گزارش کارا موزی امور مالی دانشگاه آزاد اسلامی واحد سنندج

بخشی از مقاله

فصل اول
تعریف حسابداری
[حسابداری] عبارت است از فن ثبت، طبقه بندی و تلخیص رویدادهای مالی و ارایه آن در قالب صورت های مالی به استفاده کنندگان درون سازمانی و برون سازمانی.
مراحل حسابداری
به طوری که از تعریف فن حسابداری بر می آید این فن دارای 4 مرحله میباشد:
1. ثبت فعالیتهای مالی

2. طبقه بندی اقلام ثبت شده
3. تلخیص اقلام
4. تفسیر نتایج حاصله از بررسی اقلام خلاصه شده

حسابداری در ایران
حسابداری در ایران درحوزهٔ نظری تحت تأثیر جریانات پازیتیویسم رشد کمّی زیادی کرده است و پایه گذاری تحصیلات تکمیلی با این نگاه به حسابداری صورت گرفته و توسعه یافته است. با این وصف تعریفی از حسابداری در ایران غالب است که مضمون و محتوای آن صرف نظر از چینش یا تفاوت ظاهری الفاظ آن برای همه دانش آموختگان حسابداری ایران شناخته شده است. بر اساس این تعریف: حسابداری عبارت است از فرآیند شناسایی، جمع آوری، ثبت، طبقه بندی، تلخیص،

گزارشگری، و تحلیل رویدادهای مالی یک شخصیت اقتصادی در یک دوره مالی معین بر اساس واحد پول ملی. این تعریف ترجمهٔ کاملی است از تعاریف مختلفی که از حسابداری در عصر پازیتیویسم یعنی دهه‌های ۴۰ الی ۶۰ سده پیشین در دنیا رواج داشته است.

شادروان سجادی نژاد و همچنین شادروان عرفانی و دکتر عزیز نبوی از بنیانگذاران حرفه حسابداری در ایران بشمار می روند که با تاسیس مدرسه عالی حسابداری شرکت ملی نفت و موسسه عالی حسابداری توانستند بیش از ۶۰۰۰ دانش آموخته رشته های حسابداری و حسابداری دولتی و حسابرسی پرورش دهند.
نمونه وظايف و مسئوليتهای هر يک از واحد های حسابداری :
عامل ذيحساب
نظارت و مراقبت بر تنظيم حساب ماهانه و کنترل و ارسال آن با اسناد و مدارک مربوط به آن مراجعه ذيحساب و همچنين مراقبت در حسن اجرای بودجه برنامه ای .
مراقبت در وصول درآمدها برابر مقررات و پرداخت مخارج در حدود اعتبارات مصوب با رعايت کامل قوانين مربوط .
اجرای قرارها و داد نامه های صادره از ديوان محاسبات يا ساير مراجعه ديگر .
رفع نقص اسناد و صورت حساب وام خواهی شده .
تهيه صورت تفريع بودجه کامل مورد عمل حوزه ذيحسابی و ارسال آن به مراجعه ذيربط .
تنظيم و ارسال صورت مجالس تحويل و تحول در موقع تغيير سمت با رعايت مقررات جهت استخضارمقام مافوق .
اداره امور واحد ذيحسابی و ارائه راهنمائی های لازم به کارکنان تحت سرپرستی .
ثبت اقلام از روی برگهای محاسباتی در دفتر صدور برگه و انتقال آنها به دفاتر روزنامه معين اعتبارات و تعهدات و دفتر کل
تهيه و تنظيم ليست حقوق و اعلاميه و چک برگهای محاسباتی و کنتر

ل حسابهای مربوط به منظور رفع اختلاف .
رسيدگی به فيش پرداختها و علل حسابها و اسناد و مدارک مربوط از نظر رعايت و اجرای قانون و مقررات مالی .
انجام امور مربوط به تشخيص و تعيين سر فصل حساب تراز عمليات تهيه و تنظيم حساب رسيدگی و اظهار نظر و اقدام در مورد مسائل و پرونده های مشکل مالی و حسابداری .
ماهانه در موئد مقرر و امضاء آنها .

