رعایت نکات لازم برای کمال نوشته

همانطور که در بخش های پیشین بیان گردید، نوشته های اداری تنها وسیله ارتباط رسمی و زبان رایج سازمان در زمان گذشته و حال - شاید هم در آیندهای که مدت نامشخص است - می باشد. از طرفی میدانیم نوشته هایی که در سازمان ها برای گردش کار اجرای امور تهیه و مبادله می گردد؛ در آینده نه چندان دور ممکن است به عنوان سند و مدرک، مستند صدور رای قرار گرفته و در نهایت تعیین کننده سرنوشت یک دعوی مهم بوده باشد. نگاهی به جدول ۱-۱ و توضیحات پیرامون آن در صفحه ۲ این کتاب، بیانگر این واقعیت است که نوشته از سایر وسایل ایجاد ارتباط ضعیف تر هست. قدر مسلم نوشتههای اداری نیز از این قاعده مستثنی نیستند و بنابراین باید علاوه بر موارد پیش تر توصیه شده برای نوشتن، رعایت نکات زیر را به طور دقیق رعایت نماییم:

۱- بررسی اولیه در بادی امر و قبل از بردن قلم بر روی کاغذ بد نیست که در یک تجزیه و تحلیل ذهای (دست کم برای خودمان)، مشخص کنیم که آیا باید نامه نوشته شود یا نه؟ و برای نیلی سریع به نتیجه باید تحلیل ذهنی را محدود و در قالب طرح چند پرسش و بررسی پاسخ آنها مطرح سازیم. پرسش های مطروحه در این مورد می تواند متنوع و به شکل های مختلفعنوان شوند که به سلیقه نویسنده بستگی تام دارد. در اینجا چند نمونه پرسش برای بررسی ذهنی ارائه می شوند

- هدف از تهیه نامه چیست؟

- آیا تنها راه برقراری ارتباط، نگارش نامه است؟

- آیا مکاتبه، تأثیر لازم را در برخواهد داشت؟

- آیا بهتر نیست که به جای نوشتن نامه به واحد مورد نظر مراجعه کرد و با مذاکره موضوع را حل و فصل نمود؟

طرح پرسش های مذکور و پیدا کردن پاسخ برای آنها باعث خواهد شد که از مکاتبات

اضافی جلوگیری به عمل آید و وقت و هزینه آن به امور مثبت دیگری اختصاص داده شود.