روال کار نمایه سازی

نمایه سازان به ندرت از نعمت مطالعه دقیق و کامل یک مدرک برخوردارند. ضرورت نمایه سازی تعداد مشخصی مدرک در هر روز عموماً به آنان می قبولاند که باید مطالعه ناتمام را بپذیرند. عموماً از ترکیب مطالعه و تورق" طرفداری می شود. بخشهایی که باید به دقت مطالعه شوند بخش هایی خواهند بود که احتمالاً بتوانند در حداقل زمان بیشترین مطالب را دربارهٔ محتوا ارائه دهند: عنوان، چکیده، خلاصه و نتیجه گیری. سرعنوان فصلها و شرح تصاویر یا جداول نیز ارزش توجه بیشتر را دارند. سایر بخش های مدرک را باید تورق کرد تا اطمینان حاصل شود که آیا بخش های خلاصه دیگری وجود دارند که بتوانند تصویر دقیقی از محتوای اطلاعاتی مدرک را ارائه دهند یا خیر. با این وجود، نمایه ساز باید تمام یک مدرک را در نظر بگیرد (بخش هایی با مطالعه و بخش هایی با تورق) و اصطلاحات اختصاص یافته باید بیانگر همهٔ بخش های مدرک باشند. تنها مورد استثناء موردی است که در آن فقط بخشی از مدرک (مثل یک مدرک چند موضوعی و طولانی) مورد توجه و نیاز گروه بهره گیر است. جونز" (۱۹۷۶) به نقل از آندرسون" (۱۹۷۱) اشاره می کند که بخشهایی از یک مدرک، به ویژه برای یک نمایه ساز، ارزشمند است: به نظر میرسد که آغاز پاراگراف (فصل ها یا بخش ها) و جملات آغازین و پایانی پاراگراف ها مملو از کلمات نمایه ای باشند. این گفته با یافته های باکس اندال (۱۹۵۸) در اثر او درباره گسترش فرآیندهایی برای نمایهسازی خودکار مدارک مطابقت دارد. یک استاندارد بینالمللی در زمینهٔ نمایه سازی موضوعی (روشهای بررسی مدارک، ۱۹۸۵) رهنمودهای بیشتری درباره بررسی مدرک را ارائه می دهد:

مطالعه کامل اغلب غیرعملی است، یا همیشه ضرورت ندارد، نمایه ساز باید اطمینان حاصل نماید که هیچ اطلاعات باارزشی از چشم پنهان نمانده است. باید بخش های مهم متن به دقت بررسی شوند و بخش های زیر مورد توجه خاص قرار گیرند:

الف:عنوان

ب. چکیده، درصورت وجود؛

ج: فهرست مندرجات؛

د. مقدمه، عبارات آغازین فصلها و پاراگرافها و نتایج؛

ه. تصاویر، نمودارها، جداول، و شرح آنها؛

و :کلمات یا گروه هایی از کلمات که زیرخط دار شده یا با حروفی نامتعارف چاپ شده اند

نمایه ساز در طول مطالعه مدرک باید همه این عناصر را به دقت بررسی نموده و آنها را " با تا برآورد نماید. نمایه سازی از روی عنوان صرف پیشنهاد نمی شود، و نباید چکیده - با » در صورت وجود - را به عنوان جانشینی رضایت بخش برای متن موردبررسی درنظر با گرفت. ممکن است عناوین گمراه کننده باشند؛ ممکن است هم عناوین و هم چکیده ها ناکافی باشند؛ در بسیاری از موارد، هیچ یک از آنها منبع معتبری برای اطلاعاتی نیستند که مورد نیاز نمایه است(ص.2)

در مطالعه جامعی که درباره فعالیت واقعی نمایه سازان انجام دادند، الیور" و دیگران (۱۹۶۶) دریافتند که بخش عمده ای از نمایه سازان از روش مطالعه / نگاه اجمالی زیر بهره میگیرند:

بخش اعظمی از نمایه سازان (در حدود ۸۵٪) گفته اند که آنها عموماً همهٔ متن را بررسی میکنند.به هرحال این نمایه سازان بیان داشته اندکه بخش های معینی از مدرک را بادقتی بیش از سایر بخش ها مورد بررسی قرار می دهند. چکیده، مقدمه، خلاصه، نتیجه گیری، روش شناسی تحقیق، یافته ها، نمودارها و تصاویر ازجمله این بخش ها را با هستند. اگر نمایه ساز یک یا چند بخش از این بخش های "خلاصه شده را به دقت با با مورد توجه قرار دهد، به سادگی می تواند بر محتوای اطلاعاتی سایر بخش های مدرک را نگاهی اجمالی بیندازد. دلیل اصلی برای بررسی متن مدرک آن است که اطمینان حاصل از شود چیزی از چشم پنهان نمانده، عمق نمایه سازی بیشتری فراهم آمده است و هر شکی . را برطرف و هر پرسشی پاسخ داده شود. (ص. ۱۴-۴) .

