وستر" (۱۹۶۴) حتی عملگرایانه تر است. او نمایه سازی را تعیین اصطلاحاتی میداند که احتمالاً به طریقی با محتوای فکری" مدرکی اصلی ارتباط دارد و به شما کمک میکند تا درصورت نیاز آن مدرک را بیابید.

من در این تعریف های عملگرایانه یا توصیفات نمایه سازی موضوعی مورد اشتباهی نیافته ام. بدون شک، بنیادگرایان زبان بر سر این مسئله که اصطلاحاتی چون موضوع قابل نمایه" ، " ربط ، معنی "، "مشارکت داشتن در"، "مفهوم"، "مناسب" برای "، "مربوط به " ومحتوای فکری برای ارضای نیازهای افراد به دقت تعریف نشده اند، بر آنها ایراد خواهند گرفت. به هرحال، اگر کسی بخواهد پیش از انجام هر کاری بر دقیق بودن و صخت تعریف اصطلاحات آن توافق نماید، متاسفانه نخواهد توانست کاری را - در نمایه سازی یا سایر فعالیت ها - به انجام برساند.

واینبرگ (۱۹۸۸) این فرض را مطرح می کند که نمایه سازی، از آن جهت که فقط به صورت کلی با آنچه که مدرک درباره آن است سروکار دارد و بر آنچه که در مدرک جدید" است تاکید نمیکند، باعث شکست و یاس محققین خواهد شد. او عقیده دارد که این تمایز، در تفاوت بین درباره" و "جنبه"، بین موضوع" " و "اظهارنظر" یا بین مضمون " " و " قافیه " " نیز آشکار است. او نتوانسته این اطمینان را به دست دهد که آیا در بافت نمایه سازی است که این تمایزات اهمیت مییابند و یا اینکه نمایه سازان باید بتوانند چنین تمایزاتی را ایجاد کنند. سویفت و دیگران (۱۹۷۸) ادعا میکنند که محدودیتهای درباره با محدودیتهای نمایهسازی در علوم اجتماعی برابری میکند. آنها پیشنهاد میکنند که مدارک براساس مسئله "ای که به نظر با آن مرتبط هستند نمایهسازی شوند. تعیین تفاوت بین تمایزی که آنها قایل شدهاند با تمایزی که بین محتوای موضوعی یک مدرک و علت علاقمندی بهره گیر خاص یا گروهی از بهره گیران به آن مدرک وجود دارد - و قبلاً در این فصل مورد بحث قرار گرفت - دشوار است. کراو" (۱۹۸۶) عقیده دارد که نمایهساز باید به دیدگاه ذهنی " نویسنده اشاره نماید. یکی از مثالهای او دربارهٔ موضوع افسردگی است که می توان از نظرگاههای مختلف درباره آن کتابها یا مقاله های زیادی نوشت (مثل درمان از طریق روان درمانی، از طریق دارو درمانی و غیره). تعیین تفاوت این نظرگاه ها با عملیات معمول نمایه سازی که در استفاده از سرعنوان موضوعی پزشکی وجود دارد دشوار است.

برتون (۱۹۸۱) میگوید از آنجا که نمایه سازان مدارک را با نام های مواد برچسبگذاری میکنند باعث شده است تا مهندسین از پایگاه های اطلاعاتی کمتر استفاده نمایند. مهندسین بیشتر موارد را براساس صفات " یا وظایفی که انجام می دهند جستجو می کنند. به عبارت دیگر، آنها ماده یا ابزاری را (برای مواردی چون استحکام، رسانایی، مقاومت در برابر خوردگی و غیره) بازیابی میکنند که برخی از نیازهای آنان را برآورده کند بدون آنکه از نام آن ماده ذکری به میان آورند. این نکته، فینفسه دلیلی بر محکومیت نمایه سازی موضوعی نیست اما بر اشتباه بودن سیاستگذاری نمایهسازی در بسیاری از آییننامه های پایگاههای اطلاعاتی دلالت دارد. اگر گفته شود که ماده یا آلیاژ وصف شده در یک گزارش، قوت کششی پذیری معینی دارد، ویژگی آن ماده (مثلاً از طریق اختصاص اصطلاح میزان کشش پذیری) نمایه شده است، اما اغلب تولیدکنندگان پایگاه های اطلاعاتی مقدارآن ویژگی (یعنی میزان قوت قابل حصول) را نمایه نمی کنند هرچند که ممکن است ویژگی یادشده به وضوح در چکیده مدرک نیز ذکر شده باشد. البته، دلیلی بر نمایه نشدن مقادیر وجود ندارد (یعنی اصطلاح میزان کشش پذیری باید به بیست اصطلاح خاص دیگر تقسیم شود و هر اصطلاح، دامنه ای از مقادیر کشش پذیری را ارائه کند). این دادهها باید در پایگاه هایی خاص، مثل نمایهٔ فایل های قرارداد شرکت ها، نمایه های تدوین پایگاه ها یا پایگاههای معینی از پروانه های ثبت اختراعات، وجود داشته باشند. بنابراین، در نمایه سازی مدارک با سطح بالایی از جزء نگری، ممکن است با برخی از ایرادات برتون روبرو شویم. هر تعداد وظیفه و عملکردی که نویسنده برای یک ابزار برشمرده و نیز هر مقدار اصطلاح مناسبی که در واژگان پایگاه اطلاعاتی وجود دارد نیز می توانند نمایه شوند، اما روی هم رفته توقع اینکه نمایه ساز بتواند کاربردهایی را که نویسنده مشخصا از آنها ذکری به میان نیاورده را تشخیص دهد انتظاری غیر منطقی است.