بخشی از مقاله
چگونه يك مدير عامل موفق شويم
صد روز اول كار شما در مقام يك مدير عامل، بحراني ترين زمان كاري است. زيردستان شما با نگاه تيزبينانه، به دنبال يافتن خواسته هاي ذهني، ساختار تيم هاي كاري مورد دلخواه، شيوه هاي رهبري، نقاط ضعف و ماهيت و شخصيت شما هستند. اين مقاله مي تواند راهنماي خوبي براي 100 روز اول عمر مدير عاملي شما باشد. 100 روزي كه بحراني ترين روزهاي عمر كاري شما محسوب مي گردد.
- شدت عمل به خرج ندهيد و تنها برروي تعداد محدودي از اولويتها تكيه كنيد. دقت كنيد كه از ابتدا بايد بدانيد كه اين اولويتها چه وقت و چطور بايد رعايت شده و استقرار يابند. اين اولويتها حداكثر بايد در سه يا چهار نكته كليدي خلاصه شوند.
- در تعيين اولويتهاي كليدي و تكيه بر استقرار سريع آنها بسيار بي رحم و غيرقابل انعطاف باشيد و سريعاً، مجموعه اي از وظايف را براي تمركز مديران خود بر روي اين عوامل كليدي، ترسيم و تدوين كنيد به گونه اي كه تحقق اين عوامل، اهداف سريع‌الوصول آنها قرار گيرد.
- اهداف اصلي خود را در سازمان، تعيين و ابلاغ نماييد. در بيانيه خود به چرائي آنها اشاره كنيد. دائماٌ و بدون تغيير به دنبال تحقق آنها باشيد و در 100 روز اول. همواره آنها را توضيح دهيد تا همه مديران را با خود همسو كنيد. اين اهداف مي بايست در 100 روز اول محقق گردد.
- وقتي دستورات و پيشنهاداتي ارائه مي‌دهيد، به سه موضوعي كه مهمتر از همه آنهاست و بيشترين بازدهي را حاصل مي‌نمايد. تكيه خاص بورزيد. از كمبود و فقدان اطلاعات نگران نباشيد. هميشه از آخرين و جديدترين اطلاعات در دست استفاده كنيد. زماني كه مي بايست راهكارهايي را پيشنهاد دهيد. فكر بيان آهها نيز باشيد. راهكارها مي توانند پيچيده، مفهومي يا شفاف و روشن باشند. دقت نماييد كه وضوح آنها مي بايست به گونه اي باشد كه در عرض سي ثانيه بتوانيد آنها را بيان نماييد.
- اگر خواستيد اهداف يا خواسته هاي مهمي را ابلاغ كنيد. تعداد محدودي (حداكثر سه تا پنج موضوع) را مهمتر از همه بدانيد و بقيه را با درجه اهميت كمتري بيان كنيد. پيگيري همين تعداد محدود و جمع آوري اطلاعات كامل در خصوص آنها. كافي است و اگر بقيه به نتيجه نرسيدند زياد مهم نيست.
- براي رسيدن به اهداف و خواسته هاي مهم خود، تمامي مديران را بسيج كنيد و با يك نمودار گرافيكي كه از اهداف و خواسته هاي خود ترسيم مي كنيد و در اتاق خودتان مي‌گذاريد، در زمان فراخواني مديران، نمودار و اهداف خود برروي آن را به آنها گوشزد كنيد.
جهش هاي مثبت در سازمان
- امروزه، پيروزيهاي اوليه به افراد انرژي مضاعف داده و توان آنها را در اعمال تغييرات، بالا مي برد. اگر شما نتوانيد به بعضي از اهداف يا خواسته هاي خود در صدروز اول نرسيد، شكست شما حتمي است. شما بايد به چند هدف يا خواسته خود در صدروز اول برسيد. اين موضوع از ضروريات است.
- در صد روز اول، به زيردستان خود انرژي دهيد و توجه آنها را برروي حل مسائل عمده‌اي كه موجب كاهش فروش يا افزايش هزينه است، جلب نماييد. اين صد روز، زمان پايه ريزي رشد و تغييرات سازمان و تثبيت خودتان است. اين مسئله مهم است كه كاركنان در اين صد روز، جهشي چشمگير را از وجود شما در سازمان مشاهده بكنند.
