجود دارد . این تشکیلات می توانند نقشها را در گروههای معین کنند که شغل هر فردی چه چیزی می باشد و این درجات و سازمانی ما نشان داده می شود و از تلاشهای سازمان این است که می توانند این تشکیلات در گروههای قابل مشاهده وارد شوند .

در بخش بالا مشاهده کردید که در قرن 20 فقط تجارت وجود داشت و به ساختار توجه نمی شد ولی امروز به ساختار توجه می شود . در سازمان های موجود به طور ساده تر رقیبان کمتری وجود داشت به همین دلیل ثبات بیشتر بازار و بطور کلی شرکت ها کوچکتر و با سازماندهی ساده تر وجود داشت .

در مجموع مردم مسافت زیادی را تا محل کار طی نمی کردند و سطح پایین سواد باعث شده بود که طبقات کاری فاصله کمتری داشته باشند و نسبت به مردم امروزی ارتقاء شغلی زیادی وجود نداشت . روی هم رفته نسبت به استاندارد های امروزی ، زندگی در کار و صحبت های مربوط به آن بیشتر در راستای پیشرفت مالکان شرکت ها و مدیرانی که آنها را اداره می کردند ، خلاصه می شد .

بروکراسی : از نوع ایده آل
ماکس وبر ( 1984 ) معتقد به اصول پیشرفته یا نوع ایده آل سازمانی بود . کلید اصلی آن هم سلسله مراتب بود . هر سازمان باید شامل طبقات فردی باشد که از اصول روابط سلسله مراتبی تبعیت کند . این روابط بوسیله اختیارات قانونی اداره می شود . به عبارت ساده تر ، سلسله مراتب بر این باور استوار است که الگو ها ، قوانین و حقوق بر اساس قانون باشد . بعنوان مثال ما معتقدیم که نمی بایستی از حقوق مدیران خود سوالی راجع به عملکرد و چگونگی انجام امورشان بپرسیم . ماکس وبر اشاره می کند که این نوع اختیارات نسبت به آنچه در زمانهای پیشین اجرا می شده است ، بسیار متفاوت است .

اقتدار : مدیران نیاز به قانونی مقتدر و با نفوذ برای اجرا کردن فرامین و پاداش ها دارند .
تنظیم فعالیتها : همه شغل ها باید شرح دهند وظایف و فعالیتهایی که آنها را تشکیل داده اند .
قانونهای غیر شخصی : مطمئناً هر شغلی قوانین و مقرراتی خواهد داشت که آنها را مجبور به پیروی از آنها کنند . این قوانین و مقررات بخشی از شغل هستند که اگر نبودند ، هیچ کس ماری انجام نمی داد .
تعیین شرایط مستقر : مشاغل باید توسط افرادی که دارای مهارت و توانایی های مقتضی و متناسب هستند اجرا نشوند .

مکتب کلاسیک
کار گروهی از تحقیق های وبر پیدا کردن علاقه و سود در روشهای سازماندهی و روش های مدیریت اجرایی بود . محققین مکتب کلاسیک سازمانی شروع به نوشتن در این رشته کردند . هنری فایول یک مرد فرانسوی و یه آمریکایی ، مونی ویریلی ( مدیران اجرایی شرکت ژنرال موتور ) و ماری پارکرفالت ( عضو آکادمیک ) بودند.
مکتب کلاسیک تجویزی بود در این که چرا آنها مجبور به گفتن در مورد مدیریت و باورهای حقیقی که تنها در حال توسعه بود . یک راه خوب برای سازماندهی ، ایده های وبر وجود داشت . این نویسنده ها فکر می کردند در مورد سازمانها که اگر ماشین هایی بودند از این پس ، بوروکراسی ، سازمانهای موثر باید ، شبیه ماشین کار آمد ، کاملاً در حال کار کردن باشند ، کارکردن ممکن بود و موثر با کمترین تلف نشدن ( ویرانی ) البته مشکلی از ماشین هست که صرفنظر از محیط کار از انجام می دهند .

