بخشی از مقاله
مقدمه
بررسي تاريخي كشورهاي توسعه يافته حاكي از اين است كه به منظور رشد اجتماعي و ارتقاء سطح آگاهي و رفتار جامعه استاندارد سازي و وضع قوانين و مقررات و نظارت بر اجراي صحيح آنها همواره از اولويت برخوردار است.
استاندارد سازي مديريت و فعاليتهاي مديران بعنوان يكي از راههاي موفقيت كشورهاي توسعه يافته قلمداد شده و حركت وسيع در سطح كشورمان به منظور استاندارد كردن مديريت با استفاده از استانداردهاي ايزو بيانگر تحولات اساسي در مقوله مديريت است. استانداردهاي ايزو بعنوان استانداردهاي تحول سازماني و بهبود وضعيت اجتماعي سازمانها از مدلهاي اجرايي مهمي است كه درسطح سازمانهاي توليدي و خدماتي بكار گرفته ميشود.
شفاف سازي اطلاع رساني واقعي ايجاد نظام پاسخگو و احترام به تك تك اعضاء جامعه نيازمند تدوين و اجراي دقيق قوانين است هيچ جامعه اي به رشد نرسيده است مگر آنكه انقلاب را ازدوران شروع كرده باشد تحول سازماني آگاهي كاركنان نسبت به اهداف سازمان و جامعه و حركت به سمت تعالي جامعه و سازمان نيازمند ايجاد يك نظام مديريت مقتدر و حمايت مديران از حركتهاي بهبود كيفيت ميباشد.
ايزو چيست ؟
ايزو فرآيند توليدي يك كالا ميباشد، سازمان بين المللي استاندارد ايزو مقر آن در ژنو سوئيس ميباشد در 24 فوريه 1947 به منظور يكپارچه كردن استاندارد در سراسرجهان ايجاد تسهيلات درتجارت بين المللي و حمايت از توليد كننده و مصرف كننده و توسعه همكاري عمل تكنولوژيكي اقتصادي و با عضويت 25 كشور تاسيس شد. به دنبال پيوستن تدريجي ساير كشورهاي جهان اين سازمان در حال حاضر داراي 132 عضو شامل 90 عضو اصلي و 34 عضو مكاتبه اي و 8 عضو مشترك ميباشد كه موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران از جمله اعضاي اصلي آن ميباشد.
در حال حاضر تعداد استانداردها 11950 مورد ميباشد كه توسط 2856 كميته وزير كميته و بيش از سي هزار كارشناس تدوين گرديده است.
سازمان بين المللي استاندارد تحت عنوان مديريت كيفيت و تضمين كيفيت آغاز و در سال 1987 پس ازبحث و بررسي هاي علمي و تخصصي گسترده و تائيد پيش نويسهاي تهيه شده، توسط كشورهاي عضو اين كميته فني به صورت مجموعه اي مشتمل بر شش استاندارد و از سوي دبيرخانه سازمان بين المللي استاندارد منتشر گرديد.
استانداردهاي سري ايزو مي گويد كه كيفيت محصول فقط از طريق كنترل و بازرسي فني بازرسي صد در صد به صورت پيوسته تأمين نيست بلكه كيفت بايد در فرآيند توليد و آنهم در تمامي بخشهاي يك سازمان (كارخانه يا شركت) از جمله بخشي طراحي، بخش تداركات، بخش توليد، بخش كنترل كيفيت، بخش آموزش و امثالهم خلق و بوجود ميآيد و استانداردهاي سري ايزو 9000 در زمينه كيفيت گفتگو ميكند ولي نه فقط كيفيت محصول نهايي بلكه كيفتي عملكرد صحيح تمامي بخش هاي يك سازمان كه در مجموعه در كيفيت محصول يا خدمت عرضه شده توسط يك سازمان يا به عبارتي ديگر در كيفيت كل سازمان تجلي مي يابد.
تدوين استانداردهاي ايزو در مورد مديرتي كيفيت و تضمين كيفيت در اواخر دهه هفتاد با بهره گيري از استاندارد انگلستان به شماره 5750 و ساير استانداردهاي كيفيت و صنايع نظامي و هسته اي طراحي شده است.
موسسه استاندارد ملي امريكا (ANSI) نماينده ايالات متحده امريكا است.
