بخشی از مقاله
سازمانها
تعریف سازمان
تعاریف مختلفی درباره سازمان در کتاب ها و مقالات مربوط به مدیریت درج شده است که به تعدادی از آنها اشاره می کنیم:
1) سازمانها عبارتند از سیستم های اجتماعی بزرگ و پایداری که فعالیت های اعضای آنها برای رسیدن به هدف های محدود و مشخص هماهنگ شده است.
2) سازمان بخشی از مدیریت است که:
الف) مسوولیت هایی که توسط آن، فعالیت های موسسه بین کارکنان ( مدیر، متخصص و سرپرست) تقسیم و یا به آنها واگذار شده است.
ب) روابط رسمی را که بخاطر این مسئوولیت ها بین کارکنان به وجود آمده است تعیین می نماید.
3) یک سازمان رسمی، سیستمی از فعالیت ها یا نیروهای دو یا چند نفره است که این فعالیت ها با نیروها با آگاهی هماهنگ شده است.
4) سازمان واحدی است اجتماعی – یا گروه بندی متشکلی است از انسانها – که به عمد ساخته و بازسازی شده است تا دست یابی به هدف های مشخص ممکن شود.
5) سازمان عبارت است از یک رشته روابط منظم و و عقلانی است که بین افرادی که وظایف پیچیده و متعددی را انجام می دهند، و کثرت تعداد آنان به قدری است که نمی توانند با هم در تماس نزدیک باشند و به منظور تامین هدف های مشترک خاصی برقرار می گردد.
6) یک سازمان عبارت از سیستمی است برای تحرک و هماهنگی کوشش های مختلف گروه ها ( معمولاً گروه های تخصصی) به منظور دست یافتن به هدف های مشترک.
7) سازمان تنها ر نمودار سازمانی خلاصه نمی شود بلکه در سالهای اخیر به عنوان یک موجود زنده ، غیر معمول، خصوص به خود و بیشتر انسانی شناخته شده است، نه چهارخانه های نمودار مانندی که پیشنهاد می گردد . سازمانها همچون وجود یک انسان سیستم های دینامیک و خود تنظیم می باشند.
توسعه و تکامل اشکال مختلف زندگی در جوامع انسانی، سازمان های متنوع و متعددی را به وجود آورده است. توسعه نیازمندی های متعددی که منشا آن تکامل و تغییر شکل در زندگی انسان است در جوامع مختلف می باشد، بر اهمیت سازمان افزوده است.
تنوع و تعدد وظایف سازمان ایجاب می کند که طبق اصول و موازینی تشکیل گردد.
سازمان های موجود در هر کشور هدف های مختلفی دارند چنانچه هدف موسسات نظامی با مقاصد دانشگاه و یا فروشگاه و موسسات تولیدی تفاوت محسوس دارد . لیکن آنچه در کلیه سازمان های انسانی مشاهده می شود و باصطلاح وجه مشترک جمیع آنها محسوب می گردد، اجتماع یک دسته از افراد است که بطور دسته جمعی تحت رهبری سلسله مراتب سازمانی با امکانات محدود به منظور تحقق مقاصد خاصی همکاری می کنند، بدین ترتیب:
سازمان عبارت از یک رشته روابط منظم و عقلائی است که بین افرادیکه وظائف پیچیده و متعددی را انجام می دهند و کثرت تعداد آنآن بقدری است که نمی توانند با هم در تماس نزدیک باشند . به منظور تامین هدف های مشترک خاصی برقرار می گردد.
تعریف فوق اگرچه جامع و معرف همکاری هوشیارانه دسته جمعی به منظور تحقق هدف های مشترک است معذلک عناصر ضروری تشکیل سازمان را به خوبی نشان نمی دهد.
تعریف سازمان
منظور از سازمان واگذاری وظیفه مشخص و متمایز به تک تک افراد است و نیز حصول اطمینان از این که این وظایف آن خیال هماهنگ اند که سازمان می تواند هدف های خود را تحقق بخشد. هرگز سازمان به جز در موارد خیلی نادر خود غایب نیست بلکه وسیله ای است برای نیل به غایتی و غایت تحقق هدف های سازمان است. بنابراین یک سازمان متشکل از افرادی است با وظایف متفاوت که برای تحقق هدف های سازمان هماهنگ شده اند.
تعریف سیستم
اصطلاح " سیستم" به " مجموعه ای از اجزا وابسته" اطلاق می شود. به عبارت دیگر، سیستم به معنای یک " کل" بکار می رود که از ترکیب اجزا متعددی تشکیل یافته است. بدین ترتیب، اصطلاح " سیستم" مفهوم وسیع و گسترده ای دارد که شامل مصادیق مختلفی در زیست شناسی و امور فیزیکی و اجتماعی و نظیر آنها می شود. به عنوان مثال ، در زیست شناسی بدن موجود زنده یک سیستم تلقی می شودکه از اجزا یا سیستم های فرعی متعددی ( مانند دستگاه گوارش – دستگاه اعصاب و گردش خون و غیره) تشکیل یافته است در نتیجه فعل و انفعال و تاثیر متقابل اجزا وابسته پدیده کل " سیستم" ظاهر می شود.
