بخشی از مقاله
مقدمه مطالب
ایجاد شهرداری در ایران
« بلد » به معنای شهر است و « بلدیه » نام قدیم شهرداری است. تأسیس بلدیه در ایران یک قرن قدمت دارد و اولین بلدیه در کشاکش حوادث مشروطه در تهران تأسیس شد.
پیش از آنکه اداره‌ای به نام بلدیه در تهران قدیم تشکیل شود، اداره‌ای تأسیس شده بود که تقریباً همان وظایف بلدیه را انجام می‌داد. این اداره نامش « اداره احتسابیه » بود و اعضای آن را « محتسب » می‌گفتند. این اداره از دو شعبه احتساب و تنظیف که هر کدام عده‌ای نایب و فراش و سپور تحت فرمان داشته‌اند، تشکیل شده بود.
محتسبین قبلاً زیر نظر حكومت و كلانتر شهر كار می‌كردند و در مجازات امورخلافی و حتی در داد و ستد و فروش اجناس دخالت می‌كردند. شعبه ظافت اداره احتسابیه جمعی سقا برای آبپاشی در اختیار داشت و با استفاده از صد رأس الاغ و قاطر كار حمل زباله را انجام می‌داد.
در سال 1285 شمسی و با پیروزی نهضت مشروطه، به دلیل مشكلات متعددی كه در اداره امور شهرها در زمینه‌هایی مانند بهداشت شهری، برسانی و ... وجود داشت نمایندگان مجلس اول درصدد تدوین قانونی برای اداره امور شهرها برآمدند، كه این عمل به تدوین اولین قانون شهرداریها با عنوان « قانون بلدیه » در تاریخ 19 خرداد 1286 شمسی انجامید.
این قانون در 108 ماده به تصویب نمایندگان مجلس رسید، هدف از تأسیس بلدیه در این قانون تأمین منافع شهرها و رفع نیازهای شهرنشینان اعلام شد. در این قانون تشكیل انجمن بلدیه پیش‌بینی شده بود كه اعضای آن را مردم انتخاب می‌كردند ( البته مطابق این قانون زنان حق رأی نداشته‌اند ). انجمن بلدیه دارای اختیارات گسترده‌ای در امور شهری بود.
ریاست اداره بلدیه بر عهده رئیس انجمن بلدیه بود كه از میان اعضای انجمن بلدیه با اكثریت آرا انتخاب می‌شد و عنوان وی « كلانتـر » بود كه معادل معاون اول شهردار بوده است با تدوین این قانون برای اولین بار مردم توانستند در انتخاب اعضای انجمن بلدیه شركت كنند و منتخبان آنها از اختیارات وسیعی در بلدیه برخوردار شدند. ولی باید توجه داشت که هرچند انجمن‌های بلدی اقداماتی را در سطح شهرها انجام دادند ولیكن در عمل تشكیل اداره بلدیه و انجمن بلدیه به صورت قانونی با مشکلات متعددی روبه رو شد.
با توجه به شرایط نامناسب سیاسی بعد از پیروزی مشروطیت و چالش‌ها وتقابل‌های دولت و مشروطه خواهان بر سر مسائل مختلف، اقدامات اصلاحی بلدیه تحت تأثیر این عوامل قرار گرفت. در كنار این عوامل، كمبود بودجه و درآمدهای مالی بلدیه و همچنین ضعف عملكرداعضای انجمن‌های بلدی نیز در كاهش كارآیی آن مؤثر بود. لذا می‌توان گفت که باتوجه به شرایط و فضای سیاسی كشور در اوایل مشروطیت، حمایت جدی از تشكیل یك بلدیه قانونی انجام نگرفت. تأثیرگذاری این عوامل به حدی بود كه با وجود تلاش‌های صورت گرفته بلدیه به مفهوم قانونی در اوایل مشروطیت شكل نگرفت چنان كه اولین بلدیه
قانونی در تهران در 1289 یعنی نزدیك به سه سال پس از تصویب قانون تأسیس بلدیه در مجلس شورای ملی، شكل گرفت.
