بخشی از مقاله
باسمه تعالي
1- مقدمه
بودجه‌ريزي عملياتي عوامل "صرفه‌جويي" و "اثربخشي" را به ابعاد سنتي بودجه‌ريزي اضافه مي‌كند. نظام بودجه‌ريزي عملياتي بين "كارآيي" و "اثربخشي" تماير قائل مي‌شود. در"كارآيي" استفاده مفيد از منابع مورد نظر است، در حاليكه "اثربخشي" با عملكرد مرتبط است. در بودجه‌ريزي عملياتي طبقه‌بندي عمليات به‌نحوي است كه هدفها شفافتر بيان مي‌شوند، ارزيابي بودجه سهل‌تر بوده و در روش هزينه‌بندي آن ارتباط بين داده و ستانده مورد توجه قرار مي‌گيرد.
مهمترين هدف بودجه‌ريزي عملياتي اصلاح مديريت بخش عمومي و افزايش اثربخشي مخارج اين بخش است. ويژگي‌هاي اساسي اين اصلاح عبارتند از:
ارزيابي پاسخگويي مسئولين دستگاههاي اجرايي براساس معيار دستاوردهاي فعاليتهاي آنان، دامنه تاثيرگذاري آنها جهت نيل به دستاوردها و بودجه و امكاناتي كه براي تحقق دستاوردها به مصرف رسيده است.
ارزيابي پاسخگويي مديران دستگاههاي اجرايي به مسئولين ذيربط براساس محصولاتي كه بايد توليدكنند و بودجه و ساير امكاناتي كه براي توليد اين محصولات بكار مي‌گيرند.
تضمين و تحكيم پاسخگويي از طريق مبادله موافقتنامه بين مديران و مسئولين دستگاههاي اجرايي و بين مسئولين دستگاههاي اجرايي و سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور (به نمايندگي از طرف دولت).
استقرار نظام بودجه‌ريزي ستانده محور
دادن اختيارات لازم به مديران در انتخاب نهاده‌هاي لازم براي توليد محصولات مورد نظر
ارزيابي مستمر عملكرد مديران و مبنا قراردادن نتايج عملكرد به عنوان يكي از معيارهاي تخصيص اعتبارات.
براي اجراي نظام فوق اقدامات اساسي زير بايد انجام گيرد:
1- برنامه‌هاي عملياتي دستگاههاي اجرايي جهت تحقق اهداف بخش ذيربط بازبيني، اصلاح و نهايي شود.
2- در چارچوب وظايف مصوب دستگاههاي اجرايي، فعاليتهاي كميت‌پذير ذيل هر يك از برنامه‌هاي نهايي شده تعيين گردد.
3- هزينه تمام شده هر يك از فعاليتها براي دستيابي به هدف تعيين شده محاسبه گردد.
4- يك نظام نظارتي و گزارشگيري مستمر تمامي مراحل كار استقرار يابد.
انجام اقدامات فوق مستلزم استقرار يك نظام هزينهيابي محصول در دستگاههاي اجرايي با ويژگي‌هاي ياد شده مي‌باشد.
2- اصول و مفاهيم هزينهيابي محصول
در اين بخش اصول و مفاهيم هزينهيابي، هدف و منافع حاصل از هزينهيابي محصول، هزينهيابي فعاليتها، اقسام هزينهيابي و سياستهاي حسابداري هزينهيابي مورد بررسي قرار مي‌گيرد.
2-1- هزينهيابي محصول چيست؟
محصول، كالا يا خدمات نهايي است كه منعكس كننده خواست دولت، به عنوان خريدار، از دستگاههاي اجرايي براي ارائه آن به متقاضيان است. دراين خصوص ميتوان به مثالهايي مانند ارايه خدمات ثبتي، آموزشي، بهداشتي و يا توليد برخي محصولات كشاورزي يا صنعتي اشاره كرد.
