بخشی از مقاله
چکیده
واکنش مناسب در مقابل ضایع کنندگان وقت به همراه برنامه ریزی منظم زمانی و هماهنگی را مدیریت زمان می گویند . در این بین مدیریت زمان، ارائه شیوههای علمی و مؤثر صرفه جویی در وقت و مهار کردن جهت دستیابی به موفقیت بیشتر در کار و زندگی است. این شیوهها عبارتاند از هدف گذاری، تعیین اولویت و رعایت اولویت. مدیریت زمان عملی، برنامه ریزی برای انجام سلسله ای از اقدامات و تصمیمات است که بر پایه استفاده بهینه از وقت و صرف جویی در آن بنا شده است. مدیریت زمان به عنوان یکی از اقدامات مؤثر در مسیر بهبود فعالیت های سازمانی و افزایش بهره وری کارکنان به شمار می رود.در این پژوهش هدف، بررسی تأثیر مدیریت زمان بر بهره وری منابع انسانی در تأمین اجتماعی شهر یزداست که در ابتدا با برشمردن تمام متغیرهای تشکیل دهنده مدیریت زمان و بهره وری منابع انسانی به دنبال مشخص کردن رابطه بین این دو متغیر بودیم. این تحقیق از لحاظ هدف کاربردی و از لحاظ روش تحقیق از نوع توصیفی- پیمایشی است.برای گردآوری دادهها و آزمون فرضیات تحقیق، از ابزار پرسشنامه استفاده شده و در سؤالات پرسشنامه، برای سنجش فرضیات از طیف پنج گزینه ای لیکرت استفاده شده است.شیوه نمونه گیری تصادفی ساده بوده و با استفاده از فرمول کوکران290 نفر از کارکنان تأمین اجتماعی(بخش شعبه و درمان) شهر یزد مورد بررسی قرار گرفتند.برای سنجش پایایی از ضریب آلفای کرونباخ استفاده شد.داده ها با کمک نرم افزارهایSPSSوSmart PLS مورد تحلیل قرار گرفتند که در ابتدا با استفاده از تحلیل عاملی معیارهای مدیریت زمان در سه دسته اصلی عوامل فردی، سازمانی و محیطی (درقالب 55گویه)وبهره وری(در قالب 23گویه)دسته بندی شدند و سپس با استفاده از حداقل مربعات جزئی به بررسی رابطه بین این متغیرها با بهره وری کارکنان پرداخته شد. نتایج نشان داد که در سطح 95 درصد اطمینان بین عوامل فردی، محیطی و سازمانی(مجموعه شاخصهای معرف) در مدیریت زمان و بهره وری کارکنان رابطه معنادار و مثبتی وجود دارد.یعنی در سطح اطمینان 95 درصد مدیریت زمان تأثیر مثبتی بر بهره وری کارکنان دارد.که با افزایش به کار گیری مدیریت زمان بهره وری کارکنان افزایش می یابد.
کلیدواژه ها: مدیریت زمان، بهره وری، منابع انسانی، معادلات ساختاری.
.1 مقدمه
بهره وری در اقتصاد عبارت است از استفاده مؤثر و کاراتر ازمنابع اقتصادی در فرآیند تولید به طوری که اقتصاد یک جامعه به حداکثر بالقوه قابلیت های خود دست یابد. اما بهره وری تنها به علم اقتصاد خلاصه نمی شود. امروزه بهره وری را حتی نسبت کالاهای تولید شده به منابع مصرف شده نمی دانند بلکه بهرهوری، یک بینش فکری است که سعی دارد بطور پیوسته آنچه را که بوده و آنچه را که هست بهبود بخشد و با این بینش و ذهنیت کارهای امروز را بهتر از دیروز و کارهای فردا را بهتر از امروز انجام دهد. بر اساس تعریف مرکز بهرهوری ژاپن» بهرهوری عبارت است از به حداکثر رساندن استفاده از منابع، نیروی انسانی، تسهیلات و غیر و به طریقه علمی و کاهش هزینههای تولید(هزینههای ارائه خدمات)، گسترش بازارها، افزایش اشتغال، کوشش برای افزایش دستمزدهای واقعی و بهبود معیارهای زندگی، آنگونه که به سود کارگر، مدیریت و عموم مصرف کنندگان(ارباب رجوعان سازمانهای اداری) باشد) « استادزاده، .(1387 مشارکت کارکنان در امور و تلاشهای هوشیارانه و آگاهانه آنان همراه با انضباط کاری می تواند بر میزان بهره وری و تمرین برای بهبود بهره وری به ویژه در یک محیط متلاطم و توأم با ناامنی تأثیر گذارد. روح فرهنگ بهبود بهره وری باید در کالبد سازمان دمیده شودکه
1
