بخشی از مقاله
بررسی عوامل موثر بر افزایش سطح چابکی سازمان
چکیده
با آغاز قرن بیست و یکم سازمانها تغییرات بنیادین و شدیدی را پیرامون خود تجربه کردهاند. این تغییرات سازمانها را به سمت چالشهای نوینی هدایت میکند که عدم توجه به آنها بقا و موفقیت سازمانهای را بطور چشمگیری تهدید میکند. برای رویارویی با تغییرات جدید، سازمانها باید به فراتر از سازگاری با تغییر بیاندیشند و به دنبال بهره-گیری از فرصتهای بالقوه باشند. سازمانها برای پاسخ به این چالشهای کسب و کار رویکرد نوینی به نام چابکی1 را برگزیدهاند. در این پارادایم نوین سازمان قادر است توانایی کامیابی در محیط همیشه در حال تغییر و غیر قابل پیش-بینی را بدست آورد. هدف از انجام پژوهش حاضر که به صورت کتابخانهای صورت گرفته است دستیابی به عوامل موثر مشترک در تحقیقات مختلف برای بهبود چابکی سازمانی است که در نتیجه هفت عامل مشترک و موثر شناسایی شدند.
واژههای کلیدی: چابکی، شاخصهای چابکی، بهبود چابکی.
مقدمه
سازمانهای معاصر تولیدی از دو جهت دچار چالشهای عمده شدهاند. از سویی فلسفهها و تکنولوژیهای جدید تولید در حال شکلگیری هستند و این امر باعث از رواج افتادن شیوههای پیشین خواهد شد. از سوی دیگر مشتریان در درخواسـت و مطالبـه محصـولات و خـدمات جدید در زمان کوتاه جسورتر شدهاند.[24] جهانیسازی و توسعه سریع تکنولوژی بر عدم قطعیت و عدم پیشبینی تغییرات محیطـی تـأثیر فراوانی داشته است و در همه بخشهای یک سازمان بر اهمیت توانایی سازمان بر پذیرش تغییرات غیر منتظره تأکیـد مـیشـود، تـا سـازمان توانایی دستیابی و نگهداری مزیت رقابتی را داشته باشد. این ایده از پذیرش تغییرات غیرقابل پیشبینی منجر به انقلاب در یکـی از مفـاهیم اخیر در استراتژیهای کسب و کار شده و آن مفهوم چابکی است.[16] صنایع تولیدی همواره در معرض تغییرات پـارادایم بـودهانـد. ایـن تغییرات از صنعت دستی به تولید انبوه، عصر کیفیت و سپس به تولید ناب و در عصر حاضر بـه تولیـد چابـک در حـال گـذار بـوده اسـت. همچنانکه در شکل 1 مشخص است در طول تاریخ پنج پارادایم در تولید وجود داشته است. در اواخـر سـالهـای 1970 و اوایـل دهـه 80، توجه به سلیقههای مشتری و احترام به حق انتخاب وی مطرح شد. در این دوره قیمت همچنان به عنوان یک عامل رقابتی مهم شناخته مـی-شد و تمرکز بسیار زیادی بر کیفیت صورت میگرفت. در این دوره مفاهیمی چون TQM, QFD ,MRP ,ERP با درجات مختلفی از موفقیت در سازمانها اجرا شد، تا اینکه در دوره چهارم، تولید ناب2 فلسفه حذف هر نوع فعالیـت بـدون ارزش افـزوده را مطـرح نمـود. در سالهای اخیر تولید چابک مطرح شد که هدف آن اغنای مشتری و تولید محصول طبق نیاز او، اهرمی کردن اثر اطلاعـات و افـراد، تسـلط بر تغییرات و عدم اطمینان و افزایش رقابت پذیری از طریق همکاری میباشد.
