ارکان دستورالعمل و حدود وظایف آن

ارکان دستورالعمل همانطور که پیش تر هم بیان گردید، دستورالعملها حدود وظایف، میزان مسئولیت ها و شیوه انجام فعالیتهای گوناگون را مشخص می نمایند. در هر دستورالعملی، نوع کار، شخصی یا اشخاصی که آن را انجام می دهند، هدفی که برای رسیدن به آن کوشش میشود، مراحلی که باید طی شود و شیوه هایی که باید به کار رود، تعیین می شود. به این ترتیب می توان ارکان دستورالعمل را به قرار زیر مشخص نمود:

 هدف یا اهداف مستندات اعم از قانونی و یا ایجاد جریان کار با دستور اعمال کننده دستور گیرنده یا مجری و یا افرادی که در اجرای آن نقش دارند استفاده کنندگان اعم از واحدهای سازمانی در یک سازمان یا سطح کشور (دامنه شمول) نحوه و شیوه انجام و اجرا قوانین و مقررات مورد عملی فرم ها و جداول مورد عملی نحوه تنظیم دستورالعمل در شرح مربوط به شکل های دستورالعمل از دو نمونه بارز موجود در سیستم های اداری صحبت شد. یکی دستورالعملهای متداول و عادی که گفته شد براساس سلیقه تهیه کننده صبر تدوین می گردند و دیگری دستورالعملهایی که به صورت قرم ارائه می شوند. قدر مسلم نوع نخست به دلیل سلیقهای بودن، ملاک بحث ما نخواهد بود. بنابراین در این کتاب نحوه تنظیم دستورالعمل در چارچوب فرم مطرح خواهد شد. با این امید که گامی در جهت استاندارد نمودن آن باشد.

برای تنظیم دستورالعمل بر مبنای علمی طی مراحل زیر ضروری است: - مشخصا نمودان هدف - مشخص نمودن مستندات تعیین دامنه شمول تعیین اولویت ها و تنظیم مراحل کار تعیین سرفصلها اطلاعات لازم در زمینه مراحل کار تدوین و تنظیم که اینک به شرح مختصر هر یک خواهیم پرداخت.

مشخص نمودن هدف : قبل از هر چیز باید هدف یا هدف های تهیه و تدوین دستورالعمل را مشخص نمود. ممکن است ملاک تنظیم کار یک یا چند هدف باشد و یا اینکه یک هدف اصلی که برای نیل به آن، چند هدف فرعی نیز باید عنوان گردند