تاريخچه ايزو در ايران:
ايزو كمتر از يك دهه ميباشد كه در ايران شروع گرديده است. چندي است كه در كشور ما ايران مساله ي مديريت كيفيت داراي اهميت شده است واحدهاي توليدي يا خدماتي مي خواهند فراورده هايي با كيفيت بهتر از قبل ارايه كرده كيفيت آنها را تضمين كنند موج پيشرفتهاي روز افزون دانش و فن آوري و رقابت در كيفيت و تلاش در دستيابي به مديريت و كيفيت فراگير به ايران نيز رسيده است موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران در حال حاضر در 128 كميته وزير كميته عضو فعال و در هر 101 كميته ناظر بوده و مسئولين دبيرخانه كميته هاي فني شوينده ها، كودهاي شيميايي، فرآورده هاي بهداشتي و آرايشي و كميته فرعي واژه شناسي اطلاعات و اسناد را نيز به عهده دارد.
مجموعه استانداردهاي ايزو 9000 چه هستند .
مجموعه استانداردهاي ايزو 9000 در سال 1987 بوجود آمدند در سالهاي قبل از بوجود آمدن ايزو 9000 مفاهيم كيفيت كاملاً گيج كننده شده بودند. معني واژه ي سيستم كيفيت به دفعات تغيير مي كردو گاهي از كشوري به كشور د يگر و حتي در داخل يك كشور مشكل آفرين بود. در اين دوران دولتها و صنايع هر روز بيش از پيش اهميت توجه به پيشرفت و بهبود كيفيت را بعنوان عامل موفقيت در رقابت دريافتند . در نتيجه استانداردهاي كيفيت بسياري توسط موسسه ها شركتهاي خصوصي و صنايع بوجود آمدند. اگر چه شباهتهايي در اين استانداردها وجود داشت اما متابعت از آنها بسيار دشوار مي نمود و بوضوح نياز به تدوين استاندارد در سطح جهاني احساس مي شد.
بدين منظور ايزو يك كميته فني با عنوان TC176 براي كيفيت بوجود آورد. نتيجهي تلاش اين كميته مجموعه استانداردهاي سيستم مديريت كيفيت ايزو 9000 بود. نياز براي داشتن يك سيستم مديريت كيفيت مؤثر را تعريف مي كنند. اين استانداردهاي كاربردي پيشنهادي كيفيت، ميتواند براي هر موسسه خواه توليدي باشد يا خدماتي اجرا شوند. نيازمنديهاي استاندارد ساده و صريح هستند.
اهداف استانداردهاي ايزو 9000 شامل پنجح سند زير هستند
ايزو 9000 استانداردهاي مديريت كيفيت و استاندارد تضمين كيفيت خطوط راهنما براي انتخاب و استفاده از اين سند راهنماي استفاده از ديگر استانداردهاي مجموعه است و واژگان كليدي را تعريف مي كند.
ايزو 9001: سيستمهاي كيفيت مدلي براي تضمين كيفيت در طراحي توسعه، توليد، نصب و ارايه خدمات سند قراردادي نيازمنديهاي سيستم كيفيت، براي استفاده به هنگامي كه يك توليد كننده بايد تواناييهايش را در طراحي، توليد، نصب و راه اندازي و حمايت ازيك محصول يا خدمات نشان دهد.
ايزو 9002: سيستمهاي كيفيت - مدلي براي تضمين در توليد، نصب وراه اندازي سند قراردادي نيازمنديهاي سيستم كيفيت، براي استفاده به هنگامي كه يك توليد كننده بايد فقط توانايي هاي توليد و نصب و راه اندازي محصول يا خدمات را نشان دهد. برخلاف ايزو 9001 و 9002 هيچ گونه نيازمندي براي كنترل طراحي يا ارايه خدمات ندارد و ايزو 9002 استاندرادي است كه بصورتي بسيار گسترده مورد استفاده قرار ميگيرد.
ايزو 9003 : سيستمهاي كيفيت - مدلي براي تضمين كيفيت در بازرسي و آزمايش نهايي اين سند قراردادي نيازمنديهاي سيستم كيفيت را براي تضمين كيفيت با بازرسي و آزمايش نهايي مشخص مي كند، نيازمنديهاي اين استاندارد و به دقت و پيچيدگي ايزو 9001 وايزو 9002 نبوده، هنگامي بكار گرفته ميشود كه محصول نسبتاً ساده بوده و كيفيت آن با انجام يك بازرسي يا آزمايش نهايي كاملاً قابل تعيين باشد.
