بخشی از مقاله
مدیریت زمان
sپيشگفتار
تاریخچه ای کوتاه از زمان :
در اروپایی قرون وسطی کلیسا زمان را تنظیم می کرد و قوانینی درباره کارهایی که می توان یا نمی توان در روز خاصی انجام داد وضع می کرد.
به عنوان مذهبی زمانهای معینی از روز را برای نماز خواندن تعیین می کرد. به عنوان مثال ماتینز قبل از سحر، پریم هنگام طلوع آفتاب و نون ساعت نه صبح برگزار می شد. بعدها نون به نیم روز موکول شد که ظهر امروز را به وجود آورد. این اوقات شرعی بر مبنای واحد زمانی شصت دقیقه ای وضع نشده بود، اما به هر حال زمانهایی از روز برای بجا آوردن نیایشها اختصاص یافته بود.
گرچه اولین ساعتها مکانیکی حدود قرن سیزدهم میلادی ساخته شد (پیش از آن به طور گسترده ای از ساعتهای آبی و شنی استفاده می شد.) اما از آنها برای قرنها فقط به عنوان مجسمه های تزیینی استفاده می گردید. حتی شخص مهمی چون ساموئل پپیز که یک مقام دولتی قرن هفدهم بود اوقات روزانه خود را با ساعت خورشیدی یا ناقوس کلیسا تنظیم می کرد (لغت clock در زبان انگلیسی از ریشه لاتین clocco به معني زنگ گرفته شده است. )
مفهوم نوین زمان در پی اعتراضات پیوریتینها به تقویم کشیشهای کاتولیک رم شکل گرفت. نظر آنها یعنی شش روز کار در هفته و یک روز استراحت عمدتاً تا پایان مورد قبول عامه قرار گرفته بود.
در یک جامعه روستایی که فصلها سرعت زندگی را تعییین می کردند، اندازه گیری دقیق زمان ضرورت چندانی نداشت.
تا عهد جرج دوم (60-1727) سفر هنوز با همان سرعتی که در قرن اول میلادی انجام می گرفت صورت می پذیرفت؛ تا اینکه جان پالمر نماینده پارلمان شهر باث تاسیس اولین شبکه حمل و نقل عمومی را اعلام کردکه طبق جدول زمانبندی شده دقیقی حرکت می کرد، و آنوقت همه چیز تغییر یافت. دلیجانهای او شهر باث را در اواخر بعد از ظهر ترک می کردند و تمام شب را می راندند و ساعت هشت صبح روز بعد به مقصد خود، که دفتر کل اداره پست در خیابان لمبارد لندن بود،
می رسیدند. در این دوران تمام شهرهای کوچک ساعتهای خود را با وقت محلی یا با استفاده از طلوع و غروب خورشید تنظیم می کردند، بدین ترتیب معلوم می شد که شهر فالموت در وسعت کانتری بیست دقیقه تا لندن فاصله دارد، و نورویچ، هفت دقیقه بعد از لندن قرار دارد. بدین خاطر اولیین دلیجانها این زمان بندی ها را همانطوری اجرا می کردند که خواسته شده بود. حتی بعد از آنکه شبکه سراسری راه آهن تاسیس شد، خاطره ها هنوز آسوده بود. هنگامی که جرج براد شاو در سال 1839 اولین جدول حرکت قطارهای خود را تدوین می کرد، یکی از شرکتهای راه آهن از اعلام ساعت وردو قطار سر باز زد و چنین اعتراض نمود که « با این کار سر وقت آمدن قطارهارا اجباری می کنید.»
هنگامی که برج سنت استیفن با مشهورترین ناقوس شهر لندن- که به نام یکسور سنگین وزن انگلیسی بیگ بن نامیده شد- در سال 1856 تکمیل شد، منجم دربار ( sir George Airy) اصرار داشت که باید ساعت آن بر طبق وقت گروینچ تنظیم شود. از آن پس در مدت بسیار کوتاهی تمام ساعتهای انگلیسی طبق همین وقت تنظیم شد.
