دانلود مقاله روش های ایجاد بهره وری در افراد سازمان

بخشی از مقاله

مقدمه:
انسان به عنوان ركن اساسي توسعه, در چارچوب فعاليتهاي گروهي و سازماني خود ايفاگر نقش مهم و پر اهميتي است, امروزه رشد و توسعه سازمانها در گرو بكارگماري صحيح منابع انساني است.
با توجه وضعيت نيروي انساني مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران و ضرورت توجه به آن در راستاي افزايش توان نيروي كار در زمينه ايفاي بهينه وظايف محوله نگاهي تازه به منابع و روشهاي جذب داخل و خارج مركز ضرورتي انكار ناپذير است. البته لازم است نقطه نظرات سازماني را نسبت به آن منابع مورد توجه قرار داد, اين نقطه نظرها ممكن است شامل خط مشي ها و يا مطلوب ترين منبع براي استخدام باشند.

بعضي از سازمانها سعي مي كنند كه منابع جديدي را در خارج از سازمان كشف كنند و ديگران كمتر توجهي به منبع نيروي كار داخل و يا خارج مبذول داشته و شغل و شخصيت متقاضي را مورد مداقه قرار داده و بعضي ديگر هر دو جنبه را با همبستگي خاصي دنبال ميكنند.
در اين بررسي هدف باز شماري روشهاي جذب منابع انساني بوده و انتظار ميرود مديران محترم پس از مطالعه آن بتوانند در جذب منابع انساني مورد نياز خود مشاركت نمايند.

تعاريف و مقاصد كارمنديابي
_تعاريف :
_ كارمنديابي عبارتست از پويشي بر استخدام افراد مورد نظر و آماده سازي آنها در جهت به كار گماشتن آنها در مشاغل سازماني است.
_ كارمنديابي به طور كلي به معني جستجو و يافتن شمار و بسنده اي از نامزدهاي شغلي بالقوه با شايستگي چشمگير است تا سازمان بتواند از ميان آنان برازنده ترين افراد را براي پاسخگوئي به نيازهاي شغلي خود برگزيند.

_كارمنديابي را عمليات كاوش و پژوهش در منابع انساني و كشف افراد شايسته و بااستعداد و ترغيب و تشويق و دعوت آنها به قبول شغل در سازمان مي نامند.
كارمند يابي صحيح از اساسي ترين مراحل در پيشبرد هدفهاي هر سازمان است, زيرا هيچ برنامه اي نمي تواند به طور موفق به مرحله اجرا درآيد مگر آنكه افرادي كه مسئول اجراي آن برنامه هستند حائز تخصص و مهارت لازم و نيز داراي انگيزه كافي جهت ايفاي وظايف مربوطه باشند و با يكديگر بخوبي همكاري كنند. كارمنديابي مرحله مقدماتي استخدام است كه در جهت شناسائي منابع انساني و جذب افراد به سازمان براي استخدام و پركردن مشاغل و پسـتهاي خالي انجام مي شود. ميزان دشواري اين مرحله به كميت و كيفيت نيروي كار مورد نياز و مساعد يا نامساعد بودن بازار كار, شرايط محيط و نيازهاي سازمان بستگي دارد.

_مقاصد:
مقاصد فعاليت كارمند يابي را مي توان به شرح زير بيان داشت:
_كشف منابع موثر نيروي كار براي تامين احتياجات نيروي انساني حال و آينده سازمان
_ ايجاد خط مشي مطلوب و موثر در استخدام افراد به منظور انتقال و جابجائي نيروي كار بازار كار
_ فراهم نمودن انگيزه هاي لازم در امر ارتقاء و انتقال نيروي فعال موجود سازماني به منظور بالا بردن كيفيت كار

_ تقويت روحيه متقاضيان جديد و شاغلين سازماني در جهت اميد بخشي بهبود وضع زندگي به آينده اي مرفه براي جذب, جلب و نگهداري آنها
_ شناخت واقعي طبيعت و ماهيت نيروي كار از يك طرف و مشاغل و پسـتهاي سازماني از طرفي ديگر و تطبيق دادن واقعي آنها با يكديگر
_ پاسخگوئي به مسئوليت سازمان در قبال برنامه هاي تعهدآور و به جاي آوردن ديگر تعهدات قانوني و اجتماعي در تركيب نيروي كار خود
_ افزايش اثر بخشي فردي و سازماني در كوتاه مدت و بلند مدت

