بخشی از مقاله
تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها
Systemتعاريفي از سيستم
1)سيستم عبارت است از اجزاي به هم پيوسته و مرتبط با يكديگر كه در جهت يك يا چند هدف معين گام بر مي دارند.
2)سيستم عبارت است از مجموعه اي از وظايف به هم پيوسته و مرتبط با يكديگر كه با انجام هر كدام از اين وظايف بخشي از هدف سازمان تامين خواهد شدو با انجام كليه وظايف در سازمان كل هدف سازمان تامين مي گردد.
3)سيستم عبارت است از مجموعه اي از اجزاي به هم پيوسته و مرتبط با روابط متقابل و وابستگي متقابل كه در جهت يك يا چند هدف معين گام بر مي دارند.
4)سيستم عبارت است از مجموعه اي از سيستم هاي فرعي كه هر كدام از اين سيستم هاي فرعي داراي فعاليت هايي هستبد كه هر كدام از اين فعاليت ها داراي گردش كاري هستند كه هر كدام از اين گردش هاي كار از طريق شيوه ها و متد هاي متعددي انجام مي شود.به عبارتي با جمع تعدادي از شيوه به روش و با جمع روشها به به يك سيستم مي رسيم.
5 روش
عبارت است از يك سري عمليات و مراحلي كه براي اجراي تمام يا قسمتي از يك سيستم انجام مي شود.
شيوه
عبارت است از تشريح جزيات و مراحل انجام دادن يك كار
9فيفنر ولين :
تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها عبارت است ازبررسي معايب و پيدا كردن راه حل مشكلات سازمان.
• تشخيص معايب سازمان و ارايه راه حل براي آن.
10 آلن ديويس:
تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها عبارت است از يك وظيفه و كار ستادي و تخصصي كه هدف آن مطالعه بررسى و بهبود بخشيدن به كليه سيستم ها و روشهاى موجود در سازمان است.
• ماهيت وظايف و هدفهاي تجزيه و تحليل را مشخص مى كند.
11 نورمن بريش:
تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها عبارت است از مطالعه و بررسي به منظور بهبود بخشيدن به سيستم هاى خدماتى و كنترل كننده و هما هنگ كننده عمليات سازمان.
• تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها خط مشى آينده سازمان را مشخص مى كند.
12 چارلز هيكس:
تجزيه و تحليل سيستم ها عبارت است ازمطالعه جامع و كامل سيستم ها و روشهاىسازمان به منظور بهبود بخشيدن و ساده كردن امور دفترى.
• كشف مسايل و مشكلات اداري در جهت بهبود وضع كل سازمان.
13 تعريف كلى تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها:
تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها عبارت است از تكنيكى كه مديران را از وجود مسايل و مشكلات موجود در سازمان آگاه مي سازد و با بررسى ها ى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هر يك از آنها ارايه مى دهد.اين بررسى ها بايد مبتنى بر اصول روش تحقيق ع
لمي باشد تا بتوان با حل مشكلات كارايى و سود سازمان را افزايش و بقاي سازمان را تضمين نمود.
14 وظايف واحد هاي تجزيه و تحليل سيستمها و روشها
1)طرح ريزى سازمان و تجزيه و تحليل
2)استقرار و تجزيه و تحليل سيستم ها
3)ارزيابى مديريت
4)تهيه دستورالعمل هاي كتبى و مدون
5)تهيه و كنترل فرم ها
6)سيستم بايگاني اسناد و مدارك و پرونده ها
7)ارزيابى نيروى انسانى و تقسيم كار
8)اندازه گيرى كار
9)انتخاب وسايل اداري و دفترى
10)تجزيه و تحليل جا و مكان
11)استقرار و پياده كردن سيستم هاى جديد
12)توسعه و تحقيق
16
فرايند تجزيه و تحليل سيستم ها كاملا منطبق با روش علمى است:
مراحل روش علمي تحقيق فرايند تجزيه وتحليل سيستم ها
1)طرح مسئله 1 )تشخيص و بيان مشكل و تعيين حدود آن
2)تهييه و تنظيم فرضيه 2)تهييه و تنظيم طرح مقدماتي تجزيه و تحليل
3)جمع آورى اطلاعات 3)جمع آورى و ثبت اطلاعات و حقايق
4)طبقه بندى اطلاعات 4)تجزيه و تحليل اطلاعات و حقايق
5)مطالعه اطلاعات بدست آمده و تشخيص رابطه علت و معلولي 5)تهيه و تنظيم آزمايش وارزيابى راه حلهاى جديد
6)تعيين اعتبار و نقد فرضيه 6)تهييه و تنظيم گزارش نهايى و ارايه پيشنهاد ها جهت تصويب مديريت
7)نتيجه گيرى و تهيه گزارش 7)اجرا و استقرار طرح پيشنهادى
8)نظارت بر اجراي طرح و ارزيابي نتيجه
17
• مرحله يك:تشخيص و بيا ن مشكل و تعيين حدود آن
1)تشخيص مشكل
1.ممكن است تجزيه و تحليل كننده شخصا به وجود يك مشكل در سازمان پى ببرد.