ايزو 9004: مديريت كيفيت و عناصر سيستم كيفيت - رهنمودها - يك سند مشاوره اي است كه رهنمودهايي براي ايجاد و اجراي سيستم كيفيت ارايه نموده- معين ميكند تا چه حد عناصر سيستم كيفيت، درسايراستانداردها قابل استفاده است روابط قراردادي در اين سند مورد بررسي قرار نمي گيرد رهنمودهاي ايزو 9004 عملا براي كارخانه هايي مفيد هستند كه به ايجاد سيستم كيفيت جامع علاقه دارند اما به داشتن گواهينامه اين سيستم و پيگيري نسبت آن اهميتي نمي دهند.
ساير استانداردهاي خانواده ايزو 9000
علاوه بر پنج استاندارد و اصلي ذكر شده استانداردهي زير نيز در خانواده ايزو 9000 وجود دارد.
ايزو 8402- واژه نامه مديريت كيفيت و تضمين كيفيت.
ايزو 9000- بخش 2 رهنمودهاي كلي براي بكارگيري ايزو 9001 و 9002 و 9003.
ايزو 9000- بخش 3 رهنمودهايي جهت بكارگيري ايزو 9001 براي توسعه تأمين و نگهداري نرم افزارها.
ايزو 9000- بخش 4- كاربرد در اعتماد به مديريت (اطمينان مديريت)
ايزو 9004- بخش 2- رهنمودهايي براي خدمات.
ايزو 9004- بخش 3- رهنمودهايي براي مواد فرايندي.
ايزو 9004- بخش 4- رهنمودهايي براي بهبود كيفيت
ايزو 9004- بخش 5- رهنمودهايي براي بهبود كيفيت
ايزو 9004- بخش 6- رهنمودهايي براي ساختار مديريت.
ايزو 10011- بخش 1- مميزي
ايزو 10011- بخش 2- معيار تعيين صلاحيت مميزان سيستمهاي كيفيت
ايزو 10011- بخش 3- مديريت برنامه هاي مميزي
ايزو 10012- بخش 1- نيازمنديهاي اطمينان از كيفيت براي وسايل اندازه گيري
چرا ايزو 9000 اهميت دارد؟
مجموعه استانداردهاي ايزو 900 به چند دليل بايد بطور جدي مورد توجه تمام شركتها قرار گيرد. گواه اين مطلب دستورات و مقررات اتحاديه اروپا
(European Community) EC است در اول 1993، اتحاديه اروپا دومين قدرت اقتصادي جهان و شريك عمده بازرگاني ايالات متحده شده اتحاديه ي اروپا مجموعه مقرراتي را وضع كرد كه توليد كنندگان (محصولات تحت ضابطه) مانند محصولات و خدماتي كه اثر مستقيم بر تندرستي ، ايمني و محيط زيست دارند ملزم به داشتن گواهينامه ايزو 9000 هستند. اين كالاها كمتر از 250 درصد تمامي محصولات بازار را تشكيل مي دهند اما بسياري از مشتريان خواهان وجود گواهينامه براي (محصولات بدون ضابطه) نيز هستند. اين نيازمندي به ثبت گواهي سرانجام گسترش يافته كه عرضه كنندگان تمام فراورده ها و خدمات را در بر خواهد گرفت.
علاوه بر اتحاديه اروپا بيش از 50 كشور بطور رسمي مجموعه استانداردهاي ايزو 9000 را بعنوان استاندارد و ملي خود برگزيده اند. استانداردهاي ايزو 9000 بطور واقعي در تمام كشورهاي صنعتي و چند كشور در حال توسعه بكار مي روند كشورهايي كه بطور رسمي تمام يا بخشي از اين استانداردها را پذيرفتند.
