بخشی از مقاله
خلاصه
مديريت خريـد و اعمـال صـحيح و برنامـه ريـزي شـده فرآينـد خريـد نقـش مهمـي در کنتـرل و کـا هـش هزينـه هــا و بهبــود کيفيــت خــدمات و افــزايش بهــره وري در عملکــرد کــل ســازمان خواهــد داشــت . موفقيــت در اجــراي صــحيح خريــد در گــرو بررســي عوامــل و شــرايط مختلفــي از قبيــل شــناخت منــابع خريــد، بررســي ميــزان و زمــان مناسب براي خريد، شناسايي شرايط بازار، بکارگيري کارکنان مناسب و ... مي باشد.
فرآيند خريد در هر سازماني از تشخيص نيازها شروع شده و با شناسايي و ارزيـابي منـابع عرضـه و دريافـت قيمـت و مذاکره با آنها ادامه مي يابد. نيازهاي خريد، متناسب با شرايط و اوضاع سازمان ممکن است بصورت متمرکـز توسـط واحـد خريد سازمان و يا غيرمتمرکز توسط واحدهاي متقاضي تعيين شـده و سـپس اقـدام عملـي بـراي خريـد آنهـا از فروشـنده موردنظر صورت مي پذيرد. با توجه به نوع نياز و محصول درخواستي سازمان ها، روش خريـد مشـخص شـده و پـس از آن ، فروشندگان مورد نظر شرکت بر اساس فاکتورهاي از قبيل کيفيت ، قيمت و زمان مناسب ، تحويل به موقع و شـرايط فنـي و تکنولوژيکي و ... مورد ارزيابي قرار گرفته و مناسب ترين عرضه کننده از بين آنها انتخاب مي گردد.
در اين مقاله مطالعاتي با تهيه پرسشنامه و تحقيق و بررسي آن در شرکت هاي پيمانکاري به روش هاي موجود خريد و تدارکات شرکت ها ، روش هاي خريد و بررسي دلايل شرکت ها از انتخاب نوع روش خريد و بيان فوايد آن ، پرداخته مـي شود و در نتيجه روندي براي برنامه ريزي و فرآيند اجرايي خريد سازماني ارائه مي گردد.
کلمات کليدي: مديريت و برنامه ريزي خريد، روش هاي تدارکات ، تدارکات در شرکت هاي پيمانکاري
١. مقدمه
گسترش روز افزون شبکه هاي توزيع و فروش کالا و خدمات و همچنين تنوع تأمين کنندگان داخلي و خارجي و شيوه هاي متنوع تأمين کالا و خدمات و همچنين نوسانات قيمت ها موجب پيچيدگي در فرآيند خريد کالا و خدمات گشته و مديريت هزينه ها را ضروري مي نمايد. از اين رو در فرآيند تأمين و خريد بايد به همپوشاني دقيق عوامل زمان احتياج به مواد و خدمات ، زمان بندي خريد و کنترل جريان هاي نقدينگي قابل دسترس براي خريد و نگهداري، توجه کامل شود. نگهداري و انبار کالا و مديريت بر انبارها به منظور کنترل ورود و خروج کالا و محاسبه موجودي کالا و کاهش هزينه هاي نگهداري کالا از ديگر نيازها و دغدغه هاي اصلي مديران سازمان ها تلقي مي شود که بايد مورد توجه قرار گيرد.
از سويي ديگر با رشد تکنولوژي، به ويژه در زمينه تکنولوژي اطلاعات ، ماهيت عرضه وخريد به سرعت در حال تغيير است و جامعه و سازمانها به صورت روزافزون تأثير رقابتهاي شديد، فعاليتهاي تجاري جديد، کيفيت ، طراحي محصول و فرايندها، تمرکز و غير متمرکز بودن ، نوآوري، اطمينان از عرضه بلندمدت محصول و ... را مشاهده مي کند..
مديريت تدارکات و خريد پروژه يک راه حل جامع ، منظم وسيستماتيک است که به يکپارچه سازي مباني ارتباط با فروشندگان و پيمانکاران ، يعني فرايندهاي استعلام ، مناقصه ، خريد، نظارت و کنترل دقيق تر فرايند خريد مي انجامد/ فرايندهاي به کارگرفته شده در مديريت خريد و تدارکات ، ثبت دقيق و اتوماسيون فرايندهاي خريد و تدارکات و بهينه سازي تعاملات و ارتباط هاي تجاري در محدوده دروني و بروني سازمان را با هدف بهينه سازي رابطه سازمان با ارائه کنندگان کالاها و خدمات در داخل و خارج از کشور، ممکن مي سازد. هدف نهايي از مديريت خريد و تدارکات پروژه ، به پايان رساندن و تحويل به موقع و کيفي طرح است
اجراي سياست هاي موسسات تجاري و توليدي در امر خريد و پاسخ به موقع به درخواست کالا و خدمات مراکز
درخواست کننده ، مستلزم استقرار سيستم کارآمد تدارکات داخلي است .