انواع سیستم
سیستم معمولاً به دو دسته تقسیم می شود: 1) سیستم باز(open seytem) و سیستم بسته(closed system ).
سیستم بسته closed system و مشخصات آن
سیستم بسته بیشتر به سیستم های مکانیکی در فیزیک و علوم تجربی اطلاق می شود سیستم بسته صرفاً با استفاده از نیروهای داخلی و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند به کار خود ادامه دهد. در نظریه های کلاسیک، سازمان عنوان یک " سیستم بسته" تلقی می شود که فقط شکی بر عوامل و نیروهای داخلی است و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند مسائل خو
یکی از مشخصات سیستم بسته، گرایش ذاتی در جهت تعادل ایستا static Equilibrium) درکور و توقف است . به عبارت دیگر، در سیستم بسته بازده دستگاه تناسبی با منابع مصروفه ندارد و اتلاف منابع ، بی نظمی و اختلال و اقدامات بدون هدف برای حفظ وضع موجود رواج پیدا می کند.
انواع سیستم
سیستم باز و سیستم بسته
سیستم ها را به صورت های مختلفی تقسیم بندی کرده اند که به شرح آنها می پردازیم:
سیتم بسته سیستمی ئاست که با محیط خود به تعادل ثابت ( استاتیک) رسیده باشد این سیستم که با استفاده از فیزیک کلاسیک طرح شده است ، به صورت تئوریک و در حالت مطلق خود منحصر به دنیای بسته هسته اتم ها است که با محیط خود رابطه ای ندارد و در صورت ارتباط متلاشی و منجر می گردند.
در مدیریت، سیستم بسته شامل مکتب کلاسیک می شود و از آنجا که سازمان های مبتنی بر اصول " مدیریت عملی" بیش از آنکه در ارتباط با محیط خود و عوامل انسانی باشد. به عوامل فیزیکی و آنهم عوامل فیزیکی داخل سازمان توجه دارند و نیز از آنجایی که شروع و خاتمه فعالیت های افراد، نوع ، تعداد و ساعات کار آنها به کار می رود. هر چند این واژه به صورت نسبی در این سازمان ها مفهوم پیدا می کند و مفهوم مطلق آن در مدیریت و به طور کلی در علوم انسانی مصداق ندارد.
سیستم باز
سیستمی است که با محیط خود به یک تعادل پویا( دینامیک) رسیده باشد . بدین ترتیب که ار تغییرات محیط متاثر شده و خود نیز روی محیط اثر می گذارد و تعادل آن پیوسته در حال تغییر است و از یک تعادل به تعادل جدیدی می رسد.
در سیستم های باز به دلیل ارتباط دائم با محیط خود، تمایل به نظم وجود دارد و سیستم در حال رشد است که علت آن جذب آنترویی منفی از محیط از طریق تبادل ماده انرژی و اطلاعات می باشد.
خصوصیات مهم سیستم ها
کلیه سیستم ها ، دارای خصوصیات مهم و مشترکی هستند که آشنایی با آنها برای شناخت و کنترل سازمان های اجتماعی و فعالیت مربوط به آنها راهنمایی موثر است. این خصوصیات عبارتند از:
1) داده ها
در نمودار سیستم ها، سه قسمت اصلی مشاهده می شود که در برگیرنده داده ها ، فرآیند و باز داده ها می باشد. هر سیستمی برای ادامه موجودیت خود ، چیزهای مختلفی از محیط پیرامون خویش می گیرد. به عنوان مثال یک مدرسه، از طریق آموزش و پرورش مقداری بودجه تامین می کند، تعدادی از کودکان و نوجوانان مربوط به خانواده های گوناگون را می پذیرد و آموزگاران دروس مورد نیاز را از محیط جذب می نمایند تمامی این ها، داده های این مدرسه را تشکیل می دهند.
همچنین باید به یک بیمارستان ، پزشک، دارو ، پرستار، مریض و وسایل لازم داده شود که همه آنها را داده های بیمارستان می نامند.
2) فرآیند
فرایند معرف یک یا دسته ای از فعل و انفعالات است که به منظور تبدیل داده ها به باز داده ها انجام می گیرد. در مثال مدرسه، تمام داده ها مثل دانش آموز، آموزگار بودجه و تجهیزات به خاطر عمل آموزش به کار می رود. فرآیند همان تغییراتی است که در محصلین انجام می شود و به موجب آن، آنچه را که قبلاً نمی داشتند یاد می گیرند در مثال بیمارستان کلیه عملیاتی که روی بیمارستان توسط داده ها انجام می شوند فرآیند نام دارد:
گاهی فرآیندی را جعبه یا جعبه سیاه می نامند، زیرا در این مرحله یا در داخل این قسمت عملیاتی انجام می شود که ممکن است قسمتی یا حتی همه آن برای انسان یا بیننده ، ناشناخته باشد.