به عبارت دیگر این سیستم بسته است . در واقع سازمانهای کوچک سیستم های بسته هستند زیرا که محیط تاثیر گذار بر فعالیت آنهاست . به عنوان مثال ، سازمانها متاثرند از وضعیت بازار اقتصادی رقابت همیشگی و بوسیله عوامل دیگر آا شما می توانید راههای دیگر تاثیر پذیری سازمانها از محیط را بگویید؟ بعد از سال 1945 مردم سوال می کردند که تشریفات اداری بهترین نوع سازماندهی بود .

نظریه های احتمالی
پیشرفت هایی که در دو بعد اقتصادی و آکادمیک آشکار نشد یک راه خوب ( بهتر ) ، برای سازماندهی وجود نداشت و در سال 1962 مورخ اقتصاد نویس ، آلفرد چندلر ، انتشار داد کار خود را در کانتیجنی ، چندلر ایده های خود را در شرکت های آمریکایی که بالاجبار دست به گریبان تغییرات کلان صنعتی بودند نشان داد . چندلر معتقد بود که تقاضای اقتصادی جدید شامل بیشترین تغییرات بازاری و افزایش رقابت برای حرکت سازمانها در بخش هایی کوچک بود مدیران عالی مرتبه در مدت نه چندان طولانی زمام امور را محکم نگه می داشتند در عوض میان سازمانها شکاف در تولید بازار بود .

برن ( 1984 ) به سازمانهای متفاوتی در اسکاتلند توجه کردند اگر محیط یک سازمان ناپدیدار و غیر مطوئن باشد ، یک ساختار انعطاف پذیر تر لازم خواهد بود . منظور او این است که اگر یک سازمان مواجه با رقابتهای سخت شود و اگر فروشگاهش مواحه با تغییرات سریع شود یک ساختار اداری بروکراتیم قادر نخواهد بود که به سرعت پاسخگوی آن باشد .
آنها نتیجه شان را بر رفتاری پایه گذاری کردند که صنعت جدید الکترونیک که در آن پیشرفت وحصولات با یک سرعتی متفاوت اتفاق می افتاد و آن سازمان مجبور بود راههای جدید و بهتر را دائماً برای فروش محصولاتش پیدا کند .

آنها مجبور بودند که توسعه فروشگاههای جدید را داشته باشند و سریعاً تصمیم بگیرند که چگونه خدمت و کار کنند . برنز و استالکر به این نتیجه رسیدند که شرکتهایی که در چنین شرایطی عمل می کنند ، نیاز دارند که یک ارتباطی غیر معمول و یک ساختار اصلی از قوانینی را که خیلی انعطاف پذیر بودند را دسته بندی کنند .
یک شبکه ارتباطی غیر معمول و یک درجه بالاتر شرکت کارمندان برای رسیدگی به تصمیمات و بکارگیری اطلاعات . این مطلب کاملاً از یک بروکراسی متفاوت است که در آن قوانین به صورت کاملاً سخت تعیین شده است و شبکه ای از ارتباطات که خیلی رسمی و در آن تصمیمات در نقاط مناسب در سلسله مراتب گرفته می شوند بر عکس ، آنها عنوان کردند که بروکراسی برای برخی شرایط محیطی خصوصاً در محیط ثابت و مشخص است مناسب است .

هر چقدر که پرسنل بخشهای متفاوت که لازم است به محیط سازمان بپردازند . تعدادشان بیشتر شود ، درجه جداسازی در سازمان بیشتر خواهد بود . در همین زمان نیاز بود که ارتباطی بین واحدهای متفاوت وجود داشته باشد به منظور اینکه شرکت دامش را حفظ کند .
دستیابی به هماهنگی مشکل است اما اگر سازمان می خواهد باقی بماند لازم است اجرا شود بازاریابی نیاز به آن دارد که بدانیم چه تحقیق و توسعه در حال انجام است برای مثال : لاورنس و لورچ بحث کردند که آنچه که احتیاج است بعضی روشهای ارتباطی است . آنها مشاهده کردند که سازمانهای موفق چیزهایی شبیه قواعد مخصوص ( نظیر تیمهای مدیریتی پروژه ) برای پل زدن شکافهای بین واحد های مختلف را توسعه داده اند .

