اصول جزءنگری

تنها اصل با اهمیت در نمایه سازي موضوعی که به کاتر^(۱۸۷۶) بازمیگردد آن است که یک مدرک باید زیر خاصی ترین اصطلاحی که کاملاً محتوای اطلاعاتی آن را پوشش میدهد نمایه شود. اگر مقاله ای دربارهٔ کشت لیمو، لیموترش و گریپ فروت بحث میکند، بهتر است آن را زیر سه اصطلاح خاصی نمایه سازی کرد نه زیر موضوع کلی تر مرکبات. از این اصطلاح فقط باید برای مقالاتی استفاده کرد که به طور کلی درباره مرکبات و تقریباً دربارهٔ همهٔ انواع آنها بحث میکنند. این دستورالعمل را میتوان به موقعیتی تعمیم داد که در آن چندین میوه مورد بحث قرار گرفته اند اما این توضیح (به نظر نمایه ساز) آنقدر کامل نیست که بتوان اصطلاحات خاصی را به هر یک از انها اختصاص داد. در بعضی موارد، مخاطبین نمایه ممکن است به میوه های معینی علاقمند باشند. در این وضعیت، نمایه کردن این اصطلاحات فقط برای استفاده دیگران مجاز خواهد بود.

بعضی از دانشجویان نمایه سازی، اصطلاحات زائد و حشوی را نمایه میکنند. مقاله ای درباره پرتغال را زیر اصطلاح پرتغال ها نمایه می کنند اما اصطلاح مرکبات و حتی میوه را نیزبه مدرک اختصاص می دهند. این کار اصلاً ضرورتی ندارد. در عوض، تمرین نمایهسازی را ضعیف میکند. اگر هر زمان که اصطلاح خاصی مورد استفاده قرار میگیرد، اصطلاحات عام مربوط به آن نیز اختصاص یابند، آنگاه تمیز بین مقالات عمومی و اختصاصی دشوار خواهد شد، مثلاً، بهرگیری که در یک نمایه به دنبال اصطلاح میوه است، انتظار دارد مدارکی را بازیابی کند که به طور کلی درباره میوه بحث می کنند نه درباره میوه هایی خاص.

در نظام های بازیابی دستی که شلفی قبلی سیستم های رایانه مبنا بودند، ضروری بود تا بتوان همراه با اصطلاحات خاص، اصطلاحات عام را نیز اختصاص داد؛ یعنی استفاده از اصطلاح پرتغالیها در نمایه سازی یک مدرک باعث می شد تا اصطلاحات میوه ها، میوه، و حتی شاید اصطلاح محصول نیز اختصاص یابد. این مسئله برای ایجاد امکان جستجوهای عام انجام میگرفت. اگر چنین کاری انجام نمی شد، تقریباً امکان جستجوی کامل درباره همهٔ انواع میوهها وجود نداشت. به هرحال، اگر یک سیستم رایانه مبنا به خوبی طراحی شده باشد، اختصاص اصطلاحات به این روش - حداقل اگر از واژگان کنترل شده استفاده می شود - ضرورتی نخواهد داشت. مثلاً می توان از رایانه درخواست کرد که بر روی اصطلاحات میوه و هرآنچه از نظر سلسله مراتب در زیر آن قرار میگیرد (یعنی همهٔ اصطلاحات اخص تر در یک اصطلاحنامه) جستجو کند.

بنابراین، فرد نباید انتظار داشته باشد که اصطلاحات مرکبات و پرتقال ها به یک مدرک واحد اختصاص یابند. تنها وضعیتی که در آن استفاده از این ترکیب موجه است، موقعیتی است که یک مقاله درباره مرکبات به طور کلی بحث می کند، اما دربارهٔ پرتغال ها یا یکی از مرکبات بحثی طولانی دارد و پرتغال ها را، به عنوان نمونه، مورد بررسی قرار میدهد (مثل، آبیاری مرکبات که در آن دربارهٔ آبیاری پرتغال ها به عنوان نمونه بحث شده است).

نمایه ساز باید به خاطر داشته باشد که ممکن است با ترکیب اصطلاحات، جزء نگری حاصل آید. اگر هیچ اصطلاح واحدی وجود نداشته باشد، باید در واژگان کنترل شده، ترکیب خاصی را جستجو کرد. برخی از مثال های فرضی عبارتند از:

ادبیات قرون وسطایی فرانسه

زیر ادبیات قرون وسطایی و ادبیات فرانسه نمایه شود

کتابخانه های پزشکی

زیر علوم کتابخانه ای و علوم پزشکی نمایه شود

ادبیات کانادا

زیر ادبیات و کانادا نمایه شود

روغن های بادام زمینی

زیر روغن های گیاهی و بادام های زمینی نمایه شود.

توجه داشته باشید که در هر مورد، نمایه ساز باید مناسب ترین ترکیب را انتخاب کند. در مبانی نظری، ادبیات قرون وسطایی فرانسه را می توان با اصطلاح ادبیات قرون وسطایی و فرانسه نمایه کرد، اما ترکیب ادبیات قرون وسطایی و ادبیات فرانسه، مفهوم را با دقت بیشتری ارائه میکند. همچنین، برای ارائه مفهوم کتابخانه های پزشکی، اصطلاح علوم پزشکی با اصطلاح علوم کتابخانه ای ترکیب شده است نه با کتابخانه ها، چون کتابخانه های پزشکی کاملاً علمی هستند. اصطلاح بادام های زمینی با اصطلاح روغن های گیاهی ترکیب شده است نه با اصطلاح روغن ها چون روغن بادام زمینی یک روغن گیاهی است.

گاهی، واژگان کنترل شده، اصطلاح با سطح جزء نگری خاصی که در یک مدرک مورد نظر است در بر ندارند. در این حالت، نمایه سازان باید از خاص ترین اصطلاح موجود استفاده کنند (مثلاً اصطلاح مرکبات، و نه اصطلاح میوه، را برای نمایه سازی مدرکی دربارهٔ  پرتغال ها اختصاص دهند). آنها همچنین می توانند به گروه تهیه کننده واژگان، ضرورت افزودن اصطلاحات خاص تر در این رده را گوشزد کنند.