بخشی از مقاله
مقدمه :
سيستم مجموعه اي از اجزاء به هم پيوسته كه درجهت نيل به يك هدف با هم وابسته اند به طوري يك يا چند داده وارد آن شود يك يا چند ستاده از آن خارج مي شود و ميدانيم كه سيستم از اجزاء كوچكتر تشكيل شده است . سيستم حقوق و ودستمزد يكي از سيستم هاي موجود در داخل سيستم كل مؤسسات است كه نقش با اهميتي در ايجاد رابطه مناسب بين كاركنان، كارفرما و ادارات دولتي ايفا مي كند.
توجه به برخي ازجهات حسابداري نظير مدارك مستند معاملات ، سرفصل حسابها ، دفتر روزنامه – دفاتر روزنامه اختصاصي دفتر كل ودفاتر معين اهميت سيستم هاي مالي وحسابداري را درهر موسسه بطور بارزنمايان مي سازد . بنابراين سيستم حسابداري بايد قادر باشد كليه اطلاعات مورد نياز مديران را براي ادارة امور مؤسسه وبستانكاران تأمين كرده و در اختيار آنان قرار دهد . يك سيستم صحيح از پيش طراحي شده بايد بتواند به نكات زير پاسخ گو باشد.
1.نحوه و ترتيب گزارش اطلاعات به طور كارا وموثر
2. اندازه گيري وسنجش اشكال مختلف عمليات سازمان
3. جلوگيري از اشتباهات و تقلبات .
به طور كلي در طراحي هر سيستم ،طبيعت فعاليت مؤسسه مورد نظر معاملات مختلف ،تعداد كاركنان وظرفيت آن مؤسسه بايد در نظر گرفته شود.
شركت كشت و صنعت بهشاد خراسان
آدرس كارخانه :
مشهد – جاده قديم قوچان – كيلومتر 12 بعد از كال زركش
نام مسئول : آقاي مهندس فريد مظفري
شماره تلفن : 6652596-6650895
نمابر : 6652596
تاريخچه تاسيس و فعاليت شركت بهشاد :
شركت بهشاد خراسان جزء اولين كارخانجات صنايع غذايي در ايران محسوب ميشود . اين شركت در تاريخ 15/12/1339 با شماره ثبت 398 فعاليت خود را آغاز كرد . تا سال 1370 توسط بخش خصوصي اداره مي‌شده است .
شركت از سال 1371 زير نظر سپاه پاسدارن انقلاب اسلامي اداره شده است . پروانه بهره‌برداري توليدات شركت بهشاد شامل انواع كنسرو ، كمپوت ، مربا ، رب گوجه‌فرنگي ، پوره ميوه و انواع شوريجات و ترشيجات ميباشد .
اين شركت در سال 1375 موفق به اخذ استاندارد جهت رب نيم كيلويي و يك كيلويي شده و در مورخ 14/7/1377 نيز به عنوان اولين توليد كننده رب گوجه فرنگي در ايران سيستم ISO 9000 را توسط شركت S.G.S به ثبت رسانيده و در آذرماه 1380 موفق به ثبت سيستم HACCP در خط گوجه‌فرنگي شده است . در سال 1378 نيز توسط اداره استاندارد به عنوان واحد برتر در توليد رب گوجه‌فرنگي شناخته شده و معرفي گرديده است .
اهداف كارخانه :
خط‌مشي سيستم مديريت كيفيت بهشاد خراسان :
شركت كشت و صنعت بهشاد خراسان توليد كننده انواع كمپوت ، كنسرو ، مربا و رب گوجه‌فرنگي افتخار دارد كه به عنوان اولين توليد كننده كمپوت و كنسرو در صنايع غذايي ايران ، اولين دريافت كننده گواهينامه هاي HACCP ، ISO 9002 ، پيوسته جهت كسب رضايت مشتريان خود پيشگام بوده است . پرسنل و كاركنان اين سازمان با تكيه بر شعار « كيفيت پايه و اساس كار ماست » و در جهت نيل به اهداف 5 گانه زير شامل :
1- ارتقاء سطح علمي و مهارتهاي كاركنان
2- ايجاد انگيزه در روحيه پرسنل
3- بهبود سيستم و ارتقاء كيفيت محصول
4- ايجاد زمينه جهت صادرات محصول
5- تمركز بر تنوع و توسعه محصولات توليدي و افزايش توليد
استاندارد 2000 : ISO 9000 را در زمينه توليد رب گوجه فرنگي سر لوحه كليه فعاليتهاي خويش قرار داده ، اهداف كيفيتي را تعيين و تلاش كليه پرسنل درگير را خواستار است .
ظرفيت كارخانه :
ظرفيت اسمي توليد رب گوجه فرنگي 6000 تن در سال
ظرفيت اسمي خط توليد انواع كمپوت و كنسرو 6 ميليون قوطي در سال
ظرفيت اسمي خط توليد خيار شور 200 تن در سال
ظرفيت اسمي خط توليد مربا 400 تن در سال
ظرفيت اسمي خط توليد شوريجات 750 تن در سال
ظرفيت اسمي خط توليد ترشيجات 750 تن در سال
ظرفيت اسمي خط توليد پوره ميوه 1000 تن در سال ميباشد .
اين شركت داراي پروانه ساخت و مهر استاندارد براي انواع كمپوت و كنسرو ميباشد و تنها واحد استاندارد مهر استاندارد براي مربا در قوطي است . محصول اصلي شركت ، رب گوجه فرنگي است .
ظرفيت فعلي توليد تمام محصولات مشابه ظرفيت اسمي آن است .