لاورس و لورچ کشف کردند که هر چه محیط یک سازمان بر حسب بازارها ، رقابت و غیره گوناگون باشد تمایز بیشتری در ساختار درونی مورد نیاز می باشد . و وسعت تمایز به روشهای جمع آوری بیشتری نیاز دارد .

شرکتهای قابل انعطاف
رشد برای رقابت انعطاف افزون شده و اثر چنین تغییراتی در راهی که مردم انجام می دهند به این معنی است نگرشهای جدید برای سازمانهای مدیریتی مورد نیاز است . هنگاهی که با جنبه های بسیاریاز تئوری سازمان ، درجه موفقیت انعطاف سازمانی به طوری گسترده با سازمانهای دیگر متفاوت می شود .
در بیشتر موارد سازمانهای بورکراتیک و تاسیس شده ، مقاومت بیشتری برای انعطاف نشان می دهند آنها سنتی هستند و روشهایی را که آنها را واداربه پذیرش تغییر می کند ، می فهمند . سازمانهای جدیدتر با وقت کمتر برای نگه داشتن آنها برای پیشنهاد به پتانسیل بیشتر و نگرشهای جدیدتر برای کارکرد بیشتر تمایل دارند.
قابلیت انعطاف این مفهوم سازمانهای مجازی است که مشاغل زیادی تنظیم و توسعه انتقالی بالای گروههای شبکه ای اجازه می دهند که شغلشان را با محدودیتهای کمتری در زمان موعد در سازمان ها می شود .

نقاط قوت و ضعف ساختار مجازی
ساختار مجازی راهی بسیار مفید برای تجزیه یک سازمان است . یکی از درجات خاص آن ، اهمیت و مورد توجه قراردادن در اداره مردن سازمانهاست . این موردی است خاص برای تماسهای احتمالی که محیط سازمانی را در بیشترین و دقیق ترین حالت امتحان می کند و می تواند کمک کند به سازمانها که با دقت بیشتر در مورد مقتضیات ساختار شان فکر کنند .
ساختار مجازی هم دارای نقاط ضعف متعددی است . مهمتر از همه این است که ساختار مجازی فقط به عناصر رفتاری زندگی سازمانی اهمیت می دهد . بسیاری از سازمانها نیاز برای ساختاری انعطاف پذیرتر در یک محیط نامنظم ، یا کنترل نشده را تشخیص می دهند ولی متوجه می شدند که آن تغییرات ساختاری لزوماً رفتار کارمندان را تغییر نمی دهد .

سازمانها مانند سیستم ها
ساختار مجازی به ما کمک می کند که امتحان کنیم چگونه مردم در سازمانها کنترل می شوند . بر طبق شرایطی که آنها در آن جای دارند ، قوانین حاکمه شغلهایشان و نقش هایی را که ایفا می کنند . با امتحان کردن اتفاقات در محیطهای خارجی ، قوانین نقشها و سلسله مراتب شکل می گیرند . و تئوریهای احتمالی یک گام بیشتر برداشته اند . خصوصاً ظرفیت محیط که ثابت یا محکم است . ساختار های مجازی تئوریهای احتمالی را یک مرحله زودتر دریافت می کنند . ساختار های مجازی مانند سیستم های باز سازمانها ملاحظه می کنند .
یعنی آنها رابطه ای به محیطشان دارند . بنابر این مانند انسانها بستگی به محیط برای بقا دارد به نوبت و به سادگی بر محیطشان توسط زیستن تاثیر می گذارند . پس سازمانها بستگی به محیط برای داده ها و همین طور تاثیر آن با بازده شان دارد . قبل از اینکه ما از این مسئله دور شویم بایستی شما لیستی از داده های سازمان انتخابتان تهیه کنید و بعد در مورد تمامی بازده هایش بیندیشید . اگر ما در مورد استفاده سیستم های مجازی سازمان ها فکر کنیم همچنین ما می توانیم از بقا یا خاموشی سازمانی در دوره های طبیعی انتخاب داشته باشیم .