2.گاهى مشكل سازمان بوسيله مديريت دستگاه عنوان مي شود و از تجزيه و تحليل گر
خواسته مى شود به مشكل رسيد گى كند
3.گاهى در حين بررسى به منظور ساده كردن كار در سازمان تجزيه و تحليل كننده متوجه مشكل مهمتر و اساسى تر مى شود.
2)بيان مشكل ...آثار و علايم مشكلات علل مشكلات
1.اضافه كاري بيش از حد 1.كافى نبودن تسهيلات
2.افزايش استعفا و تمارض پرسنل 2.مناسب نبودن محل كار
3.گم شدن پرونده ها 3.نداشتن مديريت متخصص
4.افزايش مداوم بودجه و هزينه 4.كافي نبودن تعداد پرسنل
5.فقدان صحيح مديريت
3)تعيين حدود مشكل
هر چه دامنه مشكل محدود تر باشد مطالعه در باره آن آسان تر و حل مشكل مطلوب تر است
مرحله 2.تهييه و تنظيم طرح مقدماتي تجزيه و تحليل
1)عنوان طرح يا نام مشكل : بررسى وضع حقوق و
Xمزاياي كارمندان اداره
2)هدفها ى تجزيه و تحليل : تجزيه و تحليل ميزان راندمان و كارايى
كارگران و كارمندان قسمت تحويل كار در xسازمان
3)روش كار يا راههاي بين هدف
4)نتايج حاصل از طرح يا آنچه ازاجراى تجزيه و تحليل مى توان انتظار داشت : بهبود يك روش ممكن است سبب كاهش ساعات كار يك كارمند يا كارگر شود
20
5)مسولان اجراى طرح يا متصديان تجزيه و تحليل
6)برنامه زمانى يا مدت زمان لازم براى اجراى طرح
• زمان لازم براى جمع آورى و ثبت اطلاعات
• زمان لازم براى تجزيه و تحليل اطلاعات
• زمان لازم براى تهيه گزارش
• زمان لازم براى رفع مشكلات
• زمان لازم براى اجرا
21
7)هزينه اجراى طرح
• هزينه تكثير اوراق
• هزينه تهيه كتب
• هزينه پرسنل
• هزينه وسايل و تجهيزات
22
8)تصويب طرح
طرح مقدماتى بايد توسط رييس قسمتي كه تجزيه و تحليل براي آن انجام مى شود،مسئول و تهيه كننده طرح امضا شود و براى تصويب نهايى به مديريت سازمان ارائه شود.
23
• مرحله سوم . جمع آورى و ثبت اطلاعات
1)جمع آورى اطلاعات
• نمودار و راهنماى سازمان
• مشاهده و مطالعه طريقه انجام كار
• مصاحبه با مديران و كاركنان سازمان
• پرونده ها،اسناد،مدارك و فرمها
2)ثبت اطلاعات
24
• مرحله 4 .تجزيه و تحليل اطلاعات
در تجزيه و تحليل اطلاعات بايد به سوالاتي با موضوعات زير پاسخ گويد:
1.ضرورى بودن سيستم يا روش
2. نحوه اجرا و انجام سيستم يا روش
3.امكان صرفه جويى در زمان،نيروى انسانى و هزينه اجراى سيستم يا روش
4.مجرى يا مجريان سيستم يا روش
5.ابزار و وسيله انجام كار
25
• مرحله 5.تهيه و تنظيم آزمايش و ارزيابى راه حل هاى جديد
1)تهيه راه حل جديد(پيشنهادى)
2)آزمايش عملى بودن راه حلهاي پيشنهادى
• ساده بودن
• مناسب بودن
• امكان پذير بودن
• قابل قبول بودن
26
3)ارزيابى راه حل جديد
1.تهيه فرمى براى ارزيابى راه حل پيشنهادى
2.طبقه بندى نتايج مفيد و غير مفيد با توجه به درجه اهميت
3.انتخاب راه حلى كه از نظر منابع و هزينه اسان تر،ارزآن تر و بهتر باشد.