- به شكل گسترده اي، جهش ها و تغييرات را در قالبهاي مختلف به نمايش عموم بگذاريد و هميشه بر اين نكته تكيه كنيد كه وجود شما چقدر در توسعه و جهش سازمان بااهميت بوده است.
ايجاد تيم مديريت
- طي صد روز اول، تيم مديريتي خود را تشكيل دهيد و اگر نياز به تغييرات ساختاري يا انساني وجود دارد، حتماً آن را انجام دهيد. به ياد داشته باشيد كه از روز اول، سازمان و هر آنچه كه در آن است ارثيه شما محسوب مي شود ولي پس از صد روز، هر چيزي كه در سازمان كم يا زياد شده باشد، خريد شما براي سازمان است و از چشم شما مي بينند. صرفنظر از اينكه سازمان خوب، بد يا افتضاح (فيلم خوب، بد و زشت) شود، شما مسئول آن خواهيد بود.
- پس از مدتي، متوجه خواهيد شد كه تعداد اندكي از آدمهاي سازمان، تمامي كارها را انجام مي دهند. يكي از كارهاي اصلي شما، تحقيق و يافتن اين آدمهاست. طريقه يافتن شما مي تواند اعلام رسمي هم باشد ولي اين موضوع را به خاطر داشته باشيد كه اين كار حياتي است زيرا اين چندنفر مي توانند تيم اصلي شما باشند تا بتوانيد كليه موانع و مشكلات را از سرراه خودتان و سازمان برداريد.
اجراي طرحها
- در استقرار و اجرا، شدت عمل و سختگيري زيادي به خرج دهيد. تغيير نياز به كار سخت دارد. يك يا چند نفر را پيدا كنيد كه متخصص و مسئوليت پذير باشند. شما موظفيد كه براي اهداف و خواسته هاي خودتان، نقشه كار و طرح اجرايي با زمانبندي دقيق داشته باشيد. در طرح خودتان، دقيقاٌ بيان كنيد كه چه چيزهايي بايد انجام شود و براي هر مرحله به طور شفاف، امتيازبندي قائل شويد. يادتان باشد كه بيان شما مي بايست آن قدر شفاف و واضح باشد كه كم سوادترين كاركنان شما متوجه منظورتان شود. براي تحقق تغييرات مورد نياز در زمان تعيين شده، هميشه يك نفر را به عنوان مسئول مميزي اين طرح، معين كنيد. اين شخص مي بايست بسيار شجاع و نترس باشد. هر دو هفته، تيمهاي اجرايي را جمع كنيد و از آنها جزئيات كارهاي انجام شده را بخواهيد. هر شخصي كه كارش را چه در قالب تيم و چه شخصي، به طور كامل انجام نداده، شناسايي و بازخواست كنيد تا همه مشاهده كنند كه شما تا چه اندازه، پيگير امور هستيد. يكي از دستورات جلسه بعد، نتايج فعاليت اين شخص يا تيم متاخر مي باشد.
تفهيم كامل سياستها و ايجاد وفاق
- اطمينان حاصل كنيد كه در اين صد روز، چه چيزهايي مهمترين هستند، چه كساني تصميم ساز هستند، چه كساني با مشتري در ارتباط هستند، چه كساني صاحب فكر و انديشه هستند، چه حمايتهايي از طرف شما لازم است و شما به حمايت چه كساني احتياج داريد.
- سياستها و فرهنگ سازماني را كاملاٌ مطالعه كنيد. شما موظفيد كه "سازمان پنهاني" Shadow Organization يا "گروههاي غيررسمي" را شناسايي كنيد زيرا يكي از عوامل مهم در پيروزي يا شكست شما محسوب مي شود.
- نگاه كاركنان به شماست. با آنها صحبت كنيد. برايشان وقت بگذاريد. خودتان را پشت ميز مخفي نكنيد و تابلوي "ورود ممنوع" روي درب اتاقتان نصب نكنيد.