سیستم های فرعی سازمانی
ما می توانیم سازمان هایی را با استفاده از سیستم های استعاره ای آنالیز کنیم و از طریق تفکر در مورد آنها به عموان اینکه از سیستم های فرعی تشکیل شده اند .

محیط ثابت یا آشفته
آیا اداره کردن سازمان در یک محیط بسیار رقابتی است؟ آیا در مسیر اداره کردن سازمان که غالباً یک تأثیر بزرگ دارند تغییراتی رخ می دهد؟
آیا مشکل است که در جریان اعمال های رقابت کنندگان و رفتار بازارها باشیم؟ اگر جواب این سئوالات بله است، پس سازمان در یک محیط بسیار آشفته است.
1- زیر سیستم استراتژیک: طرفداران فعال یا تدافعی

آیا سازمان یک استراتژیک روشن درباره اینکه کجا می رود و چگونه می رود که بدست آورد آن را دارد؟ آیا آن سازمان اشتباهاتش را می فهمد؟ یا سازمان برای تغییراتی که در محیط اتفاق می افتد قبل از تصمیم گیری چگونه انجام دادن آنها منتظر می ماند؟ خطاها مانند علامتی از ضعف دیده شده اند؟ آیا مردم سعی می کنند که از ساختن اشتباهات اجناب کنند؟ آیا نگرانی بدست آمدن اشتباهات مجرد نسبت به تجزیه و تحلیل اتفاق نمی افتد که چرا آنها در اولین مکان رخ داده اند؟
2- سیستم تکنولوژیکی: پیچیده یا عادی

تکنولوژی تا اندازه ای به روشهای مهم استفاده شده در کارایی سازمان برمی گردد. این می تواند به وضوح اطلاعات تکنولوژی را درگیر کند اما همچنین مهارتها و معلومات انسان را در برمی گیرد. تا چه حدی سیستم های سازمان برای نشان دادن وظایف انعطاف پذیر هسته ایش هستند؟
سیستم می تواند موارد غیرمترقبه را رسیدگی کند؟ مردم اختیار دارند که تصمیماتی درباره اتفاقات غیرعادی بگیرند؟ بزرگترین انعطاف پذیری در این سیستم، بیشترین پیچیدگی زیر سیستم می تواند باشد که گفته شده بود.

3- سیستم فرهنگی- انسانی: تئوری x-y
مک گریگور (1960) ادعا کرده است که مدیران تمایل به قضاوت استفاده کارمندان از یکی از دو مجموعه های اساسی تشکیلات در مورد طبیعت انسان دارند. یک مجموعه، تئوری x، مردم را تنبل و فاقد جاه طلبی ترسیم می کند. درخواست یک «زردک و چوب» که آنها را تحریک می کند. در مقابل، مجموعة دیگر، تئوری y، مردم را به داشتن هر دو تمایل و استعداد برای تکامل خویش بواسطه کارکدن ترسیم می کند.
همین قدر داشتن مسئولیت و استقلال داخلی مردم آنها را حرکت خواهد داد. بنابراین، این زیر مجموعه مردمی را که آنجا کار می کنند را باور دارد. مردم در سازمان بیشتر نگران کارکردن هستند مانند وسیله ای که به پایان رسیده است یا آنها بیشتر نگران کارکردن هستند که به انتهای خوش رسیده است. آیا مردم عموماً ارادی و خود به خود تحریک شده اند که کوششی فوق العاده انجام دهند یا به محرکهایی نیاز دارند که آنها را تحریک می کند؟