اتحاديه اروپا همچنين يك قانون شديد و الزام آور مدني را بصورت متحد تصويب كرده است. بر طبق اين قانون مصرف كنندگان ميتوانند عليه عرضه كنندگان كالا يا خدمات معيوب يا خطرناك شكايت كنند. اين امر بطور چشمگيري شانس فرد را براي اعلام جرم عليه عرضه كننده افزايش ميدهد. براي مقابله با چنين مسئوليت حقوقي بسياري از شركتها به ايزو 9000 رو آورده اند. اجراي يك سيستم مديريت كيفيت دقيق به جلوگيري از توليد كالاي معيوب كمك مي كند. كشورهايي كه استانداردهاي ايزو را پذيرفته اند عبارتند از آرژانتين ، آلمان، اتريش و اسپانيا، استراليا، افريقاي جنوبي، الجزاير، ايالات متحده امريكا، ايتاليا، ايرلند، ايسلند، برزيل، انگلستان، بلژيك، پاكستان، پرتقال، تانزانيا، تايلند، تركيه، ترينيداد، تونس، جامايكا، چك، دانمارك، روسيه، روماني، زامبيا، زيمباوه، ژاپن، سريلانكا، سنگاپور، سوئد، سوئيس، شيلي، فرانسه، فلسطين اشغالي، فنلاند، فيليپين، قبرس، كره جنوبي، كلمبيا، كوبا، گينه نو، لهستان، مالزي، بهارستان، مكزيك، نروژ، نيوزلند، ونزوئلا، هلند، هند، يونان. البته اين آمار مربوط به سال 1993 ميباشد و قطعا كشورهاي ديگري تا كنون به جرگه دارندگان ايزو گرويده اند.
عناصر استانداردها كدامند؟
عناصر ويژه ي سيستم مورد نياز هر يك از اسناد قراردادي بسته به اهداف و دامنه فعاليت يك شركت يا موسسه تغيير ميكند. در بخشهاي زير توصيف مختصر نيازمنديهاي كلي هر عنصر در ايزو 9001 كه جامع ترين سري استانداردهاي 9000 ميباشد ارايه مي گردد.
مسئوليت مديريت:
- مديريت بايد يك خط مشي مدون از مسئوليت خود در قبال كيفيت داشته باشد اين خط مشي بايد به كليه كاركنان ابلاغ و كاملاً تفهيم شود.
- مديريت بايد مسئوليتهاي سازماني و روابط داخلي را بوضوح تعريف كند.
- به منظور نظارت بر اجرا و بهبود مستمر سيستم يك نماينده از طرف مديريت تعيين شود.
- مديريت ارشد بايد بطور منظم سيستم را بررسي و اجراي آن را ارزيابي كند و فرصتهاي ارتقاء سيستم را شناسايي نمايد.
سيستم كيفيت :
- سيستم كيفيت بايد مستقر شود.
- نظامنامه كيفيت بايد به سند خط مشي و نيازمنديهاي سيستم كيفيت تبديل شود.
- طرحهاي كيفيت بايد مدون شوند و شرايط و تعريفهاي كنترل كيفيت محصولها و خدمات را نشان دهد.
- مستندسازي سيستم كيفيت بايد شامل توصيف كلي سيستم كيفيت و جزئيات در بارهي سازمان پشتيباني مستندسازي، باشد.
بازنگري قرارداد :
بايد سيستمي بوجود آيد كه اطمينان دهد نيازهاي مشتري كاملاً درك ميشوند و منابع مناسب (مانند پرسنل، روشها، مواد، وسايل) براي توليد يك محصول يا ارائه خدمات جهت برآوردن آن نيازها مي بشد.
كنترل طراحي
براي اطمينان از برآورده شدن نيازهاي مشتري، بايد روشهايي براي كنترل و آزمايش طراحي و فرآورده هاي جديد و اصلاح شده ايجاد و نگهداري گردد.
كنترل سند
بايد روشهاي اجرايي براي كنترل تمامي اسناد و داده هاي مربوط به نيازهاي توصيف شده در نظامنامه كيفيت، بوجود آيد و حفظ گردد. پيش از صدور اين اسناد بايد تمامي سندهاي مربوط به نيازمنديهاي نظامنامه كيفيت توسط افراد مسئول بررسي و تاييد گردد.
افراد مسئول همچنين بايد هر گونه تغيير در اين سند ها را بررسي وتاييد نمايند.
خريد
بايد سيستمي براي اطمينان از مناسب بودن نيازمنديهاي اقلامي كه خريداري ميشوند و مستقيما روي كيفيت محصول يا خدمات ارايه شده اثر مي گذارند وجود داشته باشد و در ارتباط متقابل با عرضه كننده باشد . اين سيستم بايد مكانيزمي براي تعيين صلاحيت و شايستگي عرضه كنندگان و تاييد برآورده شدن نيازها ارايه كند.