اولین بلدیه قانونی تهران به هنگام نیابت سلطنت « عضدالملك قاجار » ( رئیس ایل قاجار )، به ریاست« دكتر خلیل‌خان اعلم الدوله ( ثقفی ) » تأسیس شد. این اداره مقابل سبزه میدان و در محلی به نام خیام‌خانه یا چادرخانه استقرار یافت. اداره جدید یك معاون داشت به نام « علیرضاخان بهرامی » كه بعدها به « مهذب السلطنه » معروف گردید و یكی از چشم‌پزشكان سرشناس تهران قدیم بود و در علوم فلسفی و روان شناسی وارد بود. رئیس محاسبات و تنظیم بودجه و كارگزینی نیز به یك نفر ارمنی به نام « مسروپ خان مسروپیان » سپرده شد.
اداره بلدیه بعداً زیر نظر وزارت داخله انجام وظیفه می‌كرد و نخستین كسی كه از طرف این وزارتخانه حكم ریاست بلدیه را دریافت كرد شخصی به نام « یمین السلطنه » بود و به طوری كه در حكم صادره وی نوشته بودند، ایشان ماهانه مبلغ هشتاد تومان دریافت می‌كرد. وظیفه عمده و اساسی بلدیه در تهران قدیم و در زمان « عضدالملك » علاوه بر نظافت خیابانها و كوچه‌های دارالخلافه، سنگفرش كردن چند خیابان هم بوده است. در آن زمان معمولاً رفتگران یا نظافت‌چی‌های بلدیه با مشك خیابانها را آبپاشی می‌كردند تا گرد و غبار خیابانها مردم و رهگذران را آزار ندهد.
تنها عوارضی كه اداره بلدیه از مردم در اوایل كار خود می‌گرفت، عوارضی بود كه از وسایل باركشی كه وارد تهران می‌شدند وصول می‌كرد. از این طریق هزینه و حقوق و مواجب کارگران ( رفتگران ) تأمین می‌گردید و چیزی اضافه نمی‌آمد كه به مصرف امور اساسی مثل خیابان‌سازی و تعمیم روشنایی شهر برسد.
در جریان نخستین اقداماتی كه انجمن بلدیه انجام داد ضعف‌های آشكاری مشاهده شد، چنانكه این مسئله موجب اعتراض نمایندگان مجلس گردید. زیرا در میان اعضای انجمن بلدیه افراد سنت‌گرا و كسانی كه با محتوای قانون به طور دقیق آشنا نبودند وجود داشت و چون نظارت قانونی و مستمری بر كار آنها وجود نداشت موجب خودسری‌هایی در كار اعضای بلدیه شد. بنابراین دلایل نمایندگان مجلس درصدد اصلاح قانون بلدیه برآمدند و در این راستا در 9 رمضان 1329 قمری ( 1290 شمسی )؛ با پیشنهاد دولت مبنی بر انفصال انجمن‌های بلدی موافقت كردند. این موضوع به معنای نسخ قانون بلدیه نبود بلكه برای اصلاح قانون بلدیه و افزایش میزان كارآیی انجمن‌های بلدی چنین تصمیمی گرفته شد.
اداره بلدیه همچنان براساس قانون به كار خود ادامه داد. با وجود اینكه دولت سعی كرد بلدیه را به خود وابسته كند ولیكن این كار تا كودتای 1299 عملی نشد.