٢. مباني نظري
در استانداردها و کتب مختلف براي مديريت تدارکات درون سازمان گام ها و فرآيندهايي تعريف کرده اند. بعنوان
مثال دو نمونه از چيدمان گام هاي مديريت تدارکات را بيان ميکنيم :
گام هاي تدارکات : بازنگري بخش ها و تعيين مواد مورد نياز – تخمين مقدار مورد نياز – ايجاد تطبيق بين منابع مالي و نيازها – انتخاب تأمين کننده – مشخص کردن شرايط قرارداد – مانيتور وضعيت سفارش – دريافت و بازبيني
برنامه ريزي تدارکات (تعيين اينکه چه چيزي و در چه زماني بايد تهيه شود) – برنامه ريزي درخواست (مستندسازي الزامات محصول و شناسايي منابع بالقوه ) – درخواست (اخذ اعلام بها، پيشنهاد بها، پيشنهادها يا طرح هاي پيشنهادي در موارد مقتضي) – انتخاب منبع (انتخاب از ميان فروشندگان بالقوه ) – اداره پيمان (مديريت ارتباط با فروشنده ) – خاتمه پيمان (تکميل و حل و فصل پيمان ، شامل حل کليه ي اقلام تعيين تکليف نشده ).
اگرچه نحوه تقسيم بندي و بيان راه با يکديگر متفاوت هستند اما در اصل و ماهيت کار، مشابه هم عمل مي کنند. بنابراين به طور کلي فرآيندهاي داشتن يک برنامه ريزي خريد مناسب براي سازمان را به اين صورت تعريف و تشريح مي کنيم :
٢-١- تشخيص نيازهاي سازمان
مديريت تدارکات قبـل از هـر اقـدامي بـراي خريـد، بايـد از نيازمنـديهاي واحـدهاي مختلـف سـازمان آگـاهي يابـد تــا بــر پايــه آن اقــدام بــه خريــد مــواد و تجهيزاتــي نمايــد کــه مــورد نيــاز ســازمان باشــد. آگــاهي واحــد خريــد از نيازمنــديهاي ســازمان بســتگي بــه ســاختار خريــد در آن ســازمان و جريــان اطلاعــات از واحــدهاي مختلــف بــه واحــد خريـد دارد. امـا بـه هـر حـال رونـد کلـي تشـخيص نيازهـاي خريـد بوسـيله واحـد خريـد بـدين شـکل اسـت کـه هـر واحدي هنگام نيـاز بـه اقـلام و کـالايي خـاص ، نيازمنـديهاي خـود را از طريـق فـرم درخواسـت کـالا بـه واحـد انبـار ارجــاع مــي دهــد کــه اگــر کــالاي مــذکور در انبــار موجــود باشــد، پــس از طــي مراحــل اداري و قــانوني، بــه واحــد در خواست کننده تحويل مي گردد و اگـر کـالاي مـورد نيـاز در انبـار موجـود نباشـد، فـرم درخواسـت خريـد کـالا تکميـل و به واحد تدارکات و خريد ارجاع مـي گـردد و واحـد خريـد نيـز اقـدام بـه طـي مراحـل اجرايـي خريـد مـي نمايـد. لازم به ذکر است کـه در خيلـي از سـازمانها فـرم درخواسـت کـالا از انبـار و فـرم درخواسـت خريـد کـالا بـا همـديگر ادغـام و در قالب فرم «درخواست و خريد کالا» مورد استفاده قرار مي گيرند.
٢-٢- تصميم به خريد
خريـد عبارتسـت از «تهيـه ، تـدارک و اکتسـاب کـالا و خـدمات مـورد نيـاز بـا کيفيـت مطلـوب و قيمـت مناسـب ، در زمان مناسب و از منبع مورد اطمينان در ازاي پرداخت ارزش آن »
مناسب بودن خريد امري نسبي اسـت و بـه معنـاي بهتـرين نيسـت ، بلکـه مناسـب بـودن يـک محصـول يـا خـدمت بـه عوامـل مـورد نظـر مشـترک بسـتگي دارد و بنـابراين مناسـب بـودن محصـول عبارتسـت از منطبـق بـودن آن محصـول با خواسته هاي مشتري، و به عبارت روشن تر مناسب يعني قابل قبول بودن از نظرسازمان .
