بخشی از مقاله
مقدمه
در اوايل قرن بيستم همزمان با انجام و تعريف پروژه‌هاي بزرگ در صنايع لزوم كنترل و مديريت پروژه به صورت ساختار يافته به عنوان فعاليتي حياتي مطرح شده و امروزه با پيچيده‌تر شدن پروژه‌ها تنها به كمك سيستم‌هاي نوين مديريت پروژه امكان پذير خواهد بود. تلاشهاي زيادي در ايجاد نظام‌هاي ميدريت پروژه بعمل آمده است كه حاصل آنها نظام‌هايي است كه در حال حاضر در ابعاد گوناگون مديريت وجود دارد. به عنوان مثال مي‌توان به ساختار سازمان پروژه‌اي، حسابداري قراردادي (پيمانكاري)، نرم افزارهاي كنترل پروژه و استانداردهاي مشهوري همچون استانداردهاي مؤسسه PMI با عنوان PMBOK اشاره كرد .
با وجود فراواني در نظام‌ها و استاندارهاي مديريت پروژه كمبود يك سيستم پشتيبان تصميم گيري كه بر پايه اين استانداردها ايجاد شده و مديران پروژه را در تصميم گيري ياري نمايد كاملاً مشهود است.
در سال‌هاي ابتدايي قرن بيست و يكم كشور ما از جمله كشورهايي است كه به تأسي از كشورهاي در حال توسعه، با اولويت بخشيدن به رشد و سازندگي، ساخت و بهره برداري از پروژه‌هاي مختلف عمراني را در عرصه‌هاي مختلف اقتصادي – صنعتي در دستور كار خود قرار داده است. به گونه‌اي كه بيش از يك دهه است كه همه ساله سهم بودجه عمراني دولت از بودجه جاري آن پيشي گرفته، از اين رهگذر اولويت اقتصادي كشور، توجه به ساخت و تدارك پروژه‌هاي زيربنايي مختلف اعم از نفت، گاز، برق، آب و ….. مي‌باشد.
هر چند مسابقه افتتاح و كلنگ زني پروژه‌هاي مختلف، با وجود بيش از 900 پروژه نيمه تمام در كشور، كه موجب اتلاف و استهلاك ميلياردها دلار سرمايه مي‌گردد، از جمله ايرادهاي استراتژيك مديران ارشد كشور در مسير فوق الذكر به شمار مي‌رود، مشكلات ديگري نيز در اين رهگذار به چشم مي‌خورد.
طولاني شدن بسيار زياد زمان اجراي پروژه‌ها، ضعف مشهود كيفي پروژه‌هاي اجرا شده، هزينه تمام شده بسيار بالاي پروژه‌ها نسبت به برآوردهاي اوليه، فقدان استراتژي اجراي قوي جهت انجام پروژه‌ها، ضعف آموزش در جهت بهره برداري از پروژه‌هاي اجرا شده و …. را مي‌توان به عنوان بخشي از زنجيره مشكلات مهم پروژه‌هاي كشور ارزيابي نمود.
هر چند عدم تخصيص اعتبارات در زمان مناسب نقش بسيار مهمي را در طولاني شدن پروژه‌ها ايفا مي‌كند، و هر چند توجه به ساخت داخل ممكن است در ابتداي امر به پايين آمدن كيفيت تجهيزات ساخته شده، و طولاني شدن زمان اجراي پروژه‌ها بيانجامد، اما به اعتقاد نگارنده، منشأ عمده مشكلات و معضلات فوق الذكر، فقدان مديريت صحيح و يكپارچه علمي در ارتباط با پروژه‌هاي كشور مي‌باشد.