- خيلي از كاركنان مايلند كه شما را تحريك كرده تا واكنش شما را ببينند. مراقب باشيد و خونسردي خودتان را از دست ندهيد.
- تضادها و تعارضهاي احتمالي با تغييرات مورد نظر خود را شناسايي كنيد. چه كساني با عقايد شما مخالفند؟ چه كساني در ايجاد اين تضادها، نقش اصلي را بازي مي كنند؟ چه كساني با جان و دل براي شما كار مي‌كنند؟ موافقان و مخالفان خودتان را بشناسيد. آن وقت، استراتژي و برنامه اي تنظيم كنيد كه از موافقان به درستي حمايت كرده و مخالفتها را خنثي نماييد.
- سلامت يك سازمان متكي به رفتار و اخلاق كاركنان است. به رفتار و اخلاق كاركنان توجه كنيد. آيا كاركنان متعهد و كاري هستند؟ آيا دلگرمي به كار مي دهند و براي پيشرفت، ايده هاي نو دارند؟ آيا كاركنان دلسوز هستند؟ آيا ضرورت ها را به‌درستي متوجه مي شوند و كار را ضرورت اول مي دانند؟ و آيا كاركنان، رفتار و اخلاق موثر و موفق دارند؟
روشهاي اجرايي و تحليلي اطلاعات
- اخلاق تهاجمي گردآوري و يافتن اطلاعات را در سازمان اشاعه دهيد. به شدت به يافتن، تحليل و بررسي اطلاعات با رويكرد كاملاٌ اجرايي، تكيه كنيد. خيلي از رهبران، از آشكارشدن حقايق، ترس و دلهره دارند. شايد براين عقيده باشند كه اگر بيش از اندازه به حقايق نزديك شوند، نمي توانند ديگر آنها را ببينند اما بدانيد كه كتمان حقايق هم نسخه اي براي شكست شماست. از حقايق نترسيد. حقايق را شكار و آشكار كنيد.
- تحليل اطلاعات مبتني بر حقايق، به مدارك و شواهد بسيار زيادي نياز دارد. قبل از هر ارائه اي به هيئت مديره، با اطلاع رساني نمونه اي به چندنفر، آنها را آزمايش كنيد.
- از ابتدا، خيلي شفاف و صريح با جملاتي مثل "حقايق را بگو و تحليل شما چيست"، توضيح بخواهيد و در جريان قرار بگيريد كه اگر اينطور باشد، تصميمات شما چه در مورد موضوعات كوچك و چه در تصميمات اساسي، باواقعيت همراه خواهد بود.
- تصميم گيري نياز به اطلاعات زياد و درست دارد. كاركنان را به روش تصميم‌گيري مبتني بر حقايق، ترغيب و تشويق كنيد زيرا آنها مايلند كه تصميم مديرعاملشان براساس حقايق باشد. تعريف چارچوب تصميم گيري مبتني بر حقايق، يكي از مهمترين روشهاي موفقيت يك مدير عامل جديد است.
