دانلود مقاله رشته مدیریت زمان

بخشی از مقاله

مدیریت زمان
مقدمه
از زمانی که بشر به زندگی اجتماعی روی آورد, برای رفع نيازهای خود همواره در کارهای دسته جمعی و گروهی نياز به هماهنگی و رهبری و در بسياری موارد برنامه ريزی و سازماندهی پيدا کرد.

در هر زمينه ای که برای تحقق اهداف دسته جمعی نياز به همکاری پيدا می شد.
ولی واقعيتی که وجود دارد اين است که بدون وجود انديشه مديريتی از بدو زندگی اجتماعی انسانها, يا از بدو تاريخ, عمل مديريت وجود داشته است.
بررسی تاريخ ملل باستانی مانند مصر, چين, ايران و روم نشانگر آنست که بدون وجود سيستمهای منطقی از اعمال سازمان يافته و نظامدار و بدون مديريتی دقيقي امکان اجراي سيستمهای آبياری و کشاورزی منظم برای آبادانی سرزمينهای آنها, ساختن آثار معماری بسيار عظيم و دقيق و زيبا و بسياری از موارد ديگر امکان پذير نبود.

مديريت چيست؟
انسان برای نيل به مقاصد خود و جهت دادن به فعاليتهای در راستای هدفهايش به سرپرستی, نظارت] هماهنگی و هدايت نياز دارد. مجموعه وظايفی که رفتار و فعاليتهای سازمان را در مسير هدف تنظيم تداوم فعاليت خود به مديريت نياز دارد.

1-هدف داشته باشيد
شما, همه چيز برای مردم نيستيد, بر روی مشتريان مخصوص خودتان تمرکز کنيد و سعی کنيد آنها را راضی کنيد. بازار هدف شما معمولاً بخش خاصی از مردم هستند نه همه مردم.

2-متفاوت باشيد
اگر رقباي شما کاری را انجام می دهند, شما انجام ندهيد, از بازارهای شلوغ پرهيز کنيد که در اين بازارها همه محصولات و تبليغات آنها مانند هم هستند.

3-يک تيم داشته باشيد
برای پر نمودن يک جای خالی در کسب و کارتان استخدام نکنيد. افراد را برای اين استخدام کنيد که بخشی از تيم شما باشند و کسب و کار شما را بسازند.

4-سريع باشيد(مديريت زمان داشته باشيد)
زمان گرانبهاترين کالای شماست. وقتی قرار است کاری را روز جمعه انجام دهيد, سعی کنيد انرا پنج شنبه عصر انجام دهيد. همه تلفنها و ايميلها را سريع پاسخ دهيد.

5-تشکر کنيد
خيلي زياد, به مشتريان و کارمندهای خود بگوييد که چقدر برای شما مهم هستند. حتی بهتر از اين, اينکار را با روشهای قديمی انجام دهيد, قلم را برداريد و اين مطلب را برای آنها بنويسيد.

6-يکرو باشيد
مطمئن باشيد که کسب و کار شما دارای ظاهر و درون يکسان باشد. مشتری هميشه بايد با تمام افراد در کسب و کار شما يک ارتباط مناسب داشته باشد.

7-لبخند بزنيد
قيمت, محصولات, کيفيت يا خدمات شما دليل خريد يک مشتری از شما نيست, بلکه مشتری چون شما را دوست دارد از شما خريد می کند.

8-خوش بين باشيد
هميشه نيمه پر ليوان را ببينيد. نگرش مثبت شما در انتها بر همه چيز غلبه کرده و تمامی مسائل جانبی شما را در بر خواهد گرفت.

9-فروشنده مهربان
تلاش نکنيد با فشار و زور خدمت يا محصولی را به مشتری بفروشيد. مشکلات را حل کرده و نيازهای مشتری را بر طرف نمائيد. بهترين کاری را که می توانيد برای مشتری انجام دهيد.

10-آسايش خود را فراموش نکنيد
هيچگاه اعتقاد نداشته باشيد راهی که می روطد هميشه بايد برويد, هيچگاه باور نکنيد که ايده های جديد يا تکنولوژي جديد بدرد شما نمی خورد.