اعمــال صــحيح و برنامــه ريــزي شــده فرآينــد خريــد، نقــش مهمــي در کنتــرل و کــاهش هزينــه هــا، بهبــود کيفيــت محصول و افزايش بهـره وري در عملکـرد کلـي سـازمان هـا خواهـد داشـت . از اينـرو وظيفـه خريـد، وظيفـه اي حسـاس و در عين حال دشـوار اسـت کـه مسـتلزم بکـارگيري توانـايي هـاي علمـي، تجربـي و داشـتن بيـنش عميـق در ارتبـاط با فرآيند مذکور مي باشد.
مــديريت خريــد عبارتســت از «فرآينــدي شــامل تصــميم گيــري و اجــراي برنامــه اي مــدون بــه منظــور تهيــه و تـأمين نيازمنـديهاي سـازمان در زمـان مناسـب ، بـا قيمـت و کيفيـت مطلـوب از منـابع مطمـئن و قابـل اتکـاء بـا توجـه به توانمنديها و امکانات سازمان و در چارچوب مقررات و استانداردهاي حاکم بر سازمان »
موفقيت در اجراي صحيح مديريت خريد در گرو بررسي دقيق عوامل و متغيرهاي زير مي باشد: الف ) چه چيزي ب ) چه زماني ج ) چه منبعي توجـه بـه هـر کـدام از عوامـل موفـق بـه هنگـام خريـد، مسـتلزم کنکـاش و پاسـخگويي بـه سـوالات و متغيرهـاي ديگري است که در بخش هاي بعدي مورد بررسي بيشتر قرار مي گيرند.
تحقق خريد مطلوب در سـازمان مسـتلزم بکـارگيري يکسـري اصـول و دسـتورات اسـت کـه آنهـا را بـا نـام بايسـته هـاي مديريت خريد موفق مي ناميم . برخي از اين بايسته ها و اصول عبارتند از:
١. حصول اطمينان از جريان مسـتمر و مـنظم مـواد و کـالاي مـورد نيـاز بـه درون سـازمان : بعنـوان يـک اصـل بسـيار اساسي بايـد تأکيـد نمـود کـه تحـت هـيچ شـرايطي سـازمان نبايـد بـا کمبـود کـالا و تجهيـزات مواجـه شـود. ايـن تأکيد بـدليل هزينـه هـاي بسـيار بـالايي اسـت کـه نبـود و يـا کمبـود کـالا و مـواد بـراي سـازمان در پـي خواهـد داشت . برخي از اين هزينه شامل موارد ذيل مي باشند.
- هزينه هاي فرصت از دست رفته
- کاهش اعتبارسازمان بدليل عدم تأمين به موقع سفارشات مشتريان
- کاهش راندمان سازمان بدليل فعاليت با ظرفيت غيرکامل
بـر ايـن اسـاس ، سـازمان هـا اقـدام بـه برنامـه ريـزي هـاي مختلفـي جهـت اطمينـان از جريـان مـنظم کـالا بـه سازمان مي نمايند.
٢. پرهيز از انباشت بيش از حد موجودي کالا و مواد در انبار
٣. ايجاد روابط مناسب با عرضه کنندگان واجد صلاحيت و تلاش براي حفظ آن
٤. يافتن منابع جايگزين و عدم اتکا به يک مشتري خاص
٥. کسب آگاهي از روند بازار و تحولات آن
٦. همکاري و هماهنگي با ساير بخش هاي سازمان
٧. اولويت بندي فاکتورهاي موثر در خريد و پرهيز از تفکر يک بعدي در خريد
٨. استخدام و آموزش کارکنان مناسب (نيروي انساني متعهد، متخصص و آموزش ديده )
٩. ايجاد انگيزه در کارکنان
١٠. کنترل فعاليت هاي خريد
٢-٣- انواع روش هاي خريد
روش هــاي خريــد از يــک ســازمان بــه ســازمان ديگــر و از يــک مجموعــه شــرايط بــه مجموعــه شــرايط ديگــر متفاوت مي باشد. در اين قسمت به بررسي روش هاي مختلف خريد در سازمان هاي مختلف مي پردازيم .
٢-٣-١ خريد در سازمان ها متناسب با نوع ساختار آن ها به يکي از روش هاي زير انجام مي شود:
١. خريد متمرکز
در ايــن ســاختار خريــد، يــک واحــد ســازماني خاص (بــا عنــاويني ماننــد تــدارکات ، کــارپردازي و ...) مســئوليت تهيه و تدارک نيازمنـدي هـا را در کـل سـازمان بـر عهـده دارد. بـدين صـورت کـه واحـدهاي مختلـف نيازهـاي خـود را به واحد مذکور ارجـاع داده و واحـد مـذکور نيـز بـر اسـاس درخواسـت هـاي انجـام شـده ، اقـدام بـه خريـد اقـلام مـورد نياز مي نمايد. کاربرد روش متمرکـز بـراي خريـد کالاهـاي عمـومي کـه مـورد نيـاز و مصـرف مشـترک اکثـر واحـدهاي سازمان مي باشند و نيز خريدهاي برنامه ريـزي شـده کـه مشخصـات آنهـا دقيقـا تعيـين شـده مقـرون بـه صـر فـه بـوده و مورد توصيه قرار مي گيرد.
٢. خريد غيرمتمرکز
سيسـتم خريـد غيرمتمرکـز بـراي سـازمان هـايي بـا نيازمنـدي بـالا بـه خريـد کـالاي اختصاصـي و نيـز سـازمان هـاي داراي پراکنـدگي جغرافيـايي(داراي شـعب متعـدد در شـهرها و احيانـا کشـورهاي متعـدد) مناسـب تـر از سيسـتم متمرکز مي باشد.
٢-٣-٢ انواع خريد بر اساس قابليت پيش بيني:
بر اساس قابليت پيش بيني و برنامه ريزي خريدها به دو دسته تقسيم مي شوند: الف - خريدهاي برنامه ريزي شده خريدي است که معمولا در آغاز هر سـال و بـر اسـاس برنامـه هـاي پـيش بينـي شـده صـورت مـي پـذيرد کـالا يـا ا قلام خريداري شده در اين حالت معمـولا شـامل کالاهـاي اساسـي و کـالاي مـورد نيـاز بـراي پـروژه هـا و برنامـه هـاي خـاص و نيـز کالاهـاي مصـرفي و مـواد اوليـه در خواسـت شـده از سـوي واحـدهاي مختلـف سـازمان مـي باشـند، کـه حجم و ميـزان خريـد آنهـا براسـاس بـرآورد واحـدهاي مختلـف و بـا بکـارگيري مـدل هـاي رياضـي کـه در ايـن زمينـه وجود دارد تعيين مي گردد.
ب - خريدهاي موردي(برنامه ريزي نشده )
در ايــن نــوع خريــد کالاهــا بــر اســاس درخواســت واحــدها و بــراي رفــع نيازمنــدي هــاي پــيش بينــي نشــده و اضـطراري خريـداري مـي شـوند خيلـي از اقلامـي کـه از طريـق خريـدهاي مـوردي تهيـه مـي شـوند اجنـاس مصـرفي غير روزمره يا داراي تاريخ انقضـاء محـدود مـي باشـند. ممکـن اسـت سـاير اقـلام مـورد نيـاز از ايـن طريـق تهيـه شـوند کـه البتـه تـلاش واحـد خريـد بايـد در جهـت کـاهش خريـدهاي برنامـه ريـزي نشـده باشـد. خريـدهاي برنامـه ريـزي نشده اکثرا از محل تنخـواه گـردان انجـام مـي شـوند. «تنخـواه گـردان مبلغـي ا سـت کـه از طـرف امـور مـالي سـازمان در اختيـار مـأمورين خريـد(کارپردازان ) قـرار داده مـي شـود تـا بـراي خريـدهاي ضـروري و احيانـا پـيش بينـي نشـده مورد استفاده قرار گيرد.»
٢-٣-٣ انواع خريد بر اساس زمان
الف - پيش خريد
به شـرايطي کـه خريـد مـواد و اقـلام مـورد نيـاز مـدتي پـيش از بکـارگيري آن هـا در توليـد صـورت مـي پـذيرد پيش خريد مي گويند. در صـورتي کـه مـواد و قطعـات مـورد نيـاز بـراي آينـده از قبـل بـه طـور قطعـي مشـخص باشـد پيش خريد مـي توانـد از تـأثير نـامطلوب نوسـانات کوتـاه مـدت عرضـه محصـول و قيمـت آن بـر فعاليـت هـاي موسسـه جلوگيري نمايـد. قابـل توجـه اينکـه در پـيش خريـد بايـد بـه افـزايش هزينـه هـاي نگهـداري مـواد نيـز توجـه نمـود و بين هزينه هاي نگهداري و نوسانات قيمت و ... تعادل برقرار نمود