درآن میان نیروی انسانی هسته مرکزی راتشکیل می دهد. با توجه به آنکه یکی از مهمترین اهداف در هر سازمان، ارتقاء سطح بهره وری آن است و نیز با توجه به اینکه انسان در ایجاد بهره وری نقشی محوری دارد، درخواستهای او در سازمان اثری کلیدی برجای می گذارد (استادزاده، .(1387 منظور از بهبود و افزایش کارایی کارکنان، استفاده بهینه از مجموعه استعدادها و توانایی های بالقوه آنها در مسیر پیشرفت فردی و بهبود بهره وری سازمانی می باشد. با توجه به جایگاه افزایش کارایی کارکنان در ارتقای بهره وری سازمانی، ارزیابی علل کاهش کارایی کارکنان حائز اهمیت است. از نظر کاربردی نیز باید توجه داشت که برنامه ریزی برای آینده یک سازمان، توسعه ظرفیت، اصلاح عیوب، بهبود روش های اجرایی و ... همه نیازمند شناخت وضعیت موجود آن سازمان است و ارزیابی علل کاهش کارایی یکی از مهم ترین محورها در این زمینه است (پورکاظمی و حیدری، .(1381 امروزه تنها وجود دانش و سرمایه برای کسب موفقیت در کار کافی نیست. یکی از مواردی که باعث می شود تا موفقیت به روش بهتری حاصل شود استفاده بهینه از زمان به عنوان یکی از منابع سازمانی است. بی توجهی به ارزش زمان باعث می شود که فرد نیازی به بهره برداری صحیح از وقت احساس نکند و در نتیجه به اقدامات غیرضروری و بیهوده بپردازد. عدم پایبندی به وقت در بخش های مختلف زندگی و خصوصاً در زندگی کاری باعث زیان های فراوانی چه از جهت اجتماعی و چه از جهت اقتصادی شده است(رجایی پور و همکاران، .(1387
در تعیین عوامل مؤثر بر بهره وری نیروی انسانی نظرات متفاوتی وجود دارد و هر یک از دانشمندان و صاحبنظران عواملی را به عنوان عامل مؤثر مشخص کرده اند و به طور اجمال عواملی چون آموزش شغلی مستمر مدیران و کارکنان، ارتقاء انگیزش میان کارکنان برایکار بهتر و بیشتر، ایجاد زمینه های مناسب بطور ابتکار و خلاقیت مدیران و کارکنان، برقراری نظام مناسب پرداخت مبتنی بر عملکرد و برقراری نظام تنبیه و تشویق، وجدان کاری و انضباط اجتماعی تحول در سیستم و روشها که نقش حساس و کلیدی دارند، تقویت حاکمیت و تسلط سیاستهای سازمان بر امور، صرفه جوئی به عنوان وظیفه ملی در بهره وری مؤثر می باشد. ولی تمام مؤلفان این رشته تقریباً در این باب اتفاق نظر دارند که برای افزایش سطح بهره وری تنها یک علت خاصی را نمی توان ارائه نمود بلکه عنوان میکنند که ارتقاء بهره وری را باید معلول ترکیبی از عوامل گوناگون دانست. مدیریت زمان به عنوان یکی از اقدامات مؤثر در مسیر بهبود فعالیت های سازمانی و افزایش بهره وری کارکنان به شمار می رود. یکی از مواردی که می تواند باعث ارتقای بهره وری منابع انسانی شود اصلاح روش های انجام کار و نیز آموزش استفاده بهینه از زمان در دسترس در سازمان است. در اغلب موارد ما درگیر مشکل زمان هستیم چرا که واقعاً نمی دانیم در وضعیت های دشوار و حساس محیط کار چه کنیم. در این مورد اشکال اساسی در کجاست؟ آیا کمبود وقت است؟ آنچه می توان گفت این است که مشکل اصلی ما با توجه به امکانات موجود، کمبود وقت نیست بلکه در نحوه استفاده ی ما از وقت و زمان است.
با توجه به پیشرفت های کشورهای توسعه یافته ای نظیر ژاپن، آلمان و آمریکا این آگاهی جمعی در خصوص جمله معروف " وقت طلاست" به روشنی دیده می شود اما برعکس در جوامع سنتی که تحولات ونوآوری چندانی صورت نمی گیرد، زمان معمولا یک منبع کمیاب و نادر نیست، اقدام به موقع و سر وقت بستگی به روابط اجتماعی دارد. در حالت هایی نیز مدیران سخت کار می کنند ولی به دلیل اینکه نمی دانند چگونه باید کار را در ساعات متعارف آن به پایان برسانند احساس خستگی و آزردگی کرده و وقتی در تنگنای زمان قرار می گیرند مضطرب و نگران شده و کارها را با عجله به پایان می رسانند. در چنین شرایطی بدیهی است که کار از کیفیت مطلوب برخوردار نخواهد بود. زمانی که سخن از بهبود کارایی کارکنان به میان میآید، منظور استفاده به نحوی بهینه از توانایی، استعدادها و پتانسیل آنان در راستای پیشرفت فردی و بهبود بهره وری سازمان است (طاهری، .(1382از آنجایی که بهره وری سازمان وابسته به کارایی کارکنان است، ارزیابی علل کاهش کارایی کارکنان امری مهم تلقی میشود.