هزينهيابي محصول فرآيندي است كه به وسيله آن هزينه نهاده‌ها (مانند حقوق و دستمزد) به محصولات تعلق مي‌گيرد. در اين فرآيند هزينه‌هاي كل هر دستگاه اجرايي براي توليد محصولات آن به نحوي اختصاص مي‌يابد كه پاسخگوي هزينه واقعي ارايه يا توليد هر محصول باشد.
به طور مثال اگر يك دستگاه اجرايي خدمات متنوعي ارائه دهد يا كالاهاي متنوعي توليد كند ممكن است بخواهد كل هزينه توليد هر واحد خدمات يا محصول را برآورد نمايد. اين اطلاع به دستگاه اجرايي كمك مي‌كند كه اولاً بهاي ارائه هر واحد از محصول را تعيين كند و همچنين نسبت به حدود پرداختهاي پرسنلي يا اداري تصميم مناسب را اتخاذ نمايد.
هزينهيابي در دو مرحله انجام مي‌گيرد:
مرحله اول: جمع‌آوري اطلاعات هزينه‌اي
مرحله دوم: استفاده از اطلاعات جمع‌آوري شده در هزينهيابي فعاليتهاي مربوط به توليد محصولات
2-2- هدف و منافع حاصل از هزينهيابي محصول
در فرآيند نظام پيشنهادي دستگاههاي اجرايي در چارچوب قرارداد يا موافقتنامه‌اي با دولت خدماتي را ارايه يا كالايي را توليد مي‌كنند. در هزينهيابي محصولات موضوع قرارداد، دستگاه اجرايي بايد هزينه هر يك از محصولات توليدي مورد توافق را تعيين نمايد. براي تمامي محصولات مزبور اطلاعات زير بايد ارائه گردد:
عنوان هر يك از فعاليتهايي كه منجر به توليد كالا يا خدمات مي‌گردد.
شرح عمليات هر يك از فعاليتها
اهداف كمي فعاليتها و شاخص قابل اندازه‌گيري كميت و كيفيت كالا يا خدمت
هزينه تمام شده هر قلم از كالا يا خدمت محصول فعاليتها
در فرآيند هزينهيابي محصول بايد هزينه توليد هر قلم از محصول بطور آشكار مشخص شود، به‌طوريكه براي دولت و مسئولين ارزش افزوده كالا يا خدمت مزبور مشخص باشد. بنابراين، يك نظام كارآمد هزينهيابي فقط شامل مجموعه‌اي از هزينه‌هاي بالاسري محصولات نيست. نظام مطلوب فرآيند ايجاد ارزش افزوده را به نحوي سامان مي‌دهد كه :
مسئولين دستگاههاي اجرايي با سهولت بيشتري بتوانند فعاليتهاي مورد نظر براي تحقق اهداف خود را انتخاب كنند.
روشهاي بهبود عملكرد و كارآيي بهتر تشخيص داده شود.
عمليات پيش‌بيني شده هر يك از فعاليتها امكان شبيه‌سازي و پيش‌بيني براي آينده را در قالب الگوهاي مشخص فراهم سازد.
در نظام پيشنهادي سقف بودجه هر يك از دستگاههاي اجرايي مانند گذشته توسط دولت تعيين مي‌گردد، در تعيين اين سقف بايد عواملي چون ارزيابي هزينه توليد كالا و خدمات، قيمتهاي بازار و افزايش كيفيت مورد توجه قرار گيرد. طبيعي است سقف پيشنهادي دولت براي بودجه دستگاه اجرايي با محاسباتي كه توسط دستگاه اجرايي در چارچوب هزينهيابي
فعاليتها انجام مي‌گيرد ممكن است مطابقت نداشته باشد. بنابراين براي كمك به رسيدن به تفاهم، دستگاههاي اجرايي بايد ضمن هزينهيابي هر يك از فعاليتها، آنها را بر حسب اولويت طبقه‌بندي كنند به نحوي كه در هر سطحي از بودجه فعاليتهاي مشخصي قابل انجام باشد. در اين زمينه راهكارهاي زير مي‌تواند مورد نظر قرار گيرد:
تجديدنظر در كميت و كيفيت محصولات براي ايجاد تعادل بين هزينه توليد آنها با بودجه اختصاص يافته
اتخاذ سياستهايي براي كاهش هزينه توليد محصولات، مانند تغيير فرآيندها، مهندسي مجدد، حذف فعاليتهاي داراي اولويت كمتر
تجهيز منابع درآمدي جديد
روش هزينهيابي فعاليت اساس تعيين بودجه دستگاههاي اجرايي و تخصيص اعتبارات خواهد بود. مشكل اساسي هزينهيابي فعاليتها در اولين سال اجرا خواهد بود، بديهي است در سالهاي بعد با استفاده از شاخصهاي تعديل، هزينه تمام شده سال مبنا مورد اصلاح قرار خواهد گرفت.