ظرفيت كلي 500-450 تن گوجه فرنگي در شبانه‌روز است .
نمودار سازماني
اين كارخانه بخش تعاوني يعني به كليه سهامداران شركت مربوط مي باشد.
پلان شركت بهشاد
اهميت سيستم حقوق و دستمزد :
هزينه حقوق و دستمزد نشان دهندة سهم نيروي كار در توليد محصولات و ارائه خدمات بوده و يكي از مهمترين هزينه هاي عملياتي اغلب مؤسسات است .
وظايف حسابداران د رمور هزينه حقوق و دستمزد ا زساده ترين و درعين حال با اهميت ترين آنها ست . محاسبه و پرداخت درست و مناسب حقوق يكي از عوامل مؤثر در ايجاد رابطه مطلوبيت بين كاركنان و كارفرما مي باشد . مدارك سيستم حقوق و دستمزد كه بدرستي تهيه و به آساني قابل فهم باشد نيز يكي ديگر از عوامل با اهميت در برقراري رابطه مناسب بين مديريت مؤسسات ، كاركنان و مقامات قانوني از قبيل ادارات كار ، بيمه ، ماليات ها و … است .
تعريف سيستم حقوق و دستمزد :
در مؤسسات مختلف پرداخت حقوق و دستمزد به هريك از كاركنان مي تواند براساس ساعات كار به صورت دستمزد روزانه يا هفتگي و يا حقوق ماهانه باشد . هنگام پرداخت حقوق و دستمزد اطلاعات مربوط به دريافتي هريك از كاركنان بايستي همراه با ريز محاسبات و مبني برمدارك كاركرد وي پردازش و ارائه شود. بنابراين مي توان سيستم حقوق و دستمزد را به صورت زير تعريف نمود:
سيستم حقوق و دستمزد مجموعه اي از اجزاء به هم پيوسته در داخل يك مؤسسه است كه داده هاي مربوط به سهم نيروي كار در توليد محصولات و يا ارائه خدمات يا به صورتها و اطلاعات حقوق و دستمزد
داده هاي مربوط به سهم نيروي كار عبارتند از :
نام كارمند ، شماره تأمين اجتماعي ، ساعات كاركرد ، نرخ دستمزد ، اضافه كاري ، كسورات بيمه ، ماليات و غيره است .
كنترل داخلي سيستم حقوق و دستمزد :
كنترل داخلي مناسب براي سيستم حقوق و دستمزد مانند ساير روشهاي كنترل داخلي شامل تقسيم دقيق وظايف ومسئوليت ها در سيستم حقوق و دستمزد است. در اغلب مؤسسات وظايف ومسئوليت هاي حقوق و دستمزد در دواير زير تقسيم شده است .
1. دايره كارگزيني
2. دايره ثبت اوقات كار
3. دايره حقوق و دستمزد
4. دايره پرداخت
كنترل داخلي مؤثر بر سيستم حقوق و دستمزد شامل تفكيك دقيق وظايف بالا ازيكديگر ، انجام هر يك از وظايف توسط دايره مربوط به صورت جداگانه و عدم تداخل اين وظايف با يكديگر است . در ارائه وظايف هر يك از دواير مذكور به طور خلاصه بررسي مي شود :
1. دايره كارگزيني
وظيفه عمده اين دايره از سيستم حقوق و دستمزد تأمين نيروي كار لازم براي قسمتهاي مختلف مؤسسه است دايره كارگزيني علاوه بر انجام وظايف بالا آئين نامه هاي استخدامي را تهيه و برنامه هاي آموزشي ، شرح وظايف وارزيابي شاغل را انجام ميدهد. استخدام كاركنان جديد ممكن است براي جايگزيني با كاركنان ديگر و يا براي توسعه فعاليت هاي مؤسسه صورت گيرد . اين دايره با هماهنگي مسئولين ساير دواير ، شرايط و تعداد كاركناني كه بايد استخدام شوند را تعيين كرد. با رعايت مقررات استخدامي مؤسسه اقدام به استخدام كاركنان مورد لزوم مي نمايد .
مقررات استخدامي مورد عمل در مؤسسه علاوه بر مطابقت با مقررات خاص داخلي آن مؤسسه بايستي با قوانين و دستورالعمل هاي وزارت كار و امور اجتماعي ، سازمان اجتماعي و سايرموارد قانوني هماهنگ و مطابقت داشته باشد.
2. دايره ثبت اوقات كار :
نگهداري مداركي كه نشان دهندة اوقات كار هريك از كاركنان در دوره هاي مشخص هفتگي يا ماهانه باشد ، اولين ومهمترين مرحله از جمع آوري داده هاي مربوط به سيستم حقوق ودستمزد است . براي انجام درست اين موضوع ازوسايل ومدارك زير استفاده مي شود .
الف : كارت ساعت :
كارت ساعت محكمترين و گوياترين مدرك حضور كاركنان در محل كار خود از ساعت ورود تا ساعت خروج ميباشد . كارت ساعت در دايره ثبت اوقات كار ، كنترل وجمع آوري مي گردد. چون دريافتهاي هر يك از كاركنان مبتني بركارت ساعات بوده و از طرفي پس از امضاء كارت ساعت توسط فرد مسئول ، محاسبه و پرداخت نهايي صورت مي گيرد كارت ساعت ، دقت وصحت آن نقش بسيار با ارزشي در رابطه بين كاركنان و كارفرما ايفا مي كند. دربيشتر اوقات طرز برداشت كاركنان جديد از وضعيت كنترل داخلي در يك مؤسسه به دقت در انجام وظيفه دايره ثبت اوقات كار بستگي دارد.