برآوردهای زمانی
زمانيکه فعاليت مورد نظر از نظر روال کار؛ تهيه و تنظيم گرديد, همه فعاليتی را بايد بر حسب زمانيکه برای انجام آن لازم است روشن ساخته و "برآورد زمانی" آن را معلوم نمود.
گرچه می توان از برآورد زمانی منفرد استفاده نمود ولی سه نوع برآورد زمانی برای هر فعاليت بکار برده می شود:

1-برآورد زمانی با خوش بيني (optimizer time) (to)
مدت زمان لازم برای انجام فعاليت بدون پيش بيني مشکلات اينده, در بسياری از موارد چنين برآورد زمانی مشکل و دارای احتمال موفقيت کمی است. تجربه نشان داده است که فقط يک درصد احتمال برای انجام کار زودتر از زمان پيش بيني شدهخ وجود دارد.

2-برآورد زمانی محتمل (motlikely time) (tm)
مدت زمانی که در آن فعاليت مربوط با بيشترين احتمال انجام می گردد. در اين نوع براورد بايد حوادث عادی پيش بيني گرديده و زمان کافی برای وقايع غير قابل پيش بيني در نظر گرفته شود و بر اساس بهترين اطلاعات موجود برآورد مربوط به عمل آيد.

3-براورد زمانی با بدبيني (pessimistic time) (tp)
مدت زمان لازم برای انجام فعاليت با درنظر گرفتن مشکلات آينده. در صورتی که برآورد زمانی استفاده کنيم بايد برآورد زمانی محتمل(tm) را به کار برد.
برآورد زمانی را مستقيماً روی دياگرام شبکه مي نويسند و اگر از سه نوع برآورد استفاده شده باشد. ترتيب نوشتن آن: اول برآورد زمانی با خوش بيني , دوم برآورد زمانی محتمل و سوم برآورد زمانی با بدبيني مي باشد. اين عمل موجب تسهيل در فهم مطالب و فعاليتها گرديده احتمال بی توجهی به بعضی از فعاليتها را کاهش می دهد.

مديريت زمان
مديريتزمان امری محال و غيرممکن است. اين نکته نگران کننده ولی در عين حال منطقی است. بنابراين مهم نيست که شما مشغول انجام چه کاری هستيد؛ زمان بدون توجه به شما با سرعت ثابت يک ثانيه در هر ثانيه به حرکت خود ادامه خواهد داد . تا زمانی که نتوانيم ماشين زمان را کنترل کنيم زمان نيز قابل کنترل نيست. سوال اين است؛ شما چگونه قصد داريد چيزهايي را که هم اکنون در حال انجام دادن آن هستيد کنترل کنيد؟

ممکن است بارها شنيده باشيد که تمرکز اصلی مديريت زمان بر مفهوم زمان است. اگرچه بحث زمان در مديريت زمان به دفعات مطرح می شود با اين وجود زمان تنها يک عامل ثتنويه در مديريت زمان به شمار می ايد زيرا که عامل اساسی در مديريت زمان واقعی بايد اولويتهای شخصی شما باشد.
نکته جالب توجه اين است که اکثر مردم مديريت زمان را يک فعاليت بی روح و خسته کننده تلقی می کنند زيرا فکر می کنند مديريت زمان تنها درباره زمان بحث می کند. علی رغم اقبال عمومی کتاب تقويم؛ هنوز تعداد انگشت شماری از ما به بحث زمان علاقه منديم.

