بخشی از مقاله
انبار داری
فصـل اول
مقـــدمــه
در اين فصل بيشتر به مسائلي به طور عموم در مورد تمامي انبارهاي اتحاديه فرهنگيان مي‌پردازيم، بحث خواهد شد همچنين روشها و سيستمهايي كه براي انبارداري توسط متخصصين حسابداري ارائه شده است را مورد مطالعه قرار خواهيم داد. در آخرسر با استفاده از بعضي روشها به مطالعه نحوه انبارداري و محاسبه سود و زيان خواهيم پرداخت. در بحث انبارداري اولين مورد قابل توضيح بحث موجوديها مي‌باشد.
موجوديهاي مواد و كالا شامل موجودهاي مواد اوليه، كالاي در جريان ساخت و كالاي ساخته شده است كه توسط واحد تجاري براي مدت كوتاهي قبل از اينكه از طريق فروش به پول تبديل گردند نگهداري مي‌شوند. موجوديها يكي از فعال‌ترين عناصر عملياتي واحد تجاري است كه در ترازنامه و صورت حساب سود و زيان ارائه مي‌گردد. موجوديها نه تنها از نظر مديريت بلكه از نظر صاحبان سهام كه نسبت به آگاهي از هرگونه تغيير عمده در وضعيت مالي علاقمند باشند نيز اهميت خاص دارد.
سرمايه‌گذاري يك واحد تجاري در موجوديهاي مواد و كالا بخش عمده‌اي از دارائيهاي جاري آن را تشكيل مي‌دهد ، بنابراين حفظ تعادل در سرمايه‌گذاري در موجوديها نياز به برنامه‌ريزي و كنترل دقيق دارد ، زيرا نگهداري موجوديهاي مازاد بر ميزان موردنياز موجب افزايش هزينه‌هاي نگهداري اين گونه اقلام از طريق ايجاد زيان ناشي از ضايعات، اشغال فضاي انبار و ركود بخشي از سرمايه واحد تجاري خواهد شد. از طرف ديگر، نبود يا كمبود موجوديهاي مواد و كالا به ميزان كافي ممكن است موجب ايجاد وقفه در توليد، افزايش هزينه‌هاي آماده‌سازي ماشين‌آلات و افزايش هزينه‌هاي سفارش گردد. ميزان سرمايه‌گذاري در موجوديها با توجه به شرايط موجود، نوع صنعت و ويژگي واحد تجاري متفاوت است. موجوديها به دو طربق بر سلامت مالي واحد تجاري تأثير مي‌گذارند. از يك طرف چون موجوديها جزء دارائيها محسوب مي‌شوند، بنابراين بعنوان ارزشهاي شده ارائه مي‌گردند كه بعد از فروش به درآمد و سود تبديل مي‌گردد.
از طرف ديگر موجوديها غالباً سرمايه‌گذاري عمده مي‌باشند و منابع موردنياز براي سرمايه‌گذاري در اين گونه اقلام از طريق ارزش ويژه يا ايجاد بدهي تامين مي‌گردد، بنابراين ميتوان
نتيجه گرفت كه:
ميزان موجوديها تأثير مستقيم بر بازده سرمايه‌گذاري دارد. هنگامي كه سرمايه‌گذاري در موجوديها افزايش مي‌يابند بازده سرمايه‌گذاري به دليل افزايش هزينه‌هاي تأمين مالي كاهش مي‌يابد، بنابراين نگهداري موجوديها به ميزان بيش از سطوح موردنياز تأثير منفي مضاعف بر بازدهي و
سرمايه‌گذاري دارد.
مديريت و كنترل موجوديهاي مواد و كالا از اهميت ويژه‌اي برخورداردار است و براي دستيابي به اهداف زير ضروري است:
1) توليد با حداكثر كارائي.
2) تأمين نيازهاي مشتريان از نقطه نظر كيفيت كالا و تحويل به موقع.
3) نگهداري ميزان موجوديها در سطوح منطقي و اقتصادي بمنظور جلوگيري از ركود بخشي از سرمايه واحد تجاري در اين گونه دارائيها.
4) به حداقل رساندن هزينه‌هاي نگهداري موجوديها.
5) به حداكثر رساندن سود طي دوره مالي.
1) اصول كلي كنترل موجوديها
سيستم كلي موجوديها صرف‌نظر از اندازه واحد تجاري، تابع يك چرخه اصلي مشخص است. اين چرخه با تعيين نيازمنديهاي توليد آغاز و با تأمين تقاضاهاي مشتريان تكميل مي‌شود. اصول كلي كنترل موجوديها را ميتوان به شرح زير خلاصه كرد:
1- درواحدهاي تجاري كد دايره خريد وجود دارد . هيچ يك از قسمتهاي واحد تجاري نبايد بدون اعطاء و اجازه دايره خريد، اقدام به خريد يا ايجاد تعهد براي واحد تجاري نمايد.