- اگر مايل به افزايش درآمد و سود سازمان هستيد، نكات و نقاط پول ساز فعلي را شناسايي كنيد. اطلاعات لازم را از فروش، هزينه، دارايي، محصولات و ديگر مباني و كانالهاي اطلاعاتي دريافت كنيد. آنها را در يك فايل يا پايگاه اطلاعاتي وارد كنيد. اطلاعاتي را به شكلهاي مختلف بدستتان مي‌رسد، ترتيب بندي و اولويت بندي كنيد. آنها را به صورت خوشه اي يا دسته اي، بخش بندي كنيد. دسته ها و متغيرهايي كه از وضعيت مناسبي برخوردار نيســتند را مشخص كنيــد. آنها مي توانند از يك طرف، مشكلات اساسي شما در كاهش درآمد و فروش باشند و از طرف ديگر، فرصتهاي شما براي فروش بيشتر باشند. فرصتها را استخراج و از آنها استفاده كنيد
انتخاب و انتصاب یک مدیر خوب در جامعه اسلامی چگونه باید باشد
" انتصاب" در پاره‌ای مواقع به دو صورت انجام می‌گیرد: یا موقت است یا دائم. موقت، مدت زمان‌اش کوتاه است به دلیل اینکه عملاً اطمینان حاصل شود که آیا آقای مدیر قادر به وظایف محوله می‌باشد یا خیر، ولی در " دائم" آقای کارگزین در می‌یابد که آقای مدیر از شایستگی و کفایت داوطلب اطمینان کامل حاصل می‌کند، ولی یک دیدگاه مدیریت و نصب آن در اسلام داریم بالاخص در قرآن کریم سوره‌ی نساء آیه‌ی 58 که به ما دستور می‌دهد امانت‌ها را به اهلش بسپارید. با توجه به اینکه کارگزاران هر حکومتی نماینده آن حکومت هستند و بایستی صلاحیت در شغل خدمت‌گزاری حکومت داشته باشند و به مردم هم عرضه کنند و نیات و تصمیمات متخذه حکومت را به نحواحسن انجام دهند، آیه‌ی فوق الاشاره بیان‌گر این موضوع است در انتصاب صحیح که اگر به طرز درست و علمی انجام پذیرد نتایج مطلوب به دست می‌آید. پیامبر گرامی اسلام می‌فرماید: هر کس میان مسلمانان فرمانداری را برگزیند در حالی که می‌داند دیگری نسبت به آن اولویت دارد به خدا و رسول و جمیع مسلمانان خیانت کرده است. در همین خصوص " مولا علی" امام اول مسلمانان در فرمان خدا به مالک اشتر دستور می‌دهد: افرادی با تجربه را جستجو کن که از خاندان صالح و در اسلام پیشگام باشند زیرا که آنان از نظر اخلاقی برجسته‌ترین و از جنبه‌ی حیثیت قابل اعتماد و کمتر در فکر طمع کاری هستند.
در یک نگاه خصوصیات یک مدیر خوب: 1 - دارای ابداع و خلاقیت یعنی اهل ایجاد و ابداع باشد 2- دوری کردن از اسراف و تبذیر 3- سعه صدر یعنی در کارها و عملکرد صبور باشد 4- اهل عدل و حکم دادن از روی انصاف 5- شجاع باشد که یکی از صفات مهم یک مدیر همین بند 5 است 6- اهل ثبات و مداومت 7- دارای خصیصهی عفو و اغماض بودن 8- اهل ملایمت و ملاطفت بودن 9- از همه مهمتر خدا ترس بودن و آخرین نکته که به آن اشاره می‌شود اهل تعاون و یاری کردن مردم باشند، زیرا که انسان از خلق به خدا می‌رسد و خداوند می‌فرماید: که انسانها امانت‌دار او هستند بر روی زمین، که در این‌جا برای یک مدیر شایسته مسئولیتش بیشتر و امانتداریش از دیگران صد چندان می‌باشد. در این‌جا برای یک مدیر خوب تعهد و تخصص دو ویژگی بسیار خوب ملاک عمل می‌باشد. امام علی(ع) اولین ویژگی یک مدیر را تقوی مدنظر قرار داده است که بالاترین معیار مدیریت است.
در نهج‌البلاغه امام به مالک اشتر می‌فرماید: ای مالک به آن فرمانده اعتماد کن که پرهیزکار و نجیب است. فرمانده‌یی که باید پرهیزگارترین سپاهیان و نجیب‌ترین افراد باشد. تقوی معیار برتری انسان در اسلام است. از نظر دین مبین اسلام در انتخاب مدیر تأکید بر شایسته‌ترین‌ها بوده است. چنان‌که خداوند تقوی را موجب کرامت انسان در پیشگاه خود دانسته است. در قرآن کریم سوره‌ی حجرات آیه‌ی 13 می‌فرماید «ان اکرمکم عندالله اتقیکم» تقوی مایه‌ی برکت و متهمن نتایج مطلوب اهداف سازمان است تقوی ضامن اصلاح اعمال در رفتار مدیر و جامعه می‌باشد. ویژگی دیگر از نظر مولا علی امانتداری است.