مديريت زمان پروژه
Progect Time Management
I. مديريت زمان پروژه :Project Time Management
نكته مهم: به ياد داشته باشيد تحقق (حداقل) يك فرآيند در اجراي هر يك از مراحل پروژه ضروري است.
i. فرآيند تعريف فعاليت‌ها
ii. فرآيند تعيين توالي فعاليت‌ها
iii. فرآيند برآورد مدت زمان فعاليت‌ها
iv. فرآيندهاي تهيه زمان بندي (تهيه زمانهاي شروع و پايان فعاليت‌هاي پروژه)
v. فرآيند كنترل زمان بندي Schedule Control
i. تعريف فعاليت‌ها :Activity Definition
(a ورودي لازم براي تعريف فعاليت‌ها:
1. ساختار شكست: نوعي دسته بندي عناصر تشكيل دهنده پروژه با محوريت نتايج آن، بيان فعاليت‌هاي پروژه به صورت ساخت يافته.
2. بيانيه محدوده كار پروژه: مشخصه‌هاي اصلي محدوده كار پروژه و شرح مختصر هر يك از آنها در يك مجموعه جمعبندي و تدوين مي‌گردد. اين مجموعه مدرون را بيانيه محدوده كار پروژه مي‌نامند . ضمن ايجاد ديدگاه مشترك و كامل از محدوده كار بين متوليات و دست اندركاران، مبناي اتخاذ تصميمات اصلي آنان در طول اجراي پروژه مي‌باشد.
3. اطلاعات و سوابق مرتبط: سوابق واطلاعات پروژه‌هاي مشابه قبلي.
4. محدوديت‌هاي كاري و محيطي
5. فرضيات: فرضيات عموماً با درجه‌اي از ريسك همراه بوده و قطعيت تحقق صد در صد را ندارد. اما از حيث ماهيت بايد واقع بينانه و مطمئن باشند.
6. آرا و نظرات خبرگان: به صورت فردي يا جمعي توسط گروه مديريت پروژه ساير واحدهاي سازمان و يا افراد و سازمانهاي متخصص وابسته به مراجعه ذيصلاح ارائه شود.
(b تكنيك‌ها و ابزار لازم در تعريف فعاليت‌ها:
1. تجزيه و تفكيك كار: اصلي به فرعي، بزرگ به كوچك، تفكيك و تقسيم مي‌شوند.
مراحل اصلي تجزيه كار: تعيين عناصر عمده پروژه: تعيين كفايت تجزيه و تفكيك كار
تعيين مراحل كار: بازبيني مراحل طي شده
2. الگوها: الگوها به جز تعريف ليست فعاليت‌ها حاوي اطلاعات مفيد ديگري نيز مانند ليست منابع كاري و مدت زمان لازم جهت انجام هر يك از فعاليت‌ها و نتايج مورد انتظار آنها هستنتد.
(c نتايج حاصل از تعريف فعاليت‌ها:
1. ليست فعاليت‌ها: حاوي كليه فعاليت‌هاي لازم براي اجراي پروژه مي‌باشد لذا بايد جامع و مانع بوده و كليه نيازهاي مندرج در محدوده پروژه را پوشش دهد و موجب اطمينان كامل افراد پروژه از درك آن شوند.
2. مستندات تفصيلي: كليه مدارك و مستندات مربوط به ليست فعاليت‌ها مي‌بايستي طبقه بندي و ثبت شوند. در ضمن شكل و تركيب ومحتواي مستندات تفصيلي بين پروژه‌هاي مختلف نيز متفاوت است.
3. ساختار شكست بهنگام: ممكن است براي تعيين فعاليت‌هاي اجرايي، فعاليتي از قلم افتاده باشد كه اصلاح آن لازم است.
ii. فرآيند تعيين توالي فعاليت‌ها:
(a ورودي فرآيند تعيين توالي فعاليت‌ها:
1. ليست فعاليت‌ها
2. شرح محصول: مشخصه هاي محصول اغلب در تعيين توالي مؤثر هستند.
مشخصه‌هاي محصول و يا خدمات پروژه بايد مدرن و مستند باشند. بسياري از فعاليت‌هاي اصلي پروژه‌ها عمدتاً طي انعقاد قرارداد با پيمانكاران و مشاورين انجام مي‌شود و همان طور كه در مراحل اوليه به اقتصاد است به مرور و متناسب با پيشرفت پروژه به تفصيل بيشتر تكميل مي‌شود.