2- انبار بايد از قبول كالاهايي كه قبلاً سفارش نشده يا منطبق با سفارش خريد نيست،
خودداري كند .
3- بهاي كالاي خريداري شده بايد پس از حصول اطمينان از دريافت كالاي مربوطه توسط واحد تجاري و بر اساس نرخ و مبالغ توافق شده قبلي پرداخت شود.
4- كنترلهاي كافي نسبت به مقادير كالاهايي كه در انبار نگهداري مي‌شود از طريق سيستمهاي مناسب انبارداري اعمال گردد.
5- مقادير اقلامي كه توسط قسمتهاي مختلف واحد تجاري مصرف مي‌شود پيوسته كنترل شود.
6- تعادل مناسبي بين ميزان سرمايه‌گذاري در موجوديها و هزينه‌هاي سفارش كالا، نگهداري موجوديها و زيانهاي ناشي از توقف توليد يا از دست دادن فرصتهاي فروش، در نتيجه كمبود موجوديهاي مواد و كالا وجود داشته باشد.
2) حفـاظـت از مــوجـوديهـا
ضرورت حفاظت از موجوديهاي مواد و كالا در واحدهاي تجاري مختلف دلايل متفاوت داشته و به نوع ارزش، وزن، اندازه، كاربرد و قابليت فروش مجدد موجوديها بستگي دارد. اقلام كم ارزش كه ممكن است مصارف شخصي نيز داشته باشند نياز به اعمال كنترلهاي اضافي دارد، درحالي كه اقلام گرانبها از قبيل ريخته‌گيري به دليل اندازه و وزن و محدوديت در كاربرد معمولاً نياز به كنترلهاي زيادي نخواهند داشت.
واحد تجاري مي‌تواند براي حفاظت از موجوديهاي خود از طريق تدوين و اجراي مقرراتي در مورد انبارها و بررسي مستمر عمليات انبارها اقدامات پيشگيري را بعمل آورند. برخي از اين گونه اقدامات پيشگيري در مورد عمليات انبارها به طور خلاصه به شرح زير است: ] 1[ .
1- ممنوعيت يا محدوديت در ورود و دسترسي افراد غيرمجاز به محدوده انبارها.
2- قفل كردن درب انبارها در ساعات غيركاري.
3- شمارش، توزين يا اندازه‌گيري كليه اقلام دريافت شده و كنترل دقيق آنها با سفارشهاي خريد يا ساير مدارك كه در هنگام دريافت كالا در دسترس مي‌باشند.
4- كنترل مستقل اقلام وارده به انبار از لحاظ تعداد، وضعيت و مشخصات.
5- وجود درخواست كالا نسبت به كليه اقلامي كه بايد از انبار خارج شود.
6- نگهداري اقلام گرانبها در محوطه و قفسه‌هايي كه بتوان آنها را بطور كامل محصور يا
قفل كرد.
7- كنترل و شمارش ادواري موجوديها و مطابقت با مدارك مربوطه.
8- بررسي مصارف غيرعادي، كسري‌هاي احتمالي و مصارف تأثير نشده.
9- كنترل ادواري برگهاي درخواست كالا از انبار از لحاظ معتبر بودن امضاهاي مجاز براي دريافت كالا از انبار.
3) انبارداري و عمليات روزمره آن
همانطور كه اشاره شد در اغلب موارد بخش قابل توجهي از وجه واحد تجاري صرف سرمايه‌گذاري در موجوديهاي كالا مي‌شود و آن گروه از واحدهاي تجاري كه فاقد روشهاي انبارداري منظم و مطمئن هستند ممكن است زيانهاي عمده‌اي از اين طريق متحمل شوند.
به طور مثال در اين گونه واحدهاي تجاري از يك طرف به علت نبود موجودهاي كافي ممكن است وقفه‌هاي زيانبار در توليد بوجود آيد و يا براي جلوگيري از بروز اين قبيل وقفه‌ها اقدام به خريدهاي عجولانه و سريع شود كه اين موضوع نيز به افزايش هزينه‌هاي توليد منجر مي‌گردد و از طرف ديگر نگهداري موجوديها به ميزاني بيش از حد موردنياز موجب ركود بيش از حد سرمايه در موجوديها و افزايش هزينه‌هاي ناشي از انباركردن مواد و نايابي آنها شود.
