بخشی از مقاله
بررسی سیستم های اطلاعاتی در بستر هوشمند سازی
چکیده
در این مقاله ضمن بیان سیستم های اطلاعاتی , عملکرد , آسیب ها و مزایا به بررسی هوشمند کردن مدیریت سیستم های اطلاعـاتی پرداخته شده است .انچه در سازمان های امروزی دیده می شود , وجود سیستم های اطلاعاتی مکانیکی با روابط خطی می باشـد کـه کاربرد چندانی در محیط های پیچیده امروزی ندارد . در این مقاله به بررسی هوشمند کردن مدیریت سیسـتم هـای اطلاعـاتی و هـم چنین مزایا و آثار و کاربردهای وسیع و فراوانی که می تواند در بستر هوشمندی اتفاق بیافتد پرداخته شده است . هدف از هوشمندی در مدیریت سیستم های اطلاعاتی دینامیکی , پویایی , بیونیک شدن سیستم ها و نشان دادن روابط غیر خطی و پاسخ گویی لحظـه ای سازمان ها و مدیران آن می باشد . هم چنین به بررسی انواع سیستم های اطلاعاتی , اهداف بنیادی , وظایف , علـت هـای نیـاز و ویژگی های آن ها پرداخته شده است .
کلمات کلیدی: , MIS هوشمندی , سیستم های اطلاعاتی , TPS
مقدمه :
فن آوری سیستم های اطلاعاتی میتنی بر رایانه در دهه های اخیر مورد نظر قرار گرفته و در تمام فعالیت های سازمان نفوذ غیر قابل انکار داشته است . در آستانه ورود به قرن بیست و یکم شاهد اهمیت یافتن فزاینده سیستم های اطلاعاتی رایانه ای هستیم . منابع قدرت جابه جا شده و از اسلحه و اقتصاد به دانش و اطلاعات تبدیل گردیده است .
تعداد رایانه ها و کاربردهای آنها در صنعت , تعلیم و تربیت , مدیریت قوای نظامی و علوم پزشکی به شدت افزایش یافته است .[1]
امروزه سیستم های رایانه ای حتی در کوچکترین سازمان ها نیز کاربرد دارند . در شرایط رقابتی ,بدون سیستم های اطلاعاتی رایانه ای اداره سازمان میسر نیست .
همچنان که سازمان ها به طور فزاینده به سیستم های اطلاعاتی رایانه ای وابسته تر می شوند ایجاد , استفاده , مدیریت نگهداری و نو آوری در این سیستم ها به منظور بهره وری بیشتر یا حتی حیات سازمان ها ضروری تر می شود و فناوری اطلاعات به وسیله نوآوری های آن پیشرفت می کند. [2]
هوشمندی چیست ؟
از دیدگاه علم کامپیوتر موجود یا دستگاهی هوشمند است که همانند انسان عمل کند و کسی نتواند با توجه به عملکرد انسان و دستگاه تشخیص دهد کدامیک انسان است. در این دیدگاه انسان به عنوان مرجع هوشمندی معرفی میگردد .[2] لذا برای اینکه تشخیص دهیم موجودی هوشمند است یا نه کافیست ماشین و انسان را در دو اتاق جداگانه قرار دهیم و از فردی بخواهیم از روی تصمیمات و رفتارهای آنها در مورد اینکه کدام ماشین است و کدام انسان ، یکی را به عنوان انسان معرفی کند. اگر ماشین و انسان از دیدگاه او قابل تشخیص نباشند، آن ماشین هوشمند است.