امروزه متخصصان و دست اندرکاران در زمینه ی مدیریت، بحث جدیدی را تحت عنوان مدیریت اثربخش مطرح می کنند، به طوری که در عصر ما کارایی و بهره وری والاتری هدف ارزشمندترین مقصد همه ی مدیران است. همه در جستجوی کارایی بیشتر و نتیجه بخشی بالاتر و بهره وری فزون ترند و تلاش هایشان در این راستا شکل می گیرد (حافظی، .(1387 در این نگرش جدید متخصصان معتقدند که یکی از شروط لازم برای اثربخشی مدیران، اعمال مدیریت زمان است. کنترل وقت را برای هر مدیری که بخواهد در کارش به نتیجه اساسی برسد امری حیاتیبه شمار می آید. متخصصانی که به طور اخص در زمینه مدیریت زمان مطالعه و پژوهش می کنند معتقدند که مهم ترین و گران بهاترین دارایییک سازمان کارکنان آن هستند و گران بهاترین دارایی که انسان نیز زمان بسیار کوتاهی است که در طول زندگی در اختیار دارد. بنابراین زمان جزء نادرترین منابعی است که چنانچه به درستی مورد استفاده قرار گیرد، تغییرات و تحولات به موقع را در تمام ارکان سازمانی بوجود می آورد (معین، .(1373
مدیریت زمان یکی از روش های مؤثر برای بهبود کارایی است که به تازگی بیشتر در حوزه رفتار سازمانی تأکید زیادی بر آن می شود. این نوع از مدیریت موجب اجتناب از کارهای غیرضروری، سازماندهی، تفویض اختیار و در نهایت افزایش کارایی می شود. مدیریت زمان
2
چیزی جدا و منفک از واژه مدیریت به مفهوم عام نیست و هدف آن جلوگیری از اتلاف وقت و نظم و ترتیب دادن به زمان کاری می باشد (هاشمی زاده، .(1385 سید عمر فاروق (2000)در مقاله خود تحت عنوان "مدیریت زمان: هنر بهبود بهره وری و اثربخشی" عنوان می کند که زمان تنها کالایی است که به همه به میزان یکسان داده شده است. زمان همواره با سرعت یکسان و ثابتی طی می شود اما به نظر می رسد افراد همواره با کمبود زمان روبرو هستند . عدم مدیریت زمان و اتلاف وقت به زمان های گفته می شود که مدیران و کارکنان به ظاهر مشغول کار نشان می دهند اما کاری انجام نمی شود مانند زمانی که صرف پیدا کردن اسناد و مدارک می شود. گاهی اوقات نیز اتلاف وقت به این صورت آشکار نیستند مانند زمانی که صرف کارهای غیر مهم و غیر ضروری می شود. عوامل اتلاف وقت در یک سازمان باید به صورت دقیق شناسایی شوند. شناسایی دقیق این عوامل مدیران را به پیاده سازییک استراتژی مدون در خصوص مدیریت زمان راهنمایی خواهد کرد.