كارت ساعت شامل نام و شماره استخدامي هر يك ا زكاركنان بوده هركارت ساعت معمولاً‌يك دوره پرداخت حقوق و دستمزد را در برمي گيرد . يك كارت تكميل شده نشان دهندة‌ساعت شروع به كارو خاتمه كار هر يك ازكاركنان را درهر روز ويا نوبت كاري و ميزان ساعت اضافه كاري را نشان ميدهد.
ب :ماشين ساعت زن :
ماشين ساعت زن وسيله اي براي ثبت و انعكاس اوقات حضور كاركنان در محل كار برروي كارت ساعت مي باشد . دريك سيستم مناسب حقوق و دستمزد يك شماره كارت ساعت براي هريك از كاركنان اختصاصي داده مي شود .شماره كارت ذكر شده به عنوان شماره شناسايي كاركنان در ليست حقوق ودستمزد مي باشد. معمولاً مسئولين اوقات كارهنگام تعويض كارت ساعت و يا ورود و خروج كاركنان در نزديكي محل ماشين ساعت زن براي تسريع ورود و خروج كاركنان و حصول اطمينان از نحوة صحيح ثبت ساعات كار برروي كارتهاي ساعت مستقر مي شوند.
ح : دايره حقوق و دستمزد :
محاسبه و تعيين و دستمزد ناخالص ، كسورات ، خالص دريافتي هر يك از كاركنان و تهيه و تنظيم ليست حقوق و دستمزد بر اساس كارتهاي ساعت ارسال شده از دايره ثبت اوقات كار ، دايره حقوق و دستمزد انجام مي شود. وظايف و عمليات اين دايره به وسعت حجم عمليات مؤسسه بستگي دارد. دربرخي از مؤسسات كوچك در دايره حسابداري حقوق و دستمزد ، توسط يك يا چند كارمند محاسبه وتهيه ليست حقوق و دستمزد به صورت دستي اذجام مي شود . در تعدادي ديگري از مؤسسات بزرگتر دايره حقوق و دستمزد از عده زيادتري كارمند تشكيل شده ويا به كمك سيستمهاي پردازش كامپيوتري انجام وظيفه مي نمايند بدون توجه به وسعت و نوع سيستم پردازش حقوق و دستمزد ، دايره حقوق و دستمزد مسئوليت و محاسبه وثبت و طبقه بندي ليست حقوق و دسمزد را عهده دار د.
اين دايره براساس ساعت كار انجام شده ناخالص حقوق و دستمزد هر يك از كاركنان را محاسبه و درليست حقوق و دستمزد ثبت وكسورات مربوط را تعيين وخالص پرداختي را مشخص مي كند.
د :دايره پرداخت حقوق و دستمزد :
در مؤسسات كوچك كه تعداد كاركنان آنها زياد نيست ، پرداخت حقوق و دستمزد معمولاً‌در يك روز انجام مي شود و تناوب پرداخت ممكن است هفتگي ، دو هفته يك بار وياماهانه باشد. در هرحال بهترين روش پرداخت توسط چك از حساب جاري بانكي است . درصورتي كه به دلايل مختلف پرداخت حقوق توسط چك امكان پذير نبوده وبه شكل نقدي انجام مي شود . به ميزان جمع مبلع مورد نياز براي پرداخت خالص ليست حقوق ودستمزد ،وجه نقد از بانك دريافت وبه محل فعاليت مؤسسه برده ودراختيار دايره پرداخت حقوق ودستمزد ويامسئول پرداخت قرارداده مي شود وپرداخت حقوق از طريق قراردادن مبلغ حقوق ودستمزد هريك ازافراد درداخل پاكت صورت مي گرفته.
حسابداري هزينه حقوق و دستمزد:
هزينه حقوق ودستمزد متشكل از جمع مبالغ پرداختي به كاركنان مؤسسه به صورت روزانه ،هفتگي ياماهانه است. به غير از دستمزد ثابت (پايه ) كه بر مبناي ساعات كاركرد ياميزان انجام كار ويا محصول توليد شده محاسبه مي گردد ،هزينه حقوق و دستمزد شامل موارد ديگري ، از قبيل اضافه كاري ، نوبت كاري ، فوق العاده پرداختي بابت كار در روزهاي جمعه و تعطيلات رسمي ، پاداش افزايش توليد ،عيدي ، سهم از سود مؤسسه و … نيز محاسبه به كاركنان پرداخت مي شود گذشته از موارد بالا مزاياي نقدي شامل حق مسكن و خواربار حق اولاد (عائله مندي ) و از اين قبيل ومزاياي غير نقدي ديگري شامل مسكن و اتومبيل كه توسط مؤسسه در اختيار كاركنان قرار مي گيرد و ساير موارد مشابه نيز در محاسبه هزينه ، حقوق ودستمزد منظور مي گردد كليه اين موارد به موجب قانون كار حق السعي ناميده مي شود. *
درآمد كاركنان :
ميزان دستمزد روزانه يا نرخ ساعتي حقوق و دستمزد بر اساس توافق كاركنان و كارفرما مشخص مي شود كه مربوط به ساعات كار عادي قانوني است كه اين توافق نبايستي از حداقل دستمزد كه همه ساله توسط شورايعالي كار تعيين مي شود باشد.