3. وابستگي‌هاي الزامي (وابستگي‌هاي كاملاً منطقي) بعضي فعاليت‌ها داراي روابطي مستند كه انجام آن فعاليت‌ها مستلزم رعايت كامل ارتباطات آن بوده كه آنها را وابستگي‌هاي الزامي مي‌نامند. مانند اجراي اسكلت فلزي اصلي كه مستلزم اجراي فونداسيون مي‌باشد.
4. وابستگي ترجيحي :Discretionary Dependencies وابستگي‌هايي كه توسط گروه اجرايي ايجاد مي‌شود و محدود كننده زمان بندي فعاليت‌ها مي‌باشد.
• شيوه‌هاي عملي: مختص همان پروژهاست.
• شيوه‌هاي غير معمولي: علاوه بر توالي معمول، توالي مشخصي را هم ناگزير مي‌سازد)
5. وابستگي‌هاي خارجي :External Dependencies ارتباطات و وابستگي ميان فعاليت‌هاي اجرايي و محيط خارج از محدوده پروژه براي تهيه افراد به سخت افزار مناسب نياز داريم.
6. محدوديت‌هاي كاري و محيطي: از عوامل محدود كننده فعاليت‌هاي گروه مديريت
(b تكنيك‌ها و ابزارهاي نمايش توالي فعاليت‌ها:
1. ترسيم شبكه‌هاي ممتدي و تأخري:
• پايان به شروع
• شرح به شروع
• شرح به پايان
2. ترسيم شبكه‌هاي برداري: پايان به شروع و فعاليت مجازي
3. روش‌هاي ترسيم شبكه‌هاي احتمالي پرت: مانند گرت و مدلهاي ديناميكي، انجام فعاليت‌هاي غير متوالي و وجود سيكل و تعريف فعاليت‌هاي شرطي را (بر خلاف دو روش قبل) مجاز مي‌داند.
4. الگوهاي ترسيم شبكه
(c نتايج حاصل از توالي فعاليت‌ها (خروجي):
1. نمودار شبكه
2. ليست فعاليت‌هاي به هنگام
iii. فرآيند برآورد مدت زمان فعاليت‌ها:
(a ورودي لازم براي برآورد مدت زمان فعاليت‌هاي ورودي:
1. ليست فعاليت‌ها
2. محدوديت‌هاي كاري و محيطي
3. فرضيات
4. منابع كاري مورد نياز: منابع كاري تخصصي اثر مهمي بر روي مدت زمان اجراي هر يك از آنها دارد اجزاي يك فعاليت به طور همزمان توسط دو منبع و انجام دو فعاليت به طور همزمان توسط يك منبع از داده‌هاي افزايش بهره‌وري در زمان است. تعيين انواع و مقايسه منابع كاري مورد نياز جهت تحقق هر يك از عناصر ساختار شكست كار پروژه.
5. توانايي‌هاي منابع كاري: نمونه، درجه تحصيلات، تجربه مرتبط و مفيد و سوابق مشابه از جمله عوامل تعيين كننده توانايي منابع انساني مي‌باشد. درجه و ميزان هر يك از عوامل در كيفيت، زمان و هزينه انجام كار مؤثر مي‌باشد.
6. اطلاعات و سوابق مرتبط: براي تعيين زمان محتمل اجراي فعاليت
• بايگاني پروژه
• بانكهاي اطلاعاتي
• دانش گروه مجري
• اطلاعات بدون جمع بندي و مستند سازي اعتبار چنداني ندارد.
7. ريسك تبيين شده: بايد در انجام برآورده‌ها از اطلاعات ريسك‌هاي تبيين شده به طور كامل استفاده شود و اين اطلاعات شامل احتمال و همچنين تفسير اثرات حاصل از وقوع هر يك از رويدادهاي بالقوه مخاطره انگيز است كه بايد در برآورد مدت زمان مبناي فعاليت‌ها مورد توجه قرار گيرد.