راهنمائی و کنترل کار حسابداران و تقسيم کار بين آنها و بررسی صورت حسابهای تنظيم شده .
تهيه و تنظيم پيش نويسی دستورات و فرمهای محاسباتی گزارشهای لازم و بودجه تفصيلی .
نظارت و مراقبت در حسن اجرائی بودجه برنامه وجريان امورو واحد يا واحدهای تحت سرپرستي و اتخاذ و ارائه راهنمائی های لازم به منظور بالا بردن سطح معلومات کارکنان واحد يا واحد های تابع در جهت بهبود امور جاری .
شرکت در کميسيون های مربوط .
همکاری در تهيه نامه ها بخش نامه ها .
مطالعه قوانين بودجه و ساير قوانين و مقررات مالی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای آنها .
دارايي : اموال ، مطالبات و ساير منابع متعلق بر يك دو سه كه در نتيجه معاملات ، عمليات مالي يا ساير رويدادها ايجاد شده و قابل تقديم به پول و داراي منافع آتي است دارايي ناميده مي شود . اموالي كه صاحب يك موسسه فردي به عنوان آورده نقدي يا غير نقدي بر موسسه اختصاص مي دهد از لحاظ حسابداري جزء دارايي موسسه محسوب مي شود .

داراييها : دارايي جاري ، دارايي ثابت ، ساير داراييها
دارايي جاري : موجودي نقدي و ساير اقلامي كه انتظار مي رود در جريان عادي عمليـات يك مـوسسـه مـلي يك سـال از تـاريخ ترازنامه ، بر نقد تبديـل شونـد ( مانند مطالبات ) به فروش روند ( مانند موجودي كالا ) را به مصرف برسند ( مانند ملزومات ) ، دارايي جاري به حساب مي آيند .
دارايي ثابت : اموال بادوامي كه به قصد نگهداري بلند مدت خريداري يا ســاخته شده اند و در عمليات عادي يك موسسه مورد استفاده اند در شمـار دارايـي ثابت طبقه بندي مي شوند . اقلام دارايي ثابت معمولا شامل ساختمان و تاسيسات ، وسائط نقليه و اثاثه است .

صورت ريز اثاثيه در شركت تعاوني مرغداران كلا 148 عددي مي باشد كه استهلاك آن به صورت زير محاسبه مس شود .
براي محاسبه استهلاك جاري 10 % محاسبه مي كنيم يعني هر دارايي ظرف 10 سال مستهلك مي شود .

امور مالی
عملكرد واحد مالي

1 ـ تهيه و تنظيم اسناد حسابداري ( حقوق ، عيدي و غيره )
2 ـ تهيه و تنظيم بودجه ( شامل متمم ، تفريغ )
3 ـ نظارت بر كار واحدهاي زیر مجموعه از جمله درآمد ، كارپردازي ، انبار
4 ـ ثبت دفاتر معين ، كل ، روزنامه
5- تهیه برنامه عملیات مالی
6- نظارت در نگهداری حساب های هزینه و رسیدگی اسناد هزینه
7- کنترل و تایید عملیات مربوط به دریافت و پرداختهای روزانه و غیره
8- شرکت در کمیسیونها و جلسات مالی
9- کنترل و مدیریت منابع مالی

عملكرد واحد امور اداری
1- پیگیری و تهیه انواع آمار و اطلاعات درخواستی
2- پیگیری در جهت اجرای مصوبات شورا و ارجاع به واحدهای مربوطه .
3- برسی و رفع مشکلات داخلی نظام ادرای در پاسخ به ارباب رجوع .
4- هماهنگی جهت شرکت در کلاس های آموزشی و اتوماسیون ادرای.
5- هماهنگی جهت شرکت در کارگاههای آموزشی و همایش های مختلف جهت کارکنان و کارشناسان.