انجام كاربيش از ساعات قانوني ، اضافه كار نام دارد كه شرايط و نرخ آن را قانون كار تعيين مي كند به موجب قانون كار ، ساعات كارگران درموسسات مختلف به جز مواردي كه قانون مذكوراستثنا كرده است . از 8 ساعت در روز و 44ساعت درهفته نبايد تجاوز كند. انجام كار اضافه بر ساعت كار عادي (8 ساعت در روز و 44ساعت درهفته) با توافق كارگر و كارفرما و با رعايت شرايطي كه قانون كارقيد نموده صورت ميگيرد. به موجب قانون كار براي هر ساعت انجام شده 40% اضافه بر مزد ساعت كار عادي محاسبه و به كاركنان پرداخت مي شود.
مزد :
مزد عبارت است از وجوه نقدي يا غير نقدي ويا مجموع آنها كه درمقابل انجام كار به كارگر پرداخت ميشود.
تبصره يك : چنانچه مزد با ساعات انجام كار مرتبط باشد « مزد ساعتي » و در صورتي كه براساس ميزان انجام كارويا محصول توليد شده باشد « كارمزد » و چنانچه براساس محصول توليد شده و ياميزان انجام كار درزمان معين باشد « كار مزد ساعتي » ناميده مي شود.
حق السعي :
كليه دريافتهاي قانوني كه كارگر به اعتبار قرارداد كار اعم از مزد يا حقوق ،كمك عائله مندي . هزينه هاي مسكن
خواربار ،اياب و ذهاب ، مزاياي غير نقدي ، پاداش افزايش توليد، سود سالانه و نظاير :آنها دريافت مي نمايد را حق السعي مي نامند .
مزد ثابت :
مزد ثابت عبارت است از مجموع مزد شغل ومزاياي ثابت پرداختي به تبع شغل
تبصره : مزاياي رفاهي و انگيزه اي از قبيل كمك هزينه مسكن و خواربار وكمك عائله مند ي،پاداش افزايش توليد وسود سالانه جزء مزد ثابت و مزد محسوب نمي شود.
درشرايط عادي ارجاع كار اضافي به كارگر با شرايط ذيل مجاز است :
الف :موافقت كارگر
ب:پرداخت 40% اضافه بر مزد هر ساعت كار عادي
تبصره : ساعات كار اضافي ارجاعي به كارگران نبايد از 4 ساعت در روز تجاوز نمايد مگر در موارد استثنايي و باتوافق طرفين ماده 59
قانون كار.
در كارهاي سخت وزيان آور وزيرزميني ، ساعات كار نبايد از 6 ساعت از روز و 36 ساعت درهفته تجاوز نمايد . ماده 52 قانون كار.
پاداش
يكي ديگر از موارد درآمد كاركنان كه دراغلب مؤسسات براي تشويق وافزايش كارآيي كاركنان علاوه برحقوق ودستمزد وساير مزايايي ذكر شده محاسبه و پرداخت مي شود . پاداش مي باشد. ميزان پاداش براساس افزايش توليد، كاهش ضايعات ، ميزان سود مؤسسه طي دوره مالي وساير موارد محاسبه مي شود . درقراردادي كه مطابق آئين نامه وزارت كار و امور اجتماعي بين كاركنان و كارفرما در مورد پاداش منعقد مي گردد و مبناي محاسبه پاداش قيد ميگردد .
كسور مربوط به درآمدكاركنان :
مجموع حقوق و دستمزد هريك از كاركنان قبل از پرداخت در دايره حقوق و دستمزد محاسبه وكسور مربوط كسر ومبلغ خالص قابل پرداخت تعيين مي گردد ،كسور حقوق دستمزد كاركنان شامل حق بيمه ، ماليات و ساير كسور
مي باشد .
حق بيمه سهم كاركنان :
به موجب قانون تأمين اجتماعي مصوب سوم تيرماه يكهزاروسيصد و پنجاه وچهار و اصلاحيه هاي بعدي آن كارفرمايان مكلف مي باشند كه حق بيمه سهم هريك از كاركنان را از مجموع حقوق و دستمزد ماهانه وي كسرو همراه حق بيمه سهم خود حداكثر تا پايان ماه بعد به حساب بانكي سازمان تأمين اجتماعي واريز نمود وفيش بانكي مربوط را همراه اظهار نامه حق بيمه وليست حقوق و دستمزد كاركنان به شعبه سازمان تأمين اجتماعي محل فعاليت مؤسسه تسليم ورسيد دريافت نمايند.
ماليات حقوق و دستمزد :
مجموع حقوق و دستمزد هريك از كاركنان براساس قوانين ومقررات مالياتي مشمول كسر ماليات بردرآمد حقوق مي باشد . مطابق قوانين مالياتي كارفرمايان مكلفند كه ماليات حقوق هريك ازكاركنان راكسر و حداكثر تاپايان ماه بعد به حساب بانكي وزارت امور اقتصادي و دارايي واريز همراه با ليست حقوق و دستمزد كاركنان به حوزه ماليات حقوق محل فعاليت مؤسسه تسليم ورسيد دريافت نمايند. هنگام محاسبه وكسر ماليات حقوق هريك از كاركنان بايستي به ميزان معافيت مالياتي درنظر گرفته شده درماده 84 قانون مالياتهاي مستقيم توجه نمود.
ساير كسور:
درموقع محاسبه حقوق و دستمزد به غير از كسور قانوني مثل ماليات و حق بيمه مبالغ ديگري نيز با توافق كاركنان از جمع حقوق و دستمزد آنان كسر مي گردد . اين كسور شامل ، اقسام وام ضروري ،وام مسكن مساعده وموارد ديگري از اين قبيل مي باشد .
تعيين مبلغ خالص قابل پرداخت :
مبلغ خالص قابل پرداخت به هريك از كاركنان پس از كسور قانوني و ساير كسور ذكر شده از جمع حقوق و دستمزد ناخالص آنان تعيين
مي گردد.
