در کتابخانه ملی پزشکی، از یک سیستم نمایه سازی درون خطی نمونه، که به سیستم مدیریت و نمایه سازی خودکار (آیمز) مشهور است، برای ورود اطلاعات به پایگاه مدلاین" استفاده میشود. نمایه ساز، از طریق تکمیل قالب های متفاوت نمایشی وظیفه خود را انجام می دهد. مثلاً در شکل ۱۳ قالبی را مشاهده می کنید که در آن نگارش " جدیدی از برچسب های بازبینی ارائه شده است. توجه داشته باشید که نمایه ساز با علامت ضربدر (X) نشانه هایی را که برای مقاله مناسب در نظر گرفته است - یعنی اصطلاحات بزرگسالان (adult)، ولگرد (buman) مرد (male)، و زن (female) - را علامت گذاری کرده است. شکل ۱۴ قالب بعدی را نشان می دهد که در آن نشانه هاي بازیابی مورد انتخاب نمایه ساز نشان داده شده اند.

شکل ۱۳. نشانه های بازیابی در سیستم مدیریت و نمایه سازی خودکار

نمایه ساز چندین توصیفگر (سرعنوان موضوعی صرف یا همراه با عناوین فرعی آنها) نیز انتخاب کرده است. برای وارد کردن خودکار اصطلاحات خاص و راهنمایی نمایه ساز، سیستم امکانات کمی دارد. مثلاً اگر نشانه بازبینی بارداری مورد استفاده است، سیستم مدیریت و نمایه سازی خودکار به صورت خودکار اصطلاح مونث را اضافه کرده و نمایه ساز را راهنمایی می کند که اصطلاحات حیوان یا ولگرد را مورد استفاده قرار دهد. سیستم مدیریت و نمایه سازی خودکار، همچنین باتوجه به تعداد محدودی از کلماتی که در عنوان مدرک یا چکیده وجوددارند استفاده از برچسب های بازبینی مشخصی را توصیه میکند.مثلا اگر کلمه

شکل14.توصیفگر هادرسیستم مدیریت ونمایه سازی خودکار

گربه سان در متن وجود داشته باشد، به نمایه ساز گوشزد میشود که نشانه بازیابی گریه ها را مورد توجه قرار دهد (رایت، ۱۹۹۷).

سیستم مدیریت و نمایه سازی خودکار از ویژگی های دیگری نیز برخوردار است که فرآیند نمایه سازی را تسهیل میکند. واژگان (یعنی سرعنوان های موضوعی پزشکی) می توانند نمایش داده شوند و نمایه ساز می تواند بدون تایپ دوباره، اصطلاحات را از میان آنها برگزیند. می توان از سیستم درخواست کرد تا برای هر اصطلاح انتخابی، یادداشتی توصیفی ارائه کند یا فهرستی از عناوین فرعی که می توانند همراه با این اصطلاح مورد استفاده قرار گیرند را نشان دهد. همچنین، با استفاده از ارجاع متقابلی که در سرعنوان های موضوعی پزشکی وجود دارند، سیستم می تواند از اصطلاح پذیرفته نشده به اصطلاحی پذیرفته شده ارجاع دهد.

بدیهی است که واژگان کنترل شده ای که یک مرکز اطلاع رسانی مورد استفاده قرار می دهد ابزاری خواهد بود که برای نمایه ساز اهمیت فوق العادهای خواهد داشت. این واژگان باید به روشی سازمان یافته و نمایش داده شود که به نمایهساز در انتخاب اصطلاحات مناسبتر برای استفاده در موقعیتهای خاص کمک کند. گرچه ساختار و ویژگی های واژگان کنترل شده با نمایه سازی موضوعی رابطه نزدیکی دارد اما از حوزه موضوعی این کتاب خارج است. آثار دیگری وجود دارند که آنها ساختار و ویژگی های واژگان کنترل شده به تفضیل مورد بحث قرار گرفتهاند (لنکستر، ۱۹۸۶؛ سورگلی ، ۱۹۷۴).

یک اصطلاحنامه منتشر شده، معمولاً از واژگان مدخل" محدودی در قالب ارجاعات نگاه کنید به "، به کار ببرید"، یا نگاه کنید زیر تشکیل شده است. ممکن است یک مرکز اطلاع رسانی بزرگ نیز واژگان مدخل مجزایی را برای استفاده نمایه سازان