در اكثر واحدهاي تجاري كوچك و در پاره‌اي اوقات حتي در واحدهاي تجاري بزرگ اهميت حسن اداره انبارها ناديده گرفته مي‌شود و به اين موضوع كه به هرحال اقلام انبارداري ارزش نقدي معادل قيمت خريد مي‌باشند، توجه نمي‌شود. حيف و ميل مواد، فاسد شدن آنها و عدم توجه در جابجايي و نقل و انتقالات و حفظ و حراست از آنها به تقليل سود و يا حتي ممكن است به ايجاد زيان منجر گردد، بنابراين احداث انبارهاي مجهز و اداره آنها طبق روشهاي صحيح يكي از شرايط ضروري استفاده كامل از يك سيستم حسابداري صنعتي است.
4) ســازمان و محــل انبــار در اتحاديه
سازمان انبارهاي واحدهاي توليد با توجه به نوع صنعت، سطح فعاليت، خط مشي‌هاي صاحبان و مديريت واحد تجاري متفاوت خواهد بود، اما به طور كلي ميتوان انبارها را از لحاظ سازماني به دو نوع تقسيم كرد:
الف : انبارهاي مركزي
ب : انبارهاي فرعي
محل انبارها بايد طوري انتخاب شود كه حداكثر كارآيي و سرعت عمل را ممكن سازد. انبارها بايد حتي‌المقدور نزديك به محل دريافت و ارسال كالا باشد تا هزينه‌هاي نقل و انتقال به حداقل تقليل يابد. در عين حال انبارها بايد در مكانهايي احداث شوند كه به آساني در دسترس باشند.
كليه قسمتها و به خصوص قسمتهايي كه مواد سنگين يا پرحجم مصرف مي‌شوند، قرار داشته باشد. در كارخانه‌هاي بزرگ كه تعداد دواير آنها زياد است انبارها را نمي‌توان در محل‌هايي قرار داد كه هم به دايره دريافت كالا و هم به كليه دواير مصرف كننده نزديك باشند تا تحويل مواد به آساني ميسر گردد. به همين دليل به اين گونه موارد ايجاد انبارهاي فرعي مناسب براي تحويل مواد به قسمتهاي بخصوص كارخانه معمولاً ضروري است.
در اين قبيل وضعيتها انبار مركزي مواد و قطعاتي را كه در هر يك از انبارهاي فر عي براي تحويل به حوزه عمل خود لازم دارند، هر چند وقت يكبار به آن انبارها صادر كند، در چنين شرايطي حتماً بايد كمك انباردارها در مقابل انباردار كل مسئول باشند.
5) ايمنــي انبـــار در اتحاديه
اولين اقدام در جهت بهبود سيستم كنترل كارآمد موجوديها، محدودكردن دسترسي و ورود افراد غيرمجاز به اقلام موجود در انبار و محدوده انبار است. اين موضوع حتي مي‌تواند به مفهوم مصدركردن محدوده انبارها از طريق حصار سيمي و آهني و گذاشتن درب آهني با قفل نيز باشد.
كنترل اقلام وارده و صادره و وجود انبار محصور از جمله موارد اساسي براي اجراي يك برنامه شمارش صحيح و موفق موجوديهاست. امكان دسترسي افراد غيرمجاز به موجوديها نه تنها امكان تغيير در ميزان موجودي را بدون استفاده از مدارك مثبت فراهم مي‌سازد، بلكه مسؤليت صحت اقلام موجودي را، كاركنان انبار نمي‌توانند تقليل كنند.
به منظور حصول اطمينان از اين كه تمامي مدارك و اسناد انبار به موقع و به گونه‌اي مناسب مورد استفاده قرار مي‌گيرند و اشتباهات در موجوديها به موقع و سريعاً مورد بررسي و رفع مي‌گردند. لازم است كوششهايي كه در اين زمينه بعمل مي‌آيد هماهنگ شود.
كنترلهاي كارآمد بايد مستقر، تحكيم و بكار گرفته شوند، بطوري كه كاركنان انبار و ساير قسمتهاي واحد تجاري نسبت به آثار با اهميت اشتباه در موجوديها آگاه شوند و به افراد غيرمسئول نبايد اجازه داده شود در فعاليتهاي مربوط به موجوديها يا انجام تعديلات مربوط در مدارك موجوديها دخالت كنند.
6) سـازمـان داخلـي انبـارهـــا
كليه موجوديهاي مواد و كالا بايد تحت اختيار و ابواب جمعي يك نفر مسئول بعنوان انباردار باشد. اين شخص بايد در زمينه روشهاي انبارداري مجرب و آزموده باشد و شايستگي اداره عمليات انبار را دارا باشد.