روش هزينهيابي بر مبناي فعاليت فرهنگ فعلي تعيين بودجه دستگاهها كه "بودجه‌ريزي افزايشي" (Incremental) است دگرگون خواهد ساخت. در روش فعلي بودجه سال يا سالهاي گذشته هر دستگاه اجرايي مبناي اصلي است كه همه ساله براساس شاخصهاي تعديل نامشخص و يا افزايش فعاليتها يا پرسنل جديد و بدون توجه به محصول توليد شده دستگاه، انجام مي‌گيرد. در واقع قدرت چانه‌زني دستگاه اجرايي اساس تعيين بودجه را تشكيل مي‌دهد و در غالب مواقع كه بودجه پيشنهادي دستگاه با سقف تعيين شده هماهنگي و مطابقت ندارد، با كاهش همه جانبه و با درصدي خاص، اجراي تمامي فعاليتهاي دستگاه با مشكل مواجه مي‌شود. ضمن اينكه نظارت بر اجراي بودجه دستگاه نيز بر پايه اصول علمي ميسر نخواهد بود.
در روش هزينهيابي بر مبناي فعاليت تشخيص رفتارهاي هزينه‌اي محصولات ارايه شده دستگاههاي اجرايي همراه با آگاهي از شقوق ديگري كه مي‌توانند مورد استفاده قرار گيرند، ابزار مديريتي قدرتمندي در اختيار مديران قرار مي‌دهد كه:
تهيه بودجه توسط دستگاههاي اجرايي را ضابطه‌مند مي‌سازد. كل هزينه هر فعاليت توسط دستگاه اجرايي مشخص مي‌شود و امكان مقايسه هزينه مزبور با ساير شقوق فراهم مي‌گردد.
هزينهيابي دقيق فعاليتها، معيار خوبي را در تعيين تعرفه كالاها و خدمات در اختيار مسئولان دستگاههاي اجرايي قرار مي‌دهد.
ناكارآيي‌هاي موجود در توليد كالا و خدمت با سهولت بيشتري مشخص مي‌گردد و مسئولان مي‌توانند اقدامات لازم را در افزايش ارزش يا كاهش هزينه محصولات خود بعمل آورند.
مسئولين دستگاه اجرايي درك بهتري از عوامل موثر در هزينه پيدا مي‌كنند و شقوق موجود براي كاهش هزينه فعاليتها از طريق تغيير فرآيند و بكارگيري فناوري جديد را بهتر تشخيص مي‌دهند.
اطلاعات بدست آمده در فرآيند پيشنهادي، گزارشگيري و نظارت بر اجراي فعاليتهاي دستگاه را تسهيل مي‌كند.
در نمودارهاي (1) و (2) چارچوب الگوي هزينهيابي بر مبناي فعاليت و روابط ساختاري و سازماني آن نشان داده شده است.
