دستور جلسه و هدف از تشکیل جلسه
پیش از جلسه هدف از تشکیل آن مشخص گردیده و به طور مکتوب تحت عنوان دستور جلسه برای شرکت کنندگان ارسال میگردد. وجود دستور جلسه مدون و مکتوب علاوه بر جلوگیری از انحراف مذاکرات از مسیر اصلی خود، به شرکت کننده این امکان را می دهد که پیش تر مدارک و سوابق مورد نیاز را تهیه نموده و عندالزوم در زمینه موضوع، مطالعات لازم را به عمل آورد. قدر مسلم در این صورت علاوه بر اینکه وقت
جلسه بیهوده هدر نمی شود به کارایی جلسه به طور قابل ملاحظه ای افزوده می گردد.
زمان جلسه:
زمان و تاریخ تشکیل جلسه و همچنین ساعت شروع آن به طور دقیق از قبل تعیین و ضمن ارسال دعوت نامه و یا به طرق مقتضی دیگر به اطلاع شرکت کنندگان رسانیده میشود. در جلسات مستمر هنگام آغاز زمان پایان نیز پیش تر توافق و در دعوت نامه قید می شود. ولی در جلسات اتفاقی که فقط برای یک مرتبه تشکیل شده است، پایان جلسه نامشخص است که این خود نمی تواند توجیه منطقی داشته باشد. چرا که اغلب مدیران در زمان حال با کمبود وقت مواجه بوده و ناگزیر به زمان بندی اوقات کاری خود هستند. بنابراین نمی توانند در جلسه ای با پایان نامشخص شرکت نمایند. مکان جلسه: مکان جلسه به محل برگزاری جلسه اطلاق می شود. محل برگزاری جلسه در جلسات عادی و اداری از پیش تعیین و ضمن دعوت نامه به استحضار شرکت کنندگان می رسد. لازم به ذکر است که برخی از جلسات می باید در محل خاصی تشکیل شود تا جنبه رسمیت به خود گیرد. (مانند جلسات پارلمان در کشورهای مختلف که باید در محل آن تشکیل گردد سازمان جلسه: حال که درباره ارکان جلسه بحث شد، بد نیست مختصری درباره سازمان جلسه صحبت شود تا شناخت کامل از جلسه به عمل آمده باشد.