اين روزها خيلي از افرادى كه در تجارت هستنى توانايي متوقف كردن ضرباتي را كه مرتباَ به سرشان وارد مي شود ندارند و فرصت كافي پيدا نمي كنند تا راهي بيابند كه پايين آمدن از پله ها را برايشان راحت تر و دلپذیر تر كند.
اين تحقيق درباره ،« مدیریت زمان » را با همین طرز فکر جمع آوری کرده ایم این برنامه دارای چهار عامل است :
1 ) در یک فرآیند عملی به شما توضیح داده خواهد شد که چگونه می توانید اوقات خویش را به طور موثری اداره کنید.
2 ) نگرش اصلی ای که زیر بنای هر فرایند استف علت پیشنهاد این نگرش و باور را بخوبی برایتان توضیح می دهد.
3 ) از سابقه ذهنی انسان و مثالهایی استفاده شده که دور نمای گسترده ای از مسائل کلیدی و اصلی مدیریت و برنامه ریزی زمان بدست می دهد و بدین ترتیب می توانید از دیدگاههای جدید در مورد زمان مطلع شوید.
4 ) تمرینهای ضروری شده است تا بتوانید کاملاً از برنامه های ارائه شده بخوبی استفاده کنید.
شما با گذاراندن این دوره پی خواهید برد که چرا و چگونه وقتتان به هدر می رود و آن وقت آماده خواهید شد که طرز استفاده بهینه از وقت گرانبهاتیان را فرا گیرید.
در جامعه کنونی که تحت هر گونه فشار هستید، مدیریت و برنامه ریزی کار آمد زمان فقط یک امر مفید نیست بلکه به یک امر ضروری اجتناب ناپذیر بدل گشته است؛ چه رسیدن به مسائل زیر به کسب این مهارت بستگی دارد:
دستیابی به اهداف شخصی در زندگی؛
رسیدن به اهداف در سر موعد تعیین شده ؛
کاری پر ثمره و رضایت بخش به جای کاری پر تنش و بیفایده؛
مقدمه :
« هم اکنون در اینجا متوجه می شوید که نمام تلاشتان بیهوده بوده است و هنوز سر جای اول خود هستید، اما اگر می خواهید به جای دیگری بروید حداقل دو برابر گذشته تلاش کنید!»
لوئیس کارول- از درون آینه.
رقابت با زمان :
اینکه چه شغلی دارید یا صاحب چه پست و مقامی هستید مهم نیست زیرا موقعیتها مشابه هستید و در شرایط مشابه شما نیز مانند کریس خود را در رقابت با زمان یک بازنده می یابید. به رغم آنکه اغلب مردم اوقات بیشتری را صرف کار می کنند باز هم با افزایش مدام وظایف شغلی در محل کار خود روبرو هستند که طبعاً همراه آن سطح استرس و فشار روانی نیز بیشتر می شود. در حقیقت اخیراض جوامع اروپایی، امریکایی و ژاپن همگی با بحرانهای کمبود وقت و فشارهای ناشی از آن روبرو هستند، و با به پایان رسیدن این قرن و ورود به قرن آینده این فشار احتمالاً هم کارفرمایان و هم کارکنان را بیش از پیش تحت تاثیر قرار می دهد و سلامت و آسایش شخصی آنان را به خطر می اندازد و میزان مشارکت آنان را در امور مختلف کاهش می دهد.
در زمانی نه چندان دور بعضی از متخصصین امور آینده بشری- همانهای که تصور می کنم سرگرم پیش بینی درباره به وجود آمدن ادارات بدون پرونده بودند- جسورانه ورود قربت الوقوع انسان به عصر فراغت را پیش بینی می کردند. بنابر آنچه که آنها معتقدند ما اکنون بسرعت به یک دوران طلایی از تاریخ بشر نزدیک می شویم که در آن اساسیترین نگرانی بشر یافتن راههایی جهت صرف اوقات فراغت نامحدود خود خواهد بود.