نمودار شماره 1
چارچوب الگوي هزينه يابي بر مبناي فعاليت
اطلاعات آماري
• كاركنان
• تجهيزات
• تسهيلات
• لوازم اداري
• مواد اوليه
• خدمات
شاخصهاي اندازه گيري منابع شاخصهاي اندازه‌گيري فعاليت
• درصد زمان مصرف شده
• سطح زيربناء موضوع فعاليت
• تعداد و ميزان تجهيزات
نمودار شماره 2
ارتباطات بين وظايف و فعاليتها
2-3- مباني تعيين فعاليتها
در قوانين مالي و محاسباتي ايران مباني و پايه‌هاي لازم براي تعيين فعاليتها و در نتيجه اجراي بودجه عملياتي پيش‌بيني شده است. طبق مفاد بند (4) ماده (1) قانون برنامه و بودجه، "برنامه سالانه" عمليات اجرايي دولت است كه سالانه تنظيم و همراه بودجه كل كشور تقديم مجلس مي‌گردد و ضمن آن در قالب هدفها و سياستهاي مندرج در برنامه پنجساله، هدفهاي مشخص و عمليات اجرايي سالانه هر دستگاه اجرايي با اعتبار مربوطه تعيين مي‌شود.
در بند (8) ماده (1) قانون برنامه و بودجه نيز "عمليات اجرايي" به صورت مجموعه فعاليتهاي جاري (هزينه‌اي) و طرحهاي عمراني (تملك دارايي‌هاي ثابت) دستگاههاي اجرايي تعريف شده است. در بند (9) همين قانون "فعاليتهاي جاري" (هزينه‌اي) به سلسله عمليات و خدمات مشخص اتلاق شده است كه براي تحقق هدفهاي برنامه سالانه طي يك سال اجرا مي‌شود و هزينه آن از محل اعتبارات جاري (هزينه‌اي) تأمين مي‌گردد. همچنين در ماده (19) قانون برنامه و بودجه دستگاههاي اجرايي مكلف شده اند براساس شرح فعاليتها و طرح‌هايي كه بين دستگاه اجرايي و سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور مورد توافق واقع شده است در حدود اعتبارات مصوب عمل كنند.
با توجه به احكام فوق، برنامه‌هاي عملياتي ذيل دستگاههاي اجرايي بايد شامل فعاليتهاي كميت‌پذير مشخص باشد كه براي تحقق هدفهاي برنامه مزبور اجرا مي‌شوند. به بيان ديگر هر يك از فعاليتهاي دستگاهها بايد داراي هدف و برنامه كار مشخص باشد. برنامه كار مزبور براي دستگاه اجرايي، سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور و ساير دستگاههاي ذي‌نفع بهترين راهنما براي عملياتي است كه در سال مالي انجام مي‌گيرد و اين برنامه اساس كار گزارشگيري و نظارت مي‌باشد.
بنابراين تعيين فعاليتهاي ذيل برنامه‌ها بايد به‌گونه‌اي انجام گيرد كه گزارشگيري از آنها را ساده سازد. در گزارشگيري اصل "مسئوليت" است و مسئوليت در قالب شرح وظايف دستگاه شكل مي گيرد و واقعيت مي‌يابد.
براي برقراري ارتباط متقابل ميان طبقه‌بندي عمليات و واحدهاي اجرايي، بايد سعي شود برنامه‌ها و فعاليتها به واحدهاي اجرايي مشخص در درون هر دستگاه مرتبط شوند. ايجاد ارتباط بين طبقه‌بندي عمليات و واحدهاي اجرايي موجب مي‌شود كه كار تهيه و تنظيم و اجراء نظارت بر اجراي بودجه به نحو بهتري انجام شود و عامل مسئوليت در داخل هر دستگاه مشخص‌تر گردد.
بنابراين در تشخيص و تعيين فعاليتها بايد گروههاي عملياتي در داخل هر يك از برنامه‌هاي هزينه دستگاه در قالب فعاليت گنجانده شوند به نحوي‌‌كه مسئوليت اجراي هر يك فعاليتها و واحد اجرايي آن از هر حيث مشخص و با وظايف و تشكيلات منطبق باشد.
2-4- طبقه‌بندي هزينه‌ها
طبقه‌بندي هزينه‌ها به روشهاي مختلفي امكانپذير است. تجزيه و تحليل رفتار هزينه‌هاي مختلف نهاده‌هاي مورد استفاده در توليد كالا و خدمات اطلاعات مفيدي را براي برآورد هزينه‌ها فراهم مي‌آورد. چارچوبي كه معمولاً در اين زمينه مورد استفاده قرار مي‌گيرد. طبقه‌بندي هزينه‌ها به: "هزينه‌هاي متغير" ، "هزينه‌هاي شبه متغير" و "هزينه‌هاي ثابت" است. در اين طبقه‌بندي اساس تغييرات هزينه واحد (Unit Cost) توليد كالا و خدمت است كه از تغيير حجم محصول نتيجه مي‌گردد.