(b تكنيك‌ها و ابزار لازم در برآورد مدت زمان فعاليت‌ها:
1. نظارت و آرائ خبرگان: با توجه به عوامل متعددي چون تنوع، مشخصه‌هاي اصلي و بهره‌وري منابع كاري كه در تعيين مدت زمان انجام كار مؤثر هستند بايد از نظرات و آراء خبرگان استفاده مفيدي به عمل آورد چرا كه در غير اينصورت برآوردها غير مطمئن و با ريسك بالا همراه خواهد بود.
2. برآوردهاي مشابه (برآوردهاي از بالا به پايين): براي برآوردن زمان فعاليت‌هاي آتي مي‌توان مدت زمان واقعي انجام فعاليت‌هاي مشابه در گذشته استفاده كرد. روش برآورد مشابه در صورتي قابل اعتماد است كه:
الف) فعاليت‌هاي قبل به واقع مشابه فعاليت‌هاي بعدي باشند و نه در ظاهر
ب) در استفاده از برآوردهاي مشابه از تجزيه و تخصص كافي استفاده شود.
3. برآورد از پايين به بالا: مجموعه فعاليت جز يك رشته كاري است كه بنا بر ماهيت آن به روش‌هاي مقداري مختلف قابل اندازه گيري است. مثلاً در تعيين مدت زمان توليد مدارك از تعداد و در نصب تجهيزات از تناپ آنها استفاده كرد. همچنين بنا بر نياز اين اندازه‌گيري مي‌تواند به واحد مشتركي چون نفر – ساعت صورت پذيرد.
4. برآورد اقتضايي: اين برآورد با افزايش اطلاعات پروژه بايد به حداقل ممكن كاهش يابد متناسب با ريسك زمان بندي مدت زمان مشخص يا درصدي از مدت زمان برآوردي اوليه بايد به مدت اجراي پروژه اضافه شود.
(c نتايج حاصل از برآورد مدت زمان:
1. تخمين مدت زمان
2. مباني برآوردها كليه فرضيات مستند شده و ثبت و ضبط شوند.
3. ليست‌هاي به هنگام
iv. فرآيندهاي تهيه زمان بندي (تهيه زمانهاي شروع و پايان فعاليت‌هاي پروژه):
(a ورودي لازم براي تهيه زمان بندي:
1. نمودار شبكه
2. برآورد مدت زمان
3. منابع كاري مورد نياز
4. مشخصه‌هاي منابع كاري: انواع، مقادير، زمان دسترسي به منابع كاري و مشخصات آنها ضروري است در ضمن بايد بتوان از بعضي منابع به صورت مشترك استفاده كرد.
5. تقويم: مشخص كردن زمانهاي ممكن براي انجام تعهدات
6. محدوديت‌هاي كاري و محيطي:
• تاريخ تحميلي (استفاده از محدوديت‌هاي فانسو): يكي از محدوديت‌هاي عمده است چرا كه برخي تاريخ‌ها غير قابل تغييراند و در همه يا بخشي از اهداف تأثير مي‌گذارند.
- شروع نبايد زودتر از
- شروع نبايد ديرتر از
- پايان نبايد ديرتر از
- پايان نبايد زودتر از
• وقايع عمده يا مايل استون‌هاي اصلي: رعيت ملاحظات براي تحقق وقايع عمده يكي از محدوديت‌هاي اصلي است. شروع و خاتم بعضي مراحل كاري، تكميل عمليات، امور كليه و مهم پروژه از جمله وابستگي خارجي پروژه براي وقايع عمده يا مايل استون‌هاي اصلي قرن مي‌نامند.
7. فرضيات
8. تقدمات و تأخرات
9. برنامه مديريت ريسك
10. مشخصه فعاليت‌ها: برنامه‌ها بايد از انعطاف كافي برخوردار باشند لذا علاوه بر كد ساختار شكست كار كد رجع هم تبيين مي‌گردد. در اين كه ساير مشخصه‌هاي فعاليت‌هاي شامل و نه محدود به مشخصات مجري محل اجرا و نحوه اجرا قابل ارائه مي‌باشد به خصوص در فعاليت‌هاي پيماني توسط مجريان مختلف كه مرجع از اهميت ويژه‌اي برخوردار است.