3) بازداده ها
داده های سیستم، پس از انجام فعل و انفعالاتی که روی آنها صورت گرفت و یا تغییراتی که در آنها بوجود آمد، به شکل های گوناگون خارج می گردند که در این حالت بازداده ها نامیده می شوند . در مثال مدرسه، باز داده ها همان کودکانی می باشند که با سواد شده اند و در بیمارستان بیمارانی که بهبود یافته اند یا احیاناً فوت گردیده اند .
بنابراین داده ها و فرایند و بازداده ها را می توان به صورت زیر نشان داد:
در فعالیت های اجتماعی . تمام فعالیت های مختلف مثل بازرگانی ، اداری ، سیاسی ،آموزشی و نظامی را می توان به صورت نمودار فوق ترسیم کرد. از آنجایی که بازداده های یک سیستم ، می تواند داده های سیستم فرعی دیگری از یک سیستم اصلی باشد، ضروری است بین سیستم های فرعی که یک سیستم اصلی را تشکیل می دهند. هماهنگی وجود داشته باشد. به عنوان مثال در سیستم اجتماعی باید بین سیستم های آموزشی ، سیاسی ، نظامی و غیره هماهنگی وجود داشته باشد تا جامعه به عنوان سیستم اصلی بتواند به حیات خود ادامه دهد.
3) تعادل
تعادل لازمه تداوم وجود یک سیستم است. این تعادل از هماهنگی بین اجزا یک سیستم با سیستم های فرعی تشکیل دهنده آن بوجود می آید. مثلاً یکی از عوامل تعادل بدن انسان ، تنظیم درجه حرارت بدن است. هنگامی که تمام قسمت های بدن انسان درست کار کند حرارت بدن 37 درجه سانتیگراد خواهد بود. هر نوع اختلال در سلامتی ممکن است حرارت بدن را از 37 درجه بالاتر یا پایین تر ببرد.
در بازار وجود تعادل بین عرضه و تقاضای یک کالا قیمت آن کالا را تنظیم می کند. اگر عرضه یک کالا کمتر از تقاضای آن باشد . بهایش افزایش پیدا می کند وچنانچه بخواهند قیمت را با فشار ثا بت نگهدارند برای آن کالا بازار سیاه وجود می آید .بدین ترتیب از طریق بازار سیاه یا از تغییر نرخ رسمی قیمت کالا مجددا بین عرضه وتقاضای آن کالا تعادل ایجاد می گردد.
سیستم باز opensystem و مشخصات آن
بر خلاف سیستم بسته ، در سیستم باز گرایشی در جهت تعادل پویا ( Dynamic Equilibrium) و رشد و تکامل از طریق ارتباط دائئم با محیط خارج ملاحظه می شود. در این حالت، سیستم با دریافت منابع و انسانی (I nput) و تغییر و تبدیل Transformation آنها و سعی در ازدیاد و بهبود بازده (Output) پیش از انچه نیرو می گیرد( بصورت نیروی انسانی ، مواد و اطلاعات) نیرو تولید می کند ( به شکل کالا یا خدمات) و بدون ترتیب خود را در مقابل سکون و نابودی ( entropy) حفظ می کند در سیستم باز ، دستگاه نه تنها بایستی خود را با عوامل محیط خارج سازگار سازد بلکه دائماً خود را با عوامل متغییر داخلی نیز منطبق می سازد.
مدیریت
مدیریت را به طرق مختلف تعریف کرده اند . بر طبق یک تعریف مدیریت عبارتست از هماهنگ کردن منابع انسانی و مادی برای نیل به هدف اما اگر بخواهیم ( چنانچه معمول است) مدیریت بر حسب عناصر تشکیل دهنده آن ( یا وظلیف مدیر) تعریف کنیم، مدیریت را می توان علم و هنر متشکل و هماهنگ کردن رهبری و کنترل فعالیت های دسته جمعی برای نیل به هدف های مطلوب یا حداکثر کارایی تعریف کرد.
فرآیند مدیریت یا وظایف مدیریت
امروز دانشمندان مدیریت را به سه عمل یا وظیفه مهم برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل ( نظارت) را جزو وظایف اساسی مدیر به شمار می آورند. عده ای هماهنگی را زا عمل سازماندهی ( و یا حتی از نفس مدیریت) جدا نمی دانند. برخی به فهرست فوق وظایف رهبری یا انگیزشی و نوآوری (Innovation) را نیز اضافه می کنند. معذلک امروز درباره عناصر مدیریت، و یا وظایفی که مدیر باعتبار مقام و موقع سازمانی خود انجام می دهد، وحدت نظر نسبی وجود دارد. برای بحث و تجربه و تحلیل علمی عناصر مدیریت یا " وظایف خاص مدیریت" بحث و بررسی قرار گرفته است.