6- تهیه و تنظیم ابلغ ها و قانین مختلف انضباط اداری به کارکنان
7- رسیدگی به مشکلات درمانی و بهداشتی کارکنان و خانواده های آنها
8- پیگیری جهت انعقاد قرارداد بیمه عمر کارکنان با سازمان بازنشستگی کشور
9- پیگیری و انعقاد قرارداد بیمه تکمیلی کارکنان با بیمه کارآفرین
12- رسیدگی و هماهنگی.
13- خرید مبلمان ادرای جهت محل کار و کلیه واحدها به منظور تغییر سیستم در این راستا
14- خرید تجهیزات و سیستم های کامپیوتر جهت واحدها به منظور افزایش بهره وری در این زمینه
15- راه اندازی سیستم شبکه ای و دو خط اینترنت پرسرعت ADSL جهت واحدها
16- کنترل ورود و خروج کارکنان و تهیه یک دستگاه در این راستا

18- تهیه لیست اضافه کاری پرسنل
19- صدور احکام کارگری و کارمندان
20- برگزاری منقصه تامین نیروی انسانی واحدهای مختلف
21- ثبت مرخصی روزان و ساعتی کارمندان رسمی و پیمانی و کارگران رسمی و قراردادی
22-ثبت احکام بازنشستگان
23-صدور احکام برقراری عائله مندی و اولاد بازنشستگان

24- پیگری جهت احکام ارتقای شغلی کارکنان
28- ثبت و بایگانی کلیه اطلاعات پرسنل رسمی و پیمانی و قراردادی

اموال دانشگاه ها
مال در لغت به معنای خواسته و اصطلاحاً به چیزی که دارای ارزش اقتصادی داشته و قابل تقوم به پول باشد نامید. در قانون از وهژ مال تعریفی از سوی حقوقدانان به عملنیامده ولی برخی از حقوقدانان در تعریف مال را به عناصری که امکان تملک و نقل و انتقال ، نفع داشتن را به عنوان انحصاری و عناصر تشکیل دهنده مال بر شهودند . در یک تقسیم بندی اموال دانشگاهها به موجب ماده 45 آیین نامه مالی دانشگاهها مصوب 12/4/1366 در خصوص منقول و غیر منقول به دو نوع تقسیم می شود.
1-اموال اختصاصی و اموال عمومی
اموال اختصاصی: اموال اختصاصی دانشگاهها اموالی است که دانشگاهها حق تصرف مالکانه نسبت به آن را دارد.
اموال عمومی : اموالی است که متعلق به دانشگاهها و برای استفاده عموم اختصاص یافته است .
علاوه بر ماده 45 آیین نامه مالی دانشگاهها و تبصره 6 ماده 96 قانون دانشگاهها مصوب 27/11/1365 در ارتباط با اموال عمومی بیان می دارد.

چارت سازمانی :

معرفی زیر سیستم‌های سیستم جامع اتوماسیون اداری و مالی:
1. سیستم حسابداری و مالی:
در گذشته، وظایف سیستم حسابداری، انجام امور دفترداری و تهیه‌ صورت‌های مالی بود، امروزه نیاز به نظارت موثر بر روند عملیات و تامین نیازهای اطلاعاتی مدیریت احساس می‌شود.
برخی از امکانات و ویژ‌گی‌های این سیستم:

.امکان تعریف بانک‌ها و شعبات طرف حساب
. امکان ارتباط با سیستم‌های پرسنلی و انبار برای صدور اتوماتیک اسناد مربوطه
.کنترل مراحل گردش اسناد جهت تایید در سلسله مراتب سازمانی
. ایجاد سیستم پایگاه مرکزی جهت دستیابی به اسناد شرکت‌های هم‌گروه