محصول عرضه شده توسط خريدار
بايد سيستمي براي تاييد تمام محصولات عرضه شده از سوي خريدار قبل از استفاده وجود داشته باشد.
قابليت شناسايي و رد يابي محصول
تمامي محصولات بايد در طي مراحل توليد ، تحويل، نصب و راه اندازي شناسايي گردند در صورت درخواست مشتري بايد سوابق براي رديابي محصول و رسيدن به ابتداي توليد، نگهداري گردند.
كنترل فرايند:
شركت بايد تمامي فرايندهايي كه مستقيما روي كيفيت محصول يا خدمات اثر مي گذارند شناسايي كرده اطمينان حاصل نمايد كه تمامي اين فرايندها درشريط كنترل شده زير انجام ميشوند.
الف- تصويب رسمي طراحي فرايند و تجهيزات
ب- دستورالعملهاي مستند
ج- طرحهاي توسعه ي كيفيت همراه با توصيف چگونگي نظارت بر فرايند.
د- محيط كار مناسب
هـ- شاخصهاي مستند كيفيت.
بازرسي و آزمايش
شركت بايد تأمين نيازمنديهاي اعلام شده ي يك محصول را در تمام مراحل توليد، شامل دريافت و فرآوري كالاي توليد شده تاييد نمايد. اين تأكيد بايد بر طبق برنامه و روشهاي اجرايي مدون كيفيت باشد.
وسايل بازرسي ، اندازه گيري و آزمايش
شركت بايد روشهايي به منظور شناسايي دقيق وضعيت محصولات در تمامي مراحل توليد، نصب و راه اندازي، بوجود آورده و حفظ و نگهدراي كند.
كنترل محصول نامنطبق
شركت بايد سيستمي بوجود آورد تا از فراوري و حمل هر گونه محصول اعم از امحصول نهايي يا ماد9ه خام در وصرت عدم تطابق كامل با معيارها جلوگيري شود.
اقدامات اصلاحي
شركت بايدفرايندي براي بررسي علل ريشه اي توليد محصول نامنطبق به منظور انجام اقدامات اصلاحي پيشگيرانه بوجود آورد حفظ و نگهداري كند. اين فرايند بايد دقيقا تأكيد كند كه اقدامات انجام گرفته مؤثر و كارا هستند.
حمل و نقل، انبار ، بسته بندي، تحويل
شركت بايد سياستي به منظور جلوگيري از بروز صدمه بهنگام حمل و انبار كردن كالا داشته باشد همچنين داراي سيستمي كارآمد براي كنترل جريان آمد و شد كالاهاي بحراني، در دفتر موجودي كالا باشد.
سوابق كيفيت
شركت بايد تمامي سوابق را كه نمايانگر توجه كافي به عناصر سيستم كيفيت هستند نگهداري نمايد. شركت همچنين بايد مدت زمان مناسب جهت حفظ و نگهداري اين سوابق را مشخص كند. اين سوابق بايد خوانا باشند و طوري نگهداري شوند تا صدمه نبينند، بعلاوه به سادگي قابل ارزيابي باشند.
مميزي داخلي كيفيت
شركت بايد يك سيستم داخلي به منظور مميزيو اطمينان از كارايي و عملي بودن تمامي عناصر سيستم كيفيت داشته باشد. همچنين بايد يك برنامه ي رسمي براي انجام اين مميزي ها و در كنار آن نگهداري سابقه ي هر مميزي و نتيجه عمليات بوجود آورد.
آموزش
بايد سيستمي به منظور شناسايي مهارتهاي لازم ، تدوين برنامه هاي آموزشي مورد نياز، برنامه ريزي و اجراي آموزشهاي لازم و نگهداري از سوابق اين آموزشها، ايجاد شوند.
ارايه خدمات
بايد سيستمي به منظور تعريف و اعلام خدمات پس از فروش ايجاد گردد.
روشهاي آماري
شركت بايد توانايي نشان دادن روشهاي مناسب آماري بكار رفته به منظور اطمينان از كيفيت جنس يا خدمات ارايه نشده را داشته باشد.