مشخصات عمومی سیستم های باز
علاوه بر خصوصیات چهارگانه ای که برای کلیه سیستم های باز توضیح دادیم. خصوصیات دیگری نیز در سیستم های بازیافت می شود که به صورت مختلف توضیح داده شده است. یکی از مقالاتی که خصوصیاتی عمومی سیستم های باز را به طور مشروح بیان کرده توسط" دانیل کارتز" و "ردبرت کام" نوشته شده است.
آنها در فصل دوم کتاب " روان شناسی اجتماعی سازمان ها" تحت عنوان " سازمان ها و مفهوم سیستم " مشخصات عمومی سیستم های باز را توضیح داده اند. نویسندگان این مقاله، قبل از بیان خصوصیات دهگانه سیستم های باز، این موضوع را بیان می کنند که سیستم های باز گرچه دارای خصوصیات مشترکی هستند. اما در برخی خصوصیات نیز با هم اختلاف دارند. اگر به غیر از این بود ما می توانستیم تمامی دانش اساسی مربوط به سیستم های اجتماعی را ، از مطالعه ارگانیسم های بیولوژیکی و حتی از مطالعه یک سلول ساده به دست آوریم. در زیر خلاصه ای از خصوصیات دهگانه سیستم های باز شرح داده می شود.
1) وارد کردن انرژی
سیستم های زنده نوعی از انرژی را از محیط خارج ، وارد می کنند. سلول ، اکسیژن را از جریان خون به دست می آورد و بدن انسان اکسیژن را از هوای خارج می گیرد. شخصیت انسان نیز برای رشد و ادامه حیات خود به محیط خارج وابسته است. مطالعه نشان می دهد هنگامی که شخص
در اطاق تاریک و عایق صدا قرار می گیرد بعد از مدتی ورود هرگونه صدا یا نور از خارج ، تنش های مغزی شدیدی در او بوجود می آورد و ادامه این محرومیت به اختلالات فکری فرد می انجامکد. به عبارت دیگر شخصیت فرد شدیداً به عوامل محرکی که در دنیای خارج وجود دارد، وابسته است. به همین ترتیب سازمان های اجتماعی نیز انرژی مصرف شده را از موسسات خارج یا محیط اطراف خود دریافت می کنند. بنابراین هیچ یک از موسسات اجتماعی خودکفایلبی نیاز نیستند.
2) عملیات
این همان چیزی است که قبلاً تحت عنوان فرایند آن را توضیح دادیم ، سیستم های باز انرژی را جا به جا می کنند و یا تغییر می دهند . بدن نشاسته و قند را به حرارت تبدیل می نماید. سازمان ها، کالاهای جدید تولید می کنند یا مواد را تغییر می دهند . اطلاعات به قالب های فکری و مواد شیمیایی به کمیت های محرک تبدیل می شوند موسسات به مردم خدمات مختلف از جمله خدمات آموزشی می دهند. این کار که در داخل سیستم انجام می شود عملیات نام دارد.
3) بازداده ها
سیستم های باز نوعی محصول به خارج صادر می کنند. حتی ارگانیسم های موجودات زنده نیز مواد فیزیولوژیکی خود مثل کربن دو اکسید را از ششها خارج می نمایند. ادامه خروج محصول یک سیستم ، به قدرت دریافت محیط نیز بسگی داردو بنابراین محصولی که وارد محیط می شود، ممکن است توسط محیط جذب نگردد که یکی از دلایل آن اشباع محیط نسبت به آن محیط می باشد.
4) سیستم به عنوان چرخش رویدادها
چهارچوب فعالیت های تبادل انرژی، خصوصیت چرخشی ( سیکلی) دارد. هنگامی که ساختمان یک سیستم و اجزا و روابط بین آن در داخل یک محدوده فیزیکی واقع می شود. می تواند مورد مشاهده قرار گیرد. بدن انسان و اجزا مختلف آن چنین سیستمی را تشکیل می دهند که از نظر فیزیکی قابل روئت است . اما ساختار اجتماعی در حالی که دارای محدودیت های فیزیکی نیست چگونه باید بررسی شود؟ آلپورت در پاسخ به این پرسش اظهار می دارد که ساختمان اجتماعی باید به عنوان مجموعه ای از رویدادها ( وقایع ) مورد بررسی قرار گیرند که با یکدیگر در ح
ال مواجه هستند و آنقدر تکرار می شوند تا یک چرخش ( سیکل) جدید و کامل را بوجود آورند.
در این حالت قالب ساختمان را نه اشیا بلکه رویدادها تشکیل می دهند و بدین ترتیب ساختمان اجتماعی یک مفهوم دینامیک پیدا می کند تا یک مفهوم استاتیک و در آنها فعالیت ها به طوری تنظیم شده اند که تکامل آنها یک مجموعه واحد را به وجود می آورد.