اگر هوشمندی را در تعامل بین موجود مشاهده شونده و مشاهده کننده جستجو کنیم ، میتوان به تعریف جامع تری دست یافت. زمانی یک موجود هوشمند فرض میشود که رفتار، عملکرد ، تفکر و ... آن برای مشاهده گر هوشمندانه جلوه کند. به عنوان مثال کشف قوانین نسبیت توسط انیشتن کاملا هوشمندانه است. اما اگر امروز کسی ادعای کشف آنها را بکند به تقلب محکوم میشود ، نه هوشمندی !چرا که در نظر دیگران مساله حل شده است و کشف مجدد آن هوشمندانه نیست.[3] توجه به یک نکته بسیار مهم است که : "رفتار هوشمند نتیجه رفتار کلی مجموعه است، نه اجزای آن." ممکن است
موجودی با اجزاء ساده و با سطح هوشمندی پایین رفتار کلی بسیار سطح بالایی داشته باشد.
اینکه می گوییم : " مرجع هوشمندی انسان است " منظور این است که جهت دهی از طریق انسان صورت می گیرد .[2]
سیستم های اطلاعاتی ( :(is
یک سیستم اطلاعاتی را می توان مجموعه ای از عناصر وابسته به هم2 تعریف کرد که وظیفه ی جمع آوری , 3 پردازش4 ، ذخیره 5 و توزیع کردن6 اطلاعات به منظور پشتیبانی از تصمیم سازی و کنترل را در یک سازمان بر عهده دارد. علاوه بر پشتیبانی از تصمیم سازی، هماهنگی و کنترل بخش های مختلف سازمان را نیز بر عهده دارد.[4]
یک سیستم اطلاعاتی می تواند به مدیران و کارکنان در تحلیل مشکلات، تجسم بهتر و تصویر کردن موضوعات پیچیده و همچنین در تولید محصولات جدید کمک کند.
سیستم های اطلاعاتی، اطلاعات مربوط به افراد، مکان ها، و هر جزء قابل تصوری از داخل و خارج سازمان را می توانند در خود ذخیره می کنند. منظور از اطلاعات7 ، داده هایی هستند که به شکل قابل فهم و قابل استفاده برای انسان ها درآمده باشند.[5] در مقابل، داده ها, 8 جریانی از وقایع داخل و خارج سازمان را تصویر می کنند که هنوز سازماندهی و مرتب نشده اند. مثالی که در ادامه می آید، به روشن تر شدن این تفاوت کمک می کند. صندوق های سوپرمارکت ها، اجناس بسیاری را از طریق بارکد اسکن می کنند و داده های مربوط به هر بار اسکن کردن را ذخیره می کنند. این داده های پراکنده را می توان جمع آوری و تحلیل کرد تا به اطلاعات معنی داری دست یافت، مثل تعداد کل نوشابه های فروخته شده در یک فروشگاه، پرفروش ترین برند نوشابه در یک فروشگاه، یا کل فروش یک برند نوشابه در یک منطقه ی جغرافیایی.
بخش های یک سیستم اطلاعاتی
سه بخش در یک سیستم اطلاعاتی وجود دارند که با همکاری هم اطلاعات لازم را برای سازمان تولید می کنند: ورودی9 ، پردازش10 و خروجی 11 بخش ورودی، داده های خام را از محیط داخل و خارج گرفته و جمع آوری می کند. بخش پردازش، این داده های خام را از ورودی گرفته و به شکل معنی دار درمی آورد (تولید اطلاعات). بخش خروجی، اطلاعات پردازش شده را به افرادی که به آن نیاز دارند، یا فعالیت هایی که قرار است از آن اطلاعات استفاده کنند منتقل می کند. همچنین سیستم های اطلاعاتی به بخش دیگری به نام بازخورد 12احتیاج دارند که اطلاعاتی را جهت ارزیابی و اصلاح بخش ورودی سیستم تولید می کند.[6]
شکل شماره 1
انواع سیستم های اطلاعاتی :
-1 سیستم پردازش تبادل اطلاعات " " TPS
اینگونه سیستم ها معمولا برای اجرای عملیات روزانه مانند پرداخت حقوق،حسابداری،سفارشات و ... تهیه می شوند. همچنین از قدیمی ترین سیستم های اطلاعاتی هستند که از آنها در سطح گسترده ای استفاده می شود.
