بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
مقدمه
به طورکلی٬ فرم ها ونمونه ها یکی ازوسایل اداره امورهرسازمان است ومعمولاحاوی اطلاعاتی می باشد که استفاده ازآنها درایجادهماهنگی در سازمان و اداره صحیح امورفوق العاده ضروری می باشد.فرم ها ونمونه ها وسیله اجرای سیستم ها و روشهاست وچون درهر سازمان اطلاعا ت ازطریق آنها به جریان می افتد٬نقش فرم ها ونمونه ها در استقرار سیستم ها وروشها حائز اهمیت است. دستورهای اجرایی به وسیله فرم ها ابلاغ می شود٬روشهای کاربرروی فرم های مخصوص نوشته می شود واطلاعات ٬اعداد وارقام آماری که برای اتخاذ تصمیم مورد استفاده مدیران وسرپرستان قرار می گیرد٬ توسط فرم ها ارسال می گردد.
اسلاید 2 :
تعریف فرم ونمونه
فرم کاغذی است دارای عنوان مخصوص که بعضی از قسمت های آن برای ثبت اطلاعاتی از قبیل نام مشخصات٬تاریخ وسایرجزيیات توصیفی خالی گذاشته می شود.
فرم انواع بسیاردارد وازهرنوع آن درمورد خاصی استفاده میگردد٬مانند فرم درخواست کالا ازانبار٬فرم صورت حساب هزینه ٬فرم حضور وغیاب کارمندان وکارگران٬لیست حقوق وترازنامه موسسه و...
اسلاید 3 :
نقش فرم در ساده کردن عملیات انبار
فرم ها ونمونه های موجوددرهرسازمان٬ نشان دهنده نحوه اجرای سیستمها وروشهای معمول در آن سازمان است وبهبود بخشیدن به آنها نه تنها در افزایش بهره ومیزان کارایی یک سازمان موثراست بلکه ازآنجا که هرساله هزینه هفتگی صرف تهیه وتکمیل وبه جریان انداختن آنها می شود بسیاربه جاست که مورد توجه مدیریت قرار گیرد.از طرف دیگر٬فرم ها و نمونه ها از وسایل اجرای سیستمها و روشها می باشند٬ بنابراین بهترکردن طرح فرم ها٬حذف فرم های زائد وغیرضروری وترکیب فرم های مشابه با یکدیگر٬اجرای سیستم یاروش راساده تر وسریعتر می نماید.بنابراین٬کنترل فرم ها و نمونه ها در هر سازمان سبب تقلیل هزینه ها و ایجاد تسهیل و تسریع در انجام امور می شود و به سازمان این امکان را می دهد که تولید یا خدمت بیشتری را با شرایط بهتر و مناسبتر عرضه کند.
اسلاید 4 :
هدف ازکنترل فرم ها
هدف اساسي از كنترل فرم ها و نمونه ها اين است كه بتوان با طرح فرم ها و نمونه هاي بهتر و حذف فرمهای غیر ضروري ضمن اجراي سهولت در اجراي سيستم يا روش٬هزينه هاي به فرم ها را نيز كاهش داد.بدين ترتيب ٬منظور و هدف از اعمال كنترل فرم ها را مي توان به شرح زير بيان كرد:
Øحذف فرم هاي غير لا
Øترکیب فرمهای مشابه
Øتجدید نظردرفرمهای موجودوطرح فرمهای مورد نیاز
Øتقلیل هزینه های مربوط به تهیه تکثیرواستفاده ازفرمهای ضروری
Øتجزیه وتحلیل مداوم فرم هابه منظور ساده کردن کار و بهبود بخشیدن به سیستمها وروشهای موجود درسازمان
بنابراين كنترل فرم ها و نمونه ها در هر سازمان سبب تقليل هزينه ها و ايجاد تسهيل و تسريع در انجام امور ميشود و به سازمان اين امكان را مي دهد كه توليد يا خدمت بيشتري را با شرايط بهتر و مناسب تر عرضه كند.
اسلاید 5 :
مراحل طراحی فرم ونمونه
Øتجزیه وتحلیل فرم
Øترکیب فرم های مشابه با یکدیگر
Øتهیه طرح فرم
Øشماره گذاری فرم
Øتعیین مشخصات کاغذ ونوع چاپ فرم وارسال آن جهت چاپ
اسلاید 6 :
تجزيه و تحليل فرم
تجزيه و تحليل فرم عبارت است از بررسي در خواست فرم هاي جديد و فرم هايي كه براي تجديد چاپ فرستاده مي شود٬همچنين مطالعه در مورد فرم هاي موجود به منظور حذف فرم هاي غير ضروري.
در تجزيه و تحليل فرم سوالهاي زير را مطرح مي كنند:
- چرا اين فرم لازم است؟
- آيا كليه ي نسخه هاي اين فرم لازم است؟
- آيا كليه ي قسمت ها و اطلاعات موجود در فرم لازم است؟
اسلاید 7 :
تركيب فرم هاي مشابه با يكديگر
تركيب فرم هاي مشابه و تبديل آنها به يك فرم٬يكي ديگر ازوظايف قسمت كنترل فرم مي باشد.
معمولا در حين تجزيه و تحليل هر يك از فرم ها٬فرم هاي مشابه را مي توان تشخيص داد و آنها را در هم ادغام كرد و تعداد فرم هاي موجود در سازمان را كاهش داد.
اسلاید 8 :
تهيه طرح فرم
به طور كلي در هر فرم دو نوع اطلاعات وجوددارد:
Øاطلاعات ثابت:به صورت چاپي روي فرم قرار دارند.اين اطلاعات چهار چوب مطالبي را كه بايد در فرم نوشته شوند مشخص مي كند.
Øاطلاعات متغير:پاسخهايي كه به اطلاعات ثابت فرم داده مي شوند كه با دست در فرم پر مي شوند.
اسلاید 9 :
تهيه طرح فرم
به طور كلي مي توان گفت كه اكثر فرم ها از سه قسمت اصلي تشكيل مي شوند:
(1حاشيه بالايي: كه براي شناسايي آن بوده و شامل مطالبي از قبيل نام فرم٬ تاريخ صدور٬ محل صدور و اطلاعاتي از اين قبيل ميباشد.
(2متن فرم: كه اكثر اطلاعات متغير در اين قسمت فرم درج مي گردند.
(3حاشيه زير فرم: كه معمولا محلي است براي امضاها و مهرهاي مجاز
اسلاید 10 :
نكات مهم در طراحي فرم ها
Øاندازه فرم
Øحاشيه فرم
Øعنوان(نام) فرم
Øترتيب قرار گرفتن قسمتها و اطلاعات مندرج در فرم