اما کارها به گونه ای که آنها تصور می کردند پیش نمی رود. از آنجا که شرکتها و کمپانیها به علت رکود درصد تعدیل نیروی کار و قطع هزینه ها هستند بسیاری از کارمندان دریافته اند که حتی یک روز هم نمی توانند مرخصی بگیرند یا زودتر از آنکه خدعه نظافت را شروع کنند به خانه بروند.
دیگر مهم نیست که برای یک زندگی آسوده چه آرزوهایی در سر دارند، بسیاری از آنان مجورند برای کسب ترفیع یا حفظ شغل خود حتی زندگی خانوادگی و شخصی خود را نیز فدا کنند. ساعات کا در بیست سال گذشته، افزایش یافته است. در ایالات متحده ساعات کار معادل یک ماه کار در سال و مدت مرخصی ساعتی در کل به یک روز کامل در سال افزایش یافته در حالی که تعطیلات به سه روز و نیم کاهش یافته است. پروژهشهای اخیر نشان می دهد که در اروپا و امریکای شمالی کار کردن به سنت ژاپنیها نزدیک می شود. بدین ترتیب که کارمندان دوازده ساعت در روز کار می کنند و گاهی تا آخر غروب هم سرگرم کارند.
زمانی که [موسسه] مدیریت اولویتها، که پایگاه اصلی آن در شهر سیاتل است، تعدادی بیش از هزار نفر از مدیران رده میانی امریکایی را برای مشاوره انتخاب کرد متوجه شد که بیش از نیمی از آنها به طور معمول پنجاه تا شصت ساعت در هفته و شش درصدی آنها بیش از این هم کار می کنند.
در نتیجه می توان فقط سی دقیقه آن را می تواند به خودش اختصاص دهد.
در نتیجه می توان چنین محاسبه کرد که هر زن یا مرد سی ساله در یک روز به طور متوسط فقط سی دقیقه آن را می تواند به خودش اختصاص دهد.
به رغم وجود این همه وقت که به کار کردن اختصاص می یابد چهار نفر از ده نفر مدیران رده میانی می گویند که هنوز کارهای زیادی دارند که وقت انجام دادن بموقع آنها را ندارند. خود همین مسئله به توضیح گزارش [موسسه] مدیریت اولویتها مبنی بر اینکه 85 درصد مدیران وقت کمی را در کنار خانواده هایشان می گذرانند کمک می کند.
فشار بیش از حد :
در حالی که بعضی از مدیران پرچالش ممکن است طالب کار بیشتر باشند بعضی دیگر توانایی تحمل فشار شدید کار را ندارند. یک مدیر اجرایی، محل کار را به میدان مسابقه دو ماراتن تشبیه می کند و می گوید اقلیت ناچیزی به خط آخر مسابقه می رسند در حالی که اکثراً خسته و درمانده در بین راه می مانند. تعداد کارکنانی که پشت سر دوندگان پیشرو از حال می روند به میزان زیادی به فرهنگ همیاری کارکنان بستگی دارد. در صورتی که برداشت سرپرست از کارایی کارگرش کیفیت کار وی باشد نه تعداد ساعات کار، فشار کار قابل تحملتر می شود.
متأسفانه، رقابت شدید و همه جانبه و ایده های استوار مثل «عضوی از تیم بودن» سبب شده است که بسیاری از سازمانها کارایی، وجدان کاری و جاه طلبی شغلی کارکنان را با طول روز کاریشان بسنجند.
چنین ملغمۀ غافلگیر کننده ای از افرایش ساعات کار، افزایش میزان کارایی، فقدان امنیت شغلی، قروض شخصی، و تمنیات روز افزون سبب شده است که فشارهای روحی ناشی از کار افزایش یابد. بر طبق اظهار نظر پروفسور کاری کوپر از مؤسسه علوم و تکنولوژی دانشگاه منچستر، سطح فشارهای روحی در هفت سال گذشته بیشتر از دو برابر شده است. وی در یکی از بررسیهای خود مشاهده کرد که بیش از نصف مدیران اجرایی از فشار روحی ناشی از کار رنج می برند.
