بخشی از مقاله
کارگاه مهارت های عمومی مدیریت
مقدمه
جلسه یکی از مؤلفه های اصلی و مهم در کسب و کار است. اما برگزاری جلسه مستلزم صرف زمان و هزینه است. که صد البته هر دو بسیار ارزشمند هستند. بنابراین بهتر است فقط زمانی تشکیل جلسه بدهیم که ضرورت داشته باشد و باید همیشه جلسات مختصر و مفید باشند.
جلسه چیست؟
یک جلسه کاری عبارت است از گروههای عده ای از افراد که با هدف مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری انجام می شود. اکثر جلسات کاری جنبه رسمی دارند و بایستی زمان و مکان آنها از قبل مشخص شده باشد. تعداد افراد شرکت کننده معمولاً بیشتر از دو نفر است ولی میتواند بین دو نفر هم باشد. جلسه دارای هدف مشخصی است که در دستور جلسه ذکر می شود و قبل از تشکیل جلسه بین شرکت کنندگان توزیع می شود.
بررسی هزینه ها :
بهترین جلسات آنهایی هستند که فقط با حضور افراد مرتبط با موضوع، تشکیل می شوند و ضمن صرفه جویی در وقت و هزینه ها دانش ایشان برای دست یابی به یک هدف مشخص مورد استفاده بهینه قرار میگیرد:
آگاهی از اهداف
معمولاً هدف از برگزاری نشست های کاری در یکی از مقوله های زیر است
- انتقال اطلاعات یا ارائه توصیه ها و رهنمودهای کاری؛
- صدور دستورات ؛
- رسیدگی به گلایه ها و شکایات یا انجام قضاوت؛
- اتخاذ یا اجرای تصمیمات کاری؛
- دستیابی به ایده های نو؛
- ارائه یک طرح پیشنهادی جهت بررسی و به تصویب رساندن آن.
- تنظیم وقت
پس از اتخاذ تصمیم در مورد هدف اصلی تشکیل جلسه، تاریخ و زمان برگزاری جلسه متناسب با وقت کلیه افرادی که حضورشان ضروری است تنظیم می گردد/
- تأکید بر اهداف
اهداف را بایستی بصورت کلی و جزئی خلاصه کرد تا کلیه شرکت کنندگان آنها را بخاطر داشته باشند تا چنانچه از مسیر اصلی بحث دور شدند آنها را متوجه دستور جلسه کرد.
نکته : اگر بدون تشکیل جلسه میتوان موضوعی را حل و فصل کرد، حتماً همین کار را انجام دهید.
جلسات رسمی
قوانین مربوط به برگزاری نشستهای رسمی ممکن است بسیار پیچیده و از کشوری به کشور دیگر، یا سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد. از جلسات رسمی عبارتند از : جلسات هیئت مدیره، جلسات عمومی، کنفرانسها ، جلسات خارجی، مجامع عمومی سالیانه، جلسات کمیته های دائمی.
نکته : استفاده از ارتباطات مجاری مثل کنفرانسهای تلفنی، ویدیویی، اینترنت، پست الکترونیک و پیام های اینترنتی در برگزاری جلسات بسیار مفید است.
عوامل مؤثر بر برگزاری جلسه
- انتخاب نوع جلسه : رسمی یا غیر رسمی باشد.
- تعداد شرکت کنندگان : معمولاً جلسات شش تا نه نفره با کارایی بیشتری همراه است.
- با گذاشتن یک ساعت مچی روی میز : تنظیم وقت جلسه
- دستور جلسه : از قبل آماده و کاملاً مطابق آن جلسه را پیش برود.
- مقدمات تشکیل جلسه
بایستی فرصتی را به فراهم کردن مقدمات تشکیل جلسه اختصاص دهیم، با اینکار به هیچ وجه اتلاف وقت نیست. نتیجه فعالیتها و هماهنگی های قبل از نشست باید به گونه ای باشد که افراد کلیدی حتماً در زمان و مکان مناسب در جلسه حضور یابند و در نهایت تصمیمات منطقی و درستی را اتخاذ کنند.
- انتخاب شرکت کنندگان
- کسانی را بایستی انتخاب کرد که حضور آنها ضروری و بتوانند با استفاده از مهارت یا پیشنهادات خود نقش مفیدی ایفا کنند.
- نقش شرکت کنندگان ارزیابی شود و نام آنها در دستور جلسه کنار مورد مربوطه یادداشت شود.
- اطلاع دادن به شرکت کنندگان
تاریخ، زمان، مکان و هدف از تشکیل جلسه را دقیقاً به اطلاع شرکت کنندگان برسانید و گاهی اوقات راحت ترین کار این است که از شرکت کنندگان بخواهید در همین جلسه زمان تشکیل جلسه بعدی را مشخص و قطعی کنید.
- تهیه و دستور جلسه
گرد آوری مفاد دستور جلسه فهرستی از موارد و موضوعاتی است که قرار است در طول جلسه مطرح شوند و مورد بحث و بررسی قرار گیرند.
دستور جلسه بایستی کوتاه، ساده، و واضح و روشن باشد. (نمونه دستور جلسه ص 22)
تنظیم – دستور جلسه باید حاوی عناوین مورد بحث و جزئیات مربوط به تاریخ، زمان، مکان و هدف باشد.
توزیع – پس از تهیه پیش نویس باید آنرا به تأیید شرکت کنندگان رسانده و در صورت تغییر در آن دیگران بایستی مطلع شوند.
- تعیین محل جلسه
مکان بایستی از نظر شرکت کنندگان راحت و مناسب باشد (حداقل سر و صدا و نور و دما و تهویه مطلوب باشد) و نیز با اهداف جلسات سازگاری داشته باشد مثلاً اگر هدف آشنایی دو گروه با هم می باشد بهتر است در فضایی آرام در خارج از شهر باشد.
- انواع محل های برگزاری جلسه: دفتر شما – دفتر یکی از دبیرستان – اتاق جلسات شرکت – اتاق جلسه خارج از شرکت مرکز کنفرانس – محل های خارج از شهر
- محل نشستن شرکت کنندگان
از قبل در مورد محل نشستن افراد تصمیم بگیرید. در جلسات تک به تک سه روش حمایتی (نسبت به طرف مقابل با یک زاویه قائمه بنشینید) مشارکتی (در کنار او بنشینید) رودر رو( در طرف دیگر میز روبروی او بنشینید)
در جلسات گروهی سه روش مخالفت رودر رو (افراد دارای نقطه نظرات مخالف در دو طرف یک میز مستطیلی می نشینند) رعایت سلسله مراتب (رئیس جلسه سر یک میز مستطیل و بقیه به ترتیب ارشدیت در کناره های میز مستطیل شکل می نشینند ) بحث آزاد ( از میر گرد استفاده می شود)
- فراهم کردن تمهیدات لازم
_ آماده سازی محل تشکیل جلسه مثل مرتب کردن میز و صندلی ها و چک کردن وسایل سمعی بصری یا توزیع دستور جلسه ، تهیه نوشت افزار، تنظیم اوقات استراحت.
- حضور در جلسه
تلاش در جهت دست یابی به اهداف یک جلسه مسئولیت تک تک شرکت کنندگان در آن است. لذا لازم است حتماً از قبل خود را آماده کنید و فعالانه مشارکت داشته باشید. به وضعیت ظاهری و شیوه سخن گفتن و نیز گوش دادن به صحبتهای دیگران توجه خاصی کنید.
- تنظیم صورت جلسه
توسط منشی جلسه تهیه می شود و شامل خلاصه مذاکرات و تصمیم گیریی هایی است که به صورت مکتوب جزو سوابق نگهداری شوند. در متن صورتجلسه باید زمان و مکان، اسامی شرکت کنندگان، مفاد دستور جلسه، تصمیمات اخذ شده توافقات، انتصابات نوشته شده و پس از تکمیل هرچه سریعتر در بین افراد ذیربط توزیع گردد.
1-هدف و دامنه کاربرد :
هدف از این روش تشریح نحوه برگزار نمودن جلسات بازنگری مدیریت به منظور اطمینان از تداوم و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت شرکت در برآورده نمودن نیازمندیهای خواهشی، نظام نامه و اهداف شرکت و همچنین اطمینان از بهبود مستمر این سیستم می باشد و محدوده این فعالیت در داخل شرکت و در تمامی واحدهای مؤثر بر کیفیت نافذ می باشد.
2- تعاریف :
کلیه واژه های به کار رفته در این سند کاملاً گویا بوده و نیازی به تعریف ندارند.
3- مستندات و سوابق :
3-1- فرم صورت جلسات (MAN/F/01)
4- روش اجرا :
4-1 – مسئولیتها :
4-1-1- قائم مقام مدیر عامل : مدیریت جلسات و ارزیابی سیستم ممیزی داخلی، شکایات و اقدامات اصلاحی و نیز مسئول تأیید زمان و پیش نویس دستور جلسه می باشد.
4-1-2- نمایندة مدیریت : ارائه گزارشات اقدامات اصلاحی، پیشگیرانه و ممیزی داخلی و نیز مسئول ارائه پیشنها زمان تشکیل جلسه و تهیه پیش نویس دستور جلسه می باشد.
4-1-3- تضمین کیفیت : مسئول تهیه فرمهای اقدام اصلاحی از جلسات می باشد. توزیع صورتجلسه و پیگیری مصوبات جلسات و گزارش قائم مقام مدیر عامل
4-1-4- دیگر سرپرستان با مدیران : ارائه گزارشات عدم تطابق
4-1-5- منشی مدیر عامل : مسئول انجام و هماهنگی لازم در جهت برگزاری جلسه می باشد.