چرا ايزو اهميت دارد؟
مجموعه استانداردهاي ايزو به چند دليل بايد بطور جدي توجه تمام شركتها قرار گيرد. گواه اين مطلب دستورات و مقررات اتحاديه اروپا (EC) است در اول ژانويه 1993 اتحاديه اروپا، دومين قدرت اقتصادي جهان و شريك عمده ي بازرگاني ايالات متحده شد. اتحاديه ي اروپا مجموعه مقرراتي را وضع كرد كه توليد كنندگان (محصولات تحت ضابطه) مانند محصولات و خدماتي كه اثر مستقيم بر تندرستي، ايمني و محيط زيست دارند. ملزم به داشتن گواهينامه ايزو هستند.
اين كالاها عبارتند از غذاي حيوانات، خودروهاي سواري، خودروهاي سنگين موتور سيكلت، مواد شيميايي، محصولات ساختماني، مواد آرايشي (زيبايي)، مواد پاك كننده، كودها، بسته بدني مواد غذايي، محصولات غذايي، وسايل بالا بر و بارگيري، دستگاه هاي ايمني ماشن، دستگاه هاي پزشكي، دستگاه هاي ويژه تخصصي پزشكي، ماشين آلات متحرك، دستگاه هاي حفاظت شخصي، مواد فارماكولوژيكي، مخازن كمتر از 20 درصد تمامي محصولات بازار را تشكيل مي دهند. اما بسياري از مشتريان خواهان وجود گواهينامه براي محصولات بدون ضابطه نيز هستند. اين نيازمندي به ثبت گواهي سرانجام گسترش يافته، عرضه كنندگان تمام فراورده ها و خدمات را در بر خواهد گرفت.
گواهينامه سيستم كيفيت چيست؟
گواهينامه سيستم كيفيت يك تاييديه كاملاً مطمئن و بي طرفانه است كه برآورده شدن تمام نيازمنديهاي مشخص شده در مجموعه استانداردهاي ايزو را تضمين ميكند اين گواهينامه از سوي موسسه اي با عنوان (گواهي دهنده) صادر مي گردد. اين موسسه ها (مانند شركت ثبت تضمين كيفيت لويدز، موسسه استاندارد بريتانيا، آزمايشگاههاي آندر راتيزر) خود توسط موسسه هاي اعتبار دهنده ي بين المللي مانند NACCB مورد تاييد قرار گرفته اند.
مؤسسات گواهي دهنده براساس يك ارزيابي مستقل و بي طرفانه گواهي مي دهند كه سيستم كيفيت، با استاندارد مشخص و معيني مطابقت دارد.
در ايالات متحده واحد تعيين صلاحيت گواهي دهندگان (RAB) وابسته به انجمن كنترل كيفيت آمريكا، بعنوان موسسه اعتباردهنده ايالت متحده فعال شده است.
اغلب بين دو واژه ي ثبت و گواهي اشتباه ميشود گواهي به معني تاييد تطابق سيستم كيفيت، با تمام نيازمنديهاي معين در استاندارد قراردادي ايزو مي باشد. ثبت به فهرست شركتها و نوع تاييديه آنها يعني اين شركتها كدام استاندارد ايزو را دارد. ) مندرج در دفترچه راهنما، اطلاق مي گردد.
ساير واژه هايي كه اخيرا مورد بحث قرار گرفته اند، ارزياب ارزيابي و مميز، مميزي است . بسياري اين عبارات را بجاي يكديگر بكار مي بر ند و مشابه بحث ثبت و گواهي بايد وقت بسيارزيادي براي واژه شناسي صرف گردد.
واژه هاي ارزياب و ارزيابي به شخص يا اشخاص و فرايندي كه يك شركت براي ثبت شدن پيش ميگيرد اطلاق مي گردد.
ارزياب، كارمند يا كارمندان موسسه گواهي دهنده ي طرف سوم هستند كه از شركت شما به منظور سنجش سيستم كيفيت بر اساس استانداردهاي مناسب ايزو بازديد مي كنند.
واژه هاي مميزو مميزي فقط به كاركنان داخلي و روند داخل سنجش پيوسته كارايي سيستم كيفيت شركت مطابق با عنصر مميزي داخلي موجود در استانداردهاي ايزو اطلاق مي گردد.
