نشانگرهای وظیفه
اگرچه حلقه ها میتوانند از بازیابی های ناخواسته مشخصی جلوگیری کنند، اما نمی توانند همهٔ مشکلات را حل کنند. ممکن است بعضی از اصطلاحات مستقیماً به یک مدرک مرتبط باشند و در نتیجه در حلقه واحدی ارائه شوند اما ارتباط آنها به شیوه ای که مورد نظر کاوشگر است نباشد. اگر دوباره به شکل ۳ بازگردیم، به خوبی این مسئله را نشان می دهد: این مدرک از طریق جستجو دربارهٔ "گرایش کشورهای خاورمیانه به ایالات متحده آمریکا نیز بازیابی خواهد شد درحالی که این موضوع کاملاً مخالف با محتوای اطلاعاتی مدرک است. برای پرهیز از این مشکلات (رابطه نادرست اصطلاح) و ابهام زدایی، ضروری است تا نوعی نحو را به نمایه سازی اعمال کنیم. در روش سنتی از رمزهای نشانگر وظیفه (یا نشانگرهای رابطه ای) که رابطه های اصطلاح را روشن میسازند استفاده می شود. برای ابهام زدایی از حلقهٔ ایالات متحده آمریکا / گرایشات/خاورمیانه، فقط به دو نشانگر وظیفه نیاز داریم. این نشانگرها، وظیفه نشانگرهای راهنما " خواهند بود. مثلاً فردی ممکن است از حرف "الف" برای بیان دریافت کننده یا هدف و از حرف با برای بیان فرستنده، دهنده یا منبع استفاده نماید. در این مثال، فرد باید نشانگر وظیفه "الف" را با خاورمیانه و نشانگر وظیفه " ب" را با ایالات متحده آمریکا به کار ببرد چرا که دومی هدفی رفتار و اولی منبع رفتار است.
بدیهی است که با استفاده از فقط دو نشانگر وظیفه همهٔ مشکلات مربوط به ابهام رفع نخواهد شد. به هرحال، اگر آن دو نشانگر را به عنوان نشانگرهای وظیفه در نظر بگیریم، با استفاده از تعداد نسبتاً کمی از نشانگرهای وظیفه می توان بیشتر مشکلات را حل کرد
در اوایل دهه ۱۹۶۰ که هنوز نظام های پس همارا نسبتاً جوان بودند و نظامهای بازیابی رایانه مبنا دوره طفولیت خود را می گذراندند، حلقهٔ اتصالات و نشانگرهای وظیفه معرفی شدند. بیشتر به علت تاثیر انجمن مشترک مهندسین" که مجموعه ای از نشانگرهای وظیفه را تهیه کرده بود (به شکل ۸۸ مراجعه کنید) و به طور فراگیر نیز قابل استفاده بودند، تولید نمایه از طریق حلقهٔ اتصالات و نشانگرهای وظیفه برای مدتی بسیار متداول گشت. این نوع از نمایه سازي بسیار ساخت یافته، چندان دوام نیاورد. این روش به دلیل اینکه نمایه سازان باید زمان زیادی را برای تهیه آن صرف میکردند، نه تنها بسیار گران بود بلکه ثابت شده بود که اعمال یکدست نشانگرهای وظیفه بسیار دشوار است. دستیابی به انسجام در روشهای نسبتاً سادهٔ نمایه سازی به اندازه کافی دشوار است و هرچه نمایه ساز بخواهد در بیان ارتباطات اصطلاح صریح تر و روشنتر عمل کند، این دشواری به طور چشمگیری افزایش خواهد یافت.
تا زمانی که فرد در هر زمان فقط به دو یا چند اصطلاح فکر می کند دشواری ها چندان حاد نیست. به هرحال، تعیین همهٔ روابطی که بر روی گروهی از اصطلاحات اعمال میشود اغلب بسیار دشوار است. بعلاوه، افزودن یک اصطلاح بعدی به یک گروه از اصطلاحات ممکن است تا اندازه ای روابط را تغییر دهد، تغییر در نشانگرهای وظیفه را ضرورت بخشد یا حداقل تعداد نشانگرهای وظیفه ای که بر هر اصطلاح اعمال می شود را افزایش دهد. در مورد نشانگرهای وظیفهٔ انجمن مشترک مهندسین، مشکل در این حقیقت نهفته بود که یکی از آنها، وظیفه ۸ اصلاً نشانگر وظیفه نبوده بلکه ابزاری برای وزن دهی به مهمترین اصطلاح به شمار می آمده است. کاوشگران تصمیم گیری دربارهٔ اینکه یک نمایه ساز باید کدام نشانگر وظیفه را به اصطلاحی اختصاص دهد که آنها کاوشگران] بارها آن را کاملاً حذف کرده اند را بسیار دشوار یافته اند. این گفته برابر با تهیه اصطلاحی است که بتواند در زیر همهٔ بیانگرهای وظیفه ظاهر شود و کاملاً ارزش و اعتبار ابزار را نفی کند. مشکلات استفاده از نشانگرهای وظیفه و حلقهٔ اصطلاحات در نظام های بازیابی به اجمال در سایر آثار مورد بحث قرار گرفته است (لنکستر ۱۹۶۴؛ سیت، ۱۹۶۴: مونتاگیوا، ۱۹۶۵، وان آت" و دیگران، ۱۹۶۶، مالیسون و دیگران، .1969)