مسئولیت، امانت است و وظیفه‌ی مدیر امانتداری است. باید امانت را به دست اهلش سپرد. قرآن کریم در سوره‌ی نساء آیه‌ی 58 همین موضوع را بیان فرموده است. لذا بایستی مدیریت را به افراد خیره، آگاه و دارای ارزش‌های لازم سپرد. مسند مدیریت از نظر اسلام امانتی است که به مدیر سپرده می‌شود و او باید از این مسند به عنوان امانت شدیداً مراقبت کند، در غیر این صورت اشد مجازات دارد. معیار دیگر برای یک مدیر علم و آگاهی و تخصص می‌باشد که شرایط اصلی انتصاب مدیر است، یعنی مدیر دانش و علم و آگاهی لازم نسبت به تشکیلات و سازمان خود داشته باشد. اصل عقل ایجاب می‌کند که کار را باید به کاردان سپرد و قبول هم داشته باشیم یعنی مدیر دانش آن کار را داشته باشد و اگر نداشته باشد قطعی است که شکست سازمان و تشکیلات که در آن کار می‌کند به همراه خواهد داشت یعنی اگر مدیر فاقد صلاحیت علمی باشد نمی‌توان برای تصدی مسئولیت و مدیریت انتخاب کرد زیرا اگر فاجعه به بار می‌آورد و جامعه را از هم می‌پاشد.
معیار دیگر تجربه است که مکمل عملی علم و آگاهی مدیریت است پس علم بر تجربه افضل است و تجربه به عقل مدیر می‌افزاید، ولی نظام اسلام در انتخاب مدیر اولویت را به دارندگان تجربه می‌دهد علی(ع) در صفاتی که برای مدیریت ضروری می‌داند مجهز بودن به سلاح تقوی و تجربه می‌داند و در نهج‌البلاغه به مالک اشتر می‌فرماید: ای مالک در انتخاب مدیر و کارگزاران خود باتجربه‌ها را انتخاب کن. اوصاف دیگر مدیر قدرت و توانایی که یکی از ویژگی‌های خوب او می‌باشد یعنی آگاهی مدیر براساس مسئولیتی که دارد بر کارش در سازمان مسلط باشد. مولا علی(ع) در نهج‌البلاغه می‌فرماید: ای مردم سزاوارترین شخص به امر خلافت تواناترین مردم و داناترین آنان است. باز هم در این کتاب مقدس می‌فرماید: تنها خیراندیش بودن در مدیریت کافی نیست بلکه توانایی اداره کردن شرط لازم است. از دیگر ویژگی عادل بودن مدیر است. مدیر خوب بایستی عدالت را سرلوحه کار خود قرار می‌دهد و مساوات که همان اصل عدالت است مدنظرش باشد. با این نتیجه‌گیری بایستی دریابیم که اگر غیر این صورت باشد مدیر اسلامی نباید او را خواند و هیچ‌گونه ارزشی برای جامعه اسلامی ندارد.
تسلط بر زمان یکی از آرزوهای دیرینه آدمی بوده است. ماشین زمان اثر اچ.جی.ولز یا دور دنیا در هشتاد روز اثر ژول ورن، حکایت از این آرزو و میل مفرط انسان برای تسلط بر این عنصر مهم زندگی و آنچه نحوه استفاده از آن توسط افراد مختلف وجه تمایز موفق از ناموفق است، دارد.
تسلط بر زمان یکی از آرزوهای دیرینه آدمی بوده است. ماشین زمان اثر اچ.جی.ولز یا دور دنیا در هشتاد روز اثر ژول ورن، حکایت از این آرزو و میل مفرط انسان برای تسلط بر این عنصر مهم زندگی و آنچه نحوه استفاده از آن توسط افراد مختلف وجه تمایز موفق از ناموفق است، دارد.
در محدوده کره زمین، جایی که به دلیل راحتی کاربرد، عملاً در زندگی خود به جای فیزیک نسبیت، از فیزیک نیوتنی استفاده می کنیم ،نمی توانیم از زمان پیشی بگیریم یا لااقل تاکنون نتوانسته ایم، و زمان کش نمی آید. در زندگی ما وقت زیادی تلف می شود. زمانی را که می توانیم برای انجام کارهای مفید صرف نموده و بازده زندگی خود را بیشتر کنیم.