کمبود وقت :
25 سال پیش استفان لیندر در کتاب طبقات بیکار و آزرده پیشگویی کرد که رشد اقتصادی در جوامع پیشرفته منجر به بروز پدیده «کمبود وقت» خواهد شد. او اخطار کرد که با افزایش فشار ناشی از کمبود وقت، اواقات فراغتی که صرف استراحت بعد از غذا یا قدم زدن آرامش بخش در حومۀ شهر می شد صرف فعالیتهایی می شود که با سرعت می توان انجام داد. امروزه با وجود غذاهای آمادۀ طبخ فوری، پیش بینی وی به میزان زیادی درست از آب درآمده است. از اجاقهایی که با امواج ماکروویو کار می کنند تا آسانسورهایی که با سرعت زیاد حرکت می کنند تماماً از طریق تکنولوژی قابل دست یافتن است.
به خاطر اینکه اهمیت موضوع بیشتر مشخص شود، باید بگوییم که بسیار واضح است که ساعتهای سختکوشی و همچنین سطح بالای فشار روانی نه تنها یک مشکل کوتاه مدت نیست بلکه جنبه ای دائمی از زندگی شغلی افراد است، و سه دلیل گریزناپذیر برای آن وجود دارد.
1 ) کاهش کارکنان – افزایش تقاضاها :
هرچه که اسمش را بگذارید «تعدیل کردن»، «به تعویق انداختن»، «عقل گرایی»، یا آنچه که به اصطلاح جنبۀ مثبت اخراج کارکنان تلقی می شود یعنی «آزاد کردن حق انتخاب افراد» نهایتاً به کارکنانی کمتر، با فشار کاری فزاینده ای منجر خواهد شد. این روند دائمی است با همان روشهای قدیمی سلسله مراتب مدیریت مشارکتی افقی که جای خود را به شرکتهای سازمان یافتۀ عمودی داده است و چنان طراحی شده است که ارتباطات کارآمدتر و پاسخ سریعتر به زمان را تضمین می کند.
2 ) کاهش منابع – افزایش بازدهی :
برای کسب هزینه کمتر و بازدهی بیشتر مهارتهای انسانی بیشتر جای خود را به اتوماسیون می دهد. توسعۀ سریع تکنولوژی این روند را سرعت می بخشد. همان طور که آدمهای ماشینی تعداد زیادی از کارگران متخصص را بیکار می کنند، نسل جدید کامپیوترها بسیاری از مشاغل دفتری را نیز حذف خواهد کرد.
3 ) رقابتهای شدید همه جانبه – سرعت میزان تغییرات :
رقابتهای مداوم بین المللی اجازه توقف یا حتی درنگ برای تجدید قوا را به شرکتها نمی دهد. ادارات یا باید به طور مرتب تغییر کنند یا به واسطه محیط کاری تغییر می یابند. این فشار برای تغییر مداوم با ورد شرکتهای گرسنه و قابل انعطاف سواحل اقیانوس آرام و چینی به بازار تجارت شدیدتر نیز می شود. به عنوان مثال صنایع تولید کامپیوتر تایوان زمان لازم را برای تولید قطعه ای جدید – از لحظه طراحی تا خط تولید – به نود روز کاهش داده است. سرعت تغییر که همراه با فشار روحی به علت کمبود وقت است، فقط به خاطر سه عامل زیر می تواند افزایش یابد.
• نمودار رشد اطلاعات بزودی در طی بیست ماه دو برابر خواهد شد. این سرعت رشد به معنی آن است که مرتباً باید برای به روز کردن دانسته ها و مهارتها وقت بیشتری صرف کرد.