اهم وظايف و مسوليتهاي انباردار را مي توان به طور خلاصه به شرح زير بيان نمود :
تميز و مرتب نگه داشتن انبارها.
دريافت اقلام وارده به انبار پس از حصول اطمينان از مطابقت آنها با مشخصات مندرج در برگ سفارش كالا و برگ رسيد.
استقرار كالا در جاي مناسب و صحيح در انبارها.
مقابله مانده‌هاي كارتهاي انبار با موجوديهاي واقعي انبار.
ارسال تقاضاي خريد كالا به اداره خريد در مواقعي كه نياز به تجديد سفارش بعضي
از كالاها است.
جلوگيري از ورود اشخاص غيرمجاز به داخل انبارها.
صدور مواد از انبار در مقابل حواله‌هاي انبار كه داراي امضاي مجاز باشند.
تهيه گزارش مواد و كالاي معيوب ناباب و كم مصرف جهت اطلاع مديران.]1[
6) طبقه‌بندي و كدگذاري موجوديها
در واحدهاي توليدي بزرگ كه تعداد و تنوع اقلام كالاهاي مصرفي زياد است معمولاً براي هر يك از اقلام انبار، يك شماره رمز يا علامت اختصاري تعيين مي‌شود تا به جاي اسم و مشخصات فني آنها به كار رود.
استفاده از شماره‌هاي رمز، كار كليه اشخاصي را كه با انبار سروكار دارند سريعتر و دقيق‌تر مي‌كند، به طوري كه ميتوان گفت در اين قبيل واحدهاي تجاري تنظيم فهرست شماره‌هاي رمز كالا يكي از اقدامات ضروري اوليه براي كنترل موجوديهاي مواد و كالا و شكل‌دهي حسابداري انبار به شمار مي‌رود. تنظيم فهرست بايد با دقت انجام گيرد تا از يك طرف كدهايي كه براي انواع مختلف يك كالا تعيين مي‌شود وجه مشتركي با يكديگر داشته باشند و از طرف ديگر از بكارگيري رمزهاي نزديك به هم براي اقلام متفاوت خودداري شود تا حتي‌المقدور از بروز اشتباهات جلوگيري گردد.
براي كدگذاري اقلام موجودي ميتوان اقلام انبار را با حروف يا اعداد يا تركيبي از حروف و اعداد مشخص نمود. در روشي كه بيش از همه متداول است و آن را سيستم اعشاري مي‌نامند، كليه اقلام كالا فقط بوسيله اعداد مشخص مي‌گردند. اين سيستم براي بكارگيري در زبان فارسي كه اغلب حروف آن متحدالشكل هستند و امكان اشتباه آن با يكديگر زياد است مزيت دارد.
به علاوه اين روش در سيستمهاي ماشيني مناسب‌تر از تركيب حروف و اعداد است
ـ سيستم انتخابي براي كدگذاري موجوديها بايد قابل بسط، دقيق، مختصر، مناسب، راحت، با مفهوم و عملي باشد]1[.
7) تكنيكهاي كنترل و مديريت موجوديها
مديريت موجوديها شامل تدوين و اجراي خط مشي‌هاي سيستمها و روشهايي است كه اتخاذ آنها مي‌تواند جمع هزينه‌هاي مرتبط با تصميمات مربوط به موجوديها و وظايفي نظير تأمين نيازهاي مشتريان، برنامه‌ريزي توليد، خريد، حمل و نقل و امثالهم را به حداقل برساند.
بنابراين زمينه مديريت موجوديها وسيع است و بر بسياري از فعاليتهاي واحد تجاري اثر
مي‌گذارد، از طرف ديگر، كنترل موجوديها اساساً در ارتباط با اجراي خطمشي‌ها سيستمها و روشهاي استقرار يافته مي‌باشد. مثلاً فعاليتهاي كنترل موجوديها ممكن است شامل نگهداري مدارك و گزارشهاي مربوط به موجوديها، مراحل تهيه و صدور درخواستهاي خريد مواد و شمارش
موجوديها باشد.
تكنيكهاي مختلف كنترل موجوديها را كه در اين قسمت مورد بحث قرار مي‌گيرد، ميتوان از جمله تكنيكهاي عملي نام برد كه در بسياري از واحدهاي تجاري به طور موفقيت‌آميزي مورد استفاده قرار گرفته‌اند. درحالي كه برخي از تكنيكهاي كنترل موجوديها براي بسياري از واحدهاي تجاري بزرگ باارزش و واجد اهميت است، لزوماً به وضعيت كلي و عمومي موجوديها قابل اعمال و يا از نظر اقتصادي عملي نيست، زيرا اين تكنيكها غالباً بر برخي مفروضات و نيازهاي خاص مبتني مي‌باشد. بايد توجه داشت كه بكارگيري تكنيكهاي پيچيده لزوماً به خودي خود به سيستم مفيد و مؤثر مديريت موجوديها منجر نخواهد شد.