شاید اندیشیدن به مفهوم تسلط بر زمان یا مدیریت زمان در نظر بعضی محال و غیرعملی جلوه کند، اما صادقانه بیندیشیم که علیرغم مشکلاتی که در حال حاضر با آنها دست به گریبان هستیم، همین تمایل هر یک از ما به انجام دادن کارها به روشی بهینه، با مسأله مدیریت وقت و زمان ارتباط مستقیم دارد. همچنین بعدی از ابعاد بهره وری مسأله بهره وری زمان انجام کارها، استفاده صحیح از زمان و زندگی کردن با نگرش صرفه جویانه به زمان است. شاید این عبارت را شنیده باشید که «اگر از وقت خود خوب استفاده کنیم، همیشه برای انجام کارهای خود وقت کافی خواهیم داشت.» و این ربطی به این که در کشور ما چقدر از وقت هر یک از ما در ترافیک یا پشت چراغ قرمزها تلف می شود، ندارد. چرا که به هر حال در هرکجا که باشیم مسئول استفاده صحیح از تمام منابع خود به خصوص وقت و زمان عمر خود هستیم.
در فرهنگ یوگا، میزان عمر را مرتبط با میزان تپش قلب و تنفس موجود زنده می دانند و معتقدند که عمر همه موجودات ثابت و مشخص بوده و برابر است و آن عمر عبارت از تعداد معینی تپش قلب و تنفس هر موجود زنده است. حالا بعضی از موجودات زنده مثل مرغ مگس خوار با ضربان قلبی در حدود ۳۰۰ بار در دقیقه عملاً زمان کمتری زنده هستند تا یک فیل با ۳۰ بار ضربان قلب در همان زمان، البته تحقیقات پزشکی جدید نیز درستی و صحت این نظریه را مورد تأیید قرار می دهد. شاید ذکر این نکته خالی از فایده نباشد که بهره وری هر یک از ما از عمر و وقتمان ارتباط مستقیمی با هیجانات و تنش های عصبی دارد که با آن دست به گریبان هستیم و این توجیهی است برای بالا بودن میزان سکته قلبی و مرگ و میر زودرس در میان افرادی که به دلیل تخصص و مسئولیت ارزش زیادی برای جامعه دارند و عمدتاً در رده های مدیریتی از هر نوع، علمی تا اقتصادی و بازرگانی انجام وظیفه می کنند.
اگر مدیریت را به مفهوم رهبری، هدایت صحیح نیروها و مصرف به جای منابع موجود بدانیم، هر یک از ما بدون توجه به موقعیت زمان، خواه کشاورز باشیم، یا متخصص، یا مدیر یک سازمان تجاری، در درجه اول مدیر وقت، عمر و نیروی خود هستیم.
حتماً تاکنون شکایاتی از این قبیل داشته یا شنیده اید که:
- با توجه به حجم روزافزون کارهای ارجاع شده، هیچ تعجبی ندارد که نمی توانم کارهایم را به روز برسانم.
باز هم ناچارم روز تعطیل خود را هم به کار اختصاص دهم.
- برای آن که یک کار معین را انجام دهد، باید چندین بار به او یادآوری کنم.
- او از من خواست که گزارشم را دوباره تنظیم کنم. چرا از اول نمی گوید که در چه موردی گزارش می خواهد.
آیا در همین هفته گذشته تعابیر و کلمات مشابهی را نشنیده اید؟ چرا تمام این گلایه ها شبیه به هم به نظر می رسند؟ و چرا تا این حد در ارائه پاسخی صحیح و کارگشا فرو می مانیم؟ به نظر می رسد که تمام این شکایات اساساً به این امر مربوط می شود که ما چگونه وقت و زمان خود را سازماندهی و مدیریت می کنیم و ضعف سازماندهی عمومیت دارد و دست آخر می بینیم که این کار خیلی ساده شامل تعیین اهداف، تعیین اولویت ها، برنامه ریزی و از همه مهمتر، انجام کارهاست و اگر این ضعف مدیریت و ضعف در مقابل زمان تا این حد عمومیت دارد فقط و فقط ثابت می کند که هر یک از ما می توانیم و باید متخصص مدیریت زمان خود باشیم.