عامل اصلی شکست و ناکامی ما در مديريت موفق زمان, ناديده گرفتن واژه شخصی است. اغلب اوقات مقاصد و نيات برنامه ريزي شده در آغاز سال به اين علت فراموش می شوند که آنها به اولويت های اشخاص ديگر ارتباط پيدا می کنند. بطور مشابه علت شکست مديريت زمان در کسب و کارهای مختلف فقدان يک زيربنای اساسی برای تشخيص اهميت اشخاص است. پروژه های کاری ممکن است در فهرست اولويتهای شخصی شما جايگاه بالايي داشته باشد اما نکته مهم اين است که شما به عنوان يک فرد آن اولويتها را تنظيم مي کنيد:

حيطه کارهايي که مهم نيست ولی اضطراری است. برای اين کارها نمی توان برنامه ريزي زمانی کزد و به طور ناگهانی برای ما اتفاق می افتند. اينگونه کارهای اتفاقی می تواند تا 15 درصد از زمان ما را به خود اختصاص دهد.
حيطه کارهايي که نه مهم است و نه اضطراری, يکتا 2 درصد از زمان ما می تواند باری انجام کارها تلف شود.
بنابراين براساس اين جدول بايد برای کارهايمان برنامه زمانی تنظيم کنيم تا از زمان خود استفاده کيفي ببريم و به اصطلاح از "کيفيت زمان" استفاده کنيم.

جدول حيطه کارهای روزمره انسان
2
حيطه کارهايي که هم مهم است و هم اضطراری
15% تا 20% 1
حيطه کارهای مهم که اضطراری نيستند
80%
3
حيطه کارهايي که مهم نيست ولی اضطراری است
کمتر از 15% 4
حيطه کارهای غير مهم و غير اضطراری
1% تا 2%

نکته: هر هدفی که به درستی تعيين شده باشد نيمي از آن تحقق يافته است.

ويژگيهای زمان در مقايسه با ساير عوامل توليد
• همه بطور يکسان از آن بهره مندند.
• قابل خريدن نيست.
• اگر تلف شد قابل جايگزين کردن نيست.
• نمی توان آن را برای آينده ذخيره کرد.
• تهيه آن نياز به سرمايه گذاری ندارد.
نکته:مردم اغلب از بی وقتی شکايت می کنند درحالی که مشکل اصلی آنها بی هدفی(و بی برنامگی) است.

نتايج مديريت صحيح زمان:
• استفاده کارآمد و اثربخش از وقت
• فرصت بيشتر برای انجام کارهای مهم و ضروری
• تقويت مهارت تفويض اختيار در مديران
• فراهم کردن زمينه رشد و پيشرفت کارکنان
• افزايش احتمالی دستيابی به اهداف
• افزايش اثربخشی و بهره وری

برای موفقيت در مديريت زمان از خود سوال کنيم:
1- آيا وقتمان را در بهترين مصرف ممکن بکار مي بريم؟
2- آيا کار مهم تری نداريم که در اين وقت انجام دهيم؟
3- آيا کس ديگری نيست که بتواند همين کار را برايمان انجام دهد؟
نکته: بزرگان گفته اند:"حسن السوال نصف العلم" يعنی خوب سوال کردن نيمي از دانش است. افراد موفق سوالات خوبی از خودشان و ديگران می پرسند و پاسخهای شايسته ای برای آنها مي يابند.

برای استفاده بهتر از وقتمان:
1- کارهايي را که به ما مربوط نمی شود از برنامه مان حذف کنيم.
2- کارهايي را که جزو وظايف ماهست بهتر و دقيق تر انجام دهيم.
3- هميشه سعی کنيم وقتمان را صرف کارهای مهم تر و باارزش تر کنيم.
نکته مهم: مبادا يک روز از عمرتان بگذرد که دست کم يک گام مهم در راه رسيدن به اهدافتان برنداريد.
نکته: انجام کار با اوليت مهمترين استفاده شما از وقتتان است. انجام هر کار ديگر در مقايسه با آن اتلاف وقت است.

روش کار در مديريت زمان
1- فهرست اهداف دراز مدت خود را بنويسيد.
2- درجه اولويت اين اهداف را تعيين کنيد و مقابل هر هدف بنويسيد.
3- فهرست کارهای لازم برای نيل به اهداف با الويت يک را تهيه کنيد.
4- درجه اولويت اين کارها را تعيين نموده کارهای با الويت يک را مشخص کنيد.
5- برنامه زمانبندی انجام کارهای مشخص با اولويت يک را تهيه کنيد.
6- کارهای با اولويت يک را طبق برنامه انجام دهيد.