• اطلاعات با سرعت زیادی کهنه و منسوخ می شود. از زمانی که کسب دانش در بیست سال ابتدایی زندگی برای چهل سال بعدی کفایت می کرد چندان نگذشته است. امروزه، مقدار وسیع اطلاعات حتی بخش کوچکی از زندگی را نمی پوشاند. اطلاعات و دانسته ای که امروز استفاده می شود فردا از ارزش چندانی برخوردار نیست. برای مثال در رشته کامپیوتر کاربرد قانون مُور نشان می دهد که نیمی از دانشی که یک متخصص کسب می کند در عرض یکی، دو سال بلااستفاده می شود.
• اکنون اطلاعات با سرعت جابجا می شود. تا همین اواخر مدیران وقت زیادی برای فکر کردن در مورد تصمیمات دشوار، جستجوی اطلاعات بیشتر، جمع آوری نظرات دیگران و تجزیه و تحلیل دقیق اطلاعات برای رسیدن به قضاوتی صحیح داشتند. آقای تام پیترز به یاد می آورد، زمانی که در شرکت مک کینزی، مشغول به کار بود، هنگامی که می خواستند پروژه های بیست ساله ای را که هزینه ای برابر یک ربع میلیون دلار صرف ابزار و تجهیزات پتروشیمی آن می شد برگزار کنند اصلاً مسئله تورم را به حساب نمی آورند. آنها احساس می کردند که عرضه، تقاضا و بهای کالاهایی نظیر گندم و ذرت در عرض این مدت به میزان دقیقی قابل پیش بینی است.
مطالعات روان شناسی نشان داده است که فشار روانی ناشی از تصمیم گیریهایی که هم خطرهای زیاد و هم منافع زیادی ممکن است دربر داشته باشد دو سطح متفاوت برانگیختگی ذهنی و جسمی را سبب می شود.
• در حالت مراقبت و هوشیاری اوج می گیرد و به ما کمک می کند که مناسبترین تصمیم را بگیریم.
• در حالت مراقبت بیش از حد، نتیجه ای به جز استرس فزاینده نخواهد داشت که اغلب هنگام قضاوت به خطاهای فاجعه آمیزی منجر می شود. عامل تعیین کننده وجود زمان کافی برای قضاوت و تصمیم گیری است. هرچه زمان کوتاهتر باشد خطر ظهور حالت مراقبت بیش از حد به قضاوتهای غیرقابل اطمینان و واکنشهای نامتناسب ختم می شود.
به خاطر تمام دلایل فوق، فشار بر روی مدیران برای مقابله با زمان هر روز شدیدتر می شود.
مدیریت فردی کلید مدیریت زمان :
«زمانی را که از دست می دهید هرگز بازگشت پذیر نیست»
جفری شوستر – تریلوس و کریسید
مدیریت زمان امکان پذیر نیست! هیچ مدیر اجرایی هر قدر هم با تجربه، هرگز یک ثانیه را هم برنامه ریزی نکرده است (اگر در این مورد شک دارید، سعی کنید پنج دقیقه بعدتان را برنامه ریزی کنید.
آنچه که واقعاً در پی کشف آن هستیم راههای اداره خودمان است و البته تا آنجا که امکان پذیر باشد ادارۀ محیطمان با حداکثر کارایی.
چون مدیریت زمان در واقع مدیریت فردی است، نگرشهای ذهنی منفی خصوصاً در ما سدهایی برای دستیابی به آن ایجاد می کند.
ارزیابی نگرشهای مربوط به مدیریت زمان :
برای بررسی نگرشتان دربارۀ مدیریت زمان به هر گزاره زیر که با باورهای شما جور در می آید یک امتیاز بدهید.
1 ) من ذاتاً فرد نامنظمی هستم.
2 ) تنها راه کسب بازده بیشتر سخت تر کار کردن است.
3 ) من می توانم در تمام روز به یک حد کارایی داشته باشم.
4 ) برنامه ریزی زمان سبب می شود که اختیار در زندگی از بین برود.
5 ) من باید برای خود ضرب الاجل بگذارم تا به حداکثر کارایی برسم.
