با مروری بر آنچه که گذشت، هدف از صدور بخشنامه را می توان در موارد ذیل کلاسه ابلاغ قوانین و مقررات ارائه اطلاعات مانند: انتصاب، تغییراتی در روال و وضع اداری و دستورالعملها درخواست گزارش رویه های کاری به منظور ایجاد هماهنگی ارائه آموزش های لازم به منظور اجرای یکنواختِ امور تدوین و تنظیم بخشنامه به طور معمول در بخشنامه از ضوابط مربوط به عناوین نامه «به» «از» «موضوع» استفاده نمی شود. برای تنظیم آن، ابتدا کلمه بخشنامه در بالای نامه و وسط سطر نوشته میشود. سپس نام و مشخصات گیرنده قید می شود و آنگاه متن بخشنامه برای سرعت بخشیدن به کار و صرفه جویی در وقت و هزینه، با توجه به سیستم تشکیلاتی سازمان، نام کلی طبقات سازمانی به ترتیب اهمیت و با عنوان کلی در نسخه اولیه درج
......................حوزه معاونت
················ اداره کلی
······················ دفتر
پس از طی مراحل، بخشنامه آماده و ماشین شده و توسط مقام ذیربط امضا میگردد.
سپس به تعداد لازم تکثیر و عنوان مختصاصی واحد گیرنده به عنوان کلی افزوده شده و در جای خود ماشین می شود. مانند:
حوزه معاونت اداری و مالی - اداره کل امور ساختمان ها
دفتر مطالعات و برنامه ریزی
قسمت بهره برداری اداره دبير خانه · و به این ترتیب عنوان واحد گیرنده تکمیل می شود. متن بخشنامه همانند سایر نامه های اداری از سه قسمت: مقدمه، اصلی پیام و اختتام یا نتیجه گیری تشکیل می شود. با این تفاوت که در بخشنامه، هر یک از سه جزء مزبور باید کامل و مستقل عمل کند. هر جزء رسالتی دارد که آغاز و پایان خاصی را برای آن جزء .ایجاب می نماید مقدمه، اولین بخش از متن بخشنامه است و در حقیقت بیان حقایق و یا شرایطی است :که لزوم صدور بخشنامه را ایجاب نموده است. مانند . ..۰۰۰۰۰۰ طبق تصمیمات هیأت مدیره محترم شرکت در جلسه مورخه .....
براساس حکم ماده ....... قانون ....... می باید….
برطبق مصوبه شماره . . . . . . مورخ - - - - - - هیأت محترم دولت ......
- با حلول ماه مبارک رمضان و به منظور رفاه حال همکاران و ایجاد تسهیلات………
لازم درامر انجام فرایض دینی با فرا رسیدن فصل زمستان و کوتاه شدن روزها - جملات گفته شده و نظایر آن در آغاز بخشنامه و به عنوان مقدمه نوشته می شود، پیام و یا دستورات را توجیه نموده و ذهن خواننده را برای دریافت و اجرای آن آماده میسازد.