شکل . 1 روند تاریخی پارادایم های تولیدی، برگرفته و اصلاح شده از ووماک و همکارانش((1376، نوری و رادفورد((1379، هرمزی((2001، گاناسکاران و همکارانش (2001) و دوگاسی و همکارانش([25](1997
امروزه بسیاری از سازمانها و شرکتها با رقابت فزاینده پایدار و نامطمئنی روبرو هستند که بـه واسـطه نـوآوریهـای تکنولـوژیکی، تغییـر محیطهای بازاری و نیازهای در حال تغییر مشتریان، شدت یافته است. ایـن وضـعیت بحرانـی موجـب اصـلاحات عمـدهای در چشـمانـداز استراتژیک سازمان، اولویتهای کسب و کاری، بازبینی مدلهای سنتی و حتی مدلهای نسبتاً معاصـر شـده اسـت. رونـد تغییـرات و تنـوع ابزاری که در جریان زندگی استفاده میشود هر روز بیشتر میگردد. علم مدیریت نیز، بنا بر این اصل، تحولاتی را گذرانده اسـت. بـه ایـن دلیل، ایفای نقش مدیریت در این عصر بسیار پیچیده و دشوار است.[13] همچنین از آنجا که تغییر یکی از بزرگترین خصوصیات سازمان-ها و موسسهها در حوزه رقابتی امروز است، تغییرات فن آورانه یا هر نوع تغییر دیگری، تغییرات مدیریتی و سازمانی را نیز طلب میکند. در واقع چنین تحولاتی باعث شده است که سازمانها به دنبال توانمندیهایی بـرای تولیـد انـواع گونـاگونی از محصـولات، بـا توجـه بـه نیـاز مشتریان، در کوتاهترین زمان و کمترین هزینه، بهبود کیفیت، ایجاد نوآوری در محصولات و خدمات و به طور کلی انعطاف پذیری بیشتر سازمانی در پاسخ به نیازهای محیطی باشند.[14] در حال حاضر، تفکر غالب، سازمانها را هویتهایی میداند که، نه فقط به محیط بیرونـی خود عکسالعمل نشان میدهند، بلکه به شکل فعال و اثرگذار محیط خود را تعریف میکنند. این پارادایم به صـورت توانـایی کامیـابی در محیط متغییر، بیثبات و پیشبینی ناپذیر تعریف و به عنوان "چابکی سازمانی"مطرح میشود. فقط سازمانهایی میتوانند به حیات و رقابت در بازارهای رقابتی ادامه دهند که توانسته باشند به چنین توانمندیهایی دست یافته باشند. به عبارتی دیگر میتوان گفـت کـه رویکردهـا و راه حلهای گذشته دیگر توانایی خود را برای رویارویی با مشکلات سازمانی و محیط بیرونی از دست دادهاند یا بهتر است با رویکردهـا و دیدگاههای جدیدی جایگزین شوند. از این رو، یکی از راههای پاسخگویی به این عوامل تغییر و تحول، چابکی سـازمانی اسـت. در واقـع، چابکی سازمانی پارادایم جدیدی برای مهندسی سازمانها و بنگاههای رقابتی است.[21]
مرور ادبیات
تاریخچه چابکی به دوره رکود صنایع ایالات متحده برمیگردد. با توجه به رکود صنایع تولیدی ایالات متحده و از دست دادن رقابت-پذیری در طول دهه 1980؛ در سال 1990، کنگره آمریکا تصمیم گرفت تا اقداماتی ضروری در این مورد انجام دهد. به این ترتیب مفهوم چابکی در سال 1991 پایهگذاری شد و کنگره به وزارت دفاع دستور ایجاد آژانسی داد که صنعت تولید ایالات متحده را با هدف رقابتیتر کردن آنها مورد بررسی قرار دهد. به این ترتیب گروهی از متخصصان و دانشگاهیان در دانشگاه لیهای در ایالات پنسیلوانیا، از طرف وزارت دفاع با این هدف که چه سیستم و استراتژیهایی در صنعت موفق خواهند بود، گرد هم آمدند تا صنعت تولید ایالات متحده را مورد بررسی قرار دهند، نتیجه تلاشهای این گروه گزارشی دو جلدی با عنوان " استراتژی بنگاههای تولیدی قرن "21 بود که در پاییز 1991، بوسیله موسسه یاکوکا (Iacocca) در دانشگاه لیهای منتشر شد و در همان زمان نام "چابک" بر روی آن قرار گرفت. بعدها پیتر دراکر اصطلاح "موسسه چابک "را استفاده کرد تا ضرورت افزایش انعطافپذیری و پاسخگویی سازمانهای معاصر را تبیین کند.[1]