اخیرا چو و ابرین(1993)- برای تعیین موضوع مقالات استفاده زیادی میکنند. به هرحال، در این تحقیق گرچه آنان بیش از صد نمایه ساز مورد بررسی قرار دادند، اما فقط ازسه   مقاله استفاده کردند. یک فرض زیربنایی در همه این مطالعات آن است که مدرک نمایه شده قابل خواندن است.

همانطور که در استاندارد ايزو 5963 (روشهای .بررسی  مدارک، 1985( نیز اشاره شده است،در سایر انواع مدارک، فرآیندهای متفاوتی اعمال خواهد شد:

مدارکی غیرچاپی، مثل مواد سمعی –بصری، بصری و رسانه های صوتی به فرآیندهای متفاوتی نیاز دارند. اغلب نمی توان تمام یک رکورد را (مثلاً با نمایش یک فیلم) بررسی کرد. بنابراین، نمایه سازی باید براساس عنوان و / یا خلاصه انجام شود. درصورتی که توضیح نوشتاری ناکافی باشد یا ناقص به نظر آید، باید به نمایه ساز اجازه دادتا آن راببیند یاگوش دهند.(ص.2).

البته، علت بررسی مدرک آن است که درباره آنچه که باید در نمایه سازی منظور شود تصمیم گیری کنیم (به گفته پرشل، ۱۹۷۲، این اطلاعات اوراق شناسایی هر محتوای قابل نمایه است)" همائطورکه در فصل ۲ پیشنهاد شد، برای انجام کارآمد این مهم، نمایه ساز باید دربارهٔ علایق جامعه زیر پوشش اطلاعات زیادی داشته باشد. در یک سازمان خاص، ممکن است به نمایه سازان گوشزد کرده باشند که عناصر خاصی از یک مدرک را جستجو کنند؛ اگر چنین وضعیتی وجود داشته باشد، در نمایه سازی باید این عناصر زیر پوشش قرار گیرند. بسته به نوع سازمان، این عناصر مهم باید لحاظ شوند: مواد ساختاری، درجه حرارت، گروه سنی، سطح تحصیلات، و غیره. در بعضی موارد، ممکن است عناصر ضروری تر به صورت یک فرم پیش چاپ (یا امروزه بیشتر به صورت نمایش درون خطی) تهیه شوند تا اگر مدارک معینی در دست نمایه سازی است، اصطلاحات مناسبی که باید اختصاص یابد را به نمایه سازان گوشزد نمایند. برای مثال، کتابخانه ملی پزشکی از برچسب های بازبینی برای توجه به گروه های سنی، جنس، انواع حیوانات مورد استفاده در آزمایشات و غیره استفاده می کند.

مرحله تحلیل مفهومی در نمایه سازی نباید تحت تاثیر ویژگی های واژگان مورد استفاده در مرحله ترجمه قرار گیرد. یعنی، نمایه سازان باید ابتدا درباره موضوعات مورد نیاز برای ارائه تصمیم بگیرند؛ فقط در مرحله بعد (شاید الحضه ای بعد) است که باید واژگانی را مورد توجه قرار دهند که می توانند این موضوعات را به خوبی پوشش دهند. به عبارت دیگر نمایه سازان نباید موضوعی را صرفاً به این دلیل که برای آنها مشخص است یا نمی تواند به خوبی محتوای مدرک را بیان کند نادیده بگیرند. بررسی دقیق واژه ممکن است نادرست بودن این استنباط را بر آنان آشکار سازد. بعلاوه، وظیفه مهم نمایه ساز تعیین ناکارآمدی یک واژه، از طریق ایجاد واژگان کنترل شده، برای کسانی است که هزینه های ایجاد نمایه را برعهده دارند. اگر نمایه ساز تشویق شود که براساس اصطلاحات کنترل شده فکر کند، چنین وضعیتی به ندرت اتفاق خواهد افتاد. در این رابطه، من کاملاً با نظر ایزو ۵۹۶۳ مخالفم که میگوید " تحلیل و آوانویسی " باید برای کمک به ابزارهای نمایه سازی مثل اصطلاحنامه ها و طرح های رده بندی انجام شوند. آوانویسی، مطمئناً نمی تواند بدون چنین ابزارهای انجام شود اما تحلیل مفهومی کاملاً از آنها جدا بوده و مستقل است.

نکته مهمی که باید به خاطر داشت آن است که مجموعه اصطلاحاتی که یک نویسنده از آنها استفاده میکند ممکن است دقیقاً منطبق با اصطلاحات واژگان کنترل شده نباشد. حتی اگر اصطلاحات نویسنده و اصطلاحات کنترل شده برهم منطبق باشند، روش استفاده آنها ممکن است متفاوت باشد. مثلاً ممکن است یک نویسنده اصطلاح بیماری های واگیر دار" را بسیار نادقیق مورد استفاده قرار دهد؛ واژگان کنترل شده تعریفی اصطلاح و نحوهٔ استفاده از آن را بسیار دقیق مشخص میکند و هرچند نویسنده ان اصطلاح را به کار برده اما ممکن است نادرست باشد. نظر و ایده یک نویسنده است که باید نمایه شود نه واژگانی که مورد استفاده قرار داده است.