بطور خلاصه گواهينامه ايزو سود چشمگيري براي توليد كنندگان ومشتريان آينده خواهد داشت عرضه كنندگان با داشتن گواهينامه سيستم كيفيت ميزان قابليت خود را در مرغوبيت و دوام محصول يا خدمات ارايه شده ، افزايش دهد.
شش عنصر بنيادين بطور موفقيت در اخذ گواهي
شروع جستجو و تلاش براي ثبت گواهينامه ايزو مشابه به هر سفر ديگري است كه در نظر داريم انجام دهيم كمتر كسي از ما وقتي براي اولين بار به جايي سفرمي كند يك طرح و مجموعه اي از كتابچه هاي راهنما يا نقشه براي كمك در طول سفر همراه دارد. با بهره گيري از تجربه هاي ديگران، نه تنها احتمال حفظ سلامت بلكه كارايي خود را در سفر به حداكثر مي رسانيم.
1- تعهد مديريت ارشد به تلاش براي دريافت گواهينامه
همانند بسياري از تلاشهاي مربوط به كيفيت، تلاش براي موفقيت در اخذ گواهي نيازمندي تعهد مديريت است. مديريت بايد سودمنديهاي دريافت گواهي را درك كرده به آنها اعتقاد داشته باشد. علاوه بر اين مديريت بايد آشكارا از تلاش براي دريافت گواهي حمايت كند و فعالانه در فرايندهاي اجرايي، دخالت داشته باشد.
انطباق و هماهنگي با هر مجموعه از استانداردهاي ايزو نيازمند افزايش چشمگير نظم و انضباط در تمامي سيستم كيفيت است اين انضباط و نظم معمولاً وجود ندارد و به احتمال قوي بي درنگ هم پذيرفته نميشود. براي فائق آمدن بر موانع زيادي كه پيش روي شركت قرار دارد بايد مديريت تمام مدتي كه براي دريافت گواهينامه تلاش ميشود تداوم پاي بندي به هدف را به نمايش گذارد.
2- آموزش مناسب ايزو
براي اجراي موفق ايزو و دريافت گواهي سيستم كيفيت بايد دو جنبه متمايز آموزش مد نظر قرار گيرد نخست بايد برنامه ي آموزشي براي آشنا سازي كل سازمان با هدف گواهينامه استانداردها و ورند دريافت گواهي طراحي شود. دوم عنصر آموزش مجموعه ي استانداردهاي ايزو بايد اجرا گردد. عنصر آموزش نيازمند آموزش جامع كليدي كاركنان در تمامي جنبه هاي سيستم كيفيت است كه در آن مسئوليت دارند علاوه بر اين بايد طراحهاي آموزشي ايجاد شده و سوابق خاتمه آموزش، براي كاركنان آموزش ديده نگهداري شود.
3- فرايندي كارا براي فرايند بازنگري مديريت
مجموعه استانداردهاي ايزو يك سيستم مديرتي كيفيت را بيان ميكند تمام مديران بايد فعالانه درسيستم كيفت و فرايند دريافت گواهينامه شركت كند. براي اطمينان از مناسب بودن و كارايي پيوسته ي سيستم كيفيت استانداردها به بازنگري دوره اي مديريت، در فواصل مناسب نياز دارند.
اجراي فرايند بازنگري مديريت، در آغاز تلاش براي دريافت گواهي، نائل شدن به مالكيت مديريت را كه براي كاايي درازمدت لازم است تضمين ميكند.
4- مستندسازي جامع سيستم كيفيت
روش چند رديفي براي مستندسازي سيستم كيفيت، براي تمام تلاشهاي دريافت گواهي توصيه شده است رديف بالا، نظامنامه كيفيت سازمان است كه سياستها و مسئوليتهاي مربوط به عناصر مورد نياز مجموعه استانداردها ايزو مناسب را مشخص ميكند. پشتيبان نظامنامه كيفيت، سيستمها و روشهاي اجرايي است كه چگونگي اجراي اين سياستها را در تمام سازمان بطور مشخص بيان ميكند.
5- سيستم مميزي داخلي كارا
مميزي داخلي ميتواند مهمترين بخش فرايند باشد مميزي داخلي براي دريافت گواهينامه و پيشرفت مستمر تلاشها امري مهم و اساسي است. اين عمل هم مكانيزمي براي اندازه گيري پيشرفت و هم مبني بر ارتقاء كل سيستم در آينده است. سيستم مميزي داخلي بايد در كمترين زمان ممكن اجرا گردد.