مدارك سيستم حقوق و دستمزد :
در اغلب سيستم هاي حقوق و دستمزد از فرمها و مدارك خاصي براي جمع آوري ، پردازش و ثبت اطلاعات حقوق ودستمزد استفاه مي شود كه برخي از آنها عبارتند از : كارت ساعت ، ليست حقوق ، و دستمزد صورتحساب حقوق و دستمزد ، كارت مشخصات حقوق و دستمزد و كارت مجموع درآمد هريك از كاركنان
ليست حقوق و دستمزد :
ليست حقوق و دستمزد يك فرم چند ستوني كه اطلاعات مربوط به جمع ناخالص حقوق دستمزد ، كسور وخالص قابل پرداخت هريك از كاركنان به تفكيك در يك سطر آن ثبت و ارائه مي گردد. نوع وسايل پردازش و نيازهاي مؤسسات تعيين كننده ، فرم خالص ليست حقوق و دستمزد است . همان طوري كه ديديم همه ماهه يك نسخه ازليست حقوق و دستمزد به ادارات بيمه وماليات حقوق ارسال مي شود.
ثبت هزينه حقوق و دستمزد دردفاتر :
پس ا زتنظيم ليست حقوق ودستمزد وصورت خلاصه اي براي كنترل آن جمع حقوق و دستمزد ناخالص به حسابهاي هزينه حقوق و دستمزد قسمتهاي مختلف ( توليدي ، اداري وفروش ) بدهكار وحسابهاي كسور ( شامل 7% حق بيمه ،ماليات و…) حقوق و دستمزد پرداختني بستانكار مي گردد.
حق بيمه سهم كارفرما:
به موجب قانون تأمين اجتماعي ، كارفرمايان موظفند پس ا زتنظيم ليست حقوق و دستمزد وكسر 7% حق بيمه سهم هريك از كاركنان ، معادل 23% جمع حقوق و دستمزد ناخالص را به عنوان حق بيمه سهم كارفرما محاسبه وهمراه حق بيمه سهم كاركنان به سازمان تأمين اجتماعي پرداخت نمايند. حق بيمه سهم كارفرما بخشي از هزينه هاي مؤسسه است كه هنگام ثبت هزينه حقوق و دستمزد در دفاتر مؤسسه به بدهكار هزينه حقوق و دستمزد قسمتهاي مختلف منظور وبه بستانكار حساب حق بيمه پرداختني سهم كارفرما ثبت مي گردد.
صورت حساب حقوق و دستمزد :
از سيستم حقوق و دستمزد مانند هر سيستم ديگري ستاده هاي حاصل مي شود كه يكي ازاين ستاده ها صورت حساب حقوق و دستمزد هريك از كاركنان است . صورت حساب حقوق و دستمزد براسا اطلاعات مندرج درهر سطر از ليست حقوق و دستمزد كه نشاندة جمع ناخالص حقوق و دستمزد ،كسور و مبلغ خالص پرداخت مربوط به يكي ا زكاركنان است به شكلهاي مختلف تهيه و هنگام پرداخت به عنوان صورتحسابي كه نشاندهنده چگونگي محاسبات حقوق و دستمزد وي است تحويل داده مي شود.
درمؤسساتي كه حقوق و دستمزد به صورت نقدي پرداخت مي شود صورتحساب حقوق و دستمزد به هريك از كاركنان برروي پاكتي كه مبلغ خالص حقوق و دستمزد وي درون آن گذاشته شده منعكس مي شود.
كارت مشخصات حقوق و دستمزد :
در اين كارت اطلاعات ثابت وتغييرات بعدي حقوق و دستمزدهريك از كاركنان درج مي گردد .
كارت مجموع در آمد كاركنان :
دركشور ما، مانند اغلب كشورهاي ديگر ،قوانين مالياتي به صورتي است كه محاسبه ماليات بر درآمد برمبناي در آمد سالانه افراد ومؤسسات و با اعمال نرخهاي تصاعدي مالياتي انجام مي شود . نرخهاي تصاعدي ماليات بردرآمد به گونه اي تعيين مي شود كه با افزايش درآمد سالانه نرخ هاي ماليات بردرآمد نيز افزايش مي كند. درمورد حقوق و دستمزد نيز محاسبه دقيق وماليات بر درآمد نيز بر مبناي جمع درآمد سالانه هر يك از كاركنان مي باشد . از اآنجاكه محاسبه و كسر ماليات و پرداخت حقوق اغلب به صورت ماهانه انجام مي شود. لازم است كه اطلاعات حقوق ودستمزد هريك از كاركنان درمورد در آمد حقوق و دستمزد كسور مربوطه وخالص قابل پرداخت هر ماه كاركنان در طول يكسال را نشان ميدهد كه مي تواند مبناي مناسبي براي تعيين باقيمانده ماليات مجموع درآمد حقوق و دستمزد سالانه ( وياماليات اضافي كسر شده ) هر يك از كاركنان در پايان سال قرارگيرد.
تفاوت بين كاركنان و پيمانكاران :
اغلب مؤسسات از خدمات افراد فراواني براي انجام فعاليتهاي خود استفاده مي كنند . اين خدمات معمولاً از دوگروه عمده كاركنان مؤسسه وپيمانكارن كه مستقل از مؤسسه مي باشند دريافت مي شوند. خدمات دريافت شده از كاركنان در قبال قرارداد كارو استخدام آنها به صورت موقت و يا دائم بوده ولي خدماتي كه توسط مقاطعه كاران و يا پيمانكاران مستقل ارائه مي شود . براساس قراردادهاي خاص و براي كار مشخصي صورت مي گيرد. و با اتمام موضوع قرارداد ، كارفرما و پيمانكار مستقل قطع مي گردد. به عنوان مثال مي توان از قرارداد حسابرسي حسابهاي موسسه با حسابرس مستقل قرارداد خاص وكالت باوكيلي كه دفاع از موسسه در محاكم بعهده مي گيرد و يا قرارداد انجام عمليات آسفالت پشت بام دفتر مركزي مؤسسه كه با پيمانكار مستقل منعقد مي شود ، يادكرد .
