سیاست و خط مشی نمایه سازی

کلیولند و کلیولند عوامل مؤثر در سیاست نمایه سازی را به صورت زیربرمی شمرند:

عمق نمایه سازی

کل نگری و جزء نگری دو روی سکه ای است که عمق نمایهسازی نامیده می شود. هنگامی که مدرکی جامع و دقیق نمایهسازی شود به این معناست که عمیق نمایه سازی شده است. عمقی نمایهسازی میزان جزئیات موضوعی است که در نمایه نشان داده می شود و با جامع بودن و دقت ارتباط دارد.

کل نگری

کل نگری (جامع نگری)، تعداد اصطلاحاتی است که در نمایه مدرک خاصی به کار گرفته شده است. هر چه نمایه اثر جامع تر باشد، احتمال بازیابی آن به علت وجود دامنه  وسیع تری از اصطلاحات موضوعی، بیشتر است. اما باید توجه داشت که مدرک بازیابی شده مطابق با نیاز کاربران باشد. کلی نگری با نیازهای کاربر، سیاست نمایه سازی، وقت، هزینه، موضوع و نوع نمایه در ارتباط است. همچنین به چگونگی بازیابی مدارک سودمند و مرتبط با نیازها بستگی دارد. کل نگری موجب بازیابی تعداد زیادی از مدارک می شود؛ اما هر چه مدارک بیشتری بازیابی شوند، احتمال بازیابی مدارک نامرتبط بالا میرود. بنابراین نمایه ساز باید در نظر داشته باشد که کل نگری بالا میتواند بر کارایی نظام اثر منفی داشته باشد؛ زیرا مانعیت را پایین می آورد. بدین ترتیب لازم است نمایه ساز میان افزودن اصطلاحات بیشتر و پوشاندن همه مطالب مفید توازن برقرار کند اما تفاوتهای ظریف میان آن مطالب می تواند این توازن را بر هم زند. کل نگری به این معناست که همه مطالب موجود در مدرک توصیف شوند. برای مثال: اگر موضوعهای مدرکی «رسانه»، «اخلاق»، «خبرنگار» و «مصاحبه» باشد، در صورتی که این چهار کلید واژه توسط نمایه ساز انتخاب شود، اقدام به کل نگری کرده ایم.

جزء نگری

جزء نگری به رابطه کلی میان اصطلاحات باز میگردد و به معنی شناسایی یک موضوع با اصطلاحات دقیق در یک درخت سلسله مراتبی است. دقیق ترین اصطلاح، بهترین نتیجه بازیابی را در بردارد، به عبارتی هر چه مدارک بازیابی شده دقیق تر باشد، نتایج ارتباط بیشتری با نیاز کاربر خواهد داشت. اگر توصیف گرها، مفاهیم موضوعی مدرک را دقیقاً منعکس کنند، جزء نگری رعایت شده است. بنابراین به کارگیری توصیف گرهای عام دقت نمایه سازی را کاهش میدهد. برای مثال: اگر موضوع مدرکی در رابطه با ابر کومولوس باشد، باید ابرکومولوس به عنوان کلید واژه انتخاب شود، نه کلید واژه ابر.

باید توجه داشت که کل نگری و جزء نگری یک تصمیم گیری در نمایه سازی است و میتواند با محدود کردن تعداد اصطلاحات نمایه ای مدرکی خاصی یا نادیده گرفتن چهریزه های معینی براساس نیازهای اطلاعاتی کاربران، کنترل شود. به هر حال انتخاب سطح کل نگری و جزء نگری باید براساس نیازهای کاربران و در مرحله سیاستگذاری انجام گیرد (کلیولند و کلیولند، ۲۰۰۱: ۱۰۵-۱۰۷)

ویور به موارد زیر به عنوان عوامل مورد توجه و مؤثر در ایجاد نمایه اشاره دارد (ویور، ۲۰۰۲).

۱. نیاز کاربر که در آن به سؤالات زیر پاسخ داده می شود:

هدف نمایه چیست؟

آیا به عنوان ابزاری چاپی یا به عنوان پایگاه اطلاعاتی منتشر می شود؟

ایا تنها نمایه ای موضبوعی است؟

ایا مجموعه ای از نمایه های گوناگون است و کاربر می تواند نمایه مورد نظر را انتخاب کند؟

۲. عوامل بروندادی که سؤالات زیر در آن مطرح است:

شکل نمایه چگونه است؟

آیا چاپی، الکترونیکی، یا به هر دو شکل است؟

اگر به صورت الکترونیکی است نرم افزار و برنامه آن چیست و شامل چه بخشهایی می شود؟

۳. محتوای قابل نمایه شدن:

 هر مدرکی بخشهایی دارد که قابل نمایه کردن نیست و لازم است که نمایه ساز و کاربر در مورد آن بخش ها با یکدیگر توافق داشته باشند.

۴. عمقی نمایه سازی:

 این عامل موجب حصول اطمینان از شناخت انتظارات کاربران می شود. از طرفی بر طول نمایه و سرعت نمایه سازی تأثیر می گذارد.

 ۵. واژگان کنترل شده :

برای اطمینان از هماهنگی و همگونی "نمایه سازی انتخاب یک واژگان کنترل شده ضروری است، که میتواند اصطلاح نامه یا فهرست موضوعی باشد. آنچه مهم است استفاده از واژگان کنترل شده ای است که با نیاز کاربران تناسب بیشتری داشته باشد و موجب همگونی شود

۶. عوامل زمانی :

نمایه سازی می تواند براساس عنوان، چکیده، متن کامل و بررسی سریع بخش های اصلی، تصاویر، جداول و ... باشد که هرکدام زما نهای گوناگونی برای نمایه سازی میطلبد.