"هزينه‌هاي متغير" ارتباط مستقيمي با تغييرات حجم محصول دارند. براي مثال، هزينه كپي كردن مدارك دانش‌آموران در يك موسسه آموزشي با نسبت مستقيمي از ساعات مراجعه دانش‌آموزان تغيير مي‌كند.
"هزينه‌هاي شبه متغير" ارتباط با تغييرات حجم محصول پيچيده‌تر است. افزايش هزينه با سطوح متعددي از حجم محصول مرتبط است. در مثال فوق، افزايش ناچيز تعداد دانش‌آموزان، لزوماً نياز به بكارگيري معلم بيشتري را ندارد. از طرفي در سطحي از افزايش تعداد دانش‌آموزان استخدام معلم جديد الزام آور مي‌گردد.
"هزينه‌هاي ثابت" در كوتاه مدت، علي‌رغم تغيير در حجم محصول، تغييري نمي‌كنند و در دامنه وسيعي از حجم محصول ثابت مي‌مانند. براي مثال، چنانچه تعداد ساعات مراجعه دانش‌آموزان افزايش شايان توجهي داشته باشد موسسه ممكن است مجبور به ساخت يا ايجاد كلاس درس جديدي شود.
روش ديگر طبقه‌بندي هزينه‌ها تفكيك آن به: "هزينه‌هاي افزايشي"، "هزينه‌هاي تعهد شده" و "هزينه‌هاي فرصت" است. آشنايي با هزينه‌هاي افزايشي براي تصميم‌گيري درخصوص افزايش يا كاهش حجم محصولات ضروري است. در تصميم براي كاهش فعاليت فقط آن دسته از هزينه‌ها بايد مورد توجه قرار گيرد كه با تصميم مزبور تغيير مي‌كند. به بيان ديگر هزينه‌اي است كه با كاهش حجم محصولات حذف مي‌گردد. هزينه تعهد شده، مربوط به فعاليتهايي مي‌شود كه قبلاً تعهد شده و قابل حذف نبوده و تصميمات آينده در آنها تأثيري ندارد. "هزينه فرصت" منافع از دست رفته ناشي از عدم اتخاذ تصميم در مورد انجام بعضي از فعاليتها را شامل مي‌گردد.
به منظور ارزيابي عملكرد نيز، هزينه‌ها را ميتوان به "قابل كنترل" و "غيرقابل كنترل" طبقه‌بندي كرد. نكته‌اي كه هم از ديدگاه تهيه كننده و هم استفاده‌كنندگان از اطلاعات مهم است درك ماهيت هزينه و طبقه‌بندي آن براي اهداف مختلف و حسابداري هزينه است. روش طبقه‌بندي هزينه بر انتخاب فرآيند هزينهيابي موثر است. براي هزينهيابي محصول چگونگي مصرف هزينه‌ها توسط محصولات و فعاليتها طبقه‌بندي آن به هزينه‌هاي مستقيم يا غيرمستقيم را تعيين مي‌كند. هر چه اقلام هزينه‌هاي مستقيم تشخيص داده شده بيشتر باشد به دليل كاهش تخصيص هزينه‌هاي بي‌مورد، دقت هزينهيابي بيشتر خواهد بود.
تفكيك هزينه‌ها به مستقيم و غيرمستقيم بستگي به اصل قابليت رديابي با تخصيص هزينه‌ها دارد. توان تخصيص هزينه‌ها به فعاليتها به عواملي چون روش تعريف فعاليتها، اطلاعات موجود و درك مديريت از ارتباط بين عمليات و هزينه‌ها دارد.
