بخشی از مقاله
تأثیر مدیریت زمان در موفقیت مدیران سازمان
چکیده:
پژوهش حاضر با هدف بررسی تأثیر مدیریت زمان در موفقیت مدیران سازمان صورت پذیرفته است. در این بررسی مفهوم مدیریت زمان، فرایندهای مدیریت زمان، مدل الماس، عوامل مؤثر در مدیریت ، فرایندهای راهبردی مدیریت زمان مورد تحلیل قرار میگیرد. همچنین به بررسی بکارگیری فنون مدیریت زمان در سازمان و تأثیرات آن بر موفقیت مدیران و کارکنان میپردازد. نتایج این بررسی بیانگر آن است مدیرانی که موفق به بکارگیری ابزارهای مدیریت زمان شدهاند توانستهاند استرس کاری را در خود و کارکنانشان کاهش داده و موجب افزایش بهرهوری نیروی کار و نیز صرف وقت کمتر برای رسیدن به اهداف سازمانی شوند.
واژههای کلیدی:
مدیریت زمان، برنامه ریزی، مدل الماس، استرس کاری
-1 مقدمه:
برای مدیران، زمان ارزشمند ترین منبع است و دارای ویژگیهای خاصی نسبت به سایر منابع می باشد، بنا براین در سازمانها مدیران باید به گونهای برنامهریزی نمایند که بتوانند نهایت استفاده را از وقت خود برده و در نتیجه، به اثربخشی بالا دست یابند. در واقع رمز اثربخشی مدیران و سازمانها استفاده از الماس زمان است(حسین پور و کیا،1387،ص.(152
استفان لیندر2درباره کمیابی فزاینده زمان در مباحث اقتصادی میگوید زمان یک منبع کمیاب محسوب میشود و تلف شدن زمان ضایعات جبران ناپذیری برای فرد و سازمان به بار میآورد. لذا در میان سایر فعالیتهای مدیران استفاده مدیران از زمان میتواند مشخص کننده مدیریت مؤثر و غیرمؤثر باشد. ماکان (1990) معتقد است در واقع مهارت مدیریت زمان یک مهارت چند بعدی است و ارتباط بالایی بین این مهارت و عملکرد و موفقیت مدیران وجود دارد. کرک (2001) مدیران روشهای مختلفی را جهت مدیریت زمان استفاده میکنند لیکن پایه مشترک در تمام این روشها کنترل اتلافگران عمده زمان همچون پراکنده کاریها و استفاده از اطلاعات به گونهای برنامهریزی شده است (جواهری زاده وچرمیان،1388،ص ص .(133-134
زمان یک منبع محدود اقتصادی است و چگونگی تخصیص آن توسط مدیران به فعالیتهای گوناگون، جهت بهره وری آنان در واقع برای موفقیت سازمان حائز اهمیت است، بنابراین در میان سایر فعالیتهای مدیریتی استفاده مدیران از زمان میتواند برای سنجش اهمیت نسبی این فعالیتها بکار گرفته شود. چگونگی استفاده مدیران از زمان تفاوت و تمایز مهم میان آنهاست. این تفاوت میتواند یکی از مشخصههای مدیر مؤثر و مدیر غیر مؤثر باشد( حافظی و همکاران،1387، ص .(184 از این رو میتوان عنوان داشت که مدیریت زمان یکی از مهارتهای بسیار مهم برای مدیران است که میتواند سبب انسجام کار و مانع پراکندهکاری در سازمان شود، همچنین میتواند باعث افزایش عملکرد کارکنان در سازمان شود.
1-2 مفهوم مدیریت زمان:
مقصود از مدیریت زمان، مدیریت بر زمان نیست، بلکه مقصود، مدیریت بهینه برنامهها و فعالیتهایی است که در بستر زمان صورت میپذیرد. بر این اساس با فراگیری آموزههای مدیریت زمان به مدیریت شخصی در ارتباط با زندگی فردی و سازمان دست مییابیم. بنا براین رویکرد، زمان عاملی است با قابلیت انعطاف نامحدود برای دستهبندی بهینه فعالیتها که میتواند در خدمت افزایش توانمندی انسان قرار گیرد(اسکندری و اسکندری، 1389ص .(122 امروزه متخصصان و دست اندرکاران در زمینه مدیریت، بحث جدیدی را تحت عنوان مدیریت اثربخش مطرح میکنند، به طوری که در عصر ما کارایی و بهره وری والاترین هدف و ارزشمندترین مقصد همه مدیران است. همه در جستجوی کارایی بیشتر و نتیجه بخشی بالاتر و بهره وری فزونترند و تلاشهای شان در این راستا شکل میگیرد در این نگرش جدید متخصصان معتقدند که یکی از شروط لازم برای اثربخشی مدیران، اعمال مدیریت زمان است، بطوریکه لاکت کلید خودراهبری و اثربخشی را اعمال مدیریت زمان میداند. او کنترل وقت را برای هر مدیری که بخواهد در کارش به نتیجه اساسی برسد امری حیاتی می شمرد (حافظی و همکاران،1387، ص.(184