پس از كودتای 1299 و روی كارآمدن دولت سید ضیاءالدین طباطبایی و تسلط دولت بر تمامی امور، نخست وزیر برای رسیدن به اهدافش تصمیم گرفت نهادهای مستقلی مانند بلدیه را به دولت وابسته كند. از این رو با تدوین نظامنامه‌ای در هیأت دولت در سال 1300 شمسی اداره بلدیه وابسته به دولت شد و بدین سان تحولات آن تحت تأثیر تصمیمات « قدرت سیاسی » قرار گرفت.بر اساس این نظامنامه ریاست تشكیلات بلدیه تهران زیر نظر ریاست وزرا قرار گرفت و نخست وزیـر از طرف خود كفیلی را برای اداره بلدیه تعیین می‌كرد. ضمناً در همین سال ساختمان مركزی بلدیه به میدان سپه انتقال یافت.با روی كارآمدن رضا
خان روند تمركزگرایی دولت با شدت بیشتری دنبال شد و از همین رو دولت در 30 اردیبهشت 1309 قانون جدیدی برای تشكیلات بلدیه تصویب كرد. متن قانون به منظور رفع مشكلات مالی دولت در زمینه امور شهری تدوین شده بود و نحوه دریافت عوارض و مالیات‌هارا برای دولت مشخص و راحت‌تر كرده بود. با وجود اینكه مطابق این قانون تشكیل انجمن بلدیه پیش‌بینی شده بود ولیكن نظامنامه انجمن‌های بلدی طوری تدوین شده بود كه دست دولت در نحوه اداره آن آزاد بوده و براساس اهداف دولت كار می‌كرده است.
ايجاد سازمان شهرداری
ایجاد سازمان شهرداری با عنوان بلدیه در 29 اسفند ماه سال 1285 هـ.ش. (پس از استعفای میرزا نصرالله‌خان مشیر‌الدوله )، در مجلس اول مطرح شد. در آن دوران « سلطان علی‌خان وزیر افخم » با اینکه عنوان ریاست وزرایی نداشت، عملاً وظایف شهردار تهران را انجام می‌داد. در سازماندهی ابتدایی،اداره بلدیه جزو تشکیلات وزارت کشور منظور گردید و متعاقب آن « نظام نامه بلدیه » تقدیم مجلس شد.
این نظام نامه در 20 ربیع الثانی سال 1325 هـ.ق. در 5فصل و 108ماده به تصویب نمایندگان مجلس رسید. هدف از تأسیس بلدیه در این نظام نامه، حفظ منافع شهرها و برآورده کردن حوایج شهرنشینان (مثل اداره کردن اموال منقول و غیرمنقول و سرمایه‌هایی که متعلق به شهر است، تسهیلاتی برای دسترسی آسان مردم به مواد غذایی، پاک نگه داشتن کوچه‌ها و میدان‌ها و خیابانها، روشن کردن شهر، پاکیزگی حمام‌ها، بیمه بناهای متعلق به شهر در برابر حریق و ...) بوده است.
وظايف شهرداری :
نیز هر چند همان وظایف مندرج در نظام نامه بلدیه است، اما در حال حاضر این وظایف به دلیل گسترش شهر تهران و تغییر شیوه‌های زندگی در آن، با تکنولوژی روز هماهنگ شده است.
بعنوان مثال ایجاد شهر سالم در یکی از مناطق جنوبی تهران و تبدیل آن به منطقه‌ای استاندارد برای سکونت، از جمله اقدامات مهم این شهرداری می‌باشد.
فصل ا فصل اول
شهرداری
در حكومت‌های محلی از جمله شهرداریها، شهروندان قدرت را مستقیماً از طریق برگزاری انتخابات به نمایندگان رسمی خود که اعضای شوراهای شهر و روستا می‌باشند و از طریق آنان به مسئولین حكومت‌های محلی یعنی شهرداران و دهیاران تفویض می‌نمایند. در تبصره بند یك ماده 71 قانون تشكیلات ، وظایف و انتخابات شوراهای اسلامی كشور و انتخاب شهرداران آمده است : " شورای اسلامی شهر موظف است بلافاصله پس از رسمیت یافتن نسبت به انتخاب شهردار واجد شرایط اقدام نماید."
در شهرداریها، شهرداران بعنوان مسئولین اجرایی (در حدود وظایف محوله )، در مقابل شوراهای اسلامی شهر و روستا مسئول بوده و هر دو در مقابل شهروندان مسئولیت پاسخگویی دارند. البته دولت مركزی نیز بر حسن اجرای قوانین و مقررات نظارت می‌نماید.
قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران حق حاكمیت مردم بر سرنوشت خویش را مورد توجه قرار داده و به موجب اصل ششم این قانون « امور كشور به اتكای آرای عمومی اداره میشود و از راه انتخابات؛ رئیس جمهور، نمایندگان مجلس شورای اسلامی و اعضای شوراها انتخاب می‌شوند ».
