ابزارهای بازیابی اطلاعات

برای بازیابی اطلاعات از نظام های اطلاع رسانی ابزارهای متعددی وجود دارد که در زیر به مهم ترین آنها پرداخته می شود:

فهرست

فهرست یکی از ابزارهای بازیابی اطلاعات است. پراشر آن را سیاههای نظام یافته از مدارک موجود در کتابخانه یا یک گروه از کتابخانه ها تعریف می کند که محتوای آن اغلب مشخصات کتابها است. فهرست کتابخانه نمونه ای از یک نمایه است که به کاربر در دستیابی به مدارک مورد نظر کمک میکند (پراشر، ۱۹۸۹: ۱۶۶۰).

هر فهرست از تعدادی مدخل تشکیل شده است که هرکدام نماینده یک مدرک هستند. مدرک می تواند یک یا چند مدخل داشته باشد. هر مدخلی از سه بخش تشکیل شده است:

۱. سرعنوان: نقطه دسترسی به رکوردهای فایل است.

۲. توصیفگر : توضیحی که موجب شناسایی و توصیف بیشتر رکورد می شود.

۳. مکان نما: علامتی که موقعیت فیزیکی مدرک در مجموعه را مشخص می کند.

فهرست، سیاهه ای از اقلام موجود در کتابخانه، در نظم الفبایی یا نظمی دیگر است. بسیاری از فهرست ها امروزه به صورت پایگاه های اطلاعات و در شکل سنتی به صورت فهرست برگه ها یا میکروفرم ها نگهداری می شوند. فهرست ها کاربردهای گوناگون دارند که عبارتند از:

۱. فرد را در یافتن مدرک به وسیله نام نویسنده، عنوان یا موضوع یاری می کند.

۲. مدارک موجود در کتابخانه را به تفکیک نام نویسنده، عنوان، موضوع نشان میدهد.

۳. انتخاب یک مدرک را به وسیله ویرایش آن یا دیگر ویژگی ها امکانپذیر می کند (راولی و فارو، ۲۰۰۰: ۲۴۵-۲۴۶).

بنابراین فهرست سیاهه الفبایی مدخلهایی است که شامل مشخصات کتابشناختی اقلام موجود در کتابخانه و مکان نمایی است که محل آنها را در مجموعه نشان میدهد. هدف از ایجاد ان بازیابی اطلاعات و دسترسی به مدارک یک یا چند کتابخانه از طریق عنوان، نام نویسنده و موضوع است.

نمایه

تعریف

اعضای جامعه ای که از یک پایگاه اطلاعاتی استفاده می کنند عمدتاً به دنبال پاسخ به نیازهای اطلاعاتی گوناگون خود هستند و بدین منظور باید این نیاز را به استراتژی جستجو تبدیل کنند. این تبدیل ممکن است به سهولت و با انتخاب یک واژه از نمایه ای چاپی یا فهرست برگه یا با ترکیب تعداد بیشتری از واژه ها، در استراتژی پیچیدهتری صورت گیرد (لنکستر، ۱:۱۹۹۱-۴).

نمایه به عنوان ابزار توصیف کننده مدرک در ارائه بهترین پاسخ به نیاز اطلاعاتی کاربر اهمیت بسیاری دارد و برای آن تعریف های گوناگونی ارائه شده است که دارای نقاط مشترک زیادی هستند. ویتلی یکی از تعاریف اولیه نمایه را در سال ۱۸۷۸ ارائه می دهد. از نظر او نمایه، نشانگر یا راهنمایی خارج از اطلاعات درخواستی است. نمایه را میتوان راهنمایی نظام یافته برای متن هر ماده خواندنی یا محتوای مدرک تعریف کرد که مجموعهای از مدخلها را با سرعنوان هایی که به صورت الفبایی یا نظم انتخابی دیگر مرتب شده اند و ارجاعاتی دربر دارد که نشان دهنده مکان این سرعنوان ها در متن است (ویتلی ، ۱۸۷۸).