زمان به عنوان یک منبع پایان پذیر
در درجه اول باید به خاطر بیاوریم که زمان یک منبع قابل توجه و حیاتی است! یا به عبارت دیگر وقت طلاست. نیازهای ما، نژاد، سطح اجتماعی، جنس و سن ما یا هر گونه وجه تمایز دیگرمان، هر چه باشد برای هر یک از ما، زمان یک عامل اساسی و مهم و محدودکننده در رسیدن و دستیابی به هر هدفی است. نمی توانید آن را کرایه کنید. بخرید و یا اجاره دهید! در عین حال بیش از ۲۴ ساعت در هر شبانه روز نمی توانید داشته باشید و هرگز نمی توانیم بر حسب مفاهیم اقتصادی، منحنی افزایش زمان نسبت به روز را رسم کنید. ذخیره هر یک از ما از زمان کاملاً غیر الاستیک است. بدون توجه به این که نیاز شما تا چه حد فوری و ضروری است. نه می توان آن را ذخیره کرد و نه میزان آن را طبق نیاز روز افزونتان افزایش دهید. زمان تماماً و کاملاً کالایی تجدیدناپذیر است. نمی توان آن را در فریزر، گاوصندوق بانک یا هر جای محفوظ دیگر ذخیره کرد، یا به طرق مختلف مصرف آن را مشابه روش به کار رفته جهت مقابله با روند
فرسایش خاک آهسته نمود. زمان جابه جایی ناپذیر است. هیچ چیز دیگری جایگزین آن نمی شود. برخلاف پلاستیک ها و برخلاف جایگزینی روبوت ها به جای نیروی انسانی.
از لحاظ بیولوژیک، ما انسانها برای مدیریت زمان به خوبی سازماندهی نشده ایم. در یک اتاق کاملاً تاریک و دربسته که از پنج حس خود محروم می شویم به زودی حس گذر زمان را از دست می دهیم. بسیار جالب است که احساس ملالت و کسالت یا بیکاری زمان را طولانی می کند و هیجان ها و ضرب الاجل ها آن را کوتاه می سازند. بسیار عجیب است که برعکس سطح بیکاری روزافزون کشورها و نیاز روزافزون افراد بشر به استراحت بیشتر و کاهش ساعات کار، بسیاری از مدیران هنوز ساعات متمادی کار می کنند و از عواقب نبردی بی رحمانه برای انجام همه کارها به دست خودشان آسیب می بینند و رنج می کشند.
زمان و دنیای در تغییر
زمینه کار مدیریت سریعاً تغییر می یابد. بنابراین در عین این که باید بتوانیم به عنوان یک مدیر وظایف اساسی خود را در حال حاضر انجام دهیم، باید بتوانیم خود را با دنیایی که سریعاً در حال تغییر است وفق داده و باید مفاهیم جدیدی را یاد گرفته و مفاهیم دیگری را فراموش کنیم و برای انجام تمام این کارها باید زمان و وقت خود را خوب و دقیق سازماندهی و مدیریت کنیم تا بتوانیم از عهده دنیای جدید شجاعمان(۱) برآییم.
مدیر یک شعبه بانک به عنوان مثال، مسئول فروش انواع خدمات گوناگون به مشتریانی بسیار متنوع، حقیقی و حقوقی می باشد. آن هم در بازاری بسیار پیچیده که رقابت هر روز در آن شدیدتر می شود و در عین حال باید خود را با نوآوری های بسیار پیچیده تکنولوژی سازگار کند. چنین وضعی فقط اختصاص به این شخص با این شغل ندارد. زمینه کاری هر یک از ما با چنین تغییرات شدیدی روبه روست، یا در آینده با آن مواجه خواهیم شد. در عین حال، در تحلیل نهایی مسأله، این مسئولیت شخصی هر یک از ما است که خود را جهت استفاده صحیح از زمان متعهد کنیم تا از عهده چنین تغییراتی برآمده و به موفقیت های مناسب دست یابیم.