5)آنتروپی منفی
سیستم های باز برای زنده ماندن باید جهت گیری جریان آنتروپی را معکوس کنند یا به عبارت دیگر آنتروپی منفی جذب نمایند. فرایند آنتروظطپیک یک قانون کلی در طبیعت است که بر اساس آن هر نوع سازمانی به سوی بی نظمی و مرگ پیش می رود . در سیستم های فیزیکی اجزا به سمت بی نظمی و پراکندگی میل می کنند و در ارگانیسم های زنده موجود می میرد و از بین می رود. بدین تربیت در دراز مئت تمام سیستم های باز نیز تابع قانون آنتروپی می باشد.
چرخش یا حلقه ای که شامل داده ها ، عملیات و بازداده ها است و برای حیات یک سیستم ضروری است خود یک چرخش آنتروپی منفی است . توانایی سیستم های باز. حتی هنگام توقف های موقت در چرخش رویدادها متفاوت است و تا حدی به ظرفیت ذخیره سازی سیستم که جز خصوصیت های سیستم به حساب می آید بستگی دارد. یک سیستم باز در محدوده ظرفیت ذخیره سازی خود. انرژِ ذخیره می کند و برای این کار می کوشد تا ضریب ورود انرژی به مصرف آن را به حداکثر مقدار برساند و با این کار هنگام پیدایش بحران با استفاده از این ذخیره به حیات خود ادامه می دهد.
سیستم های اجتماعی گرچه ثبات فیزیکی ارگانیسم های دارای حیات را ندارند اما قادرند به طور نامحدود جریان آنتروپیک را متوقف سازند با وجود این هر سال شاهد خارج شدن تعدادی از سازمانها از گردونه حیات اجتماعی هستیم.
6) داده های اطلاعاتی ، بازخور منفی و فرایند کدگذاری
در سیتم باز علاوه بر داده های انرژیتیک که تغییر می کنند و یا به کار و فعالیت تبدیل می گردند . داده های اطلاعاتی نیز یافت می شوند. ساده ترین داده های اطلاعاتی که در همه سیستم ها به نحوی وجود دارد بازخور منفی است بازخور اطلاعاتی از نوع منفی، سیستم را قادر می سازند تا انحراف خود را از مسیر اصلی تصحیح کند. در یک ماشین قسمت های در حال کار، اطلاعاتی را به مکانیزم مرکزی باز می گردانند( بازخور می کنند) تا با استفاده از آن سیستم را روی خط هدف نگهدارند. ترموستات که درجه حرارت اتاق را کنترل می نماید یک مثال ساده از دستگاه تنظیم
است که بر اساس بازخور منفی کار می کند.
7) حالت پایدار و تعادل درونی پویا
ورود انرژی برای متوقف کردن افزایش آنتروپی به منظور حفظ پایداری و ثبات در مبادله انرژی است به طوری که این حالت پایداری ، یکی از خصوصیت های سیستم های باز برای ادامه حیات می باشد . منظور از پایداری بی حرکت یا تعادل مطلق نیست. بلکه یک جریان مداوم ورود انرژی از محیط خارج و خروج محصولات از سیستم به محیط است به طوری که این خصوصیت سیستم ، یعنی ضریب مبادله انرژی و روابط بین اجزا ثابت می ماند. مثلاً فعل و انفعالات متابولیک ( کاتابرلیک و آنابرلیک) یا سوخت و ساز نسوخ ، که مربوط به از بین رفتن و بوجود آمدن بافت ها در بدن انسان است ، یک حالت پایدار را بوجود می آورد. و عضئ هر چند وقت یک بار بعد از این تغییرات ، اگرچه کاملاً همان عضو قبلی نیست اما خیلی نزدیک به آن است.
حالت ثبات به شکل روشن آن در فرایندهای تعادل حیات. برای تنظیم حرارت بدن انسان دیده می شود. شرایط خارجی از نظر رطوبت و حرارت ممکن است تغییر کند. اما حرارت بدن انسان یکسان باقی می ماند و غده های درون ریز ، در تار مکانیزم های تنظیم برای حفظ ثبات در انجام وظایف فیزیولوژیکی بدن انسان است. در این مورد یک اصل کلی چللز بیان کرده است. او می گوید هر عامل داخلی یا خارجی که سیستم را به شکلش تهدید کند، با نیروی روبه رو می شود که سعی دارد سیستم راحتی الامکان در حالت قبلی خود نگهدارد. کرچ و کروچ (1948) نیز با توجه به نشان می دهند که بتوانند با حداقل تغییر در ترکیب ادراکی موجود در خود این تاثیرات را جذب نمایند. در صورتی که این مقدار تنظیم کافی نباشد تنظیم بیشتری در همان جهت صورت می گیرد اگر در تنظیم زیاده روی شده باشد، با ضد تنظیم آن را تصحیح می نمایند. سپس فرایند تکرار شدنی تا نقطه تعادل یا تا جایی که فرایند توسط واقعه شکننده تری قطع گردد. ادامه می یابد. بدین ترتیب یک نمودار زمانی از فعالیت ها به جای یک منحنی هموار یک سری از نقاط برجسته و فرورفته را نشان می دهد به علاوه خود سیستم نیز در حرکت است.