به اعتقاد لنکستر سیاست گذاری عمده در رابطه با کلی نگری نمایه سازی است که تقریباً به تعداد متوسط اصطلاحات اختصاص یافته، مرتبط است. نمایه سازی جامع، بر استفاده از اصطلاحات کافی برای پوشش نسبتاً کامل محتوای موضوعی مدرک دلالت دارد. از سوی دیگر، نمایه سازی گزیده مستلزم استفاده از تعداد کمتری از اصطلاحات برای پوشش محتوای اصلی مدرک است. هر چه از اصطلاحات بیشتری برای نمایه سازی استفاده شود، مدرک بیشتر قابل دسترسی است و احتمال بازیابی آن بیشتر خواهد شد. یک مرکز اطلاع رسانی ممکن است به دلیل اینکه کاربران آن بارها تقاضای انجام جستجوهای جامعی را داشته اند، نمایه سازی جامعی انجام دهد. در تصمیم گیری در زمینه کل نگری، نباید به تعیین مطلق حداکثر مجاز تعداد اصطلاحات اختصاص یافته بسنده کرد. در سیاستگذاری، باید محدوده ای از اصطلاحات پیشنهاد شود.

در یک مرکز اطلاع رسانی بزرگ که با انواع مختلفی از منابع سروکار دارد، ممکن است براساس نوع مدرک سیاستگذاری تغییر کند؛ به عنوان مثال نمونه ای از تعداد اصطلاحات نمایه ای که به مدارک خاصی اختصاص یافته است آمده است.

شکل ۲. تعداد اصطلاحات نمایهای مدارک (لنکستر، ۱۹۷۱)

به عنوان راهکاری دیگر، میتوان براساس محتوای موضوعی سیاستگذاری کرد؛ یعنی به موضوع هایی که بیشتر مورد توجه سازمان است اصطلاحات بیشتری اختصاص داد. هر چند پایگاهی که نمایه سازی آن جامع است امکان جستجو های گسترده تری را فراهم می آورد (جامعیت بالا)، اما نمایه سازی جامع از نمایه سازی گزیده هزینه بیشتری دارد. به علاوه، نمایه سازی جامع هنگام جستجو مانعیت کمتری به وجود می اورد؛ به عبارتی، مدارک بسیاری بازیابی خواهند شد که کاربر آنها را با نیازهای اطلاعاتی خود نامرتبط تشخیص میدهد. این مسئله ممکن است :به دو دليل رخ دهد

۱. با تعداد اصطلاحات اختصاص یافته «همایندی نادرست» نیز افزایش خواهد یافت.

2-هرچه از اصطلاحات بیشتری بای نمایه سازی مدرک استفاده شود.احتمال بازیابی مدرک در جست و جوهایی که ارتباط کمتری با موضوع آن دارد بیشتر می شود

لنکستر همچنین در مقاله ای، در مورد عوامل مهم در سیاست نمایه سازی بحث میکند و در ادامه معتقد است به ندرت سازمانی بودجه خود را برای نمایه سازی بیشتر برای کاربران را نمایه سازی کرد. وی عوامل مهم سیاستگذاری نمایه سازی را موارد زیر میداند:

۱. زمانی که به طور متوسط صرف نمایه سازی مدرک می شود.

2-سطح کل نگری یا به عبارتی تعداد اصطلاحات نمایه ای که به طور متوسط به یک مدرک اختصاص می یابد.

3-سطح حرفه ای افرادی که به نمایه سازی می پردازند.

4-نیاز به بازبینی نمایه سازی

به اعتقاد او پیچیده ترین مسئله در ارتباط با سیاست نمایه سازی، تصمیم گیری در مورد سطح مناسب کل نگری است(لنکستر,1971)
همانطور که اشاره شد کل نگری و جزء نگری دو بعد مهم نمایه سازی است که در سیاستگذاری از اهمیت بالایی برخوردار است. کل نگری بدین معناست که چه تعداد واژه در مدرک باید وارد نمایه شود و جزء نگری به دقتی که در مورد هر مدرک نشان داده می شود، دلالت دارد (بونیورا، ۱۹۹۴: ۲۲).

فترز و همکارانش در سیاست گذاری نمایه سازی به بخش های مناسب نمایه شدن توجه دارند و معتقدند پیشگفتار، صفحه  سپاس گزاری به عبارتی صفحات آغازین ، واژهنامه، و کتابنامه نمایه سازی نمی شوند. ضمائم چنانچه شامل مبحث مهمی در ارتباط با موضوع باشد، نمایه سازی می شود. در آثار تحقیقی پانویسها مخصوصاً هنگامی که دارای اطلاعات مهم و بحث های بیشتر هستند. همچنین نمودارها، جدول ها، نقشه ها، عکسها، و دیگر تصاویر نمایه سازی میشوند (فترز ، استابر" و برتلسن ۱۹۹۹: ۱۶).

شیوه نامه شیکاگو نیز مواد مناسب برای نمایه شدن را برشمرده است و مواد مقدماتی مانند صفحه عنوان، صفحه اهدا، صفحه سپاسگزاری، فهرست تصاویر، و پیشگفتار همچنین واژه نامه ها، کتابشناسی ها و دیگر فهرست ها را برای نمایه سازی مناسب نمیداند. اما تصویرها، جدول ها، نمودارها را قابل نمایه شدن میداند (شیوه نامه شیکاگو36-34-2003)

بدین ترتیب پیش از ایجاد نمایه ها باید تصمیماتی اتخاذ شود. لازم است این تصمیمات براساس نیازها و اولویت های کاربران و همچنین موافق با نظر نمایه سازان باشد.