.2 ادبیات موضوع
مدیریت زمان یکی از روشهای مؤثر برای بهبود کارایی است که کتابهای مدیریت و رفتار سازمانی تأکید زیادی بر مقوله زمان دارند. این نوع از مدیریت موجب اجتناب از کارهای غیرضروری، سازمان دهی، تفویض اختیار و در نهایت افزایش کارایی میشود . مدیریت زمان چیزی جدا و منفک از واژه مدیریت به مفهوم عام نیست و هدف آن جلوگیری از اتلاف وقت و نظم و ترتیب دادن به زمان کاری میباشد (هاشمی زاده، .(1385 در واقع اتلاف وقت از جمله دلایل عمده کاهش کارایی کارکنان و به ویژه مدیران در محیط کاری آنان است که باید آن را در حیطه مدیریت زمان تجزیه و تحلیل کرد. زمانی که از اتلاف وقت سخن به میان میآید،یعنی اغلب زمانهایی که صرف استراحت یا سرگرمی میشود، به ذهن خطور میکند. اما در حقیقت این زمانها به هیچ وجه تلف نمیشوند، بلکه فرصتهایی برای تمدد اعصاب و تجدید قوا به منظور آمادگی برای کار و فعالیت هستند (باقری ویوسفی نژاد، .(1391
اتلاف وقت به زمانهایی گفته میشود که در طول ساعتهای کاری و در حالی که مدیر به ظاهر مشغول کار است، بی هدف میگذرد، مثل زمانی که صرف پیدا کردن یک پرونده در روی میز کار یا کشوهای آن میشود. البته همه عوامل اتلاف وقت به این آشکاری و صراحت نیستند. اغلب اوقات یک مدیر بدون آن که خود متوجه باشد وقت خود را صرف انجام امور نه چندان مهم و غیرضروری میکند (نگهبان، .( 1384 طاهری و حقیقی ( 1390) به بررسی رابطه بین مدیریت زمان و بهره وری مدیران شرکت مخابرات شهر شیراز پرداختهاند. در این تحقیق که از جنس همبستگی است از دو پرسشنامه محقق ساخته استفاده شده است. پرسشنامه اول میزان مهارت مدیریت زمان و ابعاد شش گانه آن و پرسشنامه دوم، میزان بهره وری منابع انسانی را میسنجد. نتایج این تحقیق نشان دهنده آن است که بین مؤلفههای مهارت مدیریت زمان (هدف گذاری،اولویت بندی اهداف، برنامه ریزی عملیاتی و تفویض اختیار، مدیریت ارتباطات و جلسات) و بهره وری مدیران رابطه مستقیم و معناداری وجود دارد.
قراملکی به همراه حاجلو و نوری (1390) با هدف بررسی رابطه بین وظیفه شناسی، سرسختی و ترجیح سازماندهی با مدیریت زمان پژوهشی را انجام دادند. سیصد دانشجو به طور تصادفی خوشه ای از دانشگاه محقق اردبیلی انتخاب شدند و طی یک مطالعه توصیفی همبستگی به پرسشنامه مدیریت زمان بارلینگ، کلوی و چونگ، خرده مقیاس وظیفه شناسی پرسشنامه پنج عاملی نئوکاستا و مک کری، خرده مقیاس سرسختی مقیاس سبکهای زمان یوسونیر و والت- فلورنس، خرده مقیاس ترجیح سازماندهی مقیاس رفتار مدیریت زمان ماکان و همکاران، پاسخ دادند. یافتههای حاصل از مدل یابی علی (تحلیل مسیر) نشان داد که مدیریت بهتر زمان به طور مستقیم از طریق نمرات بالاتر وظیفه شناسی، سرسختی و ترجیح سازماندهی پیش بینی میشود.
ساعتچی و رضائی بهبهانی (1389) به بررسی رابطه بین مدیریت زمان و تعارض کار- خانواده با بهره وری کارکنان کارخانه پرداختند. وی با نمونه گیری و آزمایش بر روی 217 نفر از آنان به این نتیجه رسید که بین متغیرهای پیش بین ( مدیریت زمان و تعارض کار-خانواده) و متغیر ملاک (بهره وری)، رابطه معناداری وجود دارد. نتایج دیگری که از تحقیق آنها بدست آمد این بود که از بین خرده مقیاسهای مدیریت زمان فقط بین دو خرده مقیاس اولویت بندی اهداف و تفویض اختیار پیش بینی کننده بهره وری بودند و بین خرده مقیاسهای تعارض کار و خانواده (تعارض مبتنی بر زمان، توان فرسایی و رفتار) تعارض کار- خانواده مبتنی بر توان فرسایی و مبتنی بر رفتار، و از بین خرده مقیاسهای تعارض خانواده با کار (تعارض مبتنی بر زمان، مبتنی بر توان فرسایی و مبتنی بر رفتار) هر سه پیش بینی کننده بهره وری کارکنان بودهاند.
چرمیان و جواهری زاده (1388) به بررسی رابطه بین مدیریت زمان با مهارتهای مدیران و ویژگیهای فردی آنان در دانشگاه آزاد اسلامی پرداختند. نتایج این تحقیق که حاصل بررسی روی 201 مدیر ارشد و میانی دانشگاه آزاد اسلامی بوده، بیانگر آن است که بین مهارتهای فنی و انسانی با مدیریت زمان همبستگی ضعیف، ولی بین مهارت ادراکی مدیر و مدیریت زمان او همبستگی بالا و معناداری
3
وجود دارد. آنها در انتها این گونه نتیجه گیری میکنند که به نظر میرسد ارتباط مهارت ادراکی مدیر و مدیریت زمان تأکیدی بر اهمیت مدیریت زمان در پیشبرد امور و تحقق اهداف سازمانها باشد و باید به عنوان یکی از مهمترین مهارتهای مدیریت که بر روی سایر فعالیتهای آنها تأثیر میگذارد، مورد توجه قرار گیرد. در واقع این موضوع نشانگر آن است که مدیریت زمان با دید کلی و سیستمی مدیر و ذهنیت فلسفی او رابطه دارد. در واقع از آنجا که صلاحیت و کیفیت مدیران از نظر مهارتهای مدیریتی یکی از مهمترین عوامل استمرار موفقیت سازمان است، و از آنجا که مدیران برای داشتن کارایی لازم، نیازمند مهارتهای اساسی هستند، یکی از مهمترین مهارتهای ادراکی آنها مهارت مدیریت زمان است.