8) تفکیک وظایف یا تخصص گرایی
سیستم های باز در جهت افزایش تخصص و تکامل حرکت می کنند . قالب های کلی و مفصل جای خود را به وظایف تخصصی می دهند . اعضای حسی و سیستم اعصاب از بافت های عصبی ساده به ارگانیسم های بسیار تخصص و پیچیده تکامل پیدا می کنند. رشد شخصیت نیز در رابطه با وظایف فکری ،از محدوده سازمان فکری خام اولیه به سیستم های اعتقادی و احساسی دارای سلسله مراتب و پیچیده ارتقا می یابد. سیستم های اجتماعی در جهت چند برابر شدن و تکامل نقش ها و تخصصی شدن بیشتر وظایف حرکت می کنند و این حرکت آنقدر سریع است که در برخی کشورهای پیشرفته در علوم پزشکی تعداد پزشکان متخصص از پزشکان عمومی فزونی یافته است.
9) ترکیب و هماهنگی
ادامه تخصص یا تمایز فرایندی را ایجاب می نماید که توسط آن اجزا سیستم بتواند به سمت وحدت در وظایف حرکت کند. برتالانفی از مکانیزاسیون پیشرفته ای صحبت می کند که در آن فرآیند تنظیم مربوط به سیستم های ارگانیک به عنوان مواجهد دینامیکی با وضعیت کنترل ثابت به کار می رود. در سیتم های اجتماعی بر خلاف سیستم های دارای حیات ، دو خط سیر مختلف برای ایجاد وحدت
وجود دارد که جورج پولوس آن دو را ترکیب و هماهنگی می نامند هماهنگی شباهت زیادی به وضعیت ثابت کنترل برتالانفی دارد. به عنوان مثال اضافه کردن دستگاه های مختلف برای اطمینان از انجام وظیفه اتصال و کنترل سرعت روی خط مونتاژ موضوع هماهنگی می باشد. در حالی که رسیدن به وحدت از طریق یکی کردن ارزش ها و معیارهای مشترک، موضوع ترکیب است.
در ارگانیسم ها سیستم های اعصاب و هورمون ها به عنوان سیستم های فرعی مکانیسم های ترکیب ره به عهده دارند، اما در سیستم های اجتماعی که در داخل فاقد مکانیسم های تنظیم
فیزیکی می باشند. ترکیب در سطح گروه های کوچک از طریق ارتباطات روحی مشترک به دست می آید. در سازمان های اجتماعی بزرگ بیشتر به جای ،ترکیب موضع هماهنگی مطرح است که به منظور ارتباط سیستماتیک از طریق قانون عمل می کنند و اجرای آن باعث رعایت اولویت ها تعیین و تنظیم خط سیرها ، تنظیم وقت و همزمان کردن وظایف، جدول بندی و تنظیم توالی رویدادها و نظایر آن می باشد.
10) همپایانی
سیستم های باز اط طریق اصل هم پایانی که توسط برتالانفی در سال 1940 ارائه شد بیشتر مشخص می گردند. با توجه به اصل ، یک سیستم می تواند از طریق خط سیرهای مختلف و با شرایط اولیه متفاوت ، به وضعیت نهایی یکسانی برسد. تجربه بیولوژیکی روی موجودات دریایی نشان می دهد که پیدایش طبیعی یک نوع می تواند از توسعه یک تخمک کامل ، یا از ترکیب دو تخمک یا از یک نیمه تخمک به دست آید. سیستم های باز به همان نسبت که برای کنترل عملیات خود دارای مکانیزم های تنظیم می شوند. ممکن است هم پایانی آنها کاهش یابد. پدیده همپایانی می تواند بیان کننده مسیری باشد که کشورهای مختلف برای صنعتی شدن طی کرده اند. برخی
از دانشمندان غرب تصور می کردند صنعتی شدن مستلزم طی کردن همان مراحل و پیچ و خم هایی است که غرب برای رسیدن به آن طی کرده است، و این تکامل صنعتی آثار اجتماعی آن زا نیز به همان صورت تحقق یافته در غرب بخ دنبال دارد. برخلاف این عقیده کشورهایی نظیر چین، هند و ژاپن نشان دادند که می توان از مسیرهای مختلفی به سمت هدف واحد که همان صنعتی شدن است رهسپار شد. لزوماً نباید همه مراحل و تغییرات تجربه شده در غرب را برای صنعتی شدن پذیرفت و تحمل کرد.
اصول مدیریت
هنری خاپول قبل از اینکه کتاب " مدیریت عمومی و صنعتی" را بنوبسد مدت سی سال به مدیریت اشتغال داشته است. او در کتابش می گوید: مدیران پنج وظیفه اساسی انجام می دهند که عبارتند از: برنامه ریزی، سازمان دهی، فرماندهی، هماهنگ سازی و نظارت.
همچنین وی در کتابش فهرستی از اصول مدیریت به دست داده است، او این اصول را در طی دوران مدیریت خود مفید یافته است و توصیه می کند سایر مدیران نیز در انجام وظایف خود آنها را به کار ببندند . تعدادی از اصول مزبور به شرح زیرند:
اصول تقسیم کار – به هر کارمندی باید وظیفه تخصصی و جداگانه ای محول شود.
اصول اختیار و مسئولیت – مسئولیت هر کارمند باید متناسب با اختیارات وی باشد.
اصل وحدت فرماندهی – هر کارمندی باید فقط از یک مافوق دستور بگیرد.
اصل سلسله مراتب – باید خطوط اختیارات و ارتباطات واضع و ممتد از بالاترین تا پایین ترین مشاغل سازمان وجود داشته باشد.
سازمان دهی از وظایف مدیر
چنانچه عملیات دستگاه به قدری توسعه یابد که به خدمات بیش از یک نفر احتیاج داشته باشد، تشکیل سازمان ضرورت پیدا می کند، زیرا در این صورت لازم وظایف متعدد بافراد مختلف محول شود و سمساعی آنان به منظور تامین هدف مشترک هماهنگ گردد. پس از توسعه عملیات ، واحدهای
متعدد سازمانی در طبقات مختلف سازمان ایجاد دو به هریک ماموریت خاصی محول می شود. بدین ترتیب تشکیل سازمان مستلزم تقسیم کار و طبقه بندی وظایف و تفویض اختیار است. به علاوه سازمان در وهله اول از افرادی تشکیل می شود که تمایلات و نیازمندی های متعددی دارند ارضا تمایلات و نیازمندی های مزبور تامین هدف های رسمی سازمان را تسهیل می کند بدین جهت علاوه بر تشکیلات رسمی مدیران دستگاه باید سیستم اجتماعی سازمان را به نحوی تنظیم کنند که منطبق با نیازمندی های روانی و اجتماعی کارمندان باشد.
وظایف مدیریت
وظایف مدیریت عبارتند از: برنامه ریزی – سازمان دهی- هماهنگی – رهبری- کنترل.
1) برنامه ریزی:
یکی از وظایف مدیر تنظیم برنامه عملیاتی است که زیر نظر وی هدایت می شود. برای این منظور لازم است که هدف های سازمان معلوم و مشخص گردد و خط مشی و موازینی برای هدایت مسئولان اجرای عملیات وضع شود. از طرف دیگر، برنامه های جاری باید بر حسب اطلاعات جدید و تغییر شرایط اجرای عملیات در فواصل معین تعدیل گردد.
برنامه ریزی مستلزم تشخیص مسائل و مشکلات ، پیدا کردن طرق مختلف برای حل مسئل سازمان بررسی و تجزیه و تحلییل نتایج هر یک از طرق مزبور و انتخاب طریقه ای است که باید پیروی شود. مساله ای که با تنظیم برنامه ارتباط دارد تعییین حدود آزادی عمل و استقلال در اخذ تصمیم توسط متصدیان واحدهای تابعه دستگاه است، و همین مساله درجه تمرکز یا ورم تمرکز سازمان را تعیین می کند.
برنامه ریزی
به عنوان یکی از وظایف مدیریت، جریان برنامه ریزی شامل شناخت هدف های مذکور می شود در مورد مهارت هایی که در این مورد م
وثرند تصمیمگیری نقش عمده ای در امر برنامه ریزی توفیق آمیز ایفا می کند.
برنامه ریزی شامل تعیین هدف و وضع خط مشی تبدیل هدف به صورت برنامه عملیات و پیش بینی و چگونگی درباره اینکه اجرا شوند. به عبارت دیگر، برنامه ریزی براساس پیش بینی و دورنگری درباره اینکه برای برای رسیدن به هدف معینی چه کاری و چگونه در طی چه مدت زمان و بوسیله چه افرادی بایستی انجام شود استوار است.