هدف اصلی TPS فرهم آوردن تمام اطلاعات مورد نیاز به وسیله قانون یا قاعده خاص و یا به وسیله خط مشی های سازمانی برای اجرای شایسته و کارآمد فعالیت های سازمان می باشد .
سیستم اطلاعاتی حسابداری , سیستم اطلاعاتی مال , سیستم اطلاعاتی تولید , سیستم اطلاعاتی بازاریابی , سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی را می توان به عنوان انواع سیستم های پردازش تبادل اطلاعات نام برد .
-2 سیستم اطلاعات مدیریت " " MIS
سیستم های رسمی و غیر رسمی که اطلاعات قدیم،حال و اطلاعات مربوط به برنامه های آینده را به صورت کتبی و شفاهی،مرتبط با عملیات داخلی سازمان و محیط آن فراهم می سازد و سپس به وسیله اطلاعات فراهم شده در چارچوب زمانی مقتضی،به منظور به کار بردن در تصمیم گیری،از مدیران،پرسنل و اجزا کلیدی محیط پشتیبانی می کند.
-3 سیستم اتوماسیون اداری " " OAS
اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیکی در فعالیت های دفتری به منظور افزایش کارایی،این سیستم شامل دامنه وسیعی از ابزار از قبیل صفحه گسترها و واژه پردازها می باشد.OAS ها به افراد کمک می کند تا به صورت موثر ثبت،یادداشت و محاسبه کارهای عادیشان را انجام دهند.
-4 سیستم پشتیبانی تصمیم " DSS"
سیستم پشتیبانی تصمیم , سیستمی است که:
1. بر مبنی سیستم های کامپیوتری فعالیت می کند .
2. به تصمیم گیرندگان در تصمیم کمک می کند .
3. می تواند به حل مسائل نیمه ساخت یافته و یا ساخت نیافته کمک کند .
4. دارای تعامل مستقیم با کاربران است .
5. دارای مدلهای داده و تحلیلی است.
علت های نیاز به سیستم های اطلاعات مدیریت هوشمند : (MIS)
امروزه به دلیل هوشمند کردن ارتباطات و انتقال اطلاعات د رسازمان ها در بستر فناوری های هوشمند و استفاده از نرم افزار ها و سخت افزار های آنلاین و هم چنین انتقال اطلاعات از طریق شبکه های وب و شبکه های دیگری که در سازمان ها از آن استفاده می شود . نیاز به سیستم های اطلاعات مدیریت هوشمند افزایش پیدا کرده است. [7]
علت این نیاز ها در فرایند سازی , MIS جهت هوشمند سازی آن می باشد که می توان در یک تقسیم بندی به آن اشاره کرد:
-1 بهبود عملکرد با استفاده از سیستم های هوشمند , کنترل و نظارت بر کیفیت محصولات و هم چنین بهبود عملکرد فرایند و جریان کاری از طریق بهینه سازی جریان تولید یا خدمات
-2 هوشمند سازی جریان اطلاعات به این معنی که اطلاعاتی که وارد سازمان می شود بتوانیم با هوشمند سازی تجزیه و تحلیل کنیم . به دلیل حجم بالای اطلاعات این هوشمند سازی می تواند صرفا اطلاعات مفید را وارد سازمان کند
. هم چنین در برگشت از بخش های مختلف سازمان نیز می توان اطلاعات غیر مفید را دفع و در زباله دان ریخت .
-3 بهبود وضعیت مالی هوشمند از طریق هوشمند سازی می تواند نه تنها وظعیت مالی سازمان را گزارش دهد بلکه سود و زیان , موفقیت و شکست مالی سازمان را نیز پیش بینی نماید و هم چنین اعتبار سنجی مالی آینده را نیز در بستر هوشمندی می توانیم پیش بینی کنیم. [8]