خدام و کلاگری (1388) به بررسی تأثیر آموزش کارگاهی مهارتهای مدیریت زمان بر میزان کاربرد آن توسط سرپرستاران پرداختند. آنها بیان میکنند که مهارتهای مدیریت زمان عامل تعیین کننده موفقیت مدیران به شمار میرود. بهبود تواناییها و عملکرد پرستاران در مدیریت زمان از جمله نیازها و ضرورتهای بهسازی نیروی انسانی در بخش سلامت به شمار میرود. تجزیه و تحلیل اطلاعات نشان داد که بعد از آموزش مقادیر استفاده از مدیریت زمان در اهداف، سازماندهی و کنترل زمان افزایش یافت. آنها با توجه به نتایج بهبود وضعیت کارکنان به اهمیت مهارتهای مدیریت زمان در نظام مدیریت پرستاری پی بردند. آموزش این مهارتها از طریق اجرای برنامههای آموزش مستمر در ارتقاء عملکرد سرپرستاران ضروری میباشد.
رجایی پور و همکاران (1387) به بررسی رابطه بین مدیریت زمان و عملکرد مدیران مدارس متوسطه کرمان میپردازند. در این پژوهش عملکرد مدیران مدارس در هر یک از ابعاد آموزشی، پرورشی، اداری و نظارت و راهنمایی و نیز تفاوت بین مدیریت زمان بر حسب ویژگیهای جمعیت شناختی آنان (جنسیت، سنوات مدیریتی و مدرک تحصیلی مورد بررسی قرار گرفت. یافتههای حاصل از پژوهش آنها نشان میدهد که بین مدیریت زمان و عملکرد مدیران مدارس متوسطه در ابعاد آموزشی و پرورشی همبستگی معنادار نبوده و در ابعاد اداری و نظارت و راهنمایی همبستگی معناداری دارد. آنها در نهایت نتیجه گیریهای ارزشمندی را ارائه میدهند و بیان میکنند که از آنجایی که مدیریت زمان برای تمام مدیران مدارس یک ضرورت محسوب میشود، پیشنهاد میشود مسئولین آموزش و پرورش با برگزاری کلاسهای مدیریت زمان، در این زمینه آموزشهای لازم را برای مدیران فراهم نمایند. بهتر است مدیران مدارس یک برنامه هفتگی برای خود تنظیم کنند که شامل اهداف مشخص، اقدامات، وقت پیش بینی شده برای اجرا و اولویتهای هر اقدام باشد.
امیری و همکاران (2014) ده اصل را برای مدیریت زمان بر میشمارند:
1. برنامه ریزی: مهمترین عامل در استفاده بهینه از زمان برنامه ریزی است. برای مدیریت زمان باید برنامه ی روشنی وجود داشته باشد. این برنامه باید بر اساس ویژگیهای شخصیتی افراد چیده شوند.
2. شناخت اهداف: اولین قدم در هر برنامه ریزی شناخت اهدافی است که قصد نائل شدن به آنها را داریم.
3. برنامه ریزی روزانه: فهرستی دقیق از فعالیتهای روزانه که باید انجام شوند تدارک دیده شود.
4. اولویت بندی: یکی از مهارتهایی که ما را به سمت افزایش کارایی برنامه ی روزانه هدایت میکند اولویت بندی فعالیتهاست. اولویت بندییعنی از پیش مشخص کنیم که کدام فعالیت باید زودترازفعالیت های دیگر انجام شود.
5. مرزبندی انرژی روزانه: یکی از ویژگیهای یک برنامه خوب متناسب بودن آن با موقعیت های احساسی و تواناییهای فیزیکی افراد است. انرژی افراد برای انجام کارها در طول روز متفاوت است.
6. تعیین ضرب العجل: یک عامل مهم در برنامه ریزی روزانه تعیین زمان اتمام آن به منظور افزایش سودمندی هر فعالیت است.