مبلغ پرداخت شده به پيمانكاران مستقل را معمولاً حق الزحمه ويا درمواردي حق المشاوره مي گويند ، درصورتي كه ميدانيم مبالغ پرداختي به كاركنان مؤسسه حقوق و دستمزد ناميده مي شود.
نكات كلي واصولي درطراحي سيستم ها :
الف : پرسنل واجد شرايط :
درتمام سيستم هاي حسابداري به افرادي نياز است كه توانايي انجام وظايف محوله واز پيش تعيين شده را داشته باشند، در اين صورت نتيجه گيري از سيستم بستگي به درجه كيفيت افرادي دارد كه وظايف محوله را انجام مي دهند. بنابراين كليه كاركنان بايد واجد شرايط بوده و به خوبي آموزش ديده باشند و براي انجام وظايف محوله در سيستم سرپرستي گردند. درصورت امكان و در شرايط مقتضي بهتر آن است كه كارمندان دفتري از شغلي به شغل ديگري به چرخش درآيند، زيرا دربرخي موارد چرخش كاركنان به كشف بي نظمي ها وسوء استفاده ها يي منتج مي گردد.
ب : تعيين مسئوليت ها :
تعيين و تشريح مسئوليت هاي كارمندان جهت بالابردن ميزان كارآيي آنها امري ضروري به نظر مي رسد. بنابراين هيچ گاه نبايد تشريح و تفويض مسئوليتي مبهم بوده ويا در اجراي آن تداخلي پيش آيد . براي مثال اگر چند تن از كاركنان براي نقل و نگهداري حسابهاي معين مشتريان تعيين گرديده اند بايد تعداد معيني از حسابهاي مشتريان راكه به ترتيب حروف الفبا تفكيك شده اند به هركارمند محول نمود تا بتوان مسئوليت اشتباهاتي كه احياناً در حساب هر مشتري بوجود مي آيد به مسئول آن نسبت داد.
ج : تفكيك مسئوليت براي عمليات مربوط به هم :
براي افزايش كارائي و به حداقل رساندن احتمال اشتباه و تقلب ، مسئوليت يك رشته از عمليات مربوط به هم بايد بين افراد مختلف تقسيم گردد. بعنوان مثال مسئوليت هاي سفارش كالا ، مميزي دريافت آن و پرداخت مبلغ به فروشنده نبايد به عهده شخص واحدي تفويض گردد . درغير اين صورت زمينه براي اهمال كاري وسوء استفاده هايي نظير انجام سفارش خريدبراساس دوستي به جاي درنظر گرفتن قيمت و كيفيت وكميت كالا درهنگام تحويل گرفتن آن ، استفاده از مصارف شخصي ، بي توجهي دررسيدگي به صحت و درستي صورتحساب فروشنده و بالاخره پرداخت صورت حسابهي ساختگي وغير واقعي براي كارمندان وجود خواهد داشت.
اگر مسئوليت خريد ، مميزي كالا و پرداخت بهاي آن بين سه نفر يا سه دايره تقسيم گردد احتمال بروز چنين اهمال كاريها و سوء استفاده ها به حداقل خواهد رسيد.
د : تفكيك عمليات از حسابداري :
مسئوليت نگهداري سوابق ومدارك حسابداري بايد از مسئوليت عمليات و محافظت داراييها تفكيك گردد . در اين صورت سوابق و مدارك حسابداري مي تواند به صورت ابزار مستقلي براي رسيدگي عمليات مورد استفاده قرار گيرد. به عنوان مثال مسئول صندوقها ( دريافتها ) نبايد در ثبت دفاتر دخالت داشته باشد . تفكيك اين دوعمل احتمال اشتباه و تقلب را كاهش مي دهد بعبارت ديگر افراد مسئول در اين امر بيشتر باشند احتمال اشتباه وتقلب كمتراست .
ه : بكارگيري شيوه هاي كنترل وحفاظت :
به منظور حفاظت دارايي هاي موسسه واطمينان از صحت عمليات حسابداري ، بايد شيوه هاي كنترل و حفاظت اعمال گردند. براي اين منظور انواع شيوه ها و روشهاي كنترل ، نظير استفاده از دفاتر معين براي اعمال كنترل بيشتر نسبت به حسابهاي دفتركل ،استفاده از حساب بانك و وسايل حفاظت نظير صندوق نسوز براي وجوه نقد واوراق بهادار بايد به كار گرفته شود. همچنين مي توان دستگاههاي صندوق را نام برد كه به طور وسيع به خصوص درفروشگاه ها مورد استفاده قرار مي گيرند و به عنوان يكي از كنترلهاي داخلي نقش مؤثري دركاهش سوء استفاده دارامي باشد . استقرار اين دستگاه ها در معرض ديد مشتريان الزام فروشنده در ثبت فروش روي نوار صندوق ، دادن صندوق به مشتري و بالاخره كنترل اجناس با نوار صندوق هنگام خروج مشتري از فروشگاه ، زمينه هرگونه سوء استفاده را از صندوق دار سلب مي نمايد . استفاده از بيمه دزدي و آتش سوزي وگرفتن تضمين كافي ازصندوق دار شيوه هاي ديگري براي كنترل و حفاظت مي باشند.
و : مميزي مستقل :
براي اطمينان از رعايت نكات و اصول كلي كنترلهاي داخلي و موثر بودن اين كنترلها، سيستم بايد بوسيله بازرسان داخلي كه ا زنظر وظايف ،ازكارمندان مسئول عمليات مستقل مي باشند ، برسي و ارزيابي گردد. حسابرسان هرگونه نقاط ضعف كنترلهاي داخلي گزارش نموده و توصيه هاي لازم جهت برطرف نمودن اين نقاط ضعف را مسئولين موسسه و ارائه مي دهند . مثلاً ممكن است در رسيدگي به پرداختهاي نقدي توسط حسابرسي . فاش گردد كه با وجود نقد ينگي كافي ، صورتحسابها بموقع پرداخت نگرديده و در اخذ تحقيقات نقدي از فروشندگان اهمال شده است .
ويژگي هاي اطلاعات وارده به سيستم :
تا اينجا در مورد بعضي ازمهترين بازده هاي سيستم حقوق و دستمزد يعني ليست حقوق و دستمزد ، صورتحساب حقوق كاركنان ، كارت مشخصات حقوق و كارت مجموع درآمد كاركنان توضيح داده شده مي گيرند ومابقي اطلاعات كه نسبتاً‌بدون تغيير باقي مي مانند را اطلاعات ثابت و آن گروه از اطلاعات را كه در دوره هاي مختلف تغيير مي كند اطلاعات متغير مي خوانيم . اطلاعات ثابت شامل اطلاعاتي مانند نام و مشخصات ،شماره تأمين اجتماعي . وضعيت تأهل نرخ دستمزد محل كار كارمند و غيره مي باشد . نرخ حق بيمه ،حداكثر درآمد شمول بيمه جداول نرخ هاي ماليات نيزبخشي از اطلاعات ثابت را تشكيل مي دهند . اطلاعات و نظاير آن در هر دورة محاسبه حقوق و دستمزد مي باشد . چنانچه به كاركنان قسمت فروش كار فرد فروش تعلق گيرد .ميزان فروش توسط هر يك از نها نيز از جمله اطلاعات متغير است . فرم هاي متغير است . فرمهاي مورد استفاده براي ثبت اوليه اطلاعات ثابت ومتغير برحسب پيچيدگي سيستم و حقوق و روش پردازش مورد استفاده متفاوت مي باشد.
كنترلهاي داخلي سيستم حقوق و دستمزد :
تعيين مبلغ پرداخت به هريك از كاركنان مستلزم نگهداري اطلاعات زياد وانجام محاسبات متعددي است . بديهي است هرچه تعداد كاركنان واطلاعات مربوط بيشتر باشد . كاركنان بيشتري براي تهيه و پردازش اطلاعات وانجام محاسبات لازم خواهد بود. اين ويژگي ها همراه با رقم نسبي هزينه حقوق و دستمزد لزوم اعمال كنترهايي را كه قابليت اعتماد اطلاعات را تضمين نمايد و امكان سؤء استفاده از منابع مالي را به حداقل برساند، آشكار مي سازد .
حذف يا اضافه يك نام ليست حقوق و دستمزد بايد با مجوز كتبي صادره از طرف كارگزيني همراه باشد . از اين گذشته ضروري است مدارك مربوط به حضور و غياب كاركنان به گونه اي كنترل شود كه از اشتباه سوء استفاده جلوگيري گرددد. براي اين منظور متداولترين مدرك مورد استفاده كارت ساعت كار است كه ساعت ورود وخروج كاركنان درآن ثبت مي شود. از كارت شناسايي نيز براي حصول از پرداخت به افراد زيربط مي توان استفاده كرد . معمولاً حقوق و دستمزد كاركنان به طرق زير پرداخت مي شود.
1. از طريق چك عهدة حساب بانكي واحد
2. پرداخت نقدي
3. افتتاح يك حساب بانكي جهت هر يك از كاركنان و واريز حقوق و دستمزد قابل پرداخت به آنها به حساب هاي بانكي مربوط.
1. صدور چك عهده حساب بانكي واحد :
در صورتي كه حقوق و دستمزد كاركنان ازطريق صدور چك از حساب بانكي واحد پرداخت شود، لازم است براي هر يك از كاركنان يك چك صادر شود . برخي از واحدها ترجيح مي دهند يك حساب بانكي خاص براي پرداخت حقوق و دستمزد اختصاص دهند .دراين صورت بدواً معادل جمع مبلغ قابل پرداخت به كليه كاركنان به اين حساب واريز و سپس ازمحل حساب مذكور چك جهت هريك از كاركنان صادر مي شود. اين روش براي اعمال كنترل نسبت به جمع حقوق قابل پرداخت مناسب تر است .
2. پرداخت نقدي :
چنانچه به اقتضاي واحد ، زمان پرداخت يا ساير شرايط ، استفاده از تسهيلات بانكي به آساني امكان پذير نباشد . حقوق و دستمزد نقداً پرداخت مي شود. دراين صورت چكي معادل جمع مبلغ قابل پرداخت به كاركنان به نام صندوقدار يا شخص مسئول ديگري صادر و وجه آن از بانك دريافت ميشود. سپس مبالغ قابل پرداخت به هريك از كاركنان دستمزد درپاكت هاي مخصوصي قرارداده مي شود و با نظارت مسئولين توزيع مي شود. دراين سيستم توزيع مي شود . در اين سيستم بايستي تأييد دريافت وجه از هريك از كاركنان از طريق دريافت رسيد جداگانه از آنها يا امضاء در رديف مربوط برروي ليست حقوق اخذ شود.