در بيشتر موارد نبود اطلاعات صحيح و به موقع مزاياي بكارگيري تكنيكهاي كنترل موجودي را از بين مي‌برد. علاوه بر اين، مشكل بالقوه اين است كه تكنيكهاي پيچيده كنترل موجوديها ممكن است به دليل عدم درك مفاهيم اصلي اين تكنيكها توسط مديريت يا كاركناني كه با كنترل موجوديها سروكار دارند به نحوي درست به كار گرفته و اعمال شود.]1[
9) سيستم ثبت دائمــي
در سيستم ثبت دائمي موجوديها بعد از هربار دريافت يا صدور كالا از انبار، مانده جديد موجودي در دفاتر و مدارك موجودي (كارت انبار و كارت حسابداري انبار) تعيين و ثبت مي‌شود تا كنترل موجوديها به كمك اين مدارك تسهيل و از صرف وقت و هزينه‌هايي كه لازمه رسيدگي كلي به موجودي انبارها است، جلوگيري گردد.
مانده هر يك از كارتهاي موجودي بايد با مانده‌اي كه كارت انبار براي همان موجودي نشان مي‌دهد، مطابقت كند و مانده‌هاي اين مدارك، ثبت عمليات انبار بايد در فرصتهاي مناسب ديگر مقابله و با موجوديهاي واقعي اقلام مربوط مقايسه گردد.
در واحدهاي تجاري بزرگ معمولاً يك سيستم رسيدگي مستمر و مرسوم برقرار
مي‌شود تا بطور مرتب تعدادي از اقلام توسط انباردار و كاركنان حسابرسي داخلي شمارش گردد و با مانده‌هاي كارتهاي موجودي انبار (انبار و حسابداري) مقابله شود و اختلافات موجود بين آنها مورد رسيدگي قرار گيرد.
مزاياي عمده سيستم ثبت دائمي
1- در صرف وقت و هزينه‌هايي كه لازمه رسيدگي به كليه موجوديهاي مواد و كالا به ميزان قابل توجهي صرفه‌جويي مي‌شود.
2- كليه اقلام انبار يك به يك تحت كنترل مستمر قرار مي‌گيرند.
3- كسري و اضافي اقلام انبار به آساني كشف مي‌شود و غالباً براي جلوگيري از تكرار آنها
بدست مي‌آيد.
4- مقايسه مداوم موجوديهاي انبار با مانده‌هاي مدارك انبار اثر رواني بر متصديان انبار خواهد داشت و آنها در انجام وظايف خود دقيق‌تر و از ارتكاب جريانهاي سوء برحذر مي‌دارد.
5- انباردار وظايف خود را در ارتباط با نگهداري مطلوب موجوديها به سهولت انجام مي‌دهد، زيرا مرتباً با مراجعه به مدارك انبار از وضعيت موجودي كليه اقلام مطلع مي‌گردد.
6- از زيانهاي ناشي از نگهداري موجوديهاي مازاد برنياز جلوگيري خواهد شد.
7- براي كنترل موجودي انبار نياز به توقف عمليات توليدي براي مدت طولاني نخواهد بود. ]1[
10) تعيين با صرفه‌ترين مقدار براي نگهداري موجوديها
بطور كلي براي تعيين مقدار موجوديهايي كه بايد نگهداري شود دو روش به شرح زير
وجود دارد:
روش دفعات گردش موجوديها.
روش حداقل جمع هزينه‌هاي سفارش و نگهداري موجودي.
الف : روش دفعات گردش موجوديها
اولين اقدام در جهت شناسايي مسائل و مشكلات مربوط به موجوديها و بهبود كنترل آنها، شناسايي سطوح موجوديها و هزينه‌هاي مرتبط با آن و با توجه به حجم فعاليت واحد تجاري، اين امر با بررسي صورتهاي مالي واحد تجاري گردش موجوديها است.
مقايسه گردش طبقات مختلف و اجزاء هر طبقه از موجوديها به منظور شناسايي موجوديهايي كه با سرعت معمول از انبار صادر و مصرف نمي‌شوند، يكي از شيوه‌هاي مفيد كنترل موجوديهاي كالاست. به اين ترتيب، مديريت مي‌تواند از ركود سرمايه در موجوديهاي كم مصرف جلوگيري كند، چنانچه اقلامي براي جلوگيري از انباشت موجوديهاي كم مصرف و ناياب به عمل نيايد.