4.ارايه راه حل هاى پيشنهادى به مديران،مسئولان و مجريان آن
27
• مرحله 6.تهيه و تنظيم گزارش نهايى وارايه پيشنهاد ها جهت تصويب نهايى
1.جلد گزارش
2.نامه ضميمه گزارش
3.صفحه عنوان گزارش
4.فهرست مندرجات
5.هدف تجزيه وتحليل
6.خلاصه نتايج و پيشنهادات
7.تشريح جزيات تجزيه و تحليل
8.نتايج و پيشنهادات
9.گزارش نهايى
10.امضاي گزارش نهايى
28
• مرحله 7.اجرا و استقرار طرح پيشنهادى
1)تعيين مسوليت ها
2)آشنا كردن پرسنل از ماهيت طرح
3)آموزش پرسنل
• آموزش در محل كار
• آموزش خارج از سازمان
• آموزش با استفاده از اجراى طرح آموزشى
29
4)تهيه برنامه اجرا
• نحوه استقرار طرح
• زمان استقرار طرح
• آمادگى سازمان براى استقرار فيزيكى طرح جديد
5)اجرا
• نقش سرپرستان طرح اجرايى
• نقش تجزيه و تحليل كننده
• نقش عوامل اجرايى
• دوره استقرار طرح جديد
• ميزان هزينه اجرا
• نقش عامل انسانى در مرحله اجرا
30
• مرحله 8.نظارت بر اجرا ى طرح و ارزيابي نتايج
1)نظارت بر اجرا
• جلوگيري از بروز اشكالات اجرائى و رفع معايب سيستم جديد
• تجديد نظر در طرح پيشنهادي و رفع معايب سيستم جديد
• بهبود سيستم يا روش جديد
• كسب اطلاعات در مورد نحوه ي اجراى طرح به منظورتهيه گزارش نتيجه اجراي طرح براى مديريت سازمان
2)ارزيابى نتيجه
• هزينه
• تسهيلات و وسايل كار
• بازديد از طرز كار پرسنل
• بازگشت به سيستم يا روش قديم
:
کسی که در رشــد کمالات انسانی ، دو روزش یکســـان باشد ، در معامله نقد عمــــر ، دچار غبـن شده ، و آن کس که شایسته است که موفقیتش در زندگـــی مورد حســــرت سایرین واقـــع گـردد ، که امروزش از دیروز بهتر باشد ، ولی کسی که هر روز
ره خواهد مانـد و شخصی که در معنویات و کمالات و فضائل ، در خـــود احســاس فزونــی ننماید ، در معرض نقص و کمبود قـــرار گرفتــه بــرای کسـی که در راه نقـص گام برمی دارد و به قهـــقرا می رود ، مرگ بهتر از زندگی است .
با استفــاده از روش
نمــودار جريــان كــار
در دانشگاه علوم پزشكي تبريز
فروردين ماه سال 86
صمد اقدام نيا
كارشناس امور اداري دانشگاه علوم پزشكي تبريز
تجزيه و تحليل سيستم ها و روش ها
تكنيــك ها و فنـون سـاده كـردن كـار
مشـكل اساسـي اداره امـور سازمـان ها ايـن است كه مديران بايد منابع چهارگانه پول ، نيروي انساني ، مواد و تسهيلات را كه غالباً محـدود و ناهماهنگ مي باشنـد ، هماهنگ سازند و در جهت تحقق بخشيدن به هدف يا هدف هاي سازمان از آنها بهره برداري كنند . اين عمل مستلـزم انجام دادن وظايفـي از قبيل : طرح ريـزي ، سازماندهي ، هدايت و رهبري ، هماهنگي و كنترل از طرف مديران مي باشد .
