بخشی از مقاله
بررسی سیستمی اجراي پروژهها با رویکرد نوین مدیریت پروژه ناب
چکیده
سیستم پروژه شامل اجزایی می باشد که این اجزاء و ارتباطات متقابل بین آنها و به موجب آن بهینه سازي عملکردشان در سازمان و محیط پروژه ، باعث رسیدن به نتایج موفق آمیز پروژه به بهترین شکل ممکن می شود.
منابع، فرآیند و محصول/خدمت مورد انتظار، عوامل (اجزاء) این سیستم را تشکیل میدهند. بهینهسازي عملکرد این اجزاء از وظایف مدیر پروژه میباشد. در سالهاي اخیر مطرح شدن موضوع افزایش بهرهوري پروژه ها با استفاده از تکنیکهاي ناب باعث شده تا اصول مربوط به تفکرات ناب بیش از پیش مورد توجه مدیران و بهره برداران پروژهها، قرار گیرد. استفاده از این اصول منجر به کاهش هزینه ها، کاهش زمان اجراي پروژه و بهتبع آن بهرهبرداري زودتر و افزایش راندمان منابع می شود. بدین ترتیب با بکارگیري تکنیکهاي ناب در کنار استفاده از روشهاي مدیریت پروژه، به طور قطع میتوان اثر تعیین کنندهایی در توانمندسازي سازمانهاي پروژه محور ایفا کرد. در این مقاله مجموعه عوامل مرتبط با سیستم پروژه و برخی از مفاهیم و اصول پایه استاندارد PMBOK، تولید و تفکر ناب، تئوري محدودیت ها و مدیریت پروژه زنجیره بحرانی و چگونگی عملکرد آنها با یکدیگر، به منظور ایجاد سیستم مناسب براي مدیریت پروژهها به شکل ناب، بررسی و مطالعه شده است.
واژههاي کلیدي: مدیریت پروژه ناب، پروژه ناب (3LPM)،تئوري محدودیت ها (TOC)، مدیریت زنجیره بحرانی پروژه (4CCPM)
-1 مقدمه
جهت رسیدن به مفهوم ناب در تمامی موضوعات همیشه به فکر ساده سازي با هدف دستیابی سریع به نتایج موفقت آمیز میباشیم. طراحی سیستم اغلب بدون توجه به تفکر سیستمی، آثار ناخشایندي بر جاي خواهند گذاشت. بررسی سیستم پروژه حوزههاي وسیعی را شامل میشود. یکی از موسساتی که اقدام به جمعآوري این اطلاعات نموده است، موسسه مدیریت پروژه PMI می باشد. مدیریت پروژه بدنه دانش PMBOK5 معروفترین و گستردهترین استاندارد در بین سایر استانداردهاي
مدیریت پروژه همچون PRINCE 2, AIPM, DIN 69 900, BS6079 ,I O 10006, Professional Methodologies
میباشد که بهعنوان راهنما براي پروژهها در سرتاسر جهان مورد استفاده قرار گرفته است. دانش و روشهاي توصیف ی در این کتابها، اغلب اوقات در اکثر پروژه ها قابل اعمال و کاربردي میباشند که در صورت بکارگیري صحیح این مهارتها، ابزار و
تکنیکها، شانس موفقیت در گسترهي وسیعی از پروژه هاي مختلف افزایش مییابد. طبق تعریف این استاندار د، سیستم
مدیریت پروژه ابزار، تکنیک ها، متدولوژيها، منابع و روش هاي مورد است فاده در مدیریت یک پروژه، همچنین ابزار مناسب جهت تنظیم برنامهها و کنترل عملکرد مرتبط با آنها را فراهم می سازد.[1] در سیستمهاي تحویل پروژه منابع با استفاده از فرآیندها یک نتیجه را بصورت محص ول یا خدمت ایجاد میکنند. بررسی روابط بین این اجزاء و اثرات متقابل آنها و تاثیرپذیري آنها از محیط پروژه در رسیدن به نتایج پروژه بسیار حیاتی میباشد. هدف مدیریت پروژه ناب، تسریع در پروژه با حذف و یا به حداقل رساندن اتلافات میباشد. مدیریت پروژه زنجیرهاي بحرانی با بکارگیري اصول تئوري محدودیت ها، ابزارهایی را در اختیارمان قرار میدهد تا پروژهها را تقریبا در نیمی از زمان اجرا کنیم[2] که با بررسی آن می توانیم در کاه ش زمان اجرا و تسریع در پروژه از آن استفاده نمایی م. در صورت وجود 6PMO در سازمان، یکی از وظایف این واحد انتخاب یک سیستم مناسب براي مدیریت پروژهها میباشد که در این مقاله بصورت جداگانه بررسی شده است.