ممكن است يك قلم از كالايي براي مدتي طولاني از نظر دور بماند. مقايسه متوسط موجودي انبار با جمع كالاهاي صادره از انبار كه معرف تعداد دفعات تجديد موجودي درسال مي‌باشد، به عنوان دفعات گردش موجودي انبار شناخته مي‌شود. دفعات گردش موجودي از رابطه زير محاسبه مي‌گردد:
معمولاً هيئت مديره واحد تجاري با توجه به تجارب گذشته و پيش‌بيني شرايط آتي، برآوردي براي دفعات گردش موجوديها تعيين مي‌كند و سپس طي سال ارقام واقعي مربوط به گردش موجوديها با آن مقايسه مي‌شود.
اگرچه روش دفعات گردش موجوديها در بسياري از واحدهاي تجاري بكار گرفته مي‌شود، اما از لحاظ تئوري به دليل ملحوظ نداشتن هزينه‌هاي سفارش، خريد، تخفيفات نقدي و تجاري خريد، صرفه‌جوييهاي احتمالي در هزينه‌هاي حمل و هزينه‌هاي نگهداري موجوديها منطقي به نظر نمي‌رسد زيرا ممكن است در برخي موارد وجود تعداد دفعات كمتر از حد پيش‌بيني شده در مورد برخي اقلام به صرفه باشد.
ب: روش حداقل جمع هزينه‌هاي سفارش و نگهداري موجودي
باصرفه‌ترين مقدار سفارش عبارت است از ميزان كالايي كه بايد در يك زمان به منظور به حداقل رساندن هزينه‌هاي سالانه موجوديها، سفارش داد. اگر يك واحد تجاري خريدهاي خود را به طور عمده انجام دهد، هزينه نگهداري موجوديها بدليل سرمايه‌گذاري بيشتر در موجوديها افزايش خواهد يافت.
اگر خريدها به دفعات به صورت جزئي انجام شود اين امر مستلزم سفارشات مكرر و متعدد است كه نتيجتاً هزينه‌هاي سفارش افزايش مي‌يابد. بنابراين مقدار هر سفارش در هر زمان بايد با
متعادل كردن:
1- هزينه نگهداري موجوديها و 2- هزينه تحصيل (سفارش) كالا تعيين گردد.
اگر چه خريدهاي عمده مي‌تواند موجب كاهش بهاي تمام شده يك واحد كالاي خريداري شده گردد، اما اين صرفه‌جويي ممكن است از هزينه‌هاي نگهداري كالا در انبار براي مدت زمان طولاني كمتر باشد.]1[
11) تعيين زمان سفارش
محاسبات مربوط به باصرفه‌ترين مقدار سفارش به مسائل مقداري كنترل موجوديها پاسخ دهد. اما به هرحال موضوع زمان سفارش نيز از اهميت مشابهي برخوردار است. زمان سفارش مواد و كالا كه اصطلاحاً حد تجديد سفارش نيز ناميده مي‌شود و تحت تأثير سه عامل:
1- زمان مورد نياز براي تحويل 2- ضريب مصرف موجودي 3- موجودي ايمني
مي‌باشد.
برخلاف باصرفه‌ترين مقدار سفارش كه داراي يك راه حل پذيرفته شده است زمان سفارش
(حد تجديد سفارش) معمولاً يك راه حل پذيرفته شده و قابل كاربرد ندارد. تعيين حد تجديد سفارش در صورتي كه فاصله زماني بين دادن سفارش و دريافت كالا و نحوه مصرف كالاي مزبور دقيقاً قابل پيش‌بيني مي‌باشد، نسبتاً ساده خواهد بود.
معمولاً در مورد اكثر اقلام تغييراتي در يك يا هر دو عامل مزبور ( فاصله زماني بين دادن سفارش و دريافت سفارش و نحوه مصرف) وجود دارد كه تقريباً به سه نتيجه زير بر مي‌گردد:
اگر فاصله زماني بين دادن سفارش و دريافت كالاي موضوع سفارش كمتر از زمان موردانتظار در دوره سفارش باشد يا مصرف كالا طي دوره مربوطه كمتر از ميزان مصرف برآورده شده باشد، در اين صورت كالاهايي كه جديداً سفارش داده شده‌اند، قبل از مصرف كامل كالاهاي موجود در انبار دريافت گرديد و به اين ترتيب هزينه نگهداري افزايش مي‌يابد.
