باید اضافه کرد نامه های ارباب رجوع که در ارتباط با کار اداری میباشند، در بدو ورود به دفتر ظاهراً ویژگیهای نامه اداری را ندارند، اما با جزئی تفحص ملاحظه میگردد که این نامه ها نیز دارای تاریخ و عنوان و موضوع و نام و مشخصات امضاکننده و امضا بوده است که به محض ورود به دفتر و قبول آن از طرف متصدی دبیرخانه، در دفتر اندیکاتور ثبت شده و پس از ثبت و انعکاس شمارهٔ دفتر در آن، به یکی از واحدها و یا کارکنان ارجاع میگردد که در این صورت تبدیل به یک نامه کاملاً اداری میشود. یکی دیگر از ویژگی های نامه های اداری تهیه و نگارش آن در روی کاغذهای اداری و رعایت ضوابط- نامه اداری
اجزا و ارکان نامه های اداری
از پنج قسمت به قرار زیرتشکیل می شود.
1-سرلوحه
2-عناوین گیرنده .فرستنده و عناوین موضوع
3-متن نامه
4-امضا نامه
پنج قسمت تشکیل دهنده نامه در حقیقت ارکان نامه های اداری میباشد. چرا که نامه با نبود هر یک از آنها معتبر نبوده و حالت رسمیت خود را از دست می دهد. برای توجيه پیشتر به شرح هر خواهیم پرداخت
سرلوحه
نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق میگردد که به طور معمول دربالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها مؤسسات دولتی، آرم - جمهوریاسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام مؤسسه یا سازمان، شماره، تاریخ و پیوست می باشد. برخیاز سازمان های وابسته به دولت، آوم ختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کنند (چاپنام مؤسسه به هر صورت الزامی است). در استاندارد شماره مؤسسه استانداردتحقیقات صنعتی ایران سرلوحه چنین تعریف شده است:
راست کاغذ و تاریخ، شماره، پیوست که به ترتیب در بالای سمت چپ کاغذ قرار دارد .میباشد سرلوحه توسط وزارتخانه یا سازمان بیشتر در بالای نامه ها چاپ می شود. در چاپسرلوحه توصیه می شود ضوابط استاندارد تعیین شده در استاندارد ۳۷۹ مؤسسه استانداردرعایت گردد.
