عوامل مؤثر بر کیفیت نمایه سازی

متاسفانه، دربارهٔ عواملی که - به احتمال زیاد - بر کیفیت نمایه سازی تاثیرگذار هستند تحقیقات کمی صورت گرفته است. در شکل ۳۵ تلاش شده است تا این عوامل مورد شناسایی قرار گیرند، اما عوامل یادشده بیشتر به درک جمعی یا سازمانی وابسته اند تا به شواهدی محکم و خدشه ناپذیر.

گرچه نمایه سازان ضرورتاً نباید متخصص موضوعی باشند اما باید با محتوای موضوعی مدرکی مورد بحث آشنایی کلی داشته و اصطلاح شناسی آن را درک کنند. بعلاوه، بعضی از سازمان ها با نمایه سازان بسیار متخصص مشکل داشته اند چراکه آنان بسیار تفسیرگرند و می خواهند گنه ادعاهای نویسنده را دریابند (مثلاً برنامهای احتمالی را که به طور خاصی در مقاله مورد بحث قرار نگرفته را نمایه می کنند) یا حتی با نمایه سازی نکردن ادعاهایی که با آن موافق نیستند، درباره مقاله پیش داوری میکنند (برای سوگیری و سانسور در نمایه سازی، به اینتنر، ۱۹۸۴ و بل، ۱۹۹۱a نگاه کنید). به هرحال، فقدان دانش موضوعی ممکن است به اغراق در نمایه سازی منجر شود. شاید ناتوانی در تشخیص بین دو اصطلاح باعث شود تا نمایه ساز، در جایی که فقط باید یک اصطلاح را به مدرک اختصاص دهد یا تنها استفاده از یک اصطلاح صحیح است، هر دو اصطلاح را به مدرک منتسب نماید. لوکوپولوس (۱۹۶۶) این مسئله را دودلی نمایه ساز" می نامد.

البته، گاهی برخی از تجربه ها و کارشناسی ها را نویسنده یک مدرک، خود، انجام داده است. برخی نمایه سازان، خود، مؤلف یک تحقیق در قالب یک اثر هستند. مثلاً، دیود اتو (۱۹۸۱) انسجام در مجموعهای از اصطلاحات انتخابی را در بین سه گروه مورد بررسی قرار داده است: نویسندگان، نمایهسازان و خوانندگان مقالات ریاضی، ابی نیوما " و دیگران (۱۹۸۳) کلیدواژههای اختصاص یافته نویسندگان را به واژگان اصطلاحنامه ترجمه کرده و سپس آنها را با اصطلاحاتی که قبلاً نمایهسازان باتجربه اختصاص داده بودند مقایسه کردند. به نظر میرسد که نمایه سازی مستخرج از کلمات نویسندگان، جامعیت بیشتر و مانعیت کمتری ایجاد میکند.

میولوانی (۱۹۹۴) نقاط قوت و ضعف نویسندگانی را مورد بحث قرار داده است که آثار خود را نمایه کرده اند.

راشد (۱۹۸۹) در یک تحقیق، اصطلاحاتی که نویسندگان مقالات پزشکی اختصاص داده بودند را با اصطلاحات تخصیصي نمایه سازان مدلارز مقایسه کرد. او دریافت که نمایه سازان، اصطلاحات بسیار بیشتری را اختصاص دادهاند و اصطلاحات مورد استفاده انها بسیار خاص تر از اصطلاحات مورد استفاده نویسندگان بود. سایر تحقیقات در رابطه با نمایه سازی کتابهایی معین بوده است. دیوداتو و گاندت" (۱۹۹۱) دریافتند نمایه هایی که نمایه سازان حرف های تهیه کرده اند، نسبت به نمایه های نویسندگان، کامل تر بود، هرچند تفاوته  (مثلاً در تعداد مداخل برای هر صفحه از متن) آنقدر نبود که انتظار آن می رفت.

آگاهی از علایق بهره گیران پایگاه اطلاعاتی بسیار اهمیت دارد چون نمایه سازی خوب باید، تا حد ممکن، متناسب با نیازهای جامعه استفاده کننده باشد. سالها تجربه به عنوان یک نمایه ساز، میتواند عاملی باشد که بر کیفیت تاثیرگذار است، همانطور که ویژگی هایی چون توانایی تمرکز، توانایی خواندن و درک سریع نیز چنین تاثیری دارند. آخرین، و شاید مهمترین عامل آنکه یک نمایه ساز خوب باید از کار خود احساس لذت کند. احتمال اینکه کسی نمایه ساز خوبی بوده و درعین حال از کار خود نیز متنفر باشد بسیار کم است.

عوامل مربوط به مدرک نیز در نمایه سازی مؤثرند. درک بعضی از موضوعات، به نسبت سایر موضوعات، دشوار است. عموماً مباحث نظری از مباحث عملی دشوارتر هستند و بین سازوکارهای کاربردی و سازوکارهای مهندسی تفاوت وجود دارد. البته، درجه "انطباق بین محتوای موضوعی یک مدرک و آگاهی یا علایق نمایه ساز، از دیگر عوامل مهم به شمار می اید.