تولید چابک، یک سیستم تولید با قابلیت انعطاف و تغییر زیاد میباشد که قادر است در کمترین زمان محصولات گوناگون مورد نیاز مشتری را تولید کند. چابکی در اصطلاح عملیاتی عبارت است از ترکیبی از چند شرکت، که هر کدام دارای مهارتها و شایستگیهای خاص خود بوده، و با هم همکاری مشترک عملیاتی دارند. این امرموسسات همکار (دارای حرفه مشترک) را قادر به انطباق و پاسخگویی به تغییرات مطابق نیازهای مشتری مینماید. واژه چابکی در فرهنگ لغات، به معنی حرکت سریع، چالاک، فعال، و توانایی حرکت سریع و آسان، و قادر بودن به تفکر سریع و با یک روش هوشمندانه به کار گرفته شده است.[26] ریشه واژه چابکی سازمانی، تولید چابک است که برای واکنش نسبت به تغییرات محیط کسب و کار و بهرهبرداری از آن تغییرات (بعنوان فرصتها) معرفی گردیده است. در چنین محیطی، هر سازمان باید توان تولید همزمان محصولات متفاوت و با طول عمر کوتاه، طراحی مجدد محصولات، تغییر روشهای تولید، و توان واکنش کارآمد به تغییرات را داشته باشد. در صورت داشتن چنین توانمندیهایی، به آن بنگاه تولیدی "سازمان چابک" اطلاق خواهد شد.[3]
با وجود تعاریف زیاد از واژه چابکی، هیچ یک از آنها مخالف و ناقص یکدیگر نیستند. این تعاریف عموماً ایده "سرعت و تغییر در محیط کسب و کار" را نشان میدهند. برخی از این تعاریف عبارتند از :
· چابکی به معنای توانایی هر سازمان در احساس، ادراک و پیش بینی تغییرات موجود در محیط کسب و کار است. چنین سازمانی باید بتواند تغییرات محیطی را تشخیص داده و به آنها به عنوان عوامل رشد و شکوفایی بنگرد. [28]
· چابکی نتیجه هشیار بودن نسبت به تغییرات، به صورت همه جانبه (تشخیص فرصتها و چالشها) هم در محیط داخلی و هم در محیط خارجی است و با وجود قابلیتی شایسته در استفاده از منابع برای پاسخگویی به این تغییرات در زمان مناسب و به شکلی انعطافپذیر و مربوط که سازمان نیز توانایی اجرای آن را داشته باشد، صورت موثری به خود میگیرد.[18]
· کومر و همکارانش((2006 در پژوهشهای خود چابکی سازمانی را توانایی انعطافپذیری نهاد حساس به منظور پاسخگویی سریع به تغییرات برنامهریزی شده و برنامهریزی نشده تعریف کردهاند، البته با این توضیح که این کار را در محدوده زمانی بسیار کوتاه انجام میدهد؛ از وسایل مقرون به صرفه ساده و با کیفیت در محیط پویا استفاده میکند و دانش و تجربیات قبلی خود را، به منظور یادگیری از محیط داخلی و خارجی خود بروز میکند.[20]
محققان عوامل بسیاری را مطرح نمودند که بر افزایش سطح چابکی در سازمان تأثیرگذار هستند:
گلدمن (1995) مولفههای چابکی را شامل: تکنولوژی، مدیریت اطلاعات، آموزش، یکپارچهسازی، شراکت، کیفیت، طراحی، بازار، شایستگی، کارتیمی، و تغییر میداند.[21]
گوناساکارن (1999) برای تولید چابک، چهار وجه اساسی را تحت عناوین استراتژی، تکنولوژی، سیستمها، و نیروی انسانی در نظر می-گیرد.[23]
یوسف و همکارانش (1999) مدل چابکی سازمان را ارائه داده است که عوامل: رهبری، فرهنگ سازمانی، سیستم پاداش و تأمین کنندگان را موثر میداند. بیشتر از جنبههای مشکلات و نقش منابع انسانی و ساختارهای سازمانی به چابکی تأکید دارد و حمایت مدیریت کلان سازمان را، به ویژه در بحث سرمایهگذاری به منظور چابکسازی سازمانی فاکتور کلیدی قلمداد میکند .[32]
از دیگر پژوهشهایی که در این زمینه انجام شده است میتوان به مدل مفهومی چابکی اشاره کرد، این مدل یک ساختار چابک را حاصل و برآیند سه عنصر اساسی تهیه کنندههای چابکی، توانمندسازهای چابکی و محرکهای چابکی میداند که از همافزایی این عناصر، سازمانی با قابلیت پاسخگویی بالا و انعطافپذیری مناسب و سرعت قابل قبول در عملیات اجرائی به وجود میآید. [29 ]