اگر فاصله زماني بين دادن سفارش و دريافت كالاي موضوع سفارش بيشتر از زمان موردانتظار در دوره سفارش باشد، مصرف كالا طي دوره مربوطه بيشتر از ميزان مصرف برآورد شده باشد، در اين صورت كالاهاي موجود در انبار قبل از دريافت كالاهاي سفارش شده به اتمام مي‌رسد. اين امر به ايجاد هزينه‌هاي ناشي از عدم نگهداري موجودي به ميزان كافي منجر مي‌شود.
اگر براي محاسبه حد تجديد سفارش از متوسط فاصله زماني بين دادن سفارش و دريافت كالاي موضوع سفارش استفاده شود، مسئله كمبود كالا به طور يك در ميان در هر سفارش به وجود خواهد آمد. ]1[
12) شمارش موجوديها
به منظور كنترل موجوديها و حصول اطمينان از اينكه ميزان اقلام موجود در انبار با اقلام مندرج مدارك موجوديها (كارت انبار و كارت حسابداري انبار) و نهايتاً حساب موجوديها مطابقت دارد در مقاطعي مشخص شمارش مي‌شوند. شمارش موجوديها يكي از اقدامات مهم اغلب واحدهاي تجاري است. هنگام شمارش موجوديها از نيرو و امكانات زيادي از افراد، دواير و قسمتهاي مختلف استفاده مي‌شود تا اين كار هرچه سريعتر انجام گيرد و از توقف بيش از حد ماشين‌آلات جلوگيري شود.
انجام اقدامات زير مي‌تواند شمارش موجوديها را تسهيل كند و هزينه‌هاي انبارگرداني را كاهش دهد:
1- تدارك :
الف : مرتب كردن انبار.
ب : شناسايي موجوديها.
ج : دستورالعمل انبارگرداني.
د : آموزش قسمتهاي كمك كننده.
2- استفاده از روشهاي مناسب شمارش.
3- تهيه برگه شمارش موجوديها.]1[
سيستمهاي ثبت موجوديها
13) سيستم ثبت ادواري
مقدار موجوديها از طريق شمارش عيني در تاريخي معين اندازه‌گيري مي‌شود. در اين سيستم شمارش عيني موجوديها و ارزشيابي آنها برمبناي اين شمارش از لحاظ مقاصد گزارشگري مالي كافي است و نگهداري مدارك تفصيلي براي موجوديها ضرورت ندارد.
به عبارت ديگر، موجوديها جهت انعكاس در ترازنامه از طريق شمارش عيني تعيين و طبق يكي از روشهاي قيمت‌گذاري ارزشيابي مي‌شود. خالص تفاوت بين موجوديهاي ابتدا و پايان دوره در محاسبات بهاي تمام شده كالاهاي فروش رفته منظور مي‌گردد.]1[
14) سيستم ثبت دائمي
در اين سيستم براي موجوديها مدارك تفصيلي نگهداري و منظماً به هنگام (به روز) مي‌شود. اين سيستم اگرچه اين مزيت را دارد كه تهيه اطلاعات مربوط به موجوديها را در هر زمان امكان‌پذير مي‌سازد، اما اين امر مستلزم نگهداري مدارك تفصيلي در مورد موجوديهاست.
در مواردي كه از سيستم ثبت دائمي استفاده مي‌شود، از نظر تئوري شايد شمارش عيني موجوديها ضروري نباشد، اما معمولاً به منظور تعديل و اصلاح مدارك موجوديها و حصول اطمينان از موجوديت آنها، شمارش عيني انجام مي‌گيرد. علاوه بر اين، اصول پذيرفته شده حسابداري ايجاب مي‌كند كه مدارك دائمي موجوديها بطور ادواري مورد كنترل عيني قرار گيرند. نگهداري اطلاعات مربوط به موجوديها مستلزم ثبت هر يك از مبادلات مربوطه است.
15) روش شناسايي ويژه موجوديها
در برخي از فعاليتهاي تجاري، شناسايي اقلام يا گروههاي خاصي از موجوديها از تاريخ خريد تا زمان فروش به سهولت امكان‌پذير است، بنابراين اين گونه اقلام را ميتوان برهمين اساس قيمت‌گذاري كرد. همانگونه كه قبلاً بيان شد، كالاها معمولاً هويت خود را در فاصله زماني بين تاريخ خريد و تاريخ فروش از دست مي‌دهند.
به همين علت، موجوديها با توجه به جريان هزينه شناساي و قيمت‌گذاري مي‌شوند. هنگامي كه يكي از روشهاي جريان هزينه بكار مي‌رود، تغييرات واقعي و عيني كالاها در نظر گرفته نمي‌شود.
