بخشی از مقاله

مراحل يك :‌تعريف سيستم :‌


1-1-اهداف و وظايف سازمان
از مهمترين وظايف سازمان خدمات در رابطه با امور تور گرداني ( داخلي و خارجي ) ،تورهاي خصوصي ، فروش بليط خطوط هوايي ( داخلي و خارجي ) فروش بليط زميني ( داخلي و خارجي ) را ميتوان نام برد. اين آژانس علاوه بر اين موارد فعاليتهاي ديگري هم دارد:‌
- برگزار كننده سفرهاي محلي و تفريحي ( اردوهاي دانشجويي و دانش آموزي ، سفرهاي نمايشگاهي ).
- برگزار كننده تورهاي سياحتي به كيش و قشم .


- بزگرار كننده سمينار به كنفرانس و تورهاي ويژه دانشجويي.
- تنظيم برنامه مسافرتي ، مسافران با حداقل هزينه .
- انجام رزرواسيون هتل در سراسر كشور .
- انجام رزرواسيون هتل در كشورهاي خارجي .
- اخذ ويزا از كشورهاي آسياي ميانه
2-1- نيروي انساني و ساختار


نيروي انساني فعال در اين آژانس به صورت زير هستند:
- مدير ( مديريت ) :‌نظارت بر كار پرسنل و برنامه ريزي وتصميم نهايي .
- مدير فني : جانشين مدير عامل و نرخ گيري بليطهاي خارجي ، ارائه بهترين مسير و نظارت بر كار پرسنل .
- حسابدار: كنترل و تصميم گيري در كليه امور مالي دفتر ( اعم از حسابهاي دريافتي و پرداختي و …).


- كارمند فروش بليط داخلي :‌رزرو و صدور كليه بليطهاي داخلي با سيستم رزويشن.
- كارمند فروش بليط خارجي : رزرو و صدور كليه بليطهاي خارجي .
- كارمند فروش تور داخلي و خارجي: پاسخ گويي و مشاوره با مسافر ( مراجعه
كننده ) جهت انجام تور داخلي و خارجي و گرفتن ويزا و رزو هتل.
- صندوقدار :‌دريافت و پرداخت وجوه نقدي .
- تحصيل وار: انجام امور بانكي و امور خارج از دفتر .
- آبدارچي :‌مسئول نظافت و پاكيزگي محيط آژانس .
ساختار اين سازمان بصورت سلسله مراتبي مي باشد.

3-1 تجهيزات و امكانات
تجهيزات و امكانات موجود در سازمان به صورت زير است :‌
- يك عدد كامپيوتر پنتيوم 233 براي قسمت فروش بليط
- يك عدد كامپيوتر پنتيوم 233 در اختيار قسمت حسابداري .


- يك عدد كامپيوتر پنتيوم II در اختيار قست بازاريابي اينترنتي .
- يك عدد چاپگر سوزني دراختيار قسمت حسابداري .
- داراي پنج خط تلفن جهت جوابگويي .
- يك ميني بوس براي تورهاي درون شهري .
- داراي برنامه حسابداري بر روي كامپيوتر .


نكته :‌ بازاريابي اينترنتي توسط مسئول مربوطه به اين صورت انجام ميشود كه ،‌توسط اينترنت و ايميل فرستادن به هتلهاي مختلف ( خارجي وداخلي )‌،‌موسسات مختلف جهت رزرو هتل و همچنين اردوها و تورهاي تفريحي و سياحتي و جهانگردي كه موسسات مختلف جهت كاركنان يا اعضاء در نظر مي گيرند تماس حاصل مي نمايند.


4-1- نياز و نظرات كاركنان
- طبق مصاحبه اي كه در تاريخ دوشنبه 27/9/1381 در محل آژانس با حضور كاركنان انجام شد،‌نظرات و نيازهاي ايشان بر اين اساس بود كه سيستمي كردن بخش تور به دليل آنكه كار سرعت مي يابد و ضريب اشتباهات كاهش يافته و از حجم كار از نظر نوشتن فرم ، بايگاني كردن اطلاعات قبلي و فعلي كاسته مي شود و سيستمي كردن اين قسمت عقيده و نظر مطلوبي است . كلاً نظرشان براين بود كه با به كاربردن تكنولوژي كامپيوتري انجام عمليات دقيقتر و منظم تر با حجم كمتري مي شود و از قبيل نيازها ،‌بيشتر عمليات نوشتاري و محاسباتي و تخمين سود را محاسبه و بدست آورد.


5-1 – نيازها و نظرات مدير
- طبق محاسبه اي كه در تاريخ چهارشنبه 29/9/1381 با مدير محترم آژانس محمد زاده انجام شد در مرحله اول هزينه براي ايشان مطرح بود كه خواستار كم بودن هزينه را داشتن و سيستمي كردن اين بخش را مفيد و موثر مي دانستند . نيازهاي و درخواستي كه مدير محترم آژانس از اين قسمت داشتند بحث گزارشات و آمار بود . گزارشات مطلوبي را براي مدير و حسابداري داشته باشد و همچنين گزارشاتي كه در باب آمار،‌يعني گزارش از عملكرد سيستم در ماه يا چند ماه اخير يا سال فراهم سازد.


6-1 – نيازها و نظرات مشتريان :‌
از لحاظ مشتريان اين بخش پيش نهاد خوب بود،‌زيرا ما نيز بر اين باوريم كه ضريب اشتباهات در اين صورت كاهش مي يابد و كار به راحتي و در كم ترين زمان ممكن انجام مي شود.


7-1 – جمع بندي نيازها ونظرات :
- طبق بررسي نيازها و نظرات داده شده براي اين سيستم ،‌نظرات و نيازها تقريبا مطلوب بوده و جاي تامل دارد . طبق صحبتي كه با مدير آژانس شد قرار بر اين شد كه ما تا مرحله اي پيش برويم و ايشان را بيشتر با اين منظور و هدف آشنا سازيم . البته نظر ايشان در اين مورد مثبت بود.


8-1 – شرح و تعريف سيستم :‌
سيستم تور گرداني با ارائه خدمات مسافرتي و جهانگردي در جهت بهينه سازي سيستم اقدام به كامپيوتري كردن سيستم كرده است .
تعريف :‌ارائه خدمات تورهاي خارجي و داخلي ،‌رزرو هتل ،‌خدمات ويژه.



مرحله دوم :‌
ارائه طرحهاي پيشنهادي
1-2- دريافت نظرات صاحبان تجربه :‌
طبق مصاحبه اي كه با جناب آقاي مهندس محمود شاكري در روز دو شنبه ، تاريخ جمعه 1/10/1381 داشته ايم، نظر ايشان بر اين بود كه قسمت تور گرداني را طوري برنامه ريزي كنيم كه به شبكه بزرگ اينترنت متصل باشد و قابليت انتقال اطلاعات را از طريق اينترنت را داشته باشد، و همچنين تمام فرمهاي ورودي قسمت تور گرداني را دارا باشد، تا مسافرين ( مراجعه كنندگان ) بدون مراجعه به آژانس از طريق اينترنت
( در هر كجايي كه هستند ،‌منزل يا محل كار ) فرم هاي مخصوص را پر نمايند. و در تورهاي مختلف ثبت نام كنند. .


2-2- بازديد از سيستمهاي ديگران :
طبق بازديدي كه در روز يك شنبه تاريخ 3/10/1381 درمحل آژانس ادبيان انجام شد،‌كه واقع در خيابان پاسداران ،‌جنب هتل جم ( تلفن : 192-8598191 ). به علت محدوديتي كه ما نسبت به بازديد از سيستم داشتيم ،‌اين سيستم از نظر گزارش گيري، گزارش معمولي و به صورت تصوير ( بر روي صفحه نمايش ارائه ميدهد .) و يك گزارش كلي كه ماهانه پرينت مي شود.

ورودي هاي اين سيستم تقريبا متناسب با فرم هاي ورودي كاغذي آژانس كه جهت ارائه خدمات تكميل مي شد ارائه مي دهد . اين سيستم فيزيك سيستم مستقل است و به شبكه اي متصل نيست و تنها توسط كاربر اطلاعات، ورود و خروج و مورد بازيابي قرار مي گيرد. سطوح ديگري از كاركنان آژانس به سيستم دسترسي ندارند . طبق بررسي وتحقيق انجام شده آژانس اديبيان تنها آژانسي است كه (‌تا كنون ) سيستم تور گرداني به صورت كامپيوتري ارائه كرده است .
3-2 – مطالعه مقالات و كتب :
مقالات و نوشته هايي در ضميمه آورده شده .
4-2- پيشنهاد طرحها و مقايسه امكانات :
1-4-2- ارائه برنامه اي كه فقط كاربر به آن دسترسي داشته باشد . ( فقط توسط كامپيوتر قسمت تور) و در پايان ساعت كاري گزارشي از عملكرد روز را تهيه كندو گزارش ويژه مدير .
2-4-2-ارائه برنامه اي با امكانات شبكه كه بتوان از طريق كامپيوترهاي ديگر به برنام دسترسي پيدا كرد. ( مثل كامپيوتر مدير كه بخواهد بدون مراجعه به قسمت تور از عملكرد آن اطلاع پيدا كند )‌و يا بخواهد اطلاعات شخصي را شخصاً وارد كند.


3-4-2-ارائه برنامه اي با امكانات شبكه و اينترنت كه مراجعه كنندگان و مسافران از طريق اينترنت در هر جاي كه هستند‌، محل كارشان يا منزل و يا مسافرت ‌فرمهاي مخصوص تور را از طريق اينترنت پر كنند و بدون مراجعه به آژانس در تورهاي موجود ثبت نام كنند و ارائه گزارشات در پايان ساعت كاري و يا هر لحظه كه مايل باشند از مراجعين اينترنت و ارائه گزارشات ويژه مديريت .


5-2- برآورد زمان اجراي طرحها :‌
- زمان لازم براي اجراي طرح يك حدود يك ماه
- زمان لازم براي اجراي طرح دو حدود 45 روز
- زمان لازم براي اجراي طرح در حدود 90 روز
6-2- برآورد هزينه اجراي طرحها :‌
1-6-2- تجهيزات لازم براي طرح


- احتياج به كامپيوتري با مشخصات زير داريم :
cpu pentium III 600 half
Fan intel
Main board GIGA 7ZX-E
H.D.D 30 g Qm
VGA TNT 16 Mb
Sound creative 128 k
RAM 128
F.D.D Teak


CD ROM ASUS 40X
Case ATX 300 wat
Maintor LG 15
Mouse netscroll – Gnius.
ريال 000/500/4 هزينه
- هزينه برنامه طرح يك
ريا ل 000/500/1
2-6-2- تجهيزات لازم براي طرح دو
- همان مشخصات طرح يك +
LANcar conPEX 10-1000
ريال 000/800/4 هزينه
- هزينه برنامه طرح دو
ريال 000/000/2
3-6-2- تجهيزات لازم برا

ي طرح سه :‌
-همان مشخصات طرح يك به تعقيرات
cpu pentium III 600 Full
RAM 256
Modem creative 128
Lomcard compex 10-100
Monitor LG 17
- هزينه برنامه طرح سه


ريال 000/000/5
7-2- انتخاب طرح نهايي با تائيد كارفرما :
طبق نظري كه مديريت آژانس محمد زاده – داده اند قرار بر اين شد كه طرح شماره (3) اجرا گردد، زيرا نظر ايشان اين طرح كارآيي بيشتري دارد و همچنين در بين آژانس هاي ديگر جاي بيشتري را به خود اختصاص مي دهد.

در متن اصلی مقاله به هم ریختگی وجود ندارد. برای مطالعه بیشتر مقاله آن را خریداری کنید