اتیکن و همکارانش (2002) توانایی تشخیص نیاز، پاسخ سریع، انعطافپذیری و تولید همزمان را از ویژگیهای چابکی سازمان میدانند. استراتن و واربرتن (2002) در تحقیق خود اشاره کردند که وجود تقاضای متغییر و در نتیجه تولید محصولات نوآورانه از عوامل اصلی ایجاد کننده چابکی در سازمانها است. چابکی نیازمند توانایی مدیریت و کاربرد دانش است. بعقیده داو (2001) سرعت پاسخگویی و مدیریت دانش دو رکن اساسی و مکمل چابکی سازمان است. مولفههای چابکی مدل کروسیتو و یوسف: رهبری، فرهنگ، سیستمهای پاداش، عضویتهای سازمانی، تأمینکنندگان، مشتریان، فناوری اطلاعات است .[2]
مدل جینهای اجرای تولید چابک را با استفاده از یکپارچهسازی فرآیندها، با استراتژی و فناوری اطلاعات ممکن میداند. مدل جینهای سعی بر چابکسازی سازمان در دو سطح مدیریت و تکنولوژی در سازمان دارد. [27 ]
سوآفورد و همکاران و همچنین ینلین و همکاران به روش مشابه توانمندهای چابکی را عبارت از موارد زیر میدانند: پاسخگویی، شایستگی، انعطاف، سرعت.[31]
آگارول و همکارانش با بهرهگیری از ادبیات تحقیق و نیز با برگزاری جلسات طوفان مغزی ، توانستند مجموعه 15 متغییـر را بـرای چـابکی ارائه دهند، این متغییرها عبارتند از: حساسیت به بازار، سرعت، صحت دادهها، معرفی مخصول جدید، طرحریزی همکارانه، یکپارچهسازی فرآیند، استفاده ار ابزار تکنولوژی کاهش زمان تأخیر، بهبود سطح خـدمت، حـداقلسـازی هزینـه، رضـایتمندی مشـتریان، بهبـود کیفیـت، حداقلسازی عدم اطمینان، گسترش اعتماد و کاهش مقاومت در برابر تغییر.[17]کومر و هندرسون در سال 2008 در پژوهشی تحت عنوان چارچوبی برای پشتیبانی ارزیابی و سازگاری و بهبود روشهای چابکی ویژگیهای چابکی را در پنج قسمت مطرح کردند که عبارتنـد از: انعطافپذیری، سرعت، ناب بودن، یادگیری، و پاسخگویی.[4]
جعفرنژاد و شهابی (1386) با بررسی ادبیات چابکی، معیارهای بیستگانه چابکی را معرفی کردند: ساختار سـازمانی، تفـویض اختیـار، راه-اندازی تولید، وضعیت کارکنان، مشارکت کارکنان، ماهیت مدیریت، پذیرش پاسخ مشتری، چرخه عمر محصول، دوره خدمت-محصول، بهبود طراحی، روش تولید، برنامهریزی تولید، سیستمهای هزینه و حسابداری، اتوماسیون، ادغام فناوری اطلاعات، تغییر فرآیندهای کـاری و فنی، مدیریت زمان، وضعیت کیفیت،وضعیت بهرهوری و برونسپاری.[3]
محمد جوانمردی و همکارانش((1390 در پژوهشی، شش عامل سرعت پاسخگویی، انعطافپذیری، شایستگی، مدیریت و ساختار سازمانی و طراحی و تولید محصول را به عنوان شاخصهای اصلی سازمانهای چابک شناسایی کرده و مورد تحلیل قرار دادهاند. بر اساس نتایج این پژوهش، چابکی مدیریت و ساختار سازمانی تأثیر بسیار زیادی بر سطح چابکی سازمان دارد. همچنین سرعت افزایش سطح چابکی با تغییر شاخص شایستگی و پاسخگویی بسیار نسبت به شاخصهای دیگر بیشتر است.[4]
حاتمی نسب و زنجیرچی (1390) پس از کنکاش و گروهبندیهای مختلف از معیارهای چابکی در نهایت شاخصهای ارزیابی چابکی سازمانی را عبارت از این موارد دانستند: انعطاف پذیری، فرهنگ تغییر، سرعت، یکپارچگی و پیچیدگی کم، کیفیت بالا و تولید سفارشی، شایستگی مرکزی، و منابع انسانی.[5]
از میان عوامل و متغیرهای چابکی که توسط محققان مختلف مطرح گردید، 7 عامل به عنوان عوامل مشترک در بهبود چابکی در سازمان شناخته شدند؛ که در شکل 2 به آنها اشاره شده است:
شکل.2 عوامل مشترک موثر بر چابکی
پژوهشهای بسیاری به عوامل مذکور اشاره کرده و آنها را جز مهمترین عوامل تأثیرگذار بر چابکی معرفی کرده است؛ که اسـتخراج ایـن هفت عامل از بین حدود 25 عامل اصلی، حاصل بررسی بیش از 50 مقاله انگلیسی و فارسی در این زمینه است:
