بررس تفاوت مدارک در کتاب شناسی و مدارک ارجاعات کتاب شناختي

بین استفاده از مدارک موجود در کتاب شناسی ها (یا مدارکی که در یک ابزار کتاب شناختی درباره این موضوع وجود دارد) و استفاده از مدارک موجود در ارجاعات کتاب شناختي مقالات مجلات در موضوع سرطان خون گربه سانان، تفاوت چشم گیری وجود دارد: در کتابشناسی ها،تقریباً مدارک، خود، با موضوع سرطان خون گربه سانان سروکار دارند درحالی که در ارجاعات کتاب شناختی، منابعی هستند که محققین برای تحقیق در حوزه سرطان خون گربه سانان از آنها استفاده کردهاند. میتوان انتظار داشت که منابع موجود در ارجاعات کتاب شناختی به خوبی حوزه خاص موضوعی را مورد بحث قرار داده و، درحقیقت، ممکن است حوزه وسیعی از علوم زیستی و شاید حتی سایر حوزه های موضوعی را نیز دربر داشته باشند. فرد ارزیابی کننده می تواند هر مدرکی که نسبت به موضوع مورد ارزیابی، جنبی به نظر میآید حذف کند یا ممکن است آنها را به عنوان ابزاری کتاب شناختی درنظر بگیرد که برای ایجاد دسترسی به همهٔ منابع مرتبط در پشتیبانی از تحقیق خود مورد نیاز است.

برای برآورد دامنهٔ پوششی پایگاه اطلاعاتی که خود را تقریباً به مقالات مجلات محدود کرده است (مثل ایندکس مدیکوس)، باید راه میان بری را در پیش گرفت. البته، برای  استخراج یک نمونه از یک منبع دیگر، فرد باید ابتدا مقالات مجلات را شناسایی کرده و سپس بررسی کند که ایا این مجلات مرتبا در ایندکس مدیکوس نمایه می شوند یا خیر. این روش، با هر احتمالی، میتواند برآورد قابل قبولی از دامنهٔ پوششی را ارائه دهد. به هرحال، اگر کسی بخواهد دقیق تر عمل نماید، باید مدارک نمونه (یا حداقل موضوعاتی که به طور اتفاقی استخراج شده اند) را با نویسنده مقایسه کند زیرا بعضی از مجلات ممکن است مدارک را به طور گزینشی نمایه کرده باشند و یا تعدادی از مقالات (و شاید حتی دورههای کامل بعضی از مجلات) که نباید نمایه می شدند، به دلایلی، نمایه شده باشند.

در ارزیابی دامنهٔ پوششی یک پایگاه اطلاعاتی که انواع مدارک را در بر دارد، اختصار نویسی عنوان مجله بی فایده است و در یک پایگاه اطلاعاتی بسیار تخصصی که میکوشد تا در موضوعی معین، همهٔ چیز را ازهرجایی گرد آورد و خود را به مجموعه مجلات خاصی محدود نکند، اختصار نویسی عنوان مجلات اصلاً کاربردی ندارد. برای انجام ارزیابی دامنهٔ پوششی دلایل زیادی وجود دارد. مثلاً ممکن است بعضی از مراکز اطلاع رسانی بخواهند بدانند که آیا یک پایگاه اطلاعاتی خاص - مثلاً چکیده نامه شیمی - حوزه های اصلی تخصصی آنان را زیر پوشش دارد یا خیر، یا بخواهند از نظر دامنهٔ پوششی موضوعات اصلی و تخصصی خود، چند پایگاه اطلاعاتی را با هم مقایسه کنند. تولیدکننده یک پایگاه اطلاعاتی نیز ممکن است علاقمند باشد که بداند پایگاه تولیدی او تا چه حد یک حوزه موضوعی خاص را زیر پوشش دارد. در این مورد، تعیین اینکه پایگاه اطلاعاتی چه نوع انتشاراتی را به خوبی زیر پوشش قرار می دهد و چه نوعی را خیر نیز از اهمیت زیادی برخوردار است. برای انجام این کار، باید براساس ویژگی هایی چون نوع مدرک، زبان، محل  نشر و عنوان مجله، مدارکی که زیر پوشش قرار دارند و مدارکی که زیر پوشش نیستند را دسته بندی کنیم.