بنابراین از شهرداریها و به طور كلی از تمامی نهادهای عمومی انتظار می‌رود كه در مقابل عملكردها و نتایج حاصل از آنها، در مقابل شهروندان و نمایندگان قانونی ایشان پاسخگو باشند. به بیان ساده می‌توان گفت که مسئولیت پاسخگویی شهرداران را ملزم می‌نماید در مورد اعمالی که انجام می دهند به شهروندان توضیح دهند ونتایج حاصل از برنامه های مصـوب را در معرض ارزیابی و قضاوت نهادهای مستقل نظارتی و در نهایت عموم مردم قرار دهند. همچنین بر مبنای مفهوم مسئولیت پاسخگویی عمومی، شهرداریها مكلفند در مورد افزایش منابع مالی كه عمدتاً از طریق معاملات غیر مبادله‌ای صورت می‌گیرد و همچنین میزان و نحوه مصرف اینگونه از منابع، دلایل قانع كننده و منطقی ارائه نمایند.
براساس بند 8 قانون مذكور یكی از وظایف شوراها عبارت است از :" نظارت بر حسن اداره و حفظ سرمایه ودارایی های نقدی، جنسی و اموال منقول و غیرمنقول شهرداری و همچنین نظارت بر حساب درآمد و هزینه آنها به گونه‌ای كه مخل جریان عادی امور شهرداری نباشد." همچنین در بند 10 در تشریح وظایف شورای شهر بیان شده : " تایید صورت جامع درآمد و هزینه شهرداری كه هر شش ماه یك بار توسط شهرداری تهیه میشود و انتشار آن برای اطلاع عموم و ارسال نسخه‌ای از آن به وزات کشور ."
و در بند 26 نیز در تشریح وظایف شورای شهر آمده است : " تصویب نرخ خدمات ارائه شده توسط شهرداری و سازمان‌های وابسته به آن با رعایت آیین نامه مالی و معاملات شهرداریها ."
بنابراین، شهرداریها به لحاظ نوع فعالیت‌ها و خدماتی كه ارائه می‌دهند، مشابه سازمان‌های دولتی بوده و محیط گزارشگری و چارچوب نظری مورد استفاده برای این واحدها نیز متفاوت از واحدهای انتفاعی است. در حقیقت شهرداریها، « نهادهای عمومی غیر دولتی » هستند که هدفشان ارائه خدمات به مردم ساكن در یك منطقه است و لذا عملكردی مشابه دولت‌ها در سطحی کوچک‌تر دارند. به طوری که از لحاظ گزارشگری مالی، همانند دولت‌های مركزی بوده و معیارهای گزارشگری دولت برای شهرداریها نیز می تواندمورد استفاده قرار گیرد. زیرا « اصل استفاده از حسابهای مستقل » و یا « اصل لزوم اعمال كنترل بودجه‌ای » و یا سایر اصولی كه در حسابداری دولتی متداول است، برای شهرداریها نیز كاربرد داشته و می‌توان گفت که حسابداری شهرداریها، تابع حسابداری دولتی است.
بعنوان نمونه در تشریح وظایف شوراها در بند 13 این قانون مربوطه آمده است: " تصویب بودجه، اصلاح و متمم بودجه و تفریغ بودجه سالانه شهرداری و مؤسسات و شركت‌های وابسته به شهرداری با رعایت آیین نامه مالی شهرداریها و همچنین تصویب بودجه شورای شهر ."
ثبت های حسابداری
برای ثبت های حسابداری که مراحل اولیه حسابداری است نیاز به صدور برگه دفترروزنامه ودفترکل ودفترمعین است وبرای موازنه حسابهای دفترمعین عینا همانند دفترکل است.در این جا کافی است که باید عملیات حساب های فرعی هر حسابهای فرعی هرحساب اصلی با جمع ان حساب دردفترکل برابری نماید و مراحل انجام هزینه در سازمان شهرداری می باشد.