16) روش اولين صادره از اولين وارده
شناسايي موجوديها برمبناي اولين صادره از اولين وارده بر اين فرض مبتني است كه هزينه‌ها بايد به همان ترتيب كه واقع مي‌شوند، با درآمدها مقابله شوند. طبق اين روش فرض مي‌شود كه بهاي تمام شده موجوديهاي باقي مانده متشكل از اخيرترين اقلام بهاي تمام شده مي‌باشد.
عبارت ديگر اقلامي كه ابتدا خريداري و تحصيل مي‌شوند اولين اقلامي خواهند بود كه به مصرف مي‌رسند و آخرين كالاهايي كه تحصيل شده‌اند در موجودي پايان دوره باقي مي‌مانند.
17) روش اولين صادره از آخرين وارده
شناسايي موجوديها براساس روش اولين صادره از آخرين وارده مستلزم اين است كه در مورد موجودي سال بايد و محموله‌هاي اضافه شده بعدي كه ممكن است ايجاد شوند، يا كلاً به مصرف برسند، مدارك كافي نگهداري شود. محموله اضافه شده در هر سال برمبناي اولين صادره از آخرين وارده هنگامي ايجاد مي‌شود كه موجودي پايان دوره از موجودي ابتداي دوره بيشتر باشد.
محموله اضافه شده معمولاً براساس اولين قيمتهاي سالن كه محموله در آن اضافه شده است، قيمت‌گذاري مي‌شود زيرا در روش اولين صادره از آخرين وارده آخرين قيمتهاي واقع شده با درآمد جاري مقابله مي‌شود و اولين قيمتهاي واقع شده در ارزشيابي هرگونه افزايش موجودي در نظر گرفته مي‌شود.
18) روش ميانگين موزون
در ارزشيابي موجوديها طبق روش ميانگين موزون فرض مي‌شود كه هزينه‌ها برمبناي ميانگين تعداد اقلام خريداري شده با درآمدها مقابله مي‌شود. براي تعيين ارزش موجوديهاي پايان دوره، قيمت ميانگين محاسبه شده در مورد مقادير موجوديهاي پايان دوره اعمال مي‌گردد.
ميانگين موزون از تقسيم جمع بهاي تمام شده كالاهاي آماده براي فروش يا مصرف، شامل موجودي ابتداي دوره بر جمع مقدار كالاهاي آماده براي فروش يا مصرف به شرح زير محاسبه مي‌گردد.
چنانچه فرض شود مقدار موجودي پايان دوره 14000 واحد است ، ارزش آن به شرح زير محاسبه مي‌شود:
5845000 = 5/417 * 14000
فصل دوم
مقـــــدمــــه
براي تجزيه و تحليل يك سيستم انبارداري سنتي، عناصر مختلفي را بايد موردنظر داشته باشيم . در اين قسمت سعي بر اين است كه يك واحد تجاري از جمله اتحاديه فرهنگيان را انتخاب كرده و موضوعات مختلف آن را مورد بحث قرار دهيم كه از اهداف و انگيزه‌هاي اين واحد تجاري شروع شده و در ادامه به چارت تشكيلاتي سازمان و هرمهاي در گردش و در نهايت كارآيي سيستم را بررسي مي‌كنيم.
اهداف كلي واحد تجاري اتحاديه
براي بسط اين مطلب ابتدا لازم است كه اشاره‌اي به انگيزه‌هاي مختلفي كه در سازمانها و مؤسسات وجود دارد، اشاره كنيم. البته چنانه آشكار است انگيزه‌ها با هدفها تفاوت اساسي دارند. گاهي بعضي عناصر هدف ولي انگيزه نيستند و يا بالعكس و يا اينكه گاهاً هدفها و انگيزه‌ها در مورد كاري يكسان به نظر مي‌رسند. ولي اساساً فرق عمده‌اي بين انگيزه‌ها و هدفها وجود دارد.]2[
اين واحد تجاري كه ما بعنوان نمونه انتخاب كرده‌ايم شركتي است كه در يك منطقه جغرافيايي خاص كه در زير شرح داده خواهد شد فعاليت دارد و مؤسسه‌اي است كه وظيفه‌اش پخش محصولات كارخانجات بخصوصي را بعهده دارد. سيستم انبار اين شركت (موسسه پخش محصولات مواد غذايي) بنا به خواص چنين شركتهايي بسيار حائز اهميت است ،زيرا تاريخ مصرف و انقضاء كالاها و مواد غذايي از لحاظ بهداشتي بسيار مهم است. بدين معني كه در اين چنين مؤسساتي بايستي كالا به ترتيب ورود به انبار فروخته شود. (پخش شوند)
