درگذشته، اداره پروانه ثبت اختراع و علائم تجاری آمریکا" نظام های کوچک بازیابی را ایجاد کرده بود که به یک ردهٔ خاص موضوعی یا تعداد محدودی از رده ها در زمینه اختراعات هنری محدود می شدند. برای این حوزه های موضوعی، واژگان خاصی ابداع شده بود و آنقدر کم بودند که بتوان آنها را بر روی چند برگ چاپ کرد. شکل ۱۱ بخشی از این واژگان که مربوط به طبقه فرعی اختراعات در زمینهٔ کاربری های عمومی رایانه های رقومی است را نشان میدهد. در اینجا نیز همانند فرانمای توصیفگرهای موئرس، به سادگی می توان همهٔ واژگان را مرور کرد، از نگاه چندبارهٔ نمایه ساز به یک اصطلاح مهم جلوگیری کرد و از وارد کردن اصطلاحات در یک برگهٔ نمایه سازی ممانعت به عمل آورد. دراینجا، نسخه های متعددی از فهرست اصطلاحات وجود دارد و یک پروانه ثبت اختراع فقط از طریق چرخش اصطلاحات مناسب یا رمزهای آنها که در فهرست وجود دارد نمایه سازی می شود. فرآیندهای بعدی کاملاً دفتری است. ریز اصطلاحنامهٔ "مرکز اطلاعات فني آلودگی هوا"، که تانک ردی" و نیکلاس (۱۹۶۸) آن را توصیف کرده اند، نیز برای استفاده از طریق گردش اصطلاحات طراحی شده بود. بخشی از این ریز اصطلاحنامه در شکل ۱۲ نشان داده شده است.
در بعضی از سازمان ها که نمایه ساز اصطلاحات را بر روی نوار ضبط کرده و سپس ماشین نویس آن را ماشین میکرد نیز با موفقیت هایی روبرو بوده اند. این روش با مشکلاتی روبرو بوده است. وقتی تعداد زیادی واژگان تخصصی وجود دارد که برای ماشین نویس
شکل ۱۱. بخشی از یک واژگان تخصصی درحوزه رایانه های رقومی که اداره ی پروانه های ثبت اختراع و علائم تجاری آمریکا مورد استفاده قرار می دهد
شکل ۱۲. بخشی از ریز اصطلاحنامهٔ مرکز اطلاعات فنی آلودگی هوا
نامانوس است، ویرایش بسیار دقیقی را ضرورت میبخشد. بعضی از نمایه سازان نمی توانند در این روش به خوبی عمل کنند زیرا به خاطر سپردن اینکه چه اصطلاحاتی را قبلاً به مدرک اختصاص داده اند برای آنها دشوار است.
به هرحال، امروزه بیشتر پایگاه های اطلاعاتی از نمایه سازی درون خطی استفاده میکنند. در این روش، فرم های مختلف بر روی صفحه نمایشگر نشان داده شده و نمایه ساز اطلاعات را در فیلدهای آن وارد می کند. این روش نسبت به روش های قبلی خود از مزایای فراوانی برخوردار است: به روش های مختلف نمایه ساز را تشویق به ادامه کار می کند، از طریق برنامه های تشخیص خطا میتوان بعضی از خطاهای نمایه ساز را تشخیص داده و به سرعت به او گوشزد کرد، و می توان از مرحلهٔ اداری وارد کردن کار نمایه ساز در فرم های الکترونیکی پرهیز نمود. بعلاوه، نمایه ساز میتواند از برنامه ورودی اطلاعات به برنامه بازیابی اطلاعات تغییرمکان دهد. بنابراین، از امکان یادشده می توان برای راهنمایی در زمینهٔ برخی از تصمیم گیری های نمایه سازی بهره گرفت. یعنی، نمایه ساز می تواند با مراجعه به پایگاه، روش استفاده از یک اصطلاح خاصی در گذشته را دریابد یا شیوه نمایه سازی مدرکی را مشاهده کند که از نظر موضوعی با مدرکی در دست نمایه سازی مرتبط است.