یکی از مهمترین و اساسی ترین مراحل حسابداری تهیه و تنظیم گزارشات مالی می باشد که در پایان دوره مالی به وسیله واحد حساب داری تهیه وجهت اگاهی مدیران و عامه ی مردم ازچگونگی فعالیتهای انجام شده در سازمان شهرداری به موجب قانون منتشر می گردد.
در حال حاضردانش حسابداری به عنوان یک دانش فراگیردرامده که بسیاری خود رانیازمند دانستن ان احساس می کنند که هدف اصلی ان اشنایی فراگیر ان با مبنای حسابداری است.این مبنا شامل روشهای عمومی حسابداری است که درقالب حسابداری واحدهای خدماتی انفرادی بیان می شود .
باگسترش روابط اقتصادی دربین بنگاههای اقتصادی وگوناگونی مبادلات بازرگانی وتنوع محصولات واحدهای اقتصادی بسیاری درقالب موسسات بازرگانی ایجادشده به فعالیت می پردازند.درجوامع نوین موسسات بازرگانی در مجموعه ی بنگا ههای اقتصادی سهم بسیاری دارند. این موضوع باعث می شود که تا د ر فرایند اموزش حسابداری به موسسات بازرگانی توجه ویژه ای شود.
در حال حاضر با توجه به تاثیر مهمی که عملیات ومحاسبات حسابداری در برنامه ریزیهای سازمانها وتصمیم گیریهای مدیران دارد اموزش ان از اهمیت و یژه ای برخوردار است تا با استفاده از اطلاعات ومنابع جدید مطالب ومسا ئل مفید و کاربردی مطرح شود تا ¬هنر جویان عزیز با مطالعه ویاد گیری ان ها بتوانند پس از فراغت از تحصیل با توانایی بیشتری از عهده وظایف محوله در قسمت های مالی سازمان های مختلف بر ایند. اصول حساب داری سازمان شهرداری که جزئی از حسابداری
دولتی می باشد فن تطبیق تجمیع وتلفیق اصول وموازین حساب داری با قانون ومقررات مربوط بیان گردیده است لذا این امیختگی و تشکیل در اصول و و روشهای حسابدری و قانون و مقررات موضوع ازلحاض سیاسی/اجتماعی واقتصادی بدیهی است زمانی حسابداری هر موسسه می تواند تعریف فوق را عینیت بدهد که نسبت به بسط و تکامل حسابداری ازجهات نظری و عملی همت نماید وبرای بسط وتکامل ازهر دو نظر بایستی اصول استانداردهای حسابداری وقواعد و روشهای متداول در حسابداری مورد عمل حسابداری موسسه قرار گیرد . زیرا عمل نکردن به اصول واستانداردها و واقعه متداول در حسابداری – عدم صحت گزارشات مالی تهیه شده را در پی داشته و تصمیمات متخذه نیز غیر منطقی خواهد بود.
برگه حسابداری :
برگه حسابداری عبارت است از ورقه ای است که مبین جامع و کامل یک فعالیت مالی در یک موسسه می باشد .
برگه حسابداری از لحاض قانونی چنین تعریف شده است :
برگه یا مدرک حساب عبارت است از نوشته ای که در ان یک یا چند داد وستد انجام شده به مناسبت حساب هایی که بدهکار یا بستانکار شده تجزیه و صادرمیشود و چنین مدرکی پس از امضای مرجع ذی حساب قابل ثبت در دفاتر معین و روزنامه وکل است .
اهمیت این فرم به مراتب بیش از سایرامور مربوط به ثبت و نگهداری حساب است ومسئولیت تشخیص بدهکاری حساب و بستانکاری حساب که در بالای برگه های حسابداری نوشته می شود .با نظررئیس حسابداری از وظایف مختص متصدی تنظیم برگه حسابداری می باشد .
بعضی از مشخصات برگه حسابداری کد رایانه ای (جزئ معین و کل ) عنوان سرفصل شماره ردیف می باشد:
1.تشخیص حساب بدهکار و بستانکار: از اهم وظایف متصدی تنظیم برگه حسابداری می باشد .متصدی مربوطه پس از تجزیه و تحلیل حساب و تشخیص بدهکار وبستان کار ان نتیجه تشخیص خود را در سند حسابداری منعکس می کند .