-2 بررسی سیستم پروژه
همانط ر که اشاره شد، در سیستمهاي تحویل پروژه7 افراد (منابع) با استفاده از فرآیندها یک نتیجه را بصورت محصول یا
خدمت ایجاد میکنند. در این سیستم م مکن است رواب ط موجود بین اجزاء، بیش از خود اجزاء سیستم حائز اهمیت باشد. به
عنوان مثال نحوه تدوین ببرنامهریزي، نحوه انجام کار افراد را مشخص می کند و روش انجام کار توسط افراد نیز چگونگی
سنجش و کنترل کار را تحت تاثیر قرار م ی دهد. شکل زیر اجزا سیستم و روابط موجود بین آنها را مشخص می کند.
شکل :1 نم ایی از سیستم پروژه که در آن از فص ل مشترك سه عامل افراد، فرایند و محصول، پروژه به وجود می آید.
سیستم پروژه در داخ ل محیط سیستمهاي متعدد دیگري کار می کند که برخی از این سیستم ها بزرگتر و بر خی دیگر کوچکتر از آن میباشند. تعریف سیستم پروژه همیشه ق دري اختیاري و متناسب با ابعاد و ویژگیهاي هر پروژه میباشد. شکل
2
فوق تغییرات را به عنوان هسته اصلی و مرکزي سیستم نشان میدهد. تئوري محدودیتها و شش سیگما بر عامل تغییرات و خطاها تمرکز دارند ولی مدیریت پروژه متعارف(سنتی)8 اغلب سهم این عامل را ناچیز شمرده و یا آن را بخشی از مدیریت ریسک به حساب میآورد. شکل مذکور تعدادي از روابط موجود بین عناصر را به تصویر میکشد. روابطی به مراتب بیشتر از اینها نیز بین عناصر این شکل وجود دارد.
میتوان برنامهریزي و اجراي پروژه را به ورزش هاي تیمی تشبیه کرد. درمسابقات المپیک بارها دیده شده که تیمهاي غیرحرفهاي که تمرینات خوبی داشته اند بر تیمهایی متشکل از بهترین ورزشکاران انفرادي دنیا غلبه پیدا کردهاند. در مورد پروژهها نیز چنین است.
دکتر دابلیو.ادوارد دمینگ استاد معروف کیفیت در دنیا، سیستمهاي مختلفی را که احساس میکرد مدیریت سعی دارد تا براي بهبود و ارتقاء سیستم آنها تلاش کند، به شرح ذیل لیست کرد:[3]
1. اتوماسیون
2. ماشینآلات جدید
3. ابزارآلات و دستگاهها
4. کامپیوترها
5. کار سخت و مشکل
6. بهترین اقدامات
او پس از تنظیم این لیست اذعان داشت که این عوامل نمی توانند به عنوان تنها عوامل بالا بردن کیفیت باشند. دمینگ در عوض بر این موضوع تأکید کرد که مدیریت سیستم مستلزم داشتن دانش و آگاهی از روابط داخلی مابین کلیه زیرفرایندهاي درون سیستم و کلیه افرادي که در آن کار میکنند، میباشد. این کار نیازمند انجام فعالیتی بسیار بیشتر از تهیه برنامه زمانبندي که کانون توجه زنجیره بحرانی است، میباشد. البته سیستم تحویل پروژه واقعی در بین سازمانهاي مختلف و حتی بین پروژههاي مختلف در یک سازمان متفاوت میباشد. در نهایت این مدیر پروژه است که با نوعی رفتارهاي قوي و حرفهایی، نیازهاي خاص هر پروژه را که کلیه انتظارات دینفعان پروژه را شامل می شود، با هم تطبیق دهد.
PMO -3 و سیستم پروژه
با توجه به ماهیت متغیر پروژهها، دیگر یک نسخه ثابت براي مدیریت پروژهها وجود ندارد. همچنین این سازمانها نیاز به نهادي دارند که به تبیین برنامهي پروژهها و طرحها در سطوح مختلف بپردازد. یکی از این نهادها دفتر مدیریت پروژه است که با توجه به قدمت تاسیس و سطح بلوغ آن می تواند تاثیر مثبتی در موفقیت پروژهها داشته باشند. بسیاري از شرکتها اقدام به تأسیس دفاتر مدیریت پروژه یا مدیریت برنامه9 کردهاند. مسئولیت واگذارشده به PMO هااساساً متفاوت میباشد ولی نقطه مشترك همه آنها آن است که PMO فرایندهاي تحویل پروژه و از این طریق سیستم تحویل پروژه را تعریف میکند.[4]
تعریف سیستم و فرایندهاي مدیریت پروژه وظایف بسیار مهم و تاثیرگذاري هستند که در این دفاتر انجام میشوند. PMO ها معمولاً تا حدي در زمینه آموزش به سیستم نیز فعالیت می کنند. به غیر از این، شیوه عملکرد PMO ها تنوع قابل ملاحظهاي دارد.
دو تعریف اساسی از دفتر مدیریت پروژه وجود دارد. تعریف اول اینگونه بیان می کند که" PMO یک نهاد سازمانی است که براي مدیریت یک پروژه خاص یا تعدادي از آنها تاسیس شده است و معمولا" در راس آن مدیر پروژه قرار دارد." این نوع تعریف گاهی اوقات با عناوین دفتر طرح یا دفتر پروژه نیز شناخته می شود. تعریف دیگر منعکس کننده ماموریت وسیع تري
3
می باشد بطوریکه PMO ها را به عنوان یک نهاد و یا سازمانی تشریح میکند که یاري دهنده مدیران پروژه و تیم سازمان در پیادهسازي اصول، تجارب، متدولوژي و ابزارها و تکنیک ها، در سازمان میباشد. هر چند که مسئولیتها و خدمات در سازمانها متفاوت است ولی یکپارچهسازي همه پروژهها در خلال یک استاندارد واحد موجب بهبود کارایی هزینهها و تحویلیهاي پروژه میشود. تاسیس دفتر مدیریت پروژه از این سردرگمی جلوگیري میکند و استانداردها و سیاستها و روالها را در جهت بهبود فرایند پروژه یکپارچه میکند.
مدیریت پروژه ناب با مرتبط ساختن پروژهها به مسابقه دوي امدادي، به قیاس تمثیلی با تیمهاي ورزشی میپردازد. در مسابقات دوي امدادي هدف برنده شدن در مسابقه است که براي این کار باید چوب مسابقه را با بیشترین سرعت ممکن از خط هدف مسابقه عبور دهیم. چوب از یک بازیکن به بازیکن دیگر پاس داده میشود. در مسابقات دوي امدادي معمولاً تیمهایی که بازیکنان آنها در پاس دادن چوب به یکدیگر مهارت بیشتري دارند گوي سبقت را از تیمهایی که سریعترین دوندههاي انفرادي را در اختیار دارند، میربایند. تیمهاي رویایی بعضی کشورهاي مشهور در مسابقات المپیک که میتوان ادعا نمود بازیکنان آنها داراي بهترین استعدادهاي فردي در ورزش هستند، اغلب به تیمهایی از کشورهایی که در آنها ورزش یک امر غیرحرفهاي است میبازند. علت این امر آن است که این تیمها کارکرد تیمی و گروهی را تمرین کردهاند، به این معنا که گرچه ممکن است مهارتهاي فردي آنها ناچیز باشد ولی بازیکنان نقشهاي خود و نحوه رد کردن چوب به یار خودي را به حد کمال رساندهاند.
اگر یک تیم دوي امدادي مجبور شود کاري را دوباره انجام دهدمثلاً( چوبی را که افتاده دوباره بردارد)، این تیم برنده مسابقه نخواهد بود. در پروژهها فعالیتهاي متفاوتی وجود دارد که ارتباط فیزیکی و منطقی بین آنها شبکه پروژه را سازماندهی میکنند. هماهنگی مناسب بین فعالیتها و برقراري ارتباط سریع و موثر بین آنها تشابه مثال فوق با پروژه را تداعی می کند. در صفحه اول راهنماي دانش بدنه مدیریت پروژه (PMBOK Guide) موسسه مدیریت پروژه (PMI) آمده است "تیم مدیریت پروژه مسئول تعیین آن چیزهایی است که براي هر پروژه مشخصی مناسب میباشند". دلیل آن هم این است که کلیه پروژهها طبق تعریف، منحصر به فرد هستند و همچنین در اکثر اوقات تیم پروژه جدید یا متفاوت با قبل میباشد. بنابراین شناخت اصول و مبانی اولیه مدیران پروژه را قادر میسازد که فرایندهایی درخور و مناسب را براي پروژه و تیم خود تنظیم کنند.
PMI پروژه را "کوششی موقتی براي ایجاد یک محصول، خدمت و یا نتیجه منحصر به فرد" تعریف میکند. این تعریف حوزههاي وسیعی را شامل میشود و یک استدلال این است که در مورد معنا و مفهوم پروژه از دید تخصصی سوء تفاهم زیادي وجود دارد. طبق این تعریف پرسه زنیهاي شبانه همقطعاً یک پروژه محسوب میشود. منظور از پروژه کاري است که با یک هدف تجاري براي مشتري مشخص که به منظور تحقق آن افرادي بیشتر از یک شخص (یا اشخاص) که معمولاً تیمی از افراد را شامل میشوند، استفاده میشود معمولاَو کار آنها بیش از یک هفته به طول میانجامد.
PMI همچنین برنامهها و پورتفولیوها را تعریف میکند. "برنامه" گروهی از پروژهها را گویند که براي دستیابی به هدف مشترکی تعریف میشوند. پورتفولیو به گروهی از برنامهها یا پروژههایی اطلاق میشود که سطح آنها به مراتب بالاتر میباشد. به عنوان مثال پورتفولیو میتواند گروهی از اتومبیلهایی باشد که بر اساس فریم یکسان و قطعات مشترك ساخته شدهاند.
موضوعات تجاري ممکن است در سطح یک برنامه نباشند ولی بیش از یک پروژه باشند، بنابراین طبق تعریف پورتفولیو هستند.
PMI براي اجراي پروژهها توجه خود را به فرایندها و حوزههاي علمی معطوف میکند و فرایندها را بر اساس جریان کلی اجراي یک پروژه ساده تقسیمبندي میکند:
1. فرآیند آغازین
2. فرآیند برنامه ریزي
3. فرآیند اجرا
4. فرآیند اختتامیه
4
5. فرآیند کنتر ل و نظارت
تقسیمبنديهاي مذکور با یکدیگر همپوشانی دارند و آخرین گروه ذکر شده کلیه فرایندها را دربرمیگیرد. PMI گروههاي
فرایندي را بر اساس ورودي ها و خروجیها تعریف می کند.
همچنی ن میتوان هر س یستمی را به صورت مجموعهاي از فرایندهاي مرتبط مدل کرد. هر فرایند تعدادي تامین ک ننده دارد
که وروديها را تامین کرده و به این ترتی ب خروجیهاي تهیه شده را به مشتري میرس انند. این مدل به مدل SIPOC معروف
میباشد که S به معناي تامین کننده (Supplier)، I ورودي (I nput)، P فرایند ( (Process، O خروجی (Output) و C مشتري (Custom er) میباشد. در بیشتر فرایندهاي مرتبط با کسب و کار، عملیات بعدي مشتري میباشد. هنگام ی که براي رسیدن از تامینکنندگان خارجی به مشتریان خارجی فرآیندهایی تدوین شود، در این حالت یک زنجیره ارزش1 0 خواهیم داشت. میتوان به پروژهها به گونهاي یکسان نگاه کرد به این صورت که هر فعالیتی ک ه در یک پروژه انجام میشود یک فرایند در نظر گرفته شود. این ف رایند به تعداد ي ورودي و یا فعالیت هاي پیشنیاز کامل شده نیاز دارد و خود نیز خروج یهایی را ایجاد میکند که به عنوان ورودي به سمت فعالیتهاي بعدي پروژه هدایت میشوند و مجموع کلی این وروديها و خروجیها نتایج پروژه را ایجاد می کنند.
در (شکل :1 نمایی از سیستم پروژه که در آن از فصل مش ترك سه عام ل افراد، فرایند و محصول، پروژه به وجود می آید.شکل(2،نُه حوزه دانشاي را که PMI براي پروژهها تعریف کرده است ارائه می گر دد. حوزههایی که بیشتر تحت تأثیر مدیریت پروژه ناب قرار دارند ر شکل به صورت پررنگ نشان داده شدهاند.
شکل :2 الگو ي PMI براي تشریح مدیریت پروژه بر حسب نه حوزه دانش ]٧.[
مدیریت پروژه ناب در مورد ساده کردن رهبري پروژه ایدههاي خود را مطرح میکند تا بدین وسیله خواستههاي سهامداران
را در کوتاه رین زمان برآورده ساخته و ر عین حال خستگی و فشار روانی وارد بر افراد شرکت کننده در پروژه را کاسته و ضایعات کار را به حداقل ممکن برساند. شگرد موفقیت در امر رهبري پروژه ایجاد تعاد ل بین عوامل پروژه و تصمیمگیري بر سر این موضوع است که در چه زمانی و به کج ا باید توجه خو د را معطوف نم اییم.
نسخه سوم شامل جزئیات نمودارهاي جریان فرایند براي کل فرایند برنامهریزي و تحویل پروژه
میباشد. ش کل2 شماي ساده ایست که با استفاده از آن م ی توان یک دفتر مدیریت پروژه (PMO) را طرحریزي و مدیریت نمود.