تكنيك ها و فنون گوناگون ابــداع شده تا مديران و رهبـران سازمانها بتوانند بهره برداري هر چه بيشتر از منابع چهارگانه مذكــور، در جهت تامين اهداف سازمــان بنمايند كه تكنيك تجزيه و تحليل سيستمهاوروشها يكي از آنها بشمار مي رود . كه معلـول علتهاي متعدد ، از جمله بوجـود آمدن نهضت ها و تغيير در فلسفه مديريت است .
در تاريخ كشور ايران ، كوروش پادشاه هخامنشي از كساني بود كه به توسعه و تكامل مديريت كمك كرده است . عـلاوه بر نظريات كــوروش مبني بر ضرورت طرح ريــزي ، تقسيــم كار بر مبنــاي تخصـص و مشخص بــودن فرمـان ها ، نام او بعنــوان يكي از نخستـين صاحب نظــران « مطالعــه در حركات » ، « طـرح استفاده صحيح از جـا و مـكان » و « حمل مواد » ثبت شده است .
تكنيك « تجزيــه و تحليل سيستـم ها و روش ها » براي شنـاخت عواطف ، احساسات و خواستهاي افراد سازمان و طرز رفتار و سلوك آنان در گــروه ، از تئوريهاي علوم انسانـي و اجتماعــي استفاده مي كنـد ، و بــراي تخصيص صحيــح منابع موجــود سازمان ، به منظـور تاميـن هدفهاي دستـگاه ، از تئوريهـاي علم اقتصـاد ياري مي جويــد ، همچنين اصول علوم فيزيكي و
رياضيات را در بهبـود روش ، ارتباطات و همبستگي اجـزاي تشكيل دهنـده سازمان ، بكار مي بــرد . بعبارت ديگــر در تكنيك تجزيه و تحليـل سيستم ها و روش ها ، تنها به بهبــود يك روش خاص اكتفــا نمي شود ، بلكه بهبــود و اثــر تغييـر قسمتــي از يك سيستــم در مجموعــه آن سيستم ، مـورد بررسي قرار مي گيرد .
• مطالعه و اندازه گيري دقيق زمان انجام هر جزء از كار .
ضرورت اعمال سرپرستي تخصصي در سازمان .
استاندارد و يكنواخت نمودن كليه ابـزار و وسـايل و تشخيص بهترين شيوه در بكارگيري آنها .
تهيه و تنظيم دستورالعمل و راهنماي شرح وظايف و مشاغل براي كار كاركنان سازمان .
برقراري سيستم صحيح پرداخت متناسب با كيفيت كار .
اصــول پنجــگانه تيلــور
سيستــم:
واژه سيستـم با مفاهيـم بسياري بكار برده مي شــود مانند سيستم اقتصـادي، سيستم سياسي، حمل و نقل، ارتباطات، حسابداري ، مكانيزه ( ماشيني ) و سيستم اطلاعات مديريت و . . . در زبان فارسي نيز گاهي اوقات « سيستم » را بعنوان واژه اي متـرادف با كلمه هاي رشتــه ( رشته جبال ) ، جهاز ( جهاز هاضـمه ) ، دستــگاه ( دستگاه گـوارش ، دستـگاه گردش خون )، سلسله ( سلسله اعصاب )و منظومه ( منظومه شمسي ) مورد استفاده قرار مي دهند .
تعريف سيستم :
• سيستم عبارت است از تعدادي روش وابسته به يكديگر كه با اجراي روشهاي مزبـور ، قسمتـي از هدف يك سازمـان تاميـن مي شــود . سيستم كارگزيني ( پرسنلي ) يك سازمان از روش هاي استخـدام ، ترفيعات ، اضافه حقـوق ، بازنشستگي و غيـره تشكيل مي شـود . اجراي اين روش ها ، موجب اجراي سيستـم پرسنلـي سازمان مي شـود و اجراي سيستـم مزبور ، به تاميـن قسمتي از هدف سازمان كمك مي كند .
• يك سري وظايف وابسته به يكديگر كه با اجراي آنها ، قسمتي از هدف يا منظور سازمان تحقق مي يابد .
