بخشی از مقاله
مدیریت اطلاعات
قضيـة تشريـح
حساب روزهاي تحصيل شما را دارند
شايد متوجه نباشيد ، ولي استادان ، مديران و ساير مقام ها در دانشكده يا دانشگاه شما را زير نظر دارند. آنها مي خواهند بدانند ، روزها و هفته ها و نيم سال تحصيلي را چگونه مي گذرانيد. اطلاعات زير از جمله چيزهايي است كه همواره مورد توجه آنها مي باشد :
1. واحدهاي درسي را كه گرفته ايد ، عملكرد شما در اين واحدهاي درسي و الگوي گزينش درسها (بديهي است كه برخي از اين واحدها الزامي است و برخي اختياري)
2. مطالبي را كه شما در كتابخانه به دنبال آنها مي گرديد ، كتاب هايي را كه از كتابخانه مي گيريد و يا حتي كتاب هايي را كه از قفسه كتابخانه بر مي داريد و در همانجا مطالعه مي نماييد.
3. مدت زمان و دفعاتي كه شما در دانشگاه از كامپيوتر استفاده مي كنيد.
4. چيزهايي را كه از كتاب فروشي دانشگاه مي خريد و ميزان خريد شما.
5. دفعاتي را كه در دانشگاه و تالار پذيرايي آنجا غـذا مي خوريد.
6. مقدار برق يا سوخت مصرفي شما در اتاق يا خوابگاه دانشگاه و ميزان تعميراتي كه بايد دانشگاه در اتاق يا خوابگاه شما انجام دهد.
7. نوع ورزشي را كه انجام مي دهيد و از وسايل ورزشي استفاده مي كنيد.
8. نوع خودروي شما ، محلي كه آن را متوقف مي نماييد و جريمه ها و تخلف هاي رانندگي و تكرار اين تخلفها.
9. تاريخچه بهداشتي و درماني شما و داروهايي را كه مصرف مي كنيد.
10. وضع مالي خانواده و كمك هاي مالي كه از دانشكده يا دانشگاه مي گيريد.
11. تعداد ساعتي را كه در محيط دانشكده يا دانشگاه كار مي كنيد.
12. محل تحصيل شما در دبيرستان و نام ساير دانشكده ها و دانشكده هايي كه به شما پذيرش داده اند.
13. زمان فارغ التحصيلي و اينكه آيا شما به تمام تعهدات مالي و تحصيلي خود پايبند بوده ايد يا خير.
آيا هرگز چنين فكر كرده ايد يا حتي از اين بابت نگران بوده ايد كه در محيط دانشگاه عده بسيار انگشت شماري شما را مي شناسند ، شايد آگاهي از اين مطالب موجب شگفتي شما شود. كساني كه در عمليات دانشكده ها و دانشگاه ها مشاركت مي كنند عطش زيادي براي اطلاعات درباره دانشجويان كنوني ،
فارغ التحصيلان و دانشجويان آينده دارند.
همه وظايف مديريت ( برنامه ريزي ، سازماندهي ، هدايت كردن امور و كنترل ) به اطلاعاتي بستگي دارد كه در درون و بيرون سازمان در جريان است. مديران تنها در ساية اطلاعات دقيق و بهنگام مي توانند ، از ميزان پيشرفت امور در جهت تامين هدف ها و جامه عمل پوشانيدن به برنامه ها آگاه شوند. اگر مدير نتواند « در مسير » باقي بماند و ادامه فعاليت دهد ، ناگزير باشد پيوسته در انتظار مسائل و مشكلات بالقوه باشد يا مهارتهايي را بياموزد كه تنها هنگام ضرورت اصلاحاتي را انجام دهد و سرانجام اينكه در فرايند پيشرفت امور پيوسته تعديلاتي صورت گيرد ،كار وي بيهوده و پر هزينه خواهد شد.