2) هماهنگی از وظایف مدیریت
یکی دیگر از وظایف مهم مدیر ایجاد موازنه و تطبیق بین وظایف متعددی است که واحدهای مختلف سازمان به منظور تامین هدف مشترک انجام می دهند. در تشکیل سازمان وظایف بین واحدهای مختلف سازمانی تقسیم می شوند ولی تقسیم وظایف بفرض اینکه با رعایت اصول طبقه بندی منطقی صورت گرفته باشد، بخودی خود تحقق هدف یا هدف های عمومی سازمان را تضمین نمی کند، زیرا این امر مستلزم برقراری تعادل و تطبیق لازم بین وظایفی است که میان واحدهای متعدد سازمان تقسیم شده است. سازمان مانند ماشینی است که هر قسمت آن وظیفه خاصی را انجام می دهد – مثل تولید نیرو، فشار ، حرارت و غیره . هم چنانکه حفظ تعادل و ارتباط منطقی بین اجزا مختلف ماشین ضروری است ، بهمین ترتیب نیز انطباق و تعادل وظایف واحدهای متعدد سازمان برای تامین هدف های مشترک لازم است. بدین جهت بعضی از نویسندگان هماهنگی را جزو وظیفه تشکیل سازمان منظور می دارند و ما از نظر اینکه هماهنگی عملیات یکی از وظایف مهم مدیر محسوب می شود آنرا جداگانه ذکر کردیم.
3) کنترل
یکی دیگر از وظایف مدیر ، برقرار کردن سیستم نظارت یا کنترل است منظور از کنترل مطابقت نتایج عملیات با هدف های اولیه و برنامه های پیش بینی شده است. مدیر سازمان باید موازینی برای ارزیابی نتایج عملیات انتخاب کند و مکانیسم کنترل را به نحوی برقرار سازد که به مجرد انحراف نتایج عملیات از هدف های پیش بینی شده زنگ خطر بصدا در آید. بدین ترتیب در صورت انحراف نتایج عملیات از هدف های پیش بینی شده ، مدیر به موقع در صدد چاره جویی و برطرف کردن علل انحراف بر میاید و در صورت لزوم هدف های اولیه و برنامه های پیش بینی شده را بر حسب تغییر شرایط تعذیل می کند.
رهبری
برنامه های روشن و تشکیلات منظم زمینه را برای اجرای عملیات مساعد می سازد ولی هدایت فعالیت های افرادی که با هم کار می کنند برای تحقق هدف های سازمان ضروری است. نقش مدیر در مقام رهبری شامل روابط متقابل وی با مرئوسین می گردد. اهمیت نقش رهبری از این ضرورت ناشی می شود که مدیر باید نیازمندی های روانی و اجتماعی افراد را با مقاصد سازمان وفق دهد.
مساله مهم در رهبری ، ایجاد انگیزه های موثر در کارمندان به منظور همکاری در جهت مقاصد سازمان است بفرض اینکه برنامه های دستگاه روشن و تشکیلات آن منظم باشد، مقاصد مدیر بدون تمایل کارمندان به همکاری با هم در جهت منافع عمومی سازمان تامین نمی شود. بدین جهت مهمترین وظیفه مدیر رهبری ساعی افراد و ایجاد محرک های موثر در آنان به منظور تحقق هدف های سازمان است. بی شک قدرت رهبری و دارا بودن بینش و نرمشی که برای تحریک افراد به همکاری لازم است. صف اساسی مدیر هر سازمان بشمار می رود.
وظیفه هدایت متضمن راهنمایی و نظارت بر ساعی زیر دستان در حصول به هدف های سازمانی است . تحقیقات و بررسی های که در زمینه انگیزش ، رهبری، ارتباطات و پرورش کارکنان به عمل آمده است نشان می دهد که علوم رفتاری در سال های اخیر سهم موثری در شناخت این وظیفه ایفا کرده است. در مقایسه با فرضیه کلاسیک ها راجع به انسان اقتصادی که می گوید، میزان پرداختی تنها عامل تعیین کننده کارآیی کارمند یا کارگر است نتایج حاصل از بررسی های اخیر تاکید می کند که انگیزه های گوناگون رفتاری وجود دارد که منجر به مدل های تشویقی( پیچیده تر / ساده تر) و در عین حال واضح بینانه تر می شود.
با در نظر گرفتن این واقعیت که انگیزه های متنوعی وجود دارند که لزوماً با یکدیگر هم مطابقت ندارد مدیر غالباً باید تصمیم بگیرد که در جهت ازضا کدام انگیزه کوشش به عمل خواهد آورد.
اجزاءوعناصر سیستم (اصل کارائی)
منظور از اصل کارآئی تحقق هدفهای سازمان با حداقل هزینه وجلوگیری از عواقب نا مطلوب است .ظاهراکارآئی سازمان را میتوانازطریق مقایسه بازده عملیات با منا بع مصروفه(مقدار کار ،سرمایه وغیره )مورد بررسی قرار داد .بدین ترتیب ،کارائی سازمان مساوی است با نسبت بین بازده
عملیاتout put ومنابع مصروفهIn put ولي اشكال قضيه در اين است که بازده فعالیت های سازمان را همیشه نمی توان بر حسب یکه قا بل سنجشی ما نندواحد پول اندازه گیری کرد. منظور از کارآئی سازمان فقط کا هش هزینه نیست ،بلکه ارضاء تمایلات ونیازمندیهای روانی کارمندان وخدمت موثر به جامعه نیز مهم است .