منابع و روشهاي تامين نيرو
_ منابع داخلي:
مطمئن ترين منبع نيروي كار براي عدم ورود افراد خارجي به سازمان استفاده از نيروي شايسته داخل سازماني است, چنين منبعي در بسياري از سازمانها به لحاظ استفاده مطلوبتر از نيروي شاغل سازماني به كار گرفته مي شود, استفاده از نيروي انساني كارآمد داخل سازماني براي احراز مشاغل بالاتر موجب تقويت روحيه و تشويق و ترغيب افراد در كارآمدي بيشتر سازمان مي شود, كاربرد منابع داخلي سبب مي شود كه حس وفاداري را در افراد نسبت به سازمان ترويج داده و به هدفهاي سازماني بيشتر مومن و معتقد گرداند.
منابع داخلي تامين نيروي شامل كاركنان موجود , موجودي مهارتهاي قابل استفاده, مراجعه مجدد كاركنان پيشين و انتقال و ارتقاء مي باشد كه به اختصار به شرح هريك ميپردازيم:
• • كاركنان موجود

به منظور استفاده حداكثر از توان كاركنان موجود سازمانها بايد به طور كافي بين پستـهاي خالي ومهارتهاي جامع و فراگير هريك از كاركنان ارتباط برقرار نمود.
• • موجودي مهارتهاي قابل استفاده

اين نوع تامين نيرو در ارتباط با استفاده از سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني در زمينه اطلاعات حفظ شده از مهارتهاي كاركنان كه در سازمان موجود ميباشد ميسور است و زمان و تلاش زيادي جهت دسترسي به اين اطلاعات لازم نيست, هر يك از مهارتهايي را كه افراد دارند مي توان به صورت كمي كد گذاري نمود.
اطلاعات معمول شامل:

نام, تعداد كاركنان , طبقه بندي مشاغل , اولويت مشاغل, تجربه , ميزان مهارت و دانش, آموزش و پرورش , گواهي شغلي و سطح حقوق مي باشد, اين فهرست بايد مداوم و بهنگام باشد.
اين اطلاعات نه فقط به داوطلبان شغلي جهت انتخاب شغل كمك خواهد كرد, بلكه اين امكان نيز براي سازمان فراهم خواهد شد كه كاركنان شناسائي گردند.
در حقيقت اين بررسي امكان شناخت شايستگي كاركنان را به صورت معمول جهت قرارگرفتن در پستهاي بلا تصدي براي مدير منابع انساني فراهم مي سازد.
• • مراجعه كاركنان

دعوت مجدد از كاركنان قبلي يا كساني كه به طور موقت از سازمان خارج شده اند, يكي از روشهاي كارمنديابي از منابع داخلي است كه هزينه چنداني براي سازمان ندارد. ضمن آنكه سازمان اين افراد را به درستي مي شناسد و از توان بالقوه و بالفعل آنها نيز آگاه است.
همچنين يك نظر منطقي و واقع گرا از سياستها و رويه ها و آنچه كه از كاركنان انتظار مي رود در ذهن كاركنان بوجود مي آيد.

• • انتقال و ارتقاء
يك روش معمول در سازمانها جهت پر كردن پست هاي خالي استفاده از روش انتقال يا ارتقاء است.
ارتقاء: عبارتست از تغيير پست يك شخص به پست بالاتر
انتقال: در واقع نوعي گردش شغلي براي كارمند است.

_ محاسن استفاده از نيروي انساني داخلي :
_ ارتقاء كاركنان شاغل به مقامات بالاتر و يا انتقال يك كارمند از واحدي به واحد ديگر سبب خواهد شد كه كليه افراد سازماني از حالت سكون به در آيند و حالت جهش در كسب مقامات بالاتر در خود احساس نمايند.

_ جلب رضايت كاركنان از طريق ايجاد موجبات ارتقاء و ترقي آنها
_ انتقال كاركنان ناراضي به واحدهاي ديگر و مشاغل مختلف
_ تقويت روحيه حس همكاري كاركنان و افزايش كارائي
_ پائين بودن هزينه آن

_ معايب استفاده از نيروي انساني داخلي :
_ استفاده از منابع داخلي موجب خواهد شد كه سازمان از آخرين پديده هاي علمي و تخصصي و فن آوري به دورماند و خود را هميشه با گذشته وفق دهد و آينده را فراموش كند.
_ استفاده از منابع داخلي كليه احتياجات پرسنلي سازمان را تامين نمي كند.
_ موجبات ناراحتي شدن گروهي از افراد را كه ارتقاء پيدا نكرده اند فراهم مي آورد.