3. واريز حقوق به حساب بانكي كاركنان :
اغلب كارفرماياني كه تعداد زيادي كارمند دارند ترجيح ميدهند كه براي سهولت هريك حساب بانكي جهت هر يك از كاركنان نزديكي از شعب بانكي نزد محل واحد افتتاح كنند دستمزد رموعد پرداخت حقوق ، چكي معادل جمع قابل پرداخت به كاركنان همراه با ليست اسامي ومبلغ قابل پرداخت به هريك تسليم بانك مذكور مي شود.
بانك رقم قابل پرداخت به هر كارمند رابه حساب بانكي وي منظور ميكند به اين ترتيب دشواري ناشي ازصدور چك هاي متعدد يا تحويل و تحول وجه نقد برطرف مي شود.
روش ثبت درحسابها:
همان طور كه قبلاً‌ذكر شده . پس از تهيه ليست حقوق و دستمزد . معادل جمع مبلغ قابل پرداخت به كاركنان در حساب حقوق پرداختي بستانكار مي شود. پس از پرداخت ، معادل جمع مبلغ پرداختي به بدهكار حساب مذكور و بستاكار حساب هاي بانك يا صندوق – بسته به اينكه پرداخت از محل حساب بانكي يا نقداً صورت گرفته باشد – منظور مي گردد.
بازنشستگي و پس انداز كاركنان :
برخي از سازمان ها يا واحد ها داراي صندوق يازنشستگي خاص هستند ياترجيح ميدهدند جهت تشويق كاركنان صندوقهاي پس انداز اختصاصي ايجاد نمايند. در اين صورت درصدي از حقوق كاركنان به عنون سهم كارمند از مبلغ قابل پرداخت به آنها كسر و در صدي نيز به عنوان سهم كارفرما منظور مي شود. طريقه نگهداري حساب و ثبت آنها مشابه روش هاي مورد استفاده براي حق بيمه است . با اين تفاوت كه وجوه مربوط ا زكنترل واحد خارج نمي شود ،بلكه در حساب بانكي خاصي نگهداري وياصرف سرمايه گذاري مخصوص مي گردد تا هنگام بازنشستگي كاركنان به آنان پرداخت شود.
تأثير طرحهاي تشويق دستمزد :
اگر به كاركنان فرصت داده شود كه مزد بيشتري در مقابل توليد اضافي دريافت دارند اكثراً‌ميزان توليد خودرا افزايش خواهند داد . در مؤسساتي كه طرحهاي تشويقي دستمزد بكار مي رود استاندارد توليد كه پس از بررسيهاي مهندسين صنايع تعيين مي شود غالباً‌بالاتر ازسطح توليد كارگران روز مزد است . موقعي كه مبناي اجرت كار از نرخ ساعتي به يكي از طرحهاي تشويقي تبديل مي شود افزايش نسبتاً كمي در ميزان توليد كافي است كه كارگررا مشمول پاداش و جايزه نمايد. مع ذالك در اكثر طرحهاي تشويقي اجرت كارگر با افزايش ميزان توليد بالامي رود بطوريكه توليد بيش از استاندارد منجر به كاهش هزينه دستمزد واحد توليد نمي گردد.
يكي ديگر از طرحهاي تشويق طرح سهيم نمودن كارگران در منافع كارگاه است .
دراين قبيل كارها كارفرما موافقت مي كند كه قسمتي از منافع كارگاه را به كارگران تخصيص دهد واز اين راه كارگران را نسبت به بالابردن درآمد كارگاه خواه از طريق بهبود كيفيت محصول ويا بالابردن مقدار توليد و يا كاستن ميزان ضايعات علاقه مند نمايد.
ماليات حقوق و دستمزد :
طبق مقررات قانون مالياتهاي مستقيم كارفرمايان هنگام پرداخت يا تخصيص حقوق و دستمزد مكلفند ماليات را پس از وضع معافيتهاي مقرر به نرخهاي مقرر ازقانون كسروظرف سي روز باصورتي حاوي نام ونشاني دريافت كنندگان حقوق و دستمزد و ميزان آن بدارايي محل تاديه كنند و درماههاي بعد فقط تغييرات را صورت دهند.
آشنايي با برخي از اصطلاحات :
1. پاداش :
ازموارد درآمد كاركنان كه براي تشويق وافزايش كارآيي علاوه برحقوق و دستمزد ساير مزايا محاسبه و پرداخت مي شود.
2.سيستم حقوق و دستمزد :
مجموعه اي از اجزاء به هم پيوسته درداخل موسسه كه داده هاي مربوط به سهم نيروي كار در توليد محصولات ويا ارائه خدمات را به صورتها و اطلاعات حقوق و دستمزد تبديل مي كند.
3. اضافه كاري :
انجام كار بيش از ساعات عادي .
4. ساير كسور:
كسورديگري كه به غير از كسور قانوني و با توافق كاركنان ازجمع حقوق و دستمزد آنها هنگام پرداخت كسر مي گردد، مثل وام ضروري ، وام مسكن ومساعده .
5. پيمانكارن :
يكي از دو گروهي كه بطور مستقل طي قرارداد خاص خدماتي به موسسه ارائه مي كنند.
6. درآمد كاركنان ( حقوق و دستمزد ناخالص ) :
جمع حقوق و دستمزد كاركرد ساعات عادي ( ثابت ) اضافه كاري ، نوبت كاري ، پاداش و ساير مزاياي نقدي و غير نقدي كه به كاركنان پرداخت مي گردد.