کاربرد اصل «پارتو» در مديريت زمان
از هر ده کاری که بايد انجام دهيد, دوتای آن 80درصد از نتيجه مطلوبتان را عايد می کند. آن دوکار را مشخص کنيد, به آنها اولويت يک بدهيد, و با يک برنامه ريزی صحيح فوراً به انجام آنها اهتمام ورزيد. به عبارت ديگر, اصل «پارتو» می گويد:"شما می توانيد کارها را به دو دسته تقسيم کنيد: تعداد کمی کارهای مهم و تعداد زيادی کارهای کم اهميت." الان شما مشغول انجام کداميک هستيد؟

برنامه ريزي
نکته:برنامه ريزي هزينه کردن وقت نيست, سرمايه گذاری در وقت است, و در آينده باعث صرفه جويي در وقت می شود.

برای اينکه بار کاريتان را کم کنيد:
1- تفويض اختيار کنيد.
2- به درخواست های ناروا «نه» بگوييد.
3- کوله بار وظايف ديگران را به پشت نگيريد.
نکته: بعضی از کسانيکه خيلي سخت کار می کنند بدترين مديران زمان هستند! اين افراد مشغول به کار بودن را با موثر کارکردن اشتباه گرفته اند.

برای اينکه تندتر و بهتر کار کنيد:
1- جلو راهزنان وقت خود را بگيريد.
2- کارهايتان را از روی چک ليست انجام دهيد.
3- درجه اولويت هر کار را تعيين و به ترتيب اولويت کار کنيد.
4- از آخرين تکنولوژی موجود بهره بگيريد.

5- به گردش کاغذ در محل کارتان نظام دهيد.
6- روز به روز سعی کنيد بهتر گوش فرا دهيد.
7- برای فکرکردن وقت کافی در برنامه تان بگنجتنيد.
نکته: اختيار وقت شما با شماست. به هيچ کس اجازه ندهيد وقت شمار را بدون اجازه و رضايتتان بگيرد.

راهزنان وقت
1- عدم برنامه ريزي
2- در نظر نگرفتن اولويت ها
3- تعهد کار بيش از اندازه
4- شتابزدگی در کارها
5- خودداری از تفويض اختيار
6- شرکت در جلسات غير ضروری
7- مديريت در بحران

8- نداشتن قاطعيت در تصميم گيري
9- انجام کارهای دون پايه
10-سلام و تعارف بيش از اندازه
11-تلفن های مزاحم و طولانی
12-مطالعه مطالب غير ضروری
نکته: مهم ترين دليل شکست افراد در کار و زندگی نداشتن استعداد يا پول يا امکانات نيست, بلکه نداشتن پشتکار لازم است.

ستمکاران وقت
1- ديرآمدن و زود رفتن
2- وقت ناهار طولانی
3- وقت استراحت/چای طولانی
4- تمارض(مرخصس استعلاجی)
5- تلفن های خصوصی زياد
6- کارها را به اضافه کاری کشاندن
7- گفتگوهای خصوصی زياد با همکاران
8- مطالعه روزنامه و کتاب نامرتبط با کار
9- انجام کارهای خصوصی
10-وقت گذرانيهای بيهوده

مديريت زمان
1- اهداف خود را بنويسطد و درجه اولويت آنها را تعيين کنيد.
2- فهرست کارهای روزانه تان را با قيد درجه اولويت آنها تنظيم نمائيد.
3- هر روز را با کارهای مهم (نه کم اهميت) شروع کنيد.
4- هميشه از خود بپرسيد:«هم اکنون, بهترين کاربرد وقت من چيست؟»
5- هر برگ کاغذ را فقط يک بار از زير دستتان بگذرانيد.
6- کاری را که قرار گذاشته ايد انجام دهيد همين حالا شروع کنيد.

نسخه دستيابی به موفقيت
1- بدنبال چه هستيد.
2-برای آن برنامه داشته باشيد.
3-طبق برنامه خود عمل کنيد.