کمک های نمایه سازی

نمایه ساز باید به روشهایی بتواند نتایج عملیات نمایه سازی را ثبت کند. چهار روش برای ثبت نتایج عملیات نمایه سازی وجود دارد که عبارتند از:

۱. ثبت بر روی خود مدرک

۲. تکمیل نوعی فرم که بر روی کاغذ چاپ شده است

۳. ثبت بر روی نوار صوتی

۴. تکمیل نرمی که به صورت درون خطی نمایش داده می شود.

اگرچه امروزه نمایه سازی درون خطی، و با استفاده از نوعی ساختار نمایشی، امری معمول است اما روزگاری سایر روش ها معمول بود و هنوز هم در بعضی از جاها مورد استفاده قرار میگیرد. در بعضی از سازمانها، نمایه ساز فقط بر روی مدرک در دست نمایه سازی  علامت گذاری میکند و یک ماشین نویس علائم نمایه ساز را ماشین می کند. این روش فقط زمانی مناسب خواهد بود که در آن از شیوه ای نسبتاً ساده برای نمایه سازی استفاده شود - مثل، افزودن عناوین و تعداد نسبتاً کمی از اصطلاحات یا رمز "های نمایه سازی،

پیش از همه گیرشدن نظام درون خطی، نمایه ساز اصطلاحات را در فرمی چاپی وارد می کرد. برای مثال، شکل ۹ یک نوع فرم که در کتابخانه ملی پزشکی مورد استفاده قرار می گرفت را نشان می دهد. به استفاده از برچسب های بازبینی توجه کنید. اینها اصطلاحاتی هستند که بالقوه برای بسیاری از مدارک موجود در پایگاه قابل استفاده می باشند. تهیه پیش چاپ" این اصطلاحات بر روی فرم، طوری که نمایه ساز فقط موارد مناسب را علامت گذاری کند، بسیار کارآمد و اقتصادی خواهد بود. این روش نه تنها در وقت نمایه ساز صرفه جویی میکند بلکه به او یادآوری می نماید که در برخورد با یک مدرک خاص، چه اصطلاحاتی را باید اختصاص دهد. به دلیل همین یادآوری ها است که برچسب های بازبینی به نسبت سایر اصطلاحات باعث انسجام بیشتری می شوند(لنکستر،1968a,فانک ودیگران 1983)