هزينه‌هاي مستقيم
هزينه‌هايي است كه به طور اقتصادي ميتوان به فعاليتها يا موضوع‌هاي هزينه منسوب كرد. ارتباط بين هزينه و فعاليت مستقيم يا غيرمستقيم بودن آن را مشخص مي‌كند. محصول حاصل از فعاليت ممكن است، محصول نهايي، محصول واسطه و يا مجموعه‌اي از محصولات باشد. ميزان تفكيك هزينه‌ها بستگي به اطلاعات مورد نياز مديريت دارد.
هزينه‌هاي غيرمستقيم
براي بعضي از هزينه‌ها رديابي و تخصيص مستقيم آنها به فعاليت خاصي امكانپذير نيست. اينگونه هزينه‌ها هزينه‌هاي غيرمستقيم هستند. هزينه‌هاي مزبور به بيش از يك فعاليت مربوط مي‌شوند. البته منسوب كردن اين هزينه‌ها به هر فعاليت از طريق تعيين سهم آنها در فعاليت امكانپذير است. براي مثال ميتوان به هزينه‌هاي آب و برق و سوخت مصرفي در يك واحد خدماتي اشاره كرد.
ساير هزينه‌ها
برخي از هزينه‌هاي انجام شده در فعاليتها ممكن است ارتباطي با محصول آن فعاليت نداشته باشد. مانند هزينه‌هاي بازسازي غيرمترقبه و كاهش غيرمترقبه دارايي‌ها. با توجه به اينكه اين قبيل هزينه‌ها قابل تخصيص به محصولات نيستند، بايد در هزينهيابي فعاليتها حذف گردند.
هزينه كل و هزينه واحد توليد محصول
براي محاسبه هزينه كل فعاليتها بايد هزينه نهاده‌هاي مصرفي در فرآيند توليد محصولات و هزينه نهاده‌هاي مصرفي براي انجام فعاليتهاي پشتيباني توليد محصولات مزبور با هم جمع گردد.
براي مثال موسسه‌اي را در نظر بگيريم كه يكي از محصولات توليد آن انتشار اطلاعيه‌هاي سلامتي براي جامعه است. منابع مورد استفاده اين موسسه براي انجام اين فعاليت شامل پرسنلي است كه براي طراحي و چاپ و توزيع اين اطلاعيه‌ها مورد استفاده قرار مي‌گيرند. هزينه‌هاي مزبور به عنوان "هزينه‌هاي مستقيم" تلقي مي‌شود.
ساير هزينه‌هايي كه ارتباط مستقي با اطلاعيه توليد شده ندارند "هزينه غيرمستقيم" تلقي مي‌شود. اين هزينه‌ها مي‌تواند شامل هزينه‌هاي بالاسري مانند خدمات اداري و پشتيباني براي توليد اطلاعيه‌ها و هزينه‌هاي برق و سوخت و مخابرات باشد.
از جمع هزينه‌هاي مستقيم و غيرمستقيم، هزينه كل فعاليت انتشار اطلاعيه بدست مي‌آيد. براي محاسبه هزينه واحد با متوسط انجام فعاليت بايد هزينه كل را بر تعداد محصول توليد شده تقسيم كرد.
هزينه واحد يا متوسط، شاخص مفيدي براي محصول توليد شده بشمار مي‌رود. از اين شاخص ميتوان به عنوان مبنايي براي ارتقاي كارآيي يك واحد سازماني و همچنين مقايسه بين واحدهاي سازماني مسئول توليد فعاليت مشابه استفاده نمود.
هزينه نهايي
هزينه فعاليتها مبناي اصلي تعيين بودجه دستگاههاي اجرايي است. در دراز مدت، طبعاً واحدهاي سازماني در پي تأمين كل هزينه انجام فعاليتها هستند. در بعضي موارد كالاها و خدمات توليد شده ممكن است با قيمتي معادل هزينه نهايي محصول عرضه شوند. هزينه نهايي در واقع نشان دهنده هزينه توليد يك واحد اضافي از محصول است. اين شاخص در قيمت‌گذاري محصولات اهميت زيادي دارد. معمولاً هزينه نهايي توليد يك واحد اضافي محصول با افزايش ميزان محصول كاهش مي‌يابد. نرخ اين كاهش نشان دهنده اهميتي است كه هزينه‌هاي ثابت در ساختار محصول دارند.