6- فرايند اقدامات اصلاحي مؤثر
اقدامات اصلاحي و مميزي داخلي در ايجاد و بهبود سيستم كيفيت لازم، و ملزوم يكديگرند و بايد در كوتاهترين زمان ممكن اجرا گردند فرايند اقدامات اصلاحي نيروي محركه اي است كه تلاشهاي آماده سازي را به پيش ميبرد . درايجاد اين فرايند بايد مطمئن شويد كه اين حركت از جانب مديريت بوده درك و مشاركت تمامي كاركنان را بدنبال دارد اقدامات اصلاحي بايد علتهاي ريشه اي را مشخص كند. مستند و زمان بندي شده باشند سرانجام اين فرايند بايد مكانيزمي را براي تاييد كارايي فعاليتهايي كه اقدامات بعدي را در پي دارد ادا نمايد.
چرا بايد بدنبال گواهينامه ايزو باشيم؟
اولين گام در دستيابي به تعهد و ايجاد عزم استوار در سراسر سازمان توسط مديرتي پاسخ به اين پرسش است : چرا بايد بدنبال گواهينامه ايزو باشيم پاسخهاي احتمالي ممكن است به صورتهاي زير باشد.
برآوردن نيازمنديهاي مشتري:
مشتريان ممكن است بيش از بستن قرارداد جديد يا حتي حفظ قرارداد تجاري فعلي، از شما بخواهند گواهينامه ايزو دريافت كنيد هر روز شركتهاي بيشترو بيشتري درباره ي استانداردهاي ايزو با عرضه كنندگان خود بحث مي كنند و تعداد كمي آن را بعنوان بخشي از نيازمنديهاي عرضه كنندگان مطرح مي كنند. اما گرايش مطمئنا به اين سمت است.
در جستجوي برتري در رقابت اگر شركت شما در ميان رقبا از اولين شركتهايي باشد گواهينامه يكي از استانداردهاي ايزو را دريافت ميكند يك برتري چشمگيري در رقابت بدست آورده است. دريافت گواهينامه بيانگر اعتبار سيستم كيفيت شركت و بوجود آورنده ي اين اطمينان در مشتري است كه رقباي بدون گواهينامه نمي توانند كيفيت را تضمين نمايند.
اجراي قوانين شركت يا سازمان شما ممكن است پيگير گواهينامه باشد به اين دليل كه شركت هدفي را براي دريافت گواهينامه ايزو قرار داده است.
ايجاد ساختاري براي تلاشهاي كيفيت بسياري از شركتها در مي يابند كه تلاشهايشان باري پيشرفت كيفيت پراكنده است. آنها ممكن است به بيماري تنوع سليقه دچار شده باشند يعني بسياري از روشهاي بهبود كيفيت (مانند چرخه هاي كيفيت، كنترل آمادي فرايند ، مشاركت كاركنان) بدون چارچوب كلي يا راهبردي پذيرفته ميشوند.
پيشرفت نظم و انضباط - فقدان نظم و انضباط، اغلب نه تنها دو سيستم كيفيت بلكه در سراسر شركت آشكار است در چنين مواردي اختلاف بين سازماني كه مسندسازي ميكند و سازماني كه عمل مي كند، وجود دارد. گواهينامه ايزو وسيله اي كارا و مؤثر براي از بين بردن فاصله ي بين روشهاي اجراي و عمل است.
مزاياي پيگيري دريافت گواهينامه بايد در كنار معايب نهفته ي آن قرار گيرد. زمان كافي براي شناسايي افراد موافق و مخالف اين تلاش را در نظر بگيريد بهتر است در اين فهرستها به جاي استفاده از نام تك تك افراد عناويني مانند سازمان وظايف شغلي و نقشها، بكار رود. بايد سعي شود دلايل گروه مخالف را بفهميم و آنچه را كه بايد براي غلبه بر آنها انجام شود شناسايي كنيم موافقان و مخالفان گواهينامه بايد از نظر تعداد مورد توجه قرار گيرند. سرانجام بايد بيائيد توجيهي مدوني، شهير و بعنوان اساس ارتباطات تمام سازمان، 17 مورد استفاده قرار گيرد.