راجع به سه نفر، ترجیحاً سه مدیر که می شناسید فکر کنید. با استفاده از جدول یک، چهار زمینه کار و پیشرفت برای هر یک بنویسید که باور دارید به آنها کمک می کنید تا به نحو مؤثرتری عمل کنند.
به این ترتیب شما اولین قدم را برای تمرین مدیریت زمان برداشته اید. با انجام کارهایی مثل سازماندهی کارها، برگزاری ملاقات ها، بازدید ها، خارج کردن چیزهای غیرضروری از روی میز کارها، مشاوره دادن و ...
نتایج یک تحقیق روی بیش از ۱۳۰۰ مدیر در اروپا نشان می دهد که ضعف عمومی، ضعف در اولویت گذاری است. علی رغم ساعات طولانی کار، تنها ۴۷ درصد زمان واقعی کار به فعالیت های مدیریتی اختصاص دارد. قسمت اعظم زمان باقی مانده، صرف انجام کارهای کارمندان زیردستشان می شود. کارهایی آشنا و بسیار کم خطرتر غیرمدیریتی که مدیران طی سالها کار عادت کرده اند انجام دهند. هزینه زمان تلف شده مذکور رقمی معادل ۲۰۰۰۰ پوند در سال است. البته به استثنای هزینه های استخدام و آموزش که معادل ۸۵ پوند در روز یا ۱۱ پوند در ساعت است. که نیاز شدید به استفاده بهینه از زمان و تغییر رفتار را آشکار می سازد. پس به خاطر بسپارید که زمان کافی برای تکمیل مهمترین موضوعات یا به عبارت بهتر اصلی ترین وظایف تان باید کنار بگذارید.
اکنون به بررسی شش موضوع که به فهمیدن چگونگی استفاده هر یک از ما، از زمان کمک می کند،می پردازیم.
اهداف
چه هدفهایی را برای زندگی خود تعیین کرده اید؟ آیا تاکنون به این موضوع اندیشیده اید؟ باید در این مورد صریح برخورد کنید. اگر تاکنون اهدافتان را معین نکرده اید، برای یک بار هم که شده، هم اکنون آنها را روی کاغذ بیاورید. با نوشتن اهداف، آنها را کشف می کنید. بله، کشف می کنید که دقیقاً چه می خواهیم و انگیزه تان در رسیدن به اهداف تقویت می شود و استفاده دقیقه به دقیقه شما از زمان معنا می یابد. اهداف زندگی هر شخص با دیدگاه ها، مقاصد و اعتقادات وی ارتباط تنگاتنگ دارد. پاسخ به سؤالات زیر کمک می کند تا به روشی که طبق آن زمان و وقت خود را مورد استفاده قرار می دهید، تمرکز یابید.
- دوست دارید سه سال آینده کجا باشید؟ و در آن موقع دوست دارید وضعتان چقدر با امروز متفاوت باشد؟
- اگر به یقین می دانستید که تا شش ماه بعد در اثر حادثه ای ناگهانی خواهید مرد، تا آن موقع چگونه زندگی می کردید؟
و اکنون:
- ده سال پیش کجا بودید؟
- دوستان و معاشرین شما چه کسانی بودند؟
- اگر کسی آن موقع از شما می پرسید «ده سال بعد چه وضعی خواهید داشت، چه پاسخی
ی دادید؟
- آیا امروز همان وضع را دارید؟
- به نظر خودتان امروز را چگونه باید بگذرانید تا فردایی مناسب داشته باشید؟
- آن فردای مناسب را چگونه ترسیم می کنید؟
به خاطر بسپارید که هدف گذاری یک فعالیت همیشگی است که مطمئناً نیازمند به روزآوری اهداف، ثبت و اولویت گذاری و دوره و مرور منظم هر دو نوع اهداف کوتاه مدت و بلند مدت می باشد. دست کم هر شش ماه اهداف خود را مرور کرده و آنها را (در صورت نیاز) مورد اصلاح قرار دهید. چرا که با حرکت در مسیری منظم ممکن است متوجه شوید دیگر اهدافی را که ثبت نموده بودید، آن ارزش اولیه را ندارند و نیازمند اصلاح آن هستید.