«مؤسسه استاندارد ملی آمریکا» نمایه را راهنمایی نظام یافته برای اقلام موجود در یک مجموعه یا مفاهیمی که از ان استخراج شده اند تعریف می کند که با نظمی مشخص و قابل جستجو (الفبایی، عددی، یا تاریخی) نمایش داده میشوند (بورکو، 8:1987)

هدف هر نمایه ایجاد امکان بازیابی رکوردها یا مدارکی است که در پایگاه اطلاعاتی چاپی یا الکترونیکی ذخیره شده و در فرایند نمایه سازی سازماندهی شده اند. از آنجایی که اصطلاحات نمایه ای باید به عنوان نقاط دسترسی استفاده شوند، خلاصه سازی محتوای مدرک که حاصل نمایه سازی آن است باید به صورت فشردهتر ایجاد شود. نمایه ممکن است به عنوان مجموعه ای سازمان یافته از نقاط دسترسی تلقی شود که کاربران را از اطلاعاتی که برای آنها شناخته شده است به اطلاعات اضافه دیگر هدایت می کند. بنابراین نمایه معمولاً دسته ای از سرعنوان ها، نقاط دسترسی، یا مدخلهایی است که در نظمی قابل تشخیص مرتب شده اند و دارای اطلاعاتی در مورد مکان مفاهیم در مدرک است (راولی، ۱۹۸۲: ۴۳).

بوث معتقد است که نمایه، توالی سازمان یافته ای از مدخل هاست که هرکدام میتوانند کاربر را به اطلاعات مطلوب در مدرک یا به مدارک مورد نیاز در مجموعه هدایت کنند. برای ساخت نمایه باید متن را به دقت و عمیقاً بررسی کرد؛ تنوع وسیعی از موضوع ها را نشان داده و با استفاده از ارجاعات، موضوعهای پراکنده را کنار یکدیگر آورد؛ آنها را با ارجاعات چندگانه تحلیل نمود؛ و به ترتیبی خاص و منظم نمایش داد. نمایه تنها شامل واژه های موجود در متن نمی شود، بلکه واژه های مترادفی را نیز دربر میگیرد که ممکن است کاربر برای جستجوی موضوعی در متن به کار برد. علاوه بر این، نمایه شامل مقدمهای است که به کاربر در زمینه جستجو و چگونگی استفاده از قواعد چاپی مانند حروف پررنگ و کج، یا دیگر روشهای برجسته نمایی برای نمایش ارجاعات اصلی، تعریف ها و توضیحات کمک می کند. تنها نمایه میتواند چنین نمایش درستی را از کل متن پدید آورد و بدین علت بسیاری از خوانندگان از نمایه به عنوان وسیله ای برای آشنایی با متن استفاده می کنند. نمایه شامل خلاصه ای از متن است، دامنه آن را آشکار میسازد و خواننده را قادر به تصمیم گیری سریع درباره مرتبط بودن متن با هدفی خاص میکند (بوتث، ۲:۲۰۰۱).

گین گراند در یک تعریف ساده نمایه را راهنمایی برای مدرک، بخشی از مدرک، یا تعدادی از مدارک موجود در پایگاه اطلاعات میداند که برای آشکار ساختن ماهیت آنها ساخته می شود (گین گراند، ۲۰۰۴).

با توجه به تعاریف ارائه شده، نمایه، فهرستی از مدخلها و ارجاعات است که به صورت الفبایی یا در نظم قابل قبول دیگری مرتب شد ه اند و محتوای مدرک یا محل حضور اطلاعات در ان را نشان می دهد. نمایه، راهنمایی نظام یافته است که به منظور نمایش موضوع ها یا مشخصه های مدارک و برای تسهیل بازیابی آنها یا بخشهایی از انها طراحی می شود. بنابراین، نمایه رابطی میان کاربر و اطلاعات است و می تواند مربوط به بافت درونی (محتوایی) مدرک باشد و مفاهیم اصلی آن

را بیان کند یا به بافت بیرونی آن مرتبط شود و وجود یا عدم وجود مدرک در مجموعه را نشان دهد. به طور کلی در تعریف نمایه می توان به موارد زیر اشاره کرد:

 ۱. نمایه راهنمایی به نام ها، مکانها، مفاهیم، و اقلام موجود در یک مدرک یا مجموعه مدارک است.

۲. مدخلها در آن براساس نظم خاصی (اغلب الفبایی) مرتب شده اند.

3.برای نمایش مکان مفاهیم و اقلام دارای ارجاعات است