_ تضعيف قدرت اجرائي و تصميم گيري مديريت .
_ منابع خارجي:
منظور از منابع خارجي نيروي كار افراد واجد شرايطي هستند كه يا در سازمانهاي ديگر مشغول به كار هستند و يا آنكه جديدا" وارد بازار كار شده اند.
با توجه به سنوات خدمت و ارتقاء نيروي انساني موجود مشاغل پايه و ورودي سازمان بلاتصدي مي مانند از سوي ديگر فنون و مهارتهاي تازه اي كه بواسطه تحولات فن آوري ايجاد مي شود, نيازمند شاغليني است كه از عهده اجراي آن برآيند. و ممكن است افراد موجود داراي اين توانائيها نباشند. ضمن آنكه بازنشستگي, فوت و ديگر موارد ترك خدمت نيز ممكن است آينده سازمان را به خطر اندازد و همچنين نياز به ورود افكار و عقايد تازه سبب مي شود كه اغلب مديران به دنبال تاميين نيرو از منابع خارجي باشند.
در اين قسمت به مهمترين روشهاي جذب منابع خارجي به اختصار ميپردازيم:

• • مراجعه مستقيم داوطلبان استخدام
داوطلبان كار با مراجعه مستقيم, ارسال نامه, تلفن و يا فرستادن اشخاص ديگر درخواست كار مي كنند.
اگر چه مراجعه مستقيم داوطلبان جهت درخواست كار به شرايط اقتصادي , تصور افراد از شهرت سازمان , پذيرش فرد بر اين مبنا كه هر شغلي را كه در دسترس باشد انجام دهد و بيكاري بستگي دارد.

ولي در هر صورت با مراجعه افراد به سازمان حتي اگر پست خالي براي پر كردن نباشد مي توان درخواست كار را حفظ كرد و در موقع لزوم از آن استفاده نمود.
• • آگهي و خبر
استفاده از روش اطلاع رساني جمعي و ارتباطي نياز استخدامي سازمان را از ميان مردم جامعه تامين خواهد كرد.
در اين رابطه مي توان از رسانه هايي مانند راديو, تلويزيون, روزنامه يا انتشارات علمي و صنعتي استفاده كرد.

• • دفاتر كاريابي
مراكزي هستند كه به موسسات در استخدام افراد و به داوطلبان در جهت يافتن شغل مناسب كمك مي نمايند.
اين دفاتر بسياري از امور كارمنديابي و انتخاب مانند تنظيم و جمع آوري پرسشنامه استخدامي, مصاحبه هاي اوليه , مشاوره و ديگر امور اجرائي انتخاب را براي كارفرما انجام ميدهند.
در برخي از كشورها مانند كشور ما به طور رسمي با دفاتر كاريابي خصوصي روبرو نيستيم و اين امور از طريق دفاتر كاريابي وزارت كار و امور اجتماعي دور هماهنگي با سازمانها انجام مي شود.

• • مدارس و دانشگاهها
بسياري از سازمانها تلاش ميكنند كه رابطه محكمي را با دانشكده ها و مديريت آنها برقرار كنند, سازمانها جهت جذب افراد شايسته تلاش مي كنند دفاتري را در دانشگاهها داشته باشند مسئولان اين دفاتر در واقع كليد تماس با دانشگاه و عامل جذب كارمند براي سازمان مي باشند.
• • كارمنديابي با توصيه مستخدمين موجود

بعضي از سازمانها نيازهاي خود به نيروي انساني را به اطلاع كاركنان ميرسانند و آنان نيز نيازها و ويژگيهاي اعلام شده را به اطلاع دوستان و آشنايان در جستجوي كار ميرسانند.
برخي از سازمانها نياز به كاركنان جديد را در نشريه هاي داخلي سازمان منتشر مي سازند و اطلاعات لازم در زمينه شرايط احراز شغل را از اين طريق به اطلاع كاركنان خود مي رسانند و يا با برگزاري جلساتي اين خبر را به كاركنان منتقل مينمايند.

• • كارمند يابي از طريق اتحاديه ها
در مشاغل صنعتي , حرفه اي و كارگري, استخدام بيشتر از طريق سازمانهاي صنعتي و اتحاديه ها انجام مي شود.
اين سازمانها در بكارگماري افراد بيكار اولويت را رعايت كرده و به اين ترتيب مشاغل بلاتصدي سازمانها را پر ميكنند.



منابع تامين نيروي انساني
مورد نياز
شكل شماره يك




_محاسن استفاده از نيروي انساني خارجي:
_ جانشين نمودن نيروي كار پرتوان
_ جابجائي نيروي انساني راكد و بي ثمر داخلي در داخل سازمان و يا انتقال آن به خارج از سازمان
_ ايجاد رقابت بين كاركنان با ورود افراد جديد الاستخدام
_ ورود افكار, عقايد و روش هاي نوين علمي و عملي به سازمان

_ عدم محدوديت در انتخاب و آزادي مطلوب در انتصابات جديد
_ استفاده از نيروي كار آمد و با تجربه سازمانهاي ديگر در جهت بهبود وضع سازماني
_ معايب استفاده از نيروي انساني خارجي:
_ صرف هزينه هاي لازم براي اجراي عمليات كارمنديابي
_ صرف هزينه هاي لازم براي اجراي برنامه هاي كارآموزي
_ ايجاد مشكل در روابط كاركنان جديد و قديم

_ مقاومت كاركنان قديمي
_ بالا رفتن ميزان تغييرات مداوم پرسنلي از قبيل استعفاء , ترك خدمت , انتقال و بازنشستگي زودرس
_ خالي ماندن پسـت هاي سازماني براي مدتي

محاسن و معايب تامين نيرو از
داخل و خارج
جدول شماره يك

آثارê منابعç
محاسن معايب
داخلي _ حفظ روحيه كاركنان

_ تشخيص بهتر توانائيها
_ هزينه كمتر براي برخي مشاغل
_ انگيزاننده براي عملكرد خوب
_ بكار گماري فقط در سطوح داخلي سازمان است. _ فكر تازه به درون سازمان جاري نميشود.
_ هزينه آموزشي با لاست.
_ افراد تحت تاثير گروههاي صنفي و سياسي عمل ميكنند.

_ نياز شديد به ارائه برنامه هاي بهبود مديريت.
خارجي _ فكروخون تازه در سازمان جاري نميشود.
_ هزينه آموزشي نيروهاي حرفه اي ارزانتر است.
_ گروههاي حمايتي از قبل در سازمان وجود ندارند.

_ ممكن است اسرار رقبا به درون سازمان بيايد و موجب ديدگاههاي تازه شود.
_ به افراد در بهره گيري از فرصتهاي استخدامي برابر كمك مي كند. _ ممكن است فرد انتخاب شده متناسب با خواسته شغلي نباشد.
_ ممكن است روحيه كاركنان موجود را تضعيف كند.
_ هزينه انتخاب و استخدام افزايش مي يابد.

جايگزينهاي كارمنديابي
در پاره اي از سازمانها قبل از پرداختن به عمل كارمنديابي تلاش مي شود با استفاده از روشهائي مانند عقد قرارداد موقت , استفاده از كاركنان موقت يا روزمزد و يا پاره وقت تقاضا براي كار بيشتر امكان پذير گردد.

بخصوص در سازمانهاي دولتي كه بواسطه مصوبات دولت و تصويب قوانين منع در استخدام وجود داشته باشد و يا سازمانها توان مالي چنداني را براي تامين هزينه هاي كارمنديابي و انتخاب افراد نداشته باشند و در پاره اي از موارد هم ديده مي شود كه مديران ترجيح مي دهند به دليل ايجاد عدم تعهد بلند مدت در مقابل مستخدمين آن روشهاي جايگزيني كارمنديابي استفاده كنند.

كه در اينجا به اختصار به روشهاي ياد شده اشاره مي شود:
• • عقد قرارداد
در زماني كه سازمان با افزايش تقاضا جهت كالا و خدمات خود در كوتاه مدت روبرو است مديران سازمان ممكن است از سياست عقد قرارداد با سازمان ديگر استفاده نمايند و منابع انساني و مادي خود را افزايش ندهند.

• • كاركنان موقت
وقتي كه سازمان در كوتاه مدت با افزايش تقاضا روبرو است يك سياست متناسب گسترش نيروي كار , استفاده از نيروي كاركناني است كه در سازمانهاي ديگر و يا در بازار كار وجود دارند و مي پذيرند كه بصورت موقت جهت انجام فعاليتهاي اضافي اين سازمان فعاليت نمايند.
• • كاركنان پاره وقت

يكي ديگر از سياستهائي كه اغلب مديران در كوتاه مدت و به هنگام افزايش تقاضا در سازمان بكار ميگيرند استفاده از كاركنان پاره وقت است كه براساس توافق اين افراد ساعاتي از ايام روز و يا هفته و يا ماه را جهت خدمت به سازمان اختصاص ميدهند.
اين سياست همانند استخدام كاركنان موقت ورود افكار تازه به سازمان را موجب مي شود.
• • استفاده از كاركنان سازمانهاي ديگر

يكي از سياستهائي كه امروز در اغلب سازمانها بكار گرفته مي شود استفاده از كاركنان انتقالي از سازمانهاي ديگر است.
اين مورد امروزه در سازمانهاي دولتي بصورت ماموريتهاي كوتاه مدت و يا با توافق مسئولين سازمانها به صورت دائم انجام ميشود.
در اين صورت سازمان در هزينه هاي مربوط به كارمند يابي صرفه جويي مينمايد. امروزه در سازمانها جهت حل مشكل كمبود نيروي انساني از روشهاي ديگر مانند:
مكانيزه كردن سيستم , طراحي مجدد مشاغل , استفاده از روشهاي پروژه اي و حذف كارهاي زايد جهت آزاد كردن نيروي كار استفاده مي شود.