سيستم هاي اطلاعاتي مديران را قادر مي سازد كه شيوه انجام دادن كارها را كنترل كنند. اگر كسي وارد يك نمايشگاه خودروي تويوتا شود ، مي بيند كه يك برگ كامپيوتري بر روي شيشه جلوي خودرو زده شده كه در آن قيمت و اطلاعاتي از « سازمان حمايت محيط زيست » نوشته شده است. مسئول نمايشگاه با استفاده از يك سيستم كامپيوتري مي تواند به مشتري بگويد كه آيا خودروي مورد نظر وي (حتي رنگ رويائي خاص وي ) در نمايشگاه موجود است يا خير. اگر نياز به گرفتن وام دارد ، سيستم كامپيوتري بانك مي تواند به فروشنده كمك نمايد كه وضع اعتباري خريدار را بررسي كند و قرارداد فروش بسته شود. از بزرگترين شركت ها تا بنگاه هاي كوچك مركز شهر ، كامپيوتر در كنترل عمليات تجاري نقش مهمي ايفا مي كند.
در دانشكده يا دانشگاه محل تحصيل ، اطلاعاتي درباره شما و آنچه ( از نظر ديگران) مورد علاقه شماست ، وجود دارد. اگر به قضية تشريحي كه در آغاز فصل ارائه كرديم ، مراجعه نماييد اطلاعات گنجانده شده در شماره يك فهرست مزبور (واحدهايي را كه گرفته ايد )مورد توجه استادان و مسئولان آموزشي است ، اطلاعات گنجانده شده در شماره 2 از اين فهرست مورد توجه دست اندر كاران كتابخانه است و اگر فهرست را بررسي نماييم خواهيم ديدي كه چه افرادي به
چه نوع اطلاعاتي علاقه مند هستند : (3) استادان ، مسئولان امور مالي و كاركنان مركز كامپيوتر ؛ (4) مسئولان فروشگاه كتاب دانشگاه ؛ (5) مسئولان امور دانشجويي در تالار پذيرايي دانشگاه ؛(6) دست اندركاران امور مالي و مسئولان تعميرات و نگهداري ساختمان ؛ (7) مسئولان واحد ورزش ؛ (8) مسئولان نگهباني و حراست دانشگاه ؛ (9) كاركنان مركز پزشكي و بهداشت دانشگاه ؛ (10) دست اندركاراني كه به دانشجويان كمك هاي مالي مي كنند ؛ (11) مسئولان آموزشي و دست اندركاران كمك هاي مالي ؛ (12) برنامه ريزان و كاركنان اداره آموزش ؛ (13) مسئولان مالي و آموزشي.
در اين مقطع شما متوجه شده ايد كه برخي از فعاليت ها مورد توجه چندين گروه است. در واقع ، ما آگاهانه مطالبي را بر شمرده ايم كه به صورت همزمان مورد توجه چندين گروه است تا شما بدانيد اطلاعات مربوط به شما مورد توجه چه گروه ها و افرادي مي باشد.
مديران در همه سطوح سازماني دريافته اند كه سيستم اطلاعات كامپيوتري مي تواند براي عمليات اثر بخش اطلاعات لازم را ارائه نمايد. براي برنامه ريزي ، تصميم گيري و كنترل ، سيستم اطلاعات مديريت روز به روز اهميت بيشتري پيدا مي كند. ميزان موفق بودن سيستم كنترل به اين امر بستگي دارد كه مديران به چه سرعتي بتوانند اطلاعات دقيقي كه درباره آنچه طبق برنامه انجام مي شود و آنچه از مسير خود منحرف شده است به دست آورند. با توجه به اينكه سيستم اطلاعات در مديريت سازمان چنين نقش مهمي را ايفا مي كند ، بنابراين ، درك اين سيستم ، شيوه طرح ريزي ، اجرا و مديريت بر سيستم مزبور از اهميت زيادي برخوردار است. در دهه 1990 دانشكده ها و دانشگاه ها ، از نظر اقتصادي و داوطلب تحصيل در دانشگاه تحت فشار زيادي قرار گرفتند و اگر كسي بر روي اين موضوع تحقيق كند به اهميت سيستم اطلاعات مديريت (در محيط دانشگاه ) پي خواهد برد.
اطلاعات و كنترل
براي پي بردن به نقشي كه اطلاعات در صحنه كنترل ايفا مي كند يك شركت توليدي را در نظر آوريد كه قطعات و لوازم يدكي اتومبيل توليد مي كند و فروش سالانه آن در سال به بيش از ده ميليون دلار نمي رسد. اين شركت 350 كارگر و كارمند دارد ، در سال 20000 سفارش از مشتريان دريافت مي كند. اين سفارش ها بايد مورد اقدام قرار گيرند ، صورت حساب ها تهيه ، قطعات بسته بندي و حمل شوند كه در مجموع بايد 400000 عمل صورت گيرد و همه آنها هم كنترل گردد.