.امکان اجرای عملیات در اطلاعات مالی سال‌های فعال
. امکان ورود اطلاعات بودجه و مقایسه‌ی آن با عملکرد(اسناد مالی)
. امکان نگهداری اطلاعات مالی به صورت سنواتی و دستیابی به آنها در زمان دلخواه
2.سیستم دبیرخانه و اتوماسیون اداری پیشرفته:
امروزه، مدیران موفق به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بسیار اهمیت می‌دهند و بدنبال راهکار برای صرفه‌جویی زمان در سازمان خود هستند. این نرم‌افزار به خوبی پاسخ‌گوی این نیاز است. نرم افزار ذکر شده به گردش مکاتبات سازمان می‌دهد و با حذف کاغذ موجب صرفه‌جویی در زمان و بهره‌وری نیروی انسانی و پیشبرد امور سازمان می‌شود.
برخی از امکانات و ویژ‌گی‌های این سیستم:
.ثبت و گردش مکانیزه‌ مکاتبات (وارده،داخلی،صادره) و پیام‌های داخلی
. تعریف دبیر‌خانه‌های مختلف سازمان و اجرای عملیات مستقل در هر دبیر‌خانه
. امکان تعریف جانشین برای سمت‌های سازمانی
. پشتیبانی کامل از قلم نوری، اسکن و امضای دیجیتال
. تعریف سطح دسترسی سمت‌ها به انواع مکاتبات طبقه‌بندی شده
. قابلیت تعریف موضوع و کلید واژه به ازاء ارجاعات متفاوت
. تعریف مشخصات اشخاص حقیقی و حقوقی
3. سیستم پرسنلی و کارگزینی:
داشتن مجموعه‌ی بزرگی از کارمندان و وجود اطلاعات گسترده از این گروه و ثبت احکام حقوق ماهیانه با توجه به کارکرد هر پرسنل مستلزم طبقه‌بندی و کنترل گردش اطلاعاتی مربوط به این مجموعه است.
خلاصه امکانات و ویژ‌گی‌های سیستم پرسنلی:
. ایجاد نمودار سازمانی( با امکانات رویت نمودار سازمان به صورت درخت، اخذ مشخصات هر سمت سازمانی، معرفی مشاغل مجاز هر سمت سازمانی، رویت افراد قابل جایگزین در هر سمت سازمانی، چاپ نمودار سازمانی...)
. دریافت و ثبت اسناد گوناگون پرسنلی( شامل: انواع احکام حقوق و ترمیم، ابلاغ دائم و ابلاغ ماموریت، اسناد تشویق و توبیخ، اسناد اعطای وام‌های گوناگون، اسناد هزانه‌های رفاهی پرسنل مانند درمانی، هزینه‌های ورزشی و ...)
. طراحی و معرفی سایر اسناد پرسنلی جهت انطباق با اسناد جاری سازمان مربوطه
. معرفی مشخصات کارکنان( از طریق شماره شناسنامه،اطلاعات مدارک تحصیلی، اطلاعات افراد تحت تکفل، سوابق کاری و تجربی...)
. معرفی انواع کارکرد جهت انطباق با نیازهای سازمان مربوطه
. ثبت کارکرد پرسنل به صورت روزانه یا ماهیانه
4.سیستم انبار و حسابداری انبار :
یکی از ابعاد مهم سازمان از لحاظ فنی، اقتصادی و کاربردی، بهترین شیوه‌ بکارگیری دارایی‌ها و محصولات سازمان است. همانطور كه آشكار است، معمولا قسمتی از این دارایی سازمان، انبار شده است. انبارها را از سه جهت می‌توان بررسی کرد:

الف: از لحاظ فیزیکی نظیر محل انبار، نوع قفسه‌ها و ...
ب: از نظر سیستم اطلاعاتی انبار
ج: از لحاظ ارزش ریالی موجودی انبارها.
معمولا در منظم‌ترین انبارها از لحاظ طبقه‌بندی و چیدمان، یافتن کالا بدون استفاده از نرم‌افزارها دشوار است و وقت زیادی می ‍‌برد و تنها مسئول انبار از موجود

بودن یا نبودن کالایی آگاه است. در این میان، توجه به ارتباط نزدیک عملیاتی و ارتباطی بین سیستم‌های انبار، تدارکات، تولید و فروش از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. و این نرم‌افزار چنین ارتباطی را فراهم می‌کند.
خلاصه امکانات و ویژ‌گی‌های سیستم انبار و حسابداری انبار :
. امکان تعریف انبارهای مختلف کالا
. طبقه‌بندی انواع کالا به تعداد سطوح مورد نیاز برای تهیه‌ گزارش‌ها
. امکان تعریف مکان فیزیکی کالا در انبار و پیدا کردن کالا در انبارهای بزرگ
. امکان تعریف نقطه سفارش و نقطه بحرانی و کنترل ریالی
. امکان انتقال کالا بین انبارهای مختلف سیستم
. ثبت رسید و حواله و برگشت کالا به انبار چاپ فرم‌های مربوطه
. تعیین مرکز هزینه‌ حسابداری (کدینگ حسابداری) برای اقلام خروجی از انبار