7. انعطاف پذیری: بهترین حالت انجام واقعی تمام فعالیتهایی که در ذهن داریم 60 الی 70 درصد است. در خصوص اجرای برنامهها باید منعطف بود.
8. مدیریت فردی: هر فرد باید خود توان اداره امور فردی را در این زمینه داشته باشد.
9. عملیاتی سازی برنامه: عمل، ارزیابی و کنترل از بخشهای مؤثر مدیریت زمان به شمار میروند.
در زمان اجرا باید صبور بود و استقامت به خرج داد.
.10 ارزیابی و کنترل: همان طور که ذکر شد، تمام قدمها باید ارزیابی و کنترل شوند.
آنها در تحقیق خود درباره اثر مؤلفه مدیریت زمان بر روی بهره وری شرکتهای سرمایه ای و اقتصادی پرداختند. در این تحقیق توصیفی- تجربی تعداد 300 نفر از کارکنان سازمان مورد مطالعه به عنوان نمونه انتخاب شده و مورد مطالعه قرار گرفتند. آنها سرانجام به رابطه ای قوی بین این دو مؤلفه پی بردند. پیشنهادات عملی ای که این محققان در انتها میدهند بر این امر تاکید دارد که مدیران باید از نحوه سپری کردن زمان خود در سازمان و استفاده از آن آگاه باشند. رفتارهایی که تلف کننده زمان هستند را شناسایی کنند و مهارتهای کنترل زمان خود را تقویت کنند. مدیریت زمان مؤثر در سازمان تمام افراد را منتفع خواهد کرد. مدیران میتوانند با مدیریت
4
زمان خود، زمانهای بیشتری را با زیردستان بر سر مسائل با اهمیت تر به بحث بنشینند و در این صورت بهره وری نیروهای انسانی خود را نیز بهبود بخشند. این افراد توسط مقامهای مافوق خود نیز مثبت نگریسته میشوند. در پس پرده مدیریت زمان مناسب منافع دیگری نیز نهفته است و آن تعادل بین زندگی کاری و خانوادگی است.
کریج و استیون (2014) دو محقق شاغل در بخش پزشکی دانشگاه بوستون آمریکا مقاله ای در حوزه غیر تخصصی خود یعنی مدیریت زمان به نگارش در آوردهاند. آنها در ارتباطات خود با فیزیکدانان به این نتیجه رسیدند که عدم مدیریت زمان محققان فیزیک بخش پزشکی باعث افزایش فشار کاری و کاهش رضایت شغلی آنها گردیده است. آنها به این نتیجه رسیده بودند که مدیریت زمان اثربخش میتواند به صورت بالفعل موجب افزایش بهره وری، ترفیع شغلی، کاهش فرسودگی شغلی و افزایش رضایت شغلی گردد. آنها با بررسی ادبیات موجود در مدیریت زمان در علم پزشکی و غیرپزشکی مؤلفههای مدیریت زمان را به چهار دسته تقسیم کردند:
- هدف گذاریهای کوتاه مدت و بلند مدت
- تعیین اولویت در انجام مسئولیتها
- برنامه ریزی و نظام بندی فعالیتها
- کمینه کردن اتلاف کنندههای زمان
در ادامه آنها به شناسایی هدفهای کوتاه مدت، بلند مدت، مسئولیتها و اتلاف کنندههای زمان محققان فیزیک بخش پزشکی پرداخته و با دسته بندی آنها ایدههای مدیریتی خود را بیان میکنند. به عنوان مثال آنها اتلاف کنندهها زمان را در ده دسته طبقه بندی میکنند:
- تماسهای تلفنی
- ایمیل
- توقفهای فیزیکی
- کارهای تکراری
- بی نظمی
- طفره روی
- ملاقاتها
- انتظارات بیهوده
- ارتباطات غیر ضروری
سعیدی، کوهاندل و بهاری (2014) به بررسی رابطه بین مدیریت زمان و اثربخشی سازمانی و سبکهای مقابله ای با استرس پرداختهاند. آنها در ابتدا اشاره میکنند که امروزه مدیریت زمان یکی از مؤثرترین روشها برای شناخت عکس العمل کارکنان به عوامل استرس زا میباشد و نقش مهمی در کنترل آن ارائه میدهد. آنها در تحقیق خود به بررسی رابطه مدیریت زمان و اثربخشی سازمانی در مقایسه سبکهای متفاوت مقابله با استرس با یکدیگر میپردازند. در این تحقیق از پرسشنامه استاندارد مکن به منظور ارزیابی مدیریت زمان استفاده شده است. یافتههای ضریب همبستگی پیرسون و ضریب چندگانه رگرسیون نشان میدهد که رابطه معناداری بین روشهای مقابله با استرس و مدیریت زمان در مردان سازمان وجود دارد. بهترین پیش بینی کننده روشهای مقابله با استرس مدیریت زمان است. آنها در تحقیق خود عوامل مدیریت زمان را بدین صورت برشمردهاند:
- مدیریت ملاقاتها
- مدیریت ارتباطات
- برنامه ریزی
- اولویت بندی
- هدف گذاری
- تفویض اختیار
- سازماندهی
- تصمیم گیری
- ارتباطات درون سازمانی بین کارکنان
- رضایت شغلی
5
اولیسی و آیو (2009) به نقش سه عامل: مدیریت زمان، اثربخشی و انگیزش شغلی در عملکرد شغلی پی بردند. بر اساس یافتههای پژوهش آنها کارکنان و مدیران سازمان که به طور مناسبی از زمان کاری خود استفاده میکنند از عملکرد و موفقیت خود در سطح سازمان رضایت خاطر بیشتری دارند. آنها به رابطه مستقیم بین معیارهای ذکر شده پی بردند. رو (2007) به بررسی ادبیات مدیریت زمان پرداخته است. این بررسی مشخص نمود که رفتارهای مدیریت زمان به طور مثبت با کنترل زمان، رضایت شغلی و سلامت و به طور منفی با استرس ارتباط دارد. ارتباط کار و عملکرد تحصیلی مشخص نیست. همچنین آموزش مدیریت زمان، مهارتهای مدیریت زمان را ارتقاء میدهد، اما این امر به طور خودکار عملکرد را ارتقاء نمیبخشد. ادوین و پولیچ (2004 ) مرور جالبی بر ادبیات مدیریت زمان دارند. آنها اگرچه در مقاله خود به مطالب متداول مدیریت زمان اشاره میکنند اما در مقدمه خود هشت دلیل برای گرایش مدیران به مدیریت زمان معرفی میکنند که در کمتر مقاله مشابه دیگری به چشم میخورد. آنها بیان میکنند که:
مهارتهای مدیریت زمان اثربخش امروزه امری مهم برای مدیران موفق تلقی میشوند زیرا:
1. کاهش نیرو و تخت تر شدن ساختارهای سازمانی باعث افزایش حوزه نظارت مدیران شده است و لازم است با مدیریت زمان اثربخش، بهره وری خود را در نظرات تعداد بیشتری از کارکنان افزایش دهند.
2. افزایش حوزه نظارت مدیران علاوه بر افزایش تعداد افراد تحت نظر آنها به افزایش مسئولیتها و وظایف آنها نیز میانجامد و در این میان با حذف برخی از نیروهای ستادی وظایف آنها بر دوش مدیران قرار میگیرد.
.3افزایش حوزه نظارت باعث افزایش ارتباطات افقی شده و ارتباطات محدود عمودی از چند کانال رسمی از میان برداشته میشود. لازم است مدیریت صحیحی بر نحوه و مدت زمان ارتباطات بین مدیران و کارکنان صورت گیرد.
4. یادگرفتن مهارتهای سبک جدیدی از رهبری فعالیتی زمان بر خواهد بود. مدیران لازم است سبک رهبری خود را از دستوری به سبک دیگری تغییر دهند تا بتوانند در ساختارهای تخت تعهد کارمندان را به همراه داشته باشند. این سبک از رهبری به مهارتهای خوب شنیدن، قانع کردن و همراه ساختن کارکنان احتیاج دارد که زمان زیادی را از مدیران خواهد گرفت.
5. توسعه شغلی در ساختارهای جدید بار وظایف و مسئولیتهای مدیران را افزایش میدهد و نیاز به مدیریت زمان اثربخش را بیش از پیش آشکار میسازد.
6. به منظور دادن انگیزه به مدیرانی که درساختارهای تخت جدید قرار گرفتهاند برخی از سازمانها از توسعه شغلی استفاده میکنند. درحالیکه این امر باعث چالشی شدن بیشتر شغل آنها و موظف به انجام وظایف پیچیده در همان مدت زمان قبل و یا حتی زمان کمتر خواهند بود.
7. مدیران سازمان باید به صورت اثربخش تری منابع انسانی سازمان را مدیریت کنند. این فعالیتها شامل رویکردهای نحوه استفاده از زمان، برنامه ریزی، استخدام، آموزش و توسعه منابع انسانی میشود. آنها باید این اهداف را در راستای استراتژیهای سازمان محقق سازند.
8. فعالیتهای حقوقی باعث شده است تا کاغذبازیها در سازمانهای امروزی بیش از پیش به چشم بخورد که این امر باعث شده است زمان زیادی در سازمانها صرف این امور شود. این کاغذبازیها مدیران را مجاب کرده است که بیشتر زمان خود را مدیریت کنند.