2.عنوان سر فصل در برگه حسابداری وجود دارد مانند تنخواگردان پرداخت کسور بازنشستگی و وصول در امد عمومی انتقالی کسور ارسالی.
3.متصدی صدور برگه پس از ثبت اقلام در یافت یا پرداخت در ستون مربوطه و نوشتن جمع به حروف ان را امضاء های مجازبرای صدور نزد متصدی دفتر صدور برگه ارسال می دارد . تامین اعتبار وذخیره تامین اعتباربه میزان تنخواه گردان پرداخت و حساب اسناد وصولی عامل ذی حساب به میزان کل سند هزینه می باشد.
تعريف اوراق بهادار
ماده 46ق.م.ع. نحوه چاپ /تحویل ونظارت بر امور چاپی اوراق بهادار را به شرح زیرتصریح نموده است.
انواع تمبر اوراقی که برای وصول در امدها ی عمومی منظوردر بودجه کل کشور مورد استفاده قرار می گیرندو انواع گذر نامه/ شناسنامه/ سند مالکیت و همچنین سایر اوراق واسناد رسمی دولتی در شرکت سهامی چاپ خانه دولتی ایران تحت نظارت هیئتی مرکب ازدونفر نماینده وزیرامور اقتصاد ودارایی ویک نفر نماینده دادستان کل کشور یک نماینده دیوان محاسبات کشور و یک نفر به انتخاب مجلس شورای اسلامی چاپ وتحویل وزارت یا تحویل موسسه زیربط می گردد.
واگذاری تنخواه گردان:
به منظور مصرف یافروش اوراق بهاداردر واحدهای تابعه دستگاههای اجرائی مستقر در مرکز استان نمایند گی خزانه درهر استان اوراق مورد نیاز را به صورت تنخواه گردان در اختیار ذیحساب ان دستگاه قرار می دهد.
فروش اوراق بهادار:
معامله جمع ارزش ریالی اوراق بهادار به فروش رفته توسط دستگاه مصرف کننده از موجودی مخزن اوراق بهادارکسر وتنخواه واگذاری ترسیم می شود وجه ان به حساب بانک تمرکز وجوه درامد مربوطه واریز می گردد با توجه به این که حساب جاری مذ کور غیر قابل برداشت است و موجودی ان در پایان هر ماه به حساب خزانه منتقل می گردد با توجه به اینکه سال مالی بر گروه حسابهای اوراق بهادار مرتبت نیست لذا تسویه تنخواه گردان اوراق بهادارنیز لزومی ندارد.
دفتر ثبت اسناد:
برای ثبت اسناد در حال راه اندازی شده که با توجه به شماره ها ی مسلسل د ر دفتر مربوط به هر سند با تا ریخ روز شما ره ای اختصا ص می گرد د تا ان سند دوباره پرداخت نشود.
سند هزينه رسمی:
تنظیم هزینه صورتحساب ودرج مبلغ بابت دستمزد یاخرید وسائل وسایر هزینه ها جهت پرداخت وجه ذیحق وذینفعمی باشد.
برگه حسابهای جاری برای عملیات انتقالی: فیش حقوق که در دو برگ نوشته می شود تا کارمند بتواند مبلغ حقوق خود را از بانک مربوطه دریافت نماید به این صورت یک برگه جهت بانک و برگه دیگر برای کارمند می باشد.برای محاسبه اضفه کاری کارمندانحقوق ومزایای مستمر که
شامل:حقوق مبنا+افزایش سنواتی+فوقالعاده شغل+حق مسئولیت+حداقل دریافتی که مجموئا بر175/1تقصیم می شود تا مبلغ یک ساعت به دست اید.
ماموريت کارمند:
از کاری مشخص که به شخص مامور داده می شود تا طبق مقررا ت اداری انجام گیرد ومامور کارمند در مقابل اجرت می گیرد که به دو صورت می باشد عادی و پیوسته .