5. سیستم اموال:
ثبت اطلاعات دارایی‌های ثابت در سازمان از قبیل ماشین آلات، ساختمان و م

حاسبه‌ استهلاک آنها برای سازمان مهم است. در این نرم افزار:
. تعریف و تقسیم بندی انواع کالا در 4 طبقه‌ اصلی، فرعی، زیرگروه فرعی، عنوان کالا
. محاسبه‌ استهلاک اموال بر اساس بازه زمانی کل سال یا چند ماهه
. امکان ثبت نقل و انتقالات اموال برای ردیابی آنها در حداقل اتاق، ساختمان یا واحد
. ارتباط با سیستم انبار برای استفاده‌ اتوماتیک از حواله‌های انبار
. ارائه شناسنامه‌ چندین ساله‌ کالا و تعمیرات آن
. ارتباط با سیستم حسابداری برای صدور مستقیم اسناد حسابداری مربوط به استهلاک سنواتی
. ارائه‌ گزارش‌های مختلف اموال بر اساس محل استقرار مانند: اتاق، ساختمان، واحد و... یا بر اساس تقسیم‌بندی‌های مختلف کالا
6. نرم‌افزار حقوق و دستمزد:
محاسبه حقوق مجموعه کارمندان به دلیل ماهيت متغیر و وابستگی زیاد به موارد مختلف از جمله سیستم‌هایی است که نیاز به اتوماسیون دارد. این نرم‌افزار برای محاسبه‌ حقوق کارمندان و صدور فیش حقوقی و... به‌طور کلی برای عملیات مرتبط با پرداخت حقوق کامندان مجموعه‌ها بزرگ طراحی شده است. با راه‌اندازی این سیستم محاسبه حقوق چند هزار نفر به شرط بازتاب لیست‌های لازم مثل اضافه‌کاری می‌تواند تنها توسط یک نفر محاسبه گردد.
امکانات و ویژ‌گی‌های نرم‌افزار:
. تعریف سطوح دسترسی کاربران برای کنترل دسترسی‌ها

. انتقال و درج مبالغ بین فیلد‌های فیش حقوقی با درصد یا عدد ثابت
. گزارش صورت وضعیت به صورت‌های مختلف
. تهیه‌ دیسکت‌های استاندارد بیمه و بانک تایید شده توسط سازمان‌های مربوطه
. مطابق با آخرین قوانین حقوق و دستمزد و قابلیت تعریف متغیر قوانین
.گزارش‌های متنوع، امکان تغییر و تعریف گزارش‌ها توسط کاربر
. قابلیت محاسبه حقوق گروهی و محاسبه‌ حقوق تمام کارمندان
7.سیستم حضور و غیاب :
یکی از نکات مهم برای مدیران، اطلاعات مربوط به حضور و غیاب پرسنل است که بر اساس آن می‌توان اطلاعات زیر را بدست آورد:
_میزان نفر/ساعت کار شده برای پروژه‌های مختلف جهت کسب اطلاعاتی چون قیمت تمام شده‌ فرآورده آن پروژه
_ارزیابی کار و زمان و برآورد نیروهای لازم برای پروژه‌های جدید بر حسب اطلاعات گذشته
_برنامه‌ریزی برای ادامه‌ فعالیت‌های سازمان مانند برنامه‌ریزی روزها و شیفت‌های کاری
_ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به ورود و خروج پرسنل از طریق دستگاه کارت ساعت و ذخیره شدن اطلاعات در فایل و ثبت برنامه به صورت online یستم
_قابلیت جستجوی اطلاعات پرسنل و دیدن تمام اطلاعات ورود و خروج مربوط به یک شخص مورد نظر