6 ) من باید بر چگونگی صرف وقتم کنترل کامل داشته باشم.
7 ) اگر می خواهید کاری را خوب انجام دهید فقط خودتان باید آن کار را انجام دهید.
8 ) تفویض اختیار بزرگترین راه صرفه جویی در وقت است.
9 ) من حتی وقت آن را ندارم که برای کارهایم از قبل برنامه ریزی کنم.
10 ) عدم وقت شناسی نشانه بیکفایتی یا بی احترامی است.
نمرات :
0 : شما نگرش بسیار مثبتی نسبت به مدیریت زمان دارید و قاعدتاً در اجرای روشهای عملی که در این تحقیق توضیح داده شده است هیچ گونه مشکلی نخواهید داشت.
3 . 1 : اگرچه شما برداشت سازنده ای نسبت به مدیریت زمان دارید، اما چند نگرش منفی که جداً به آن معتقد هستید شما را عقب خواهد انداخت. اظهارنظرها را در مورد هرکدام از گزاره ها بخوانید.
6 . 4 : توانایی شما برای مدیریت زمان با تأثیر از نگرشهای منفی تان تحلیل رفته است. نظرات داده شده در مورد هرکدام از گزاره ها مطالعه کنید.
10 . 7 : این نمره روشن می سازد که توانایی شما در مدیریت زمان به طور محسوسی توسط باورهای نادرست و مضر لطمه خورده است. در مقطع کنونی احتمالاً بسیار مردد هستید که راحت زندگی کردن و تحت فشار کمتری بودن می تواند در یَد قدرت خودتان باشد. اما اجرای روشهای عملی این تحقیق شما را در پرورش نگرشی مثبت نسبت به مدیریت زمان یاری خواهد کرد.
اظهار نظر های در مورد گزاره ها :
باور : «من ذاتاً فرد نامنظمی هستم.»
واقعیت : اگر در دوران جوانی هرگز مدیریت شخصی را نیاز نیاموخته اید، ممکن است چنین استنباط کنید کخ طبیعتاً نا منظم هستید. اما واقعیت این است که هر کسی می تواند در هر سنی سازمان دادن و اداره کردن وقت خود را فرا گیرد. تنها چیزی که به آن نیازمندید قبول تغییراتی در زندگی است، همراه با آگاهی از اینکه کجا، کی و چگونه این تغییرات لازمه را انجام دهید.
باور : «تنها راه کسب بازده بیشتر سخت تر کار کردن است.»
واقعیت : بعضی از کسانی که خیلی کار می کنند بدترین مدیران زمان هستند. این افراد با وجود آنکه ساعتهای طولانی کار می کنند و حتی اضافه کاری هم می کنند، که نهایتاً منجر به آن می شود که تحت فشار روحی هم باشند، معمولاً کارایی کمتری دارند و کیفیت کارشان نیز نا مقبول است.
آنها معمولاً «مشغول به کار بودن» را با «موثر کار کردن» اشتبباه می گیرند و در حقیقت شبیه شخصیت داستان قصه های کانتربری می شوند، وکیلی که همیشه «زیاد کار می کرد» اما در واقع آن قدر ها هم که به نظر می آمد مشغول به کار نبود! بیاموزید تا آنجا که ممکن است مشولیات خود را از زندگی حذف کنید ، و به جای آن کار ها را به موثر ترین طریق ممکن بموقع انجام دهید.
باور : «من در تمام روز می توانم به یک میزان کارایی داشته باشم.»
واقعیت : تجربه به خودتان ثابت می کند که چنین امری امکان ندارد. حتی کار آمد ترین کار گران هم سطوح اوج و حضیض را در انرژی و هوشیاری خود تجربه کرده اند. این تغییرات طبیعی با ساعت درونی بدن هماهنگی دارد. در دوره های زمانی خاصی در طول روز که برای بعضیها صبح و برای بعضی دیگر بعد از ظهر یا حتی غروب است، انسان نیرومند و تواناست، توانایی تمرکز بیشتری بر مشکلات دارد و با حداقل تلاش و طبقات خود را انجام می دهد. اما در مواقع دیگر ممکن است از نظر ذهنی و جسمی خسته باشد یا انگیزه لازم را برای کار کردن نداشته باشد و نتواند بر مشکلات تمرکز کند.
یکی از راههای کاهش استرس و استفاده موثرتر از وقت، برنامه ریزی برای انجام اصلیترین کار ها در زمانهایی است که شخصاً بیشترین کارایی را دارید.
باور : «برنامه ریزی زمان سبب می شود که اختیار در زندگی از بین برود.»
واقعیت : تنظیم اهداف معین و تعریف اولویتها هیچ گاه به منزله به دام افتادن در یک چرخه کسل کننده و قابل پیش بینی زندگی نیست. در حقیقت مدیریت بهتر زمان برای شما فرصتهایی فراهم خواهد کرد که با جوشش و انگیزه بیشتری عمل کنید.
باور : «من باید برای خود ضرب الاجل بگذارم تا به حداکثر کارایی برسم.»
واقعیت : بسیاری از مردم انجام کار های مهم را به آخرین لحظات موکول می کنند ، به علت اظطراب آدر نالین ترشح می شود و آدر نالین چنان نشئه آور است که انسان به آن معتاد می شود و بدین ترتیب همیشه کار رابه تعویق می اندازد. هر چند که وجود مقدار کمی آدرنالین برای احساس انگیختگی و اعتماد به نفس لازم است، ولی موکول انجام کار ها به آخرین لحظات فرصتی برای رفع اشتباه احتمالی نخواهد گذاشت. و گر چه مقدار کمی آدرنالین هموار ایجاد انگیزه می کند اما ترشح بیش از اندازه آن برای سلامت مضر است.
باور : «من باید بر چگونگی صرف وقتم کنترل کامل داشته باشم.»
واقعیت : «هر قدر هم که وقت خود را از قبل تنظیم و سازماندهی کرده باشید هیچ کس قادر به کنترل کامل کار روزانه خود نخواهد بود. زیرا بسیاری از راهزنان زمان در محیط کار شما در کمین نشسته اند؛ مثل مراجعانی که کار مهم ولی بدون تعیین وقت قبلی دارند، تماسهای تلفنی ، در خواست ملاقات همکاران ، اولویتهایی که توسط روسا بدون مشورت قبلی با شما برنامه ریزی می شود، جلسات مختلف، ایاب و ذهاب برای ملاقات موکلین و مشتریان، انتظار کشیدن برای انجام یک قرار ملاقات و مواردی از این قبیل.
باور : «اگر می خواهید کاری را خوب انجام دهید، فقط باید خودتان انجامش دهید.»
واقعیت : اگر سعی کنید که همه کار ها را خودتان انجام دهید هیچ کاری را درست به پایان نخواهید رساند. اگر بخواهید در مقابل تقاضا های فزاینده صرف وقت جان سالم بدر برید، باید بیاموزید که چه زمانی تفویض اختیار کنید یا کار بخصوصی را کنتر بگذارید.
باور : «تفویض اختیار بزرگترین راه صرفه جویی در وقت است.»
واقعیت : این باور هم به همان نسبت نادرست است. تفویض اختیار زمانی جلو اتلاف وقت شما را می گیرد که بدانید چطور، کی، کجا، چگونه تفویض اختیار کنید اگر تفویض اختیار را فقط نام دیگری برای از سرباز کردن کار ها می دانید نه تنها وقت خود را تلف کرده اید بلکه وقت فرد بد اقبالی را که نا مناسبی کار به او تفویض شده است نیز تلف خواهید کرد.
باور : «من حتی وقت آن را ندارم که از قبل برای کار هایم برنامه ریزی کنم.»
واقعیت : این باور مرا به یاد داستان آن گاو چران کانا دایی می ندازد که چوم زمستان در پیش بود نیاز به ساختن یک کلبه داشت. بنابراین به قطع درختان پرداخت. چوب بری از آنجا می گذشت به او نصیحت کرد، «تو باید اول تبرت را تیز کنی» مزرعه دار خسته جواب داد «فعلاً وقت ندارم، من سخت مشغول بریدن این درختان هستم !» این دقیقاً استدلال میلیونها نفر از مسئولان اجرایی، مدیران، کارمندان حرفه ای ، و مردان و زنان با مشاغل آزاد است. زمانی که پی می برند باید راههای سودمند تری برای مقابله با حجم خرد کننده کار وجود داشته باشد، هرگز وقت نمی کنند که بنشینند و برای حل این مسئله فکری بکنند. همین دلیل خوبی است برای اثبات اینکه صرف ده دقیقه وقت برای مدیریت زمان چقدر سودمند است. این روشها شما را قادر می سازد که تبر خود را تیز کنید تا به کار های زمان بری بپردازید که ممکن است زیر برفهای بهمن وار ان مدفون شوید.
باور : «عدم وقت شناسی نشانه بیکفایتی بی احترامی است.»
واقعیت : در حالی که در کشو هایی نظیر آمریکا، کانادا، استرالیا و کشور های اروپایی برای گذاران وقت ارزش بسیاری قائل هستند. اما این امر در بسیاری از فرهنگهای دیگر صدق نمی کند. این نکته ای مهم برای کسانی است که در تجارت بین المللی کار می کنند. برای مثال در خاورمیانه، آمریکای لاتین و چین اگر قرار است جلسه ای ساعت ده تشکیل شود ممکن است تا ساعت یازده یا حتی دوازده نیز شروع نشود.
در غروب این تاخیر بی ادبی، بیکفایتی یا بی علاقگی معنی می دهد، اما در این کشورها چنین مفهومی ندارد. این اختلاف صرفاً به این دلیل است که در فرهنگ آنها به طریق راحت تری به زمان نگاه می شود. آنها زمان چند رنگی را پذیرفته اند که به معنی انجام توأم چند کار با هم است.
حیطه زمانی خود را مشخص کنید :
دیدگاه کلی شما نسبت به زندگی به اندازه باور های نادر ستتان بر مدیریت زمان و برنامه ریزی برای آن اثر خواهد گذاشت. پژوهشهای دکتر فیلیپ زیمبار دو از داشنگاه استنفورد نشان می دهد که مردم می توانند در یک یا دو حیطه از چهار حیطه مختلف زمان زندگی کنند. ارزیابیهای زیر شما را قادر می سازد حیطه زمانی ای را که ترجیح می دهید عمر خود را در آن صرف کنید، شناسایی نمایید.
حیطه یک : من زندگی آرام و بی درد سری را ترجیح می دهم. دوست دارم دور از تنشهای زیادی و با سرعت مناسب خودم قدم بر دارم و رویکردی آرامش بخش نسبت به ضرب الاجلها داشته باشم.
حیطه دو : بزرگترین لذت من در زندگی گذراندن وقت با دوستان، رفتن به مهمانیها یا غذا خوردن خارج از منزل یا محل کارم است. اغلب هر کاری دلم بخواهد می کنم و ممکن است همیشه در مورد وضعیت رفتار خودم بقدر کافی فکر نکنم.
حیطه سه : من ترجیح می دهم که زندگی ام را با دقت برنامه ریزی کنم و روال عادی را به تنوع ترجیح می دهم.
حیطه چهار : من از اینکه به ضرب الا جلهایم برسم لذت می برم و از وقت شناسی ام احساس غرور می کنم.
سه گام برای مدیریت زمان :
برای سازماندهی زندگی خود و تنظیم موفقیت آمیز وقتتان ضروری است که از سه نکته زیر اطلاع داشته باشید:
• اهدافی که در زندگی شخصی و شغلی در صدد کسبشان هستید.