روش :
عبارت است از يك سري عمليات و مراحلي كه براي اجراي تمام يا قسمتي از يك سيستم ، انجام مي شود . در هر روش ، نوع كار ، شخص يا اشخاصي كه عمليات و وظايف مزبور را انجام مي دهند ، مراحلي كه بايد طي شود ، و شيوه هايي كه بايد بكار رود ، مشخص مي شود . معمولاً روش انجام دادن هر كار به صورت كتبي تهيه و بعنوان مدرك رسمي در سازمان نگهداري مي شود .
شيــوه يا متــد
شيـوه عبارت است از تشريـح جزئيـات و مراحـل انجـام دادن يك كار .
شيوه هر كار ، نحوه انجام دادن عمليات يا مراحـل انجـام دادن آن كار را مشخص مي كند .
كار و عمل خاصي است كه براي انجام شدن هر بخش از روش ، ضرورت دارد .
چنـد شيـوه وابسته به يكديگر ، تشكيـل يك « روش » را مي- دهد و چند روش پيوسته به هم يك « سيستم » را بوجود مي آورد .
سيستم
پرسنلي
روش
استخدام
روش
ارتقا
روش
بازنشستگي
شيوه
شيوه
شيوه
شيوه
شيوه
شيوه
شيوه
شيوه
شيوه
مصاحبه
گزينش
تحقيق
جذب
فرآينــد
عبارت است از يك سري عمليات و مراحلي كه براي اجراي تمام يا قسمتي از يك سيستم انجام مي شود .
در تجزيه و تحليل سيستم كه از روش نمودار جريان كار استفاده شود ، فرآيند را حسب مورد مي توان معادل روش يا شيوه در نظر گرفت .
عبارت است از آن دستــه از روش هايي كه با همديگــر انجـام
مي گيــرد و حاصــل آن خدمتــي است كه از نظر مشتـري داراي
ارزش است.
انــواع روشهــا :
روشهاي عمومي : روشهايي هستند كه در ارتباط با فعاليتهاي اداري و پشتيباني و ستادي دستــگاه بوده و در عمـوم دستگاه هاي دولتي مورد عمل و رايج مي باشد مثل روش كارگزيني ، حسابداري
روشهاي اختصاصي : روشهايي هستند كه اختصاصاً در يك دستگاه و صرفاً در ارتباط با وظايف اصلي و تخصصي همان دستگاه مورد اجراء مي باشد . مانند روش پذيرش مريض در بيمارستــان ، روش صدور شناسنامه در ثبت احوال، روش ثبت نام دانشجو در دانشگاه .
روشهاي مشترك : روشهايي هستند كه براي انجام آن ، وزارتخانه -ها و سازمان هاي مختلف هر يك عهده دار اجراي مراحلـي از روش مورد نظر مي باشنـد . مانند روش صدور موافقت اصولي براي ايجاد صنايع .
تعريف تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها
• عبارت است از مطالعــه و بررســي به منظور بهبــود بخشيدن به سيستمهاي خدماتي ( سرويس دهنده ) ، كنترل كننده و هماهنگ كننده عمليات يك سازمان .
تجزيه و تحليل عبارت است از بررسي معايب و پيدا كردن راه حل مشكلات سازمان .
تكنيكــي كه مديـران را از وجـود مسائل و مشكـلات موجـود در سازمان ، آگاه مي سـازد و با بررسيهاي منظمي ، راه حـل هاي مناسبي براي رفـع هر يك از آنها ، ارائه مي دهـد . اين بررسيها بايد مبتنـي بر اصول روش تحقيق علمي باشد تا بتوان با يافتن مشكلات و رفع آنها ، كارآئي و سود سازمان را افزايش داد و بقاي سازمان را تضمين نمود .
شناخت جنبه هاي مختلف سيستم ، چگونگــي عملكرد اجزاي تشكيل دهنده آن و نحوه و ميزان ارتباط بين آنها به منظور دستيابي به مبنايــي جهت طراحــي و اجـراي يك سيستم مناسبتر است .
در يك سازمان ، سيستـم را مجموعه اي از روش ها نيز تعريف كرده اند ، روشهايي كه به يكديگــر وابسته اند و با اجــراي آنها ، بخشي از هدف سازماني تحقق مي يابد . روشها نيز به نوبه خود ، مجموعه اي از شيوه هاي گوناگـون انجام كار به شمار مي آيند كه با استفاده از آنها مي توان به هدف هاي نهائي دست يافت .
آثار علائم مشكلات موجود در سيستم ها و روشها
اضافه كاري بيش از حد .
افزايش بيش از حد استعفا و تعارض پرسنل .
وجود اشتباهات مداوم و بيش از حد در امور گوناگون .
مفقود شدن پرونده ها ، مدارك و نامه ها .
افزايش مداوم بودجه و هزينه ها .
تاخير در ارسال پاسخ نامه ها و ساير موارد
مساعد نبودن روحيه پرسنل و عدم دلبستگي آنان نسبت به سازمان .
طولاني بودن مسير انجام كار و يا تعدد مراحل كار .
فقدان مديريت صحيح .
درخواست بيش از حد براي استخدام پرسنل از طرف روساء .
كافي نبودن تسهيلات و وسايل كار و نامناسب بودن محل كار و ساختمان .
عدم وجود تخصصهاي لازم و قديمي بودن سيستم هاي مورد عمل .
نامناسب بودن محتوي و شكل فرم ها .
مشخص نبودن ميزان مسئوليتها و حدود اختيارات و عدم وجود مديران
متخصص .
ارتباط مديريت با تجزيه و تحليل سيستم ها
تجزيه و تحليل سيستم ها مي توانـد بعنوان ابـزار مفيدي در دست مديــران عمل كند و پاسخگــوي نيازهاي آني و آتي سازمـان در اين زمينه باشـد ، با استفاده از تجزيــه و تحليل ، مدير خواهد توانست هدف و نيز وسايل نيل به هدف را مورد ارزيابي مجــدد قرار دهد و تغييــرات مناسب را در آنها ايجاد كند .
بازدهــي و راندمان هر دستــگاه را معمولاً به دو گونه
مي توان افزايش داد .
الف ) تشويق و تحريك افراد به كار كردن با سرعت زيادتر .
ب ) ساده كردن و بهبود بخشيدن به روشهاي كار .
نظر به اينكه سرعت كار اشخاص را تنها تا حد مشخص مي توان افزايش داد ، با تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها مي توان كارها را ساده كرد و بدين ترتيب به افزايش كارآئي سازمان
كمك نمود .
هدف هاي تجزيه و تحليل سيستمها و روشها
• تقسيم كار ميان كارمندان و كاركنان سازمان بر مبناي صحيح و منطقي .
• استقرار مناسبترين سيستم ها ، روشها و شيوه ها ( متدها ) در سازمان .
• تهيه اطلاعات دقيق ، صحيح و به موقع براي مديران به منظور اتخاذ تصميم .
• استاندارد و يكنواخت كردن كليه عمليات سازمان .
• حذف كارهاي غيرلازم .
• حذف فعاليتهاي ناهماهنگ و متناقض .
• جلوگيري از دوباره كاري .
• اعمال نظارت و سرپرستي مديريت .
• ايجاد تركيب سازماني متناسب با احتياجات سازمان .
• اعمال كنترل مداوم در مراحل انجام كار .
فوايد تجزيه و تحليل سيستمها و روشها
• افزايش كارآئي سازمان .
• كاهش هزينه هاي عملياتي و تاسيساتي .
• كاهش مصرف نيروي انساني ، يا افزايش توليد يا خدمت با نيروي انساني موجود .
• كوتاه كردن زمان انجام كارها و فعاليتهاي سازمان و تسريع در توليد كالا يا عرضه آن .
• صرفه جوئي در وقت مديران .
• فراهم كردن تسهيلات زيادتر براي مراجعه كنندگان و مشتريان .
• بهتر شدن روحيه كاركنان .
• كاهش حجم كارهاي دفتري با حذف مدارك ، گزارش ها و فرمهاي غيرلازم .
• كمك موثر به افزايش كارآئي و تسريع در انجام امور سازمان ، با استفاده صحيح از جا و مكان .
• امكان هماهنگ كردن سازمان با تغييرات سريع محيط داخلي و خارجي آن ، بوسيله تجزيه و تحليل و بهبود بخشيدن مداوم سيستم ها و روشها
براي تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها به منظور حل يك يا چند مشكل ، ممكن است به گونه هاي زير اقدام شود :
• امكان دارد تجزيه و تحليل كننده شخصاً بوجـود يك مشكل در سازمان پي ببرد .
• گاهي مشكل سازمان بوسيله مديريت دستگاه عنوان مي گردد .
• گاهي نيز در حين بررسي به منظور ساده كردن كار در سازمان ، تجزيـه و تحليل كننــده متوجه مشكل مهمتــر و اساسي تري مي شود .
• تشخيص مشكل موجود از طريق كاركنان سازمان .
• از طريق تشخيص ، پيشنهاد يا شكايت ارباب رجوع .
تحليل گر سيستم كيست ؟
تحليل گر سيستم ، كارشناس آموزش ديده اي است كه مي تواند سازمان را در برنامه ريـزي به منظور تغييرات از طريـق انجام دو وظيفه اساسي مـدد رساند : الف ) ارزيابي . ب ) همياري . مراد از « ارزيابي » اين است كه تحليل گر اعمال و روابط موجود در كار را بررســي و ارزيابي مي كنــد . در مرحله « هميـاري » تحليل گـر پيشنهادهاي خاصــي را براي بهبود كارآئي ارائه مي دهد. به اين ترتيب ، تحليل گر در مرحله نخست مي كوشد تا مسائل موجود را به خوبي بشناسد و درك كند و در مرحلـه دوم براي مقابله با آنها راه حلهاي مناسب را ارائه دهد .
ويژگي هاي تحليل گر عبارتند از :
1- هر يك از مراحل تجزيــه و تحليل دشواريهاي خاص خود را دارد . اگــر تحليل گر علاقه كافي به كار خو داشته باشد و بر نقش مثبت كاري كه انجام مي دهد ، معتقد باشد ، با صبر و ابتكار خواهد توانست بر مشكلات فائق آيد .
2- تحليل گر بايد داراي ذهني پرسشگر باشد . درباره وضع موجود و آنچه كه هست ، شك كند و در مسير آنچــه كه بايد باشد ، پيش برود و بدنبال
كشف واقعيتها باشد و در راه حصـول به بهترين ها از خود ، خلاقيت و نوآوري نشان دهد .
3- تحليل گرموظف است اجــزاي سيستم را مرتبط با يكديگــر ببيند و آنها را بصورت هماهنگ و متحــد درآورد (يعنــي به صورت يك كل متشــكل و هماهنگ ) و نه اين كه فقط به يك جزء بپردازد و ساير ارتباطها را از نظر دور بدارد .
4- تحليل گر بايد متوجه نقش مهم كاركنان سازمان باشد و با مسائل انساني و ريزه كاريهاي رفتار كاركنان در سازمان آشنا باشد . تغييرات مطلوب زمانـيي ، علتها را از معلولها تشخيص دهد و براي رفع مشكل ، نسبت به شناخت علل اصلي بوجود آورنده مشكل ، اقدام كند و به منظور برطرف كردن علل واقعي راه حل هاي منطقي و عقلائي ، ارائه دهد .
6- تحليل گر بايستي واقعيات را درنظر گرفته و بي طرفـي خود را حفظ و از دخالت دادن نظرات شخصي در كار تجزيه و تحليل اجتناب ورزد .
7- تحليل گر بايد به ابعاد اخلاقي و جنبه هاي ارزشي نيز توجه داشته باشد.
8- تحليل گر بايد صبور باشد ، براي پاسخگويي به پرسشها و حل مشكلات ، صبر و شكيبائي ضرورت دارد .
جمـع آوري و ثبت اطـلاعات و حقايـق
بررسي يك سيستم به منظـور پيدا كردن معايب و مشكلات موجود ، يا مطالعه يك روش براي ارائه راه حل بهتر ، مستلزم آشنائي كامل با سيستم يا روش مـورد نظر مي باشد و اين امـر تنها از طريق جمـع آوري اطلاعات و پي بردن به حقايق امكانپذير خواهد بود .
در مرحلـه جمع آوري اطلاعات ، علت بايد مورد توجه قرار گيرد ، نه معلول .
مناسبترين روشي كه مي توان اطلاعاتي صحيح در مورد نحوه انجام يك كار يا معايب موجود در آن بدست آورد اين است كه از كارمندي كه آن كار را انجام مي دهد ، سوال شود كه آيا مي تواند وظيفه خـود را به روشي بهتر انجام دهد ، يا اينكه به نظر او چه معايبي در آن كار وجود دارد .