اين تنها آغاز كار است. شركت در سال 25هزار برگ چك مي نويسد ، نيمي از آنها مربوط به پرداخت دستمزد و حقوق كاركنان است و برخي هم براي 5000 دستور خريدي است كه در سال صادر مي شود. هزينه هاي مربوط به 17000 كارت كاركنان ، 6000 سفارش كار و 20000 درخواست مواد بايد محاسبه شود. هر سال اين شركت نسباً كوچك 10 ميليون دلاري ، بايد در رابطه با فعاليت هايش چندين ميليون داده پردازش كند. در اين مجموعه عمليات ، اقلام مربوط به
موجودي كالا و كنترل گنجانده نشدند. همچنين تجزيه و تحليل بازار و ساير اطلاعات كه بايد در مورد برنامه ريزي استراتژيك جمع آوري شوند ، به حساب نيامد. در حال حاضر اطلاعات به صورت يك عامل اصلي درآمده است كه مديران را ياري مي دهد تا بتوانند در برابر محيط بسيار پيچيده و عوامل تشنج زا واكنش مناسب و به موقع نشان دهند.
هيچ جاي تعجب نيست كه مديران اطلاعات را به عنوان يك قلم دارايي ارزشمند به حساب مي آورند ، يعني آن قلم دارايي كه بايد به صورتي دقيق تحت نظارت و حمايت قرار گيرد. براي پي بردن به اهميت اين قلم دارايي ، ما بايد به ماهيت اطلاعات و انواع مختلف آن توجه نماييم.
ماهيت اطلاعات
معمولاً دو واژه «داده ها» و «اطلاعات» را به جاي يكديگر به كار مي برند ، ولي اين دو واژه تفاوت زيادي باهم دارند. داده ها اعداد و ارقام خام ، تجزيه و تحليل نشده و واقعيت هايي درباره رويدادها هستند ، مثل ديسكتي كه در هفته توليد مي شود يا تعداد ديسكتي كه در يكي از مراكز محلي موجود است. بر عكس ، اطلاعات زماني به دست مي آيد كه اين داده ها تنظيم يا به شيوه اي معني دار تجزيه و تحليل شوند. از اين رو ، امكان دارد مدير عمليات كه مسئول توليد ديسكت است ميزان توليد يك هفته را با هفته پيش يا با سهميه أي كه مي بايست توليد مي كرد مقايسه كند و بدين وسيله عملكرد را كنترل نمايد. به همين شيوه مديراني كه در فروشگاه نرم افزار كار مي كنند ميزان موجودي خود را (از نظر ديسكت) با استاندارد صنعت مقايسه مي كنند ن و اين يكي از راه هايي است كه عملكرد خود را مورد ارزيابي و قضاوت قرار مي دهند.
مدير بخش توليد ديسكت و مسئول فروش كه ديسكت را مي فروشد (اين دو) داراي عمليات و هدف هاي متفاوتي هستند و اطلاعاتي را كه دريافت مي كنند ، در رابطه با چهار عامل زير ، مورد ارزيابي قرار مي دهند. آن عامل ها عبارتند از : كيفيت اطلاعات ، بهنگام يا به موقع بودن آنها ،
مقدار اطلاعات و ذي ربط بودن اطلاعات از نظر مديريت كيفيت اطلاعات.
هر قدر اطلاعات دقيق تر باشد كيفيت آن بيشتر است و مدير مي تواند به هنگام تصميم گيري بيشتر به آن تكيه كند ( با اطمينان بيشتر از آن استفاده نمايد) . ولي ، به طور كلي ، هزينه كسب اطلاعاتي كه داراي كيفيت بالايي باشند ، نسبتاً زياد است. اگر وضع به گونه اي باشد كه اطلاعات با كيفيت بالا نتواند در شيوه تصميم گيري مديريت نقش مهمي ايفا كند ، بهتر است از به مصرف رسانيدن هزينه اضافي خودداري كرد (به بيان ديگر ، ارزش چنان هزينه اضافي را نخواهد داشت ) هنگامي كه رئيس آموزش به پيشنهادهاي ساير دانشگاه ها ( براي دادن پذيرش جهت ادامه تحصيل شما) توجه كند يا از خبر مربوط به مراجعه شما به ساير دانشگاه ها آگاه گردد ، به اهميت مقايسه هزينه و منفعت پي خواهد برد.
بهنگام بودن اطلاعات : بهنگام بودن اطلاعات براي اينكه به شيوه اي اثر بخش انجام شود بايد قبل از اينكه عمليات مورد نظر با برنامه از پيش تعيين شده يا استاندارد انحراف زيادي پيدا كند ، اقدامات اصلاحي انجام گيرد. از اين رو ، اطلاعاتي كه به وسيله يك سيستم اطلاعاتي ارائه مي شود بايد در زمان مناسب ، به فرد مناسب (در مورد كار مربوطه) داده شود. اگر شما نتوانيد در دوره تحصيل تعداد واحدهاي لازم را بگذرانيد (مدت تحصيل شما از زمان پيش بيني شده بيشتر شده باشد ) از دست استاد مشاور هيچ كاري بر
نخواهد آمد.
مقدار اطلاعات : اگر مديران به مقدار كافي اطلاعات در دست نداشته باشند احتمالاً نمي توانند تصميماتي بهنگام بگيرند. ولي اغلب ، مديران با اطلاعات بي ربط و بي فايده (بيهوده) روبرو مي شوند (يعني مجموعه أي از اطلاعات بر سر آنها آوار مي شود) . اگر مقدار اطلاعاتي كه به آنها داده ميشود بيش از چيزي باشد كه مورد نياز است ، شايد نتوانند در رابطه با مسائل جدي از اطلاعات مربوطه استفاده نمايند. حتي دفترهاي حضور و غياب هم بر حجم كار دفتر آموزش مي افزايد و هيچ فايده اي ندارد.
ذي ربط بودن اطلاعات : اطلاعاتي كه مديران دريافت مي كنند بايد با مسئوليت ها و كارهايي كه بايد انجام دهند ارتباط معقول داشته باشد. مدير بخش كاركنان (رئيس كارگزيني) نبايد اطلاعاتي درباره ميزان موجودي ها دريافت كند ، و از سوي ديگر كسي كه مسئول ثبت موجودي هاست الزامي ندارد و نبايد درباره وضع اعضاي سازمان كه در بخش ها و واحدهاي ديگر مشغول به كار هستند اطلاعاتي دريافت كند. به همين شيوه مسئول كتابخانه نيازي ندارد كه بداند در هر نيم سال تحصيلي چه تعداد ثبت نام كرده اند (ولي شايد به كسب اينگونه اطلاعات علاقه مند باشد)
تاكيد بر رضايت مشتري در بنك وان
در « بنك وان» به اين واقعيت پي بردند كه كليد رمز موفقيت سازمان در دست ارائه خدماتي با كيفيت بالا و تامين رضايت مشتري است. در 1985 ، اين بانك كه در كولامبوس ، اوهايو قرار داشت دست به اقداماتي زد كه كيفيت خدماتي كه به مشتريان ارائه مي شود و شيوه پردازش داده ها با كيفيت بهتري انجام گيرد. بانك به اين نتيجه رسد كه كيفيت خدمات ارائه شده يك عامل تعيين كننده است و مشتري براي بازكردن حساب به بانكي مراجعه خواهد كرد كه از اين ويژگي برخوردار باشد.
بانك براي بهبود كيفيت خدماتي كه به مشتريان ارائه مي نمود يك طرح هشت مرحله اي به اجرا در آورد :
1ـ تحقيق پيمايشي بر روي مشتريان براي تعيين عواملي كه در رابطه با صحت ، دقت ن كامل بودن و بهنگام بودن خدمات بايد مورد توجه قرار گيرد و نيز تحقيق بر روي نگرش و رفتار كارمندي كه خدمات مزبور را
ارائه مي نمايد .
2ـ تبديل خواسته هاي مشتري به معيارهاي كمي.
3ـ تفهيم اين معيارها ( از طريق مديريت) به كاركنان و حصول اطمينان از اينكه مديران توانسته اند اهميت و دليل ارائه چنين خدماتي را به كاركنان تفهيم نمايند.
4ـ ايجاد انگيزه در مديران و آموزش دادن به آنها ، با اين هدف كه هر مدير (براي ارائه خدمت به مشتري) به صورت يك قهرمان درآيد و معيارها و رويه هايي را كه سازمان ارائه مي كند به صورتي دقيق به اجرا درآورد و در رابطه خود با مشتري رعايت نمايد.
5ـ ايجاد انگيزه در كاركنان و دادن آموزش هاي لازم به آنان .
6ـ تشكيل تيمهايي از كاركنان جهت طرح ها و اجراي آنها.
7ـ مقايسه آنچه برنامه ريزي شده با نتايج واقعي براي تعيين انحراف ها و اقدامات اصلاحي جهت
بهبود عملكرد آينده.
8ـ دادن پاداش به كاركنان و آگاه ساختن آنها از اين كه سازمان به كار آنها توجه مي كند و دادن لوح تقدير به كساني كه در سطحي بيش از حد انتظار انجام داده اند و نيز دادن لوح تقدير به شعبه اي كه بهترين خدمات را ارائه كرده بود.
تاكيد بر كيفيت باعث شد كه در چهارمين سال اجراي برنامه ، بانك ، از نظر صرفه جويي در هزينه ها و درآمد ، 6ميليون دلار عايد خود گرداند و ميزان رضايت مشتريان بسيار افزايش يافت ، به گونه اي كه حدود 75 تا 80% ابراز رضايت كردند.
سيستم اطلاعاتي مديريت
ما سيستم اطلاعات مديريت را به اين صورت تعريف مي كنيم :
يك روش رسمي براي تهيه و دادن اطلاعات لازم ، دقيق و بهنگام به مديريت تا بدان وسيله فرايند تصميم گيري ساده شود و سازمان بتواند كار برنامه ريزي ، كنترل و وظايف عملياتي را به شيوه اي اثر بخش انجام دهد . اين سيستم درباره گذشته ، حال و آينده ، پيش بيني شده و دربارة رويدادهاي ذي ربط (داخلي و خارجي) اطلاعاتي را ارائه مي كند.
سازمان ها هميشه داراي نوعي سيستم اطلاعات مديريت بوده يا از آن استفاده كرده اند (حتي اگر چنين چيزي ابراز نگردد ) در گذشته شيوه راه اندازي و استفاده كردن از اين سيستم بسيار غير رسمي بود. پس از پيدايش رايانه (يعني وسيله اي كه مي تواند انبوهي از داده ها را جمع آوري و پردازش نمايد ) ، طرح ريزي سيستم اطلاعات مديريت به صورت يك فرايند رسمي و يك رشته علمي و تحقيقاتي درآمد.
پردازش الكترونيكي دادها
هنگامي كه براي نخستين بار رايانه وارد سازمانها شد ، بيشتر براي داده پردازي و انجام دادن كارهايي چون حسابداري و تهيه صورت حساب مورد استفاده قرار مي گرفت . از آنجا كه كار با رايانه به مهارت هاي خاصي نياز داشت و نسبتاً پر هزينه و پيچيده بود آنها را در واحدهايي از سازمان مستقر كردند كه واحد پردازش الكترونيكي دادها خوانده مي شد. چون سرعت و سهولت داده پردازي افزايش يافت ، كارهاي ديگري هم براي پردازش اطلاعات به اين دستگاه ها داده شد. واحدهاي پردازش الكترونيك داده بسط و گسترش يافتند و براي مديران عملياتي گزارش هاي استاندارد تهيه و ارائه مي نمودند .
سيستم اطلاعات مديريت
رشد فزاينده واحدهاي پردازش الكترونيكي داده ها مديران را واداشت كه سيستم اطلاعاتي سازمان را برنامه ريزي نمايند. تلاش هايي كه در اين زمينه انجام شد باعث گرديد تا پديده اي به نام سيستم اطلاعاتي مبتني بر رايانه پديد آيد ، كه بعدها آن را سيستم اطلاعات مديريت مبتني بر رايانه ، و سپس حالت خلاصه شده آن را سيستم اطلاعات مديريت ناميدند . با افزايش دامنه فعاليت هاي واحدهاي پردازش الكترونيكي داده ها و انجام دادن كارهايي كه از مرز پردازش انبوهي از داده ها استاندارد فراتر مي رفت ، اين واحدها را واحدهاي سيستم اطلاعات مديريت ناميدند.