هزينه نهايي محصول، همچنين معمولاً كمتر از هزينه واحد (Unit Cost) است، كه دليل آن تأثير هزينه‌هاي ثابت در ساختار هزينه‌اي واحد اجرايي است. براي مثال در اين زمينه ميتوان به استفاده كوتاه مدت از ظرفيتهاي عاطل اشاره كرد. در مواقعي كه قيمت محصول توسط دولت تعيين مي‌شود، در تعيين قيمت بايد عواملي چون ارزيابي هزينه توليد، قيمتهاي بازار و كارآيي توليد در نظر گرفته شود.
2-5- اهداف روش هزينهيابي بر مبناي فعاليت
روش هزينهيابي فعاليت در بخش خصوصي و دولتي متفاوت است. در بخش دولتي اين روش دو هدف كلي را دنبال مي‌نمايد:
اول: با فراهم كردن اطلاعات لازم درخصوص هزينه فعاليتهاي واحد اجرايي ذيربط، به اهداف نظارت خارجي كمك مي‌كند. هزينه فعاليتها مبناي بودجه دستگاه اجرايي را تشكيل مي‌دهند كه نهايتاً به تصويب مجلس مي‌رسد.
اطلاعات هزينهيابي فعاليتها در صورتحساب مالي و ساير گزارشهاي مالي دستگاههاي اجرايي درج مي‌گردد.
در اين گزارش بهتر است به چگونگي تفكيك هزينه‌هاي مستقيم و غيرمستقيم و روش تخصيص هزينه‌ها به محصول و نرخ‌هاي بكار گرفته شده اشاره گردد.
دوم: روش هزينهيابي فعاليتها، اطلاعات مفيدي براي نظارتهاي داخلي سازمانها فراهم مي‌آورد. نظارتهاي داخلي كه بر اين اساس انجام مي‌گيرد به برنامه‌ريزي و كنترل بودجه‌هاي سالانه سازمانها كمك مي‌نمايد. از اطلاعات حاصله همچنين ميتوان در اتخاذ تصميم‌هاي غيرمترقبه و در شرايط خاص استفاده كرد. براي مثال تخصيص منابع را با تغيير سياستها تغيير داد.
3- فرآيند روش هزينهيابي بر مبناي فعاليت
در كاربرد روش هزينهيابي بر مبناي فعاليت بايد به دو نكته مهم توجه شود: نكته اول تمايز قائل شدن بين فعاليت، فرآيند و محصول است. براي مثال اجراي قانون يك فرآيند است و فعاليت يا محصول محسوب نمي‌شود، از طرفي ارسال گزارش به مقامات بالاتر يك فعاليت محسوب مي‌شود و محصول يا فرآيند نيست. محصول چيزي است كه توسط يك بخش يا واحد اجرايي توليد و بر محيط خارج تأثير مي‌گذارد.
نكته دوم اينكه هر يك از ستانده‌ها يا محصولات يك واحد اجرايي لزوماً از تنها يك فعاليت حاصل نمي‌گردند و ممكن است دو يا تعداد بيشتري فعاليت در توليد يك محصول دخالت داشته باشند و يا اينكه فعاليت منجر به توليد چند محصول گردد (نمودار شماره 1)
نمودار 3- فرآيند تهيه بودجه دستگاه برمبناي فعاليت
در مواردي كه چند فعاليت در توليد يك محصول دخالت دارند، سهم هر فعاليت در محصول بايد مشخص گردد. پرسنل، مواد تجهيزات برخي از نهاده‌هايي است كه در توليد محصول به كار برده مي‌شود. اين نهاده‌ها يا منابع براي واحد اجرايي هزينه محسوب مي‌شوند. هزينهيابي روشي است كه دستگاه اجرايي با استفاده آن منابع مصرف شده در تبديل نهاده به محصول را اندازه‌گيري مي‌كند.
