مقدمه ای بر نمایه سازی و چکیده نویسی

سازماندهی اطلاعات

تعریف

یافتن یک مدرک در مجمئعه ای بزرک کار بسیار مشکلی است.یا باید جای دقیق ذخیره سازی آن مدرک را دانست یا از محل کلی قرار داشتن مدارک در همان موضوع مطلع بود.پس یک نظام اطلاع رسانی تا زمانی که مدارک موجود در آن سازماندهی نشوند،صرفا اتاقی پر از مدرک است. اطلاعات ومدارک سازماندهی ،به ویژه هنگامی که حجم آنها رو به افزونی است،قابلیت استفاده خود را از دست می دهد.به همین منظور از سازماندهی اطلاعات برای غلبه براین مشکل است(علیدوستی ،عصاره و کاظم پور ،93:1384)سازماندهی اطلاعات فرآیندی است که در طی آن اطلاعات در شکل های گوناگون برای استفاده کاربران دستکاری شده و با ابزارهای جستجو قابل بازیابی میشوند(کلییوند وکلیوند ،29:2001)

در سازماندهی اطلاعات دو عمل انجام میگیرد:

1-تعیین اصطلاحاتی برای عبارت های تحلیلی وموموضوع مدرک.در این  مرحله به دو پرسش پاسخ داده میشود:

الف:موضوع مدرک چیست؟

ب:چه سر عنوان موضوعی ،اصطلاح ،توصسفگر،یا رده ای ، محتوای موضوعی مدرک را به بترین نحو توصیف می کنند؟

2.ذخیره سازی اطلاعات: در این بخش رکوردهای نمایه مدرک برای مرتب سازی فیزیکی مدارک یا تصاویر مدارک، در مجموعه ای ایجاد و ذخیره می شوند و بازیابی اطلاعات امکان پذیر میگردد (هرنر، ۱۹۶۲).

فرایند سازماندهی اطلاعات، مدارک و محتوای آنها را برای دسترس پذیر نمودن اطلاعات ساختار بندی و از ابزارها و شیوه های گوناگون استفاده می کند(راولی و فارو 23-24   :  2000)

بدین ترتیب سازماندهی اطلاعات را می توان مجموعه فعالیت هایی تعریف کرد که در طی آن مدارک و منابع اطلاعاتی تجزیه و تحلیل، رده بندی و قابل بازیابی میشوند. بنابراین هدف آن دسترسی بهتر و سریع تر به اطلاعات است و دو فعالیت عمده در آن انجام می گیرد :

1.توصیف مدرک:

در این مرحله مشخصات ظاهری مدرک مورد توجه قرار میگیرد. .

۲. تحلیل و نمایش محتوای مدرک:

در این مرحله موضوع تجزیه و تحلیل شده و برای کاربران قابل جستجو  می شود.