ارتش آمريكا براي كاهش دادن نيرو پس از جنگ سرد به شيوه أي اثر بخش و بسيار انساني از سيستم اطلاعات مديريت استفاده كرد. براي مثال در 1992 ، بيش از 170 هزار نفر ارتش را ترك كردند. پيش از اينكه فرايند كاهش دادن نيروي ارتش از يك برنامه يك سوم نيروي « توفان صحرا» به ناگزير از ارتش اخراج شدند. ارتش از يك برنامه جايگزيني بسيار گسترده استفاده كرد( كه تا آن زمان بي سابقه بود) تا بتواند اين كار را به شيوه أي بسيار آرام و بدون دردسر انجام دهد . در اجراي برنامه مزبور 55 مركز در سراسر دنيا ايجاد شد تا در امر كاريابي به داوطلبان كمك كند و حدود 286 نفر از مشاوران با تجربه را به استخدام در آورد ، همچنين از يك پايگاه اطلاعات رايانه اي استفاده كرد كه در سراسر كشور با بيش از 11 هزار شركت ، سازمان و كارفرما در تماس بود. مركز كاريابي يك بانك مشاغل و يك سيستم بسيار پيشرفته رايانه أي است. اين سيستم بسيار پيشرفته كه بنا به خواست مشتري طرح ريزي شده است به گونه اي كار مي كند كه در آن خدمات مشتري حمايت هاي مشاوره اي ، جدول هاي برنامه ريزي شده و مديريت در هم ادغام و تلفيق
شده اند. در اين برنامه كه افراد مي توانند از آن استفاده كنند براي كاركنان ارتش يك خلاصه پرونده شخص تهيه مي شود.
سيستم پشتيبان تصميم گيري
سيستم پشتيبان تصميم گيري يك سيستم رايانه اي است كه افراد غير متخصص (در رايانه) هم به آن دسترسي دارند و مي توانند با آن كار كنند. افراد غير متخصص با استفاده از سيستم پشتيبان تصميم گيري مي توانند برنامه ريزي كنند و تصميماتي را بگيرند ( در واقع بسياري از سيستم هاي پشتيبان تصميم گيري مي باشند ) . با پيشرفت هاي پشتيبان تصميم گيري بسط و گسترش يافته است و مديران مي توانند در هر زمان از پايگاه دادها ، از سيستم اطلاعات مبتني بر رايانه استفاده كنند . كاربرد ريز پردازها باعث شده است تا مديران بتوانند خودشان پايگاه داده ها را به وجود آورند و بدان گونه كه نياز دارند از اطلاعات (الكترونيكي) استفاده كنند و نبايد منتظر گزارش هايي باشند كه واحدها سيستم اطلاعات مديريت (پردازش الكترونيكي داده ها) براي آنها تهيه نمايند. با وجود اينكه ادامه عمليات در گرو گزارش هايي است كه واحد سيستم اطلاعات مديريت ارائه مي كند ولي سيستم پشتيبان تصميم گيري اين امر را ميسر ساخته است تا مديران با استفاده از پايگاه داده ها بتواند به هنگام ضرورت تصميمات لازم را بگيرند. امكان دارد رئيس آموزش از سيستم پشتيبان تصميم گيري استفاده كند و بدون نياز به مطالعه و تحقيق رسمي از امور اداره آموزش روند نمره ها را تجزيه و تحليل كند .
اطلاعات گوناگون براي مديران سطوح مختلف
آنتوني گاري و اسكات مورتون به اين نكته اشاره مي كنند كه سيستم اطلاعات مديريت بايد بتواند به مديران سطوح مختلف سازمان ، كه مسئوليت هاي كنترل عملياتي ، كنترل مديريت و برنامه ريزي استراتژيك را بر عهده دارند ، اطلاعات لازم را ارائه نمايد. ما اين سه سطح از مديريت را بر حسب سلسله مراتب سازماني ( رده پايين ، رده مياني و رده بالاي سازمان ) مورد توجه قرار مي دهيم. در طرح ريزي « سيستم اطلاعات مديريت» بايد به نيازهاي سطوح مختلف سازماني توجه نمود ، همچنين بايد به نيازهاي مربوط به عمليات و داد و ستدهاي سازمان هم توجه كرد. براي مثال ، همانگونه كه جدول 1-22 نشان ميدهد ، در رابطه با كنترل عملياتي ، منابع اطلاعاتي در درون سازمان قراردارند ،در حالي كه براي برنامه ريزي استراتژيك بايد اطلاعات لازم را از منابع خارجي تامين نمود.