زمان قابل مدیریت نیست زیرا قابل کنترل نیست، ما فقط می توانیم خود و کاربرد زمان را کنترل کنیم. پس مدیریت زمان در واقع خود مدریتی است. اکثراًصاحبنظران علم مدیریت معتقدند زمان اساساً اداره شدنی نیست. خواه و ناخواه میگذرد، ما هستیم که باید از آن درست استفاده کنیم. پس مدیریت زمان در واقع همان مدیریت بر خویشتن است(ترابی،1387، ص.(51 مدیریت زمان، استفاده بهینه از زمان و کوشش برای اجرای با جدیت و تلاش تمام و اجازه ندادن به دخالت ناروای امور و حادثهها در جریان اجرای برنامه است. بروکز مدیریت زمان را به معنای مدیریت بر خود و فعالیتها در رابطه با زمان میداند(عارفی و همکاران،1388،ص.(88 مدیریت زمان یعنی مشخص نمودن نیازها و خواستهها، طبقه بندی آنها براساس اولویت و اختصاص زمان و منابع مورد نیاز به آنها(هاشمیزاده، 1385،ص.(51 مدیریت زمان یعنی این که کنترل زمان و کار خویش را به دست گرفته و اجازه ندهیم که امور و حوادث ما را هدایت کنند(اسکندری، 1388، ص.(21
مدیریت زمان به معنی استفاده مؤثر از منابع و راهی برای رسیدن به اهداف است. به گفته فرنر مدیریت زمان فرایندی است که شامل چهار مرحله کاملاً مجزا ولی مرتبط به هم به شرح زیر است:
-1 تعهد:
این مرحله از فرایند مدیریت زمانکاملاً فردی و شخصی است. افراد باید به اهمیت زمان و عواقب اتلاف وقت آگاهی پیدا کنند، مدیران باید به دستاوردهای مهم مدیریت بر وقت برای خود و سازمان بیندیشند و با آمادگی ذهنی کامل، تصمیم بگیرند. مدیران باید دقیقاً هدف یا هدفهای خود را از به کارگیری مدیریت زمان، معلوم نموده و آن را مکتوب سازند و همواره در جایی قرار دهند تا در
معرض دیدشان باشد.
-2 تجزیه و تحلیل:
تجزیه و تحلیل وضع موجود و وضع مطلوب دومین مرحله از فرایند مدیریت زمان به حساب میآید. مدیر باید در مورد اینکه چگونه وقتش را میگذراند؟ چه مشکلات و شرایطی دارد؟ دادههایی جمع آوری نموده و آنها را تحلیل نماید.
-3 برنامه ریزی:
بسیاری از مدیران تازهکار و کم تجربه، تحت فشار کارهای روزمره، اعلام میدارند که وقت زیادی جهت برنامه ریزی ندارند. اما مدیریت مؤثر و کارآمد، مستلزم برنامهریزی است، به وسیله آن مدیر میتواند ساعات زیادی را از انجام کارهای غلط برای خود صرفهجویی کند، بحرانها را کاهش دهد و از انجام کارهای غیرضروری و غیرمهم جلوگیری به عمل آورد.
-4 پی گیری و تحلیل مجدد
مدیریت زمان باید به منزله بخش پیوسته ای از زندگی روزمره به حساب آید. فرایند مدیریت زمان را باید به مثابه یک دایره نگریست، زیرا نقطه پایانی ندارد و باید به طور مداوم و مکرر موارد اتلاف وقت را تحلیل و بررسی نمود، پیشرفت را بازبینی کرد و راههای تازه برای مهار اتلاف وقت یافت. باید به طور مستمر به ارزیابی مجدد هدفها پرداخت.
مدیران باید بدانند ضعف مدیریت نیز همچون سایر عادات بد به سختی بر طرف میشود و به راحتی ممکن است به روشهای اتلاف وقت پیشین برگشت کنند مگر آن که آخرین مرحله از فرایند مدیریت زمان را عملی سازند، یعنی تحلیل مجدد و پیگیری مداوم. لذا مدیریت زمان یک فرایند مداوم از تجزیه و تحلیل، برنامهریزی، تجزیه و تحلیل دوباره و برنامه ریزی دوباره میباشد(جواهریزاده و چرمیان،1388،صص.(134-136
-3 مدل الماس
مدل الماس مدیریت زمان به اثربخشی زمانبندی کارها اشاره دارد و راهبرد برنامهریزی امور است. وقت مدیران در روز یکسان و محدود است. اما از منابع دیگر مانند سرمایه، نیروی کار به طور مساوی بهرهمند نیستند. اندیشهها و زندگی افراد موفق نشانگر آن است که آنها برای وقت اهمیت بسیار قائل هستند. مهارت افراد موفق در استفاده از وقت و مدیریت زمان برجسته است.
مدل الماس دارای چهار عامل اصلی است که به ترتیب عبارتند از:
-1برنامه ریزی:
برنامهریزی از عوامل اصلی مدیریت زمان است. به جای رها کردن خود و در اختیار خواستهها و تمایلات دیگران قرار دادن، باید روزهای کاری را با دقت برنامه ریزی کرد. برنامهریزی، آماده نمودن امکانات و منابع و وسایل جهت تحقق بخشیدن به اهداف است.
-2اولویت بندی کارها:
هرچند که تعیین اهداف مشخص و روشن متضمن کاربرد خردمندانه وقت است، اما اولویتبندی امور تنها راهی است که در جهت رسیدن به اهداف میبایست طی نمود. تعیین اولویت رکنی اساسی است که بدون آن مدیریت زمان معنی و مفهوم عملی نخواهد یافت.