حکم کار گزينی:
برای هر کارمند از طر ف سازمان مد یریت و برنامه ریزی کشور حکم بر اساس چارت سازمانی و بوجه اسمی صادر می شود وکارمندان بر اساس حکم کارگزینی و شغل مورد تصدی انجام وظیفه می نماید که دریافت مبلغ حقوق با توجه به مدرک تحصیلی می باشد که شامل 24بند طبقه حکم پیوستی می باشد.
دفاتر حسابداری
دفتر روزنامه:
بر اساس قانون مالیاتهای مستقیم دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقیقی یا حقوقی کلیه عملیات مالی وپولی خود را اعم از خریدوفروش ودیون مطالبات و ظهر نویسی وهر گونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند وسایر عملیات محاسباتی که طبق اصول حسابداری وعرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود وزیان وتراز لازم است بلا استثنا به ترتیب تاریخ وقوع در ان ثبت کند. می توان گفت دفترروزنامه دفتری است که کلیه فعالیت مالی درهرموسسه به ترتیب تاریخ وقوع وبا توجه به جنبه بدهکاروبستانکار ثبت وتوضیح داده می شود و هرچند یک بار که به موجب قانون حداکثر تا پانزدهم ماه
بعد تعین شده است می بایست به حسابها وسرفصلهای مربوط در دفتر کل نقل شود بدین ترتیب کلیه معاملات سازمان شهر داری باید در همان روز انجام دردفتر روزنامه ثبت شود ولی به موجب قانون تاریخ مندرج درمدارک یا فاکتور فروش یا خرید وغیره و ملاک قطعی تاخر تحریر شناخته نمی شودوهر گاه انجام وختم معامله با توجه به طرزوسیستم کار موسسه تابع تشریفات وطی مراحلی باشد تا معامله اماده برای ثبت در دفترروزنامه شود وفاصله ستون بدهکار و بستانکار در دفتر صدور برگه نیز برابری نماید.
بین تاریخ فاکتور با مدارک و زود اماده شدن معامله برای ثبت در دفتر مذبورتاخیر ثبت تلقی نخواهد شد. دفتر روزنامه انواع مختلفی دارد که دفاتر روزنامه دوستونی وچندستونی ازان جمله هستند. معروف است که دفتر مشترک روز نامه و کل که بعضی از ستونهای ان را برای ثبت اقلامی اختصا ص می دهند که حجم عملیات ان زیاد باشد جمع در ستون بدهکار دفتر روز نامه نه تنها بایست با یکد یگر برابر باشند .
دفتر کل دفتری است که به حساب های اصلی اختصاص داشته وکلیه حسابها در این دفتر تحت سر فصل های معین متمرکزمی شود. که موجب قانون(1)دفتر کل دفتری است که کلیه عملیات ثبت شده در دفاترروزنا مه بر حسب سر فصل یا کد گزاری حسابها در صفحات مخصوص ان ثبت می شود صفحات دفتر کل بایستی با توجه به احتیاجات شهرداری ها صورت بگیرد این تقصیم بندی قبل از شروع سال انجام شده و فهرست ان در ابتدای دفتر منعکس می شود تا راهنمای مراجعه کنند گان باشد.
انواع سرفصل هایی که دردفتر کل شهر داری ها مورد استفاده است به دو دسته قابل تفکیک است
اول:حساب های دائمی یا حقیقی که مانده انها ازیک دوره مالی به دوره مالی دیگرانتقال داده می شودشامل:حساب صندوق- بدهکاران- بانک- موجودی انبار تنخواه گردان وغیره
دوم:حسابهای موقت یا اسمی که از یک دوره مالی به دوره مالی بعد به وجود امده و در پایان همان دوره به حساب درامد وهزینه بسته می شود ومانده این گونه حساب ها وجه در دفتر کل نوشته نخواهد شد وارقامی که درستون مبلغ دفتر کل نوشته شده به سال بعد نقل نخواهد شد مانند حساب هزینه های انجام شده و درامدهای وصول شده در این دوره مالی در کلیه عملیات دفتر داری دوبل بایستی روزانه انجام شود بنا بر این تاریخ دفتر روزنامه و دفتر صدوربرگه یک سان خواهد بود در ستون شماره دفتر روزنامه – شماره ردیف دفتر روزنامه نوشته می شود شماره صفحه مربوط در دفتر کل نیز مقابل شماره
ردیف دفتر روزنامه در ستون شماره صفحه کل - دفتر روزنامه نوشته می شود در ستون شرح دفترکل تنها جمله - به شرح روزنامه کافی است ارقامی که در ستون جزع دفتر روزنامه نوشته شده به هیچ عبارت است از ارقام ستون های بدهکار ویا بستانکار دفتر روزنامه هر رقمی که در ستون بدهکار و یا بستانکار نوشته می شود بایستی بلا فاصله با اخرین ارقام همان ستون در قسمت مانده جمع شود و یا از اخرین رقم ستون دیگری کسر شود تا به هر حال اخرین رقم قسمت نتیجه نهایی ان حساب بخصوصی به دست اید به طور معمول دفترکل از روی دفتر روزنامه نوشته شده ولی در مواردی که برای حساب دفتر معین نگهداری نمی شود دفتر کل مستقیما از روی برگه های حسابداری نوشته می شود در این موارد مقابل شماره دفتر معین که پایین برگه های حسابداری نوشته شده شماره صفحه دفتر کل نوشته خواهد شد . در دفتر کل برای هر حساب سرفصل جدا گانه ای باز می شود در ستون تاریخ در دفترکل بایستی تاریخ ثبت دفترروزنامه که همان تاریخ برگه ها می باشد نوشته شود.
دفتر معين:
دفتر معین دفتری است که حساب های فرعی هرکدام جدا گانه دران نوشته میشود معمولا برای هر حساب اصلی دفتر کل یک دفترمعین نگهداری می شود واین دفترشامل حسابهایفرعی مربوط به ان حساب اصلی خواهد بود.
قانون دفتر معین را چنین تعریف می کند:دفتر معین دفتری است که برای تفکیک وجدا ساختن هر یک از حسابهای دفتر کل بر حسب مقتضیات وشرایط حساب ممکن از حسابهای فرعی نیز بر روی برگه در قسمت شماره دفترمعین نوشته می شود تا معلوم شود که برگه های حسابداری در دفتر معین نوشته شده است. است نگهداری شود.
دفاترمعین از روی برگه های حسابداری نوشته می شود وشماره مربوط به هریک وصول صفحه جدا گانه ای اختصاص می یابد.
موازنه حساب های دفتر معین:
موازنه حسابهای دفاتر معین عینا به شرحی است که برای دفتر کل به تفصیل بیان شده است در اینجا کافی است یاد اور شویم که بایستی عملیات حسابهای فرعی هر حساب اصلی با جمع ان حساب در دفتر کل برابری نماید:
1– دفتر معین بانک¬ شامل:کلیه حسابهایی که از طرف سازمان شهرداری در بانک افتتاح می شود- مانند حساب جاری بانک درامدها .
2– دفتر معین سپرده که برای هر سپرده گزاری می بایست سر فصل جدا گانه ای اختصاص داده شود.
3– دفتر معین پیش پرداخت ها :که به همان ترتیب می بایستی برای پیش پرداخت گیرنده وبه نام سرفصل جدا گانه اختصاص داده می شود.
4– دفتر معین درامدها: برای هریک از منابع درامد در سازمان شهرداری صفحه یا صفحات جدا گانه ای اختصاص داده می شود.
5– دفترمعین بدهکاران : برای هر واحد بدهکارصفحه یا صفحات جدا گانه ای درنظر گرفته می شود
6– دفتر معین بستانکاران : عبارت است ازوجوهی که حساب ادارات دولتی از ان جمله اجرائیات- مالیات ودارائی- کسورات باز نشستگی- بیمه
نمونه وظايف ومسئوليتهای هريک از واحد های حسابداری :
عامل ذیحساب
1– نظارت ومراقبت بر تنظیم حساب ماهانه وکنترل و ارسال ان با اسناد ومدارک مربوط به ان مراجعه ذیحساب وهمچنین مراقبت درحسن اجرای بودجه برنامه ها