با توجه به مطالب ارائه شده و مروری که بر ادبیات موجود و در دسترس مدیریت زمان به عمل آمد میتوان این گونه نتیجه گرفت که یکی از مهمترین عواملی که بر بهره وری منابع انسانی تاثیرگذار است عامل زمان است. مدیران و کارکنان میتوانند با مدیریت زمان خود در محیط کار و خانه به استفاده بهینه از آن دست یابند. در این میان مفهوم مدیریت زمان به عنوان راهکاری سازمانی میتواند به کار بسته شود. مدیریت زمان از ابعاد مختلفی میتواند بر روی زندگی کاری افراد تأثیر بگذارد. متغیرهایی که وابسته به شخص و ویژگیهای فردی او مربوط میشوند، متغیرهایی که به سازمان و ساختار روابط و انجام فعالیتها مربوط میشود و در نهایت متغیرهایی که از محیطی خارج از کنترل افراد بر زمان تأثیر میگذارند. در این تحقیق بر آن هستیم تا تأثیر و تأثر هر گونه از این متغیرها را بر بهره وری منابع انسانی بسنجیم. بدین ترتیب مدل مفهومی پژوهش حاضر به صورت زیر تدوین میگردد:
6
× ×شکل .1 مدل مفهومی پژوهش
.3 روش تحقیق
این تحقیق از لحاظ هدف کاربردی و از لحاظ روش تحقیق از نوع توصیفی- پیمایشی است. در این تحقیق متغیرهای بهره وری و مدیریت زمان با استفاده از پرسشنامه مورد سنجش قرار گرفتند. برای سنجش بهره وری منابع انسانی از پرسشنامه استاندارد بهره وری نیروی انسانی که براساس مدل آچیو توسط هرسی و گلداسمیت در سال 1980 ارائه شده است، استفاده کردهایم. این پرسشنامه با 26 سؤال با طیف لیکرت به بررسی 7 بعد از ابعاد بهره وری نیروی انسانی این مدل میپردازد. تعداد 3 سوال از سوالات این پرسشنامه طبق نظر خبره های سازمان تامین اجتماعی حذف و مورد بررسی قرار نگرفت و 23 سوال باقیمانده مورد سنجش قرار گرفت. هم چنین برای سنجش ابعاد مدیریت زمان از پرسشنامه ی محقق ساخته ای از ترکیب پرسشنامههای استاندارد جواهرزاده و مکن استفاده شده است که شامل 55 سوال برای سنجش ابعاد سه گانه مدیریت زمان فردی و سازمانی و محیطی مورد استفاده قرار گرفت.برای اطمینان کامل در مورد روایی پرسشنامه تحقیق، از نظرات اساتید راهنما و مشاور استفاده شد و اصلاحات لازم لحاظ گردید.در این تحقیق با توجه به اینکه بر اساس الگوی مفهومی ارائه شده، 2 متغیر وجود داشت، لذا سؤالات پرسشنامه نیز برای بررسی این متغیرها به 2 بخش تقسیم میشود. جدول ذیل این 2 متغیر، سؤالات مربوطه و ضریب آلفای هر یک را نشان میدهد. با استفاده از تجزیه و تحلیل دادههای 35 نفر از خبرگان در قدم اول از طریق نرمافزار آماریSPSS.20، ضریب آلفای کرونباخ کل سؤالات پرسشنامه 0/909 تعیین شد. بنابراین میتوان گفت سؤالات پرسشنامه تحقیق از پایایی مناسب و مطلوبی برخوردار میباشند. در این تحقیق از روش نمونه گیری تصادفی استفاده شد. به این ترتیب که تعداد 290پرسشنامه به خبرگان و کارکنان سازمان داده شد.
جدول.1 سؤالات مربوط به متغیرها و ضریب پایائی هر یک
متغیر سؤالات مربوطه تعداد سؤالات آلفای کرونباخ
مدیریت زمان 55-1 55 0/891
عوامل فردی مدیریت زمان 18-1 18 0/880
عوامل سازمانی مدیریت زمان 48-19 30 0/911
عوامل محیطی مدیریت زمان 55-49 7 0/831
بهره وری 78 -56 23 0/871
.4 تجزیه و تحلیل .1-4 بررسی اطلاعات فردی و سازمانی پاسخ دهندگان
با توجه به 290 نفری که پرسشنامه را تکمیل کردند 51 درصد از پاسخ دهندگان مرد و 49 درصد زن می باشند. تقریبا 42 درصد پاسخ دهندگان در رده سنی بین 40-30 سال قرار گرفته اند و تقریبا 57 درصد از سطح تحصیلات کارشناسی بهره مندند. بیشتر پاسخ