كنترل عمليات : يك سيستم اطلاعات مديريت كه براي كنترل عمليات طراحي شده باشد بايد به گونه اي عمل كند كه بتواند اطلاعاتي دقيق و مفصل دربارة فعاليت هاي روزانه و هفتگي ارائه نمايد. سرپرست توليد بايد از امور زير آگاه گردد :
آيا مواد به مقدار زيادي ضايع مي شود ؟ آيا در مواردي هزينه ها از حد معمول فراتر رفته اند ؟ آيا زماني را كه بايد به يك دستگاه (براي انجام كاري مشخص) استفاده كرد پايان يافته است ؟ سيستم اطلاعات مديريت بايد مقدار زيادي اطلاعات دقيق و بهنگام (بر اساس عمليات روزانه ) به وي ارائه نمايد.
ويژگي ها يا نوع اطلاعات كنترل عملياتي (مديران رده پايين ) كنترل مديريت (مديران رده بالا و رده مياني سازمان )
برنامه ريزي استراتژيك (مديران رده بالا )
منبع تا حد زيادي داخلي تا حد زيادي خارجي
دامنه يا ميزان بسيار مشخص و روشن بسيار وسيع
مقدار جزيي ترين كل اطلاعات
از نظر زماني تـاريخ آينده
جريان شديد ضعيف
دقت لازم زياد زياد
چند بار بارها نه چندان زياد
مديران مياني : مديران مياني مسئوليت عملكرد حال و آينده واحد خود را بر عهده دارند. از اين رو بايد درباره امور مهمي كه بر ان واحدها اثرات شگرف يا شديد مي گذارند ، اطلاعات كامل و دقيق به دست آورند. (براي مثال ، درباره عرضه كنندگان مواد اوليه ، كاهش فروش ، افزايش تقاضاي مشتري براي يك يا چند نوع محصل بايد اطلاعات كافي در دست داشته باشند. ) بنابراين اطلاعاتي كه مديران مياني به آنان نياز دارند از درون ، و نيز از منابع خارجي سازمان به دست مي آيد . نمونه هايي از نيازهاي مديران مياني اطلاعاتي است كه (مثلاً) مدير بازاريابي يك شركت هواپيمايي بايد درباره تعداد مسافران ماهانه كه آن را «عامل بار» مي نامند به دست آورد. او مي تواند اين اعداد را با اطلاعات متعلق به شركت هاي اصلي مقايسه كند.
مديران رده بالاي سازمان : سيستم اطلاعات مديريت بايد اطلاعاتي را كه مديران ارشد يا عالي سازمان ، براي برنامه ريزي استراتژيك و كنترل مديريت لازم دارند ، به آنها ارائه نمايد. دربارة برنامه ريزي استراتژيك ، شرايط اقتصادي ، پيشرفت فناوري و اقدامات شركت هاي رقيب بايد از منابع خارجي اطلاعات لازم را به دست آورد. براي مديران رده بالاي سازمان ، آگاهي يافتن از اين عوامل خارجي اهميت بسيار زيادي دارد. معمولاً تهيه اين اطلاعات و دادن آنها به كامپيوتر چندان ساده نيست ، زيرا به دست آوردن داده هايي كه آن اطلاعات را تاييد نمايند خارج از كنترل سازمان است. براي مثال ، رئيس دانشكده و رئيس آموزش علاقه شديدي دارند كه تعداد يا درصد دانشجويان فارغ التحصيل از دبيرستان را كه احتمالاً به دانشگاه خواهند رفت ، بدانند. برنامه هاي استراتژيك و عملياتي حول محور اين اطلاعات و اطلاعات ذي ربطي مي چرخد كه درباره داوطلبان تحصيل در دانشگاه مي باشد. در حالي كه سازمان ها نيروي كار خود را كاهش مي دهند بر تعداد كساني كه دوباره به تحصيل خواهند پرداخت افزوده مي شود. به طور كلي ، 79 ميليون آمريكايي كه پس از 1964 به دنيا آمدند و آنها را نسل بي نام و نشان مي خوانند باعث شده است كه موضوع تقاضا براي تحصيلات دانشگاهي و اطلاعات مربوط به اين پديده مورد توجه زيادي قرار گيرد. گذشته از اين ، زنان ، گروه هاي اقليت و مهاجران براي ادامه تحصيل به دانشكده ها و دانشگاه ها مي روند و اين روند ( متقاضي ادامه تحصيل در دانشگاه ها ) نيز بسيار مورد توجه است.