بودجه:
بودجه کل برنامه مالی دولت است که برای یکسال مالی تهیه و حاوی پیش بینی درآمدها و سایر منابع تامین اعتبار و برآورد هزینه ها برای انجام عملیاتی که منجر به وصول هدف مالی دولت می شود.
بودجه از زمان شروع تا خاتمه دارای چهار مرحله به شرح زیر است :
1-مرحله تهیه و تنظیم بودجه
2-مرحله تصویب بودجه
3-مرحله تفریغ بودجه
4-مرحله اجرای بودجه

تهیه و تنظیم بودجه:
دانشگاه مکلف است منتهی تا روز آخر دیماه بودجه سالانه خود را به انجمن پیشنهاد نماید . همچنین امورمالی موظف است به محض پیشنهاد بودجه به سازمان مرکزی با استفاده از اختیاری که بر طبق ماده 38 قانون دانشگاهها به او تفویض شده موضوع را تا حصول نتیجه پیگیری نموده و حداقل هفته ای سه روز تقاضای تشکیل جلسه انجمن را بنماید و شخصا‍ً نیز در جلسات حضور یافته و توضیحات لازم را درباره اقلام مندرج در بودجه بدهد.
تصویب بودجه:

بودجه پیشنهادی دانشگاهها زمانی قابل اجرا می باشد که از تصویب امور مالی بگذرد و در این رابطه نیز باید قبل از اسفند ماه آن را رسیدگی و تصویب نماید ، بنابراین موعد تصویب نهایی بودجه سالیانه و به وسیله امورمالی و ابلاغ آن به دانشگاهها طبق ماده 67 قانون حداکثر تا اول اسفند ماه سال قبل می باشد و در صورتی که شورا در راس موعد مذکور به وظیفه قانونی خود در این مورد عمل نکند امورمالی موظف است مراتب را اطلاع بدهد تا بر طبق ماده 41 اصلاحی قانون

دانشگاهها اقدام لازم معمول گردد. بودجه پیشنهادی پس از تصویب جهت اجرا به دانشگاهها ابلاغ خواهد شد. امورمالی مکلف است نسخه ای از بودجه را حداکثر تا 15 روز بعد از تصویب به سازمان مرکزی ارسال دارد.
اجرای بودجه :
همانطورکه اشاره شد بودجه پس از تهیه و تنظیم و تصویب جهت اجرا به دانشگاهها ابلاغ می گردد این مرحله که بودجه به عنوان یک برنامه از قوه به فعل درآمده و طی آن عایدات برابر قانون وصول و مخارج در پس اجرای فعالیت و برنامه ها با رعایت کامل مقررات تعهد و پرداخت می گردد.
پیش بینی درآمد یا سایر منابع اعتبار در بودجه مجوزی برای وصول از اشخاص تلقی نمی گردد و در هر مورد احتیاج به مجوز قانونی دارد و همچنین وجود اعتبار در بودجه مصوبه به خودی خود برای اشخاص اعم از حقیقی یا حقوقی ایجاد حق نمی کند و استفاده از اعتبارات باید با رعایت مقررات مربوط به خود به عمل آید.
اجرای بودجه از لحاظ انجام هزینه خود به دو مرحله تقسیم می گردد:
الف-مرحله اداری و حقوقی شامل : ثبت عملیات و فعالیت های مالی دانشگاهها در دفتر روزنامه و نقل آن به دفاتر کل و معین ، تهیه تراز عملیات ماهیانه ( تراز آزمایشی ) انجام اصلاحات در پایان دوره انعکاس دائمی و موقت در پایان دوره مالی و نقل حسابهای دائم

ی از طریق تراز اختتامیه و تراز افتتاحیه به سال بعد و بالاخره تهیه و تنظیم گزارشهای مالی و صورت حسابهای نهایی در پایان سال مالی همراه با ضمائم مربوطه به آن ، اجرای این مرحله با برقراری یک سیستم صحیح حسابداری که در فاصله زمانی مناسب نظارت مستمر بر امور مالی را ایجاد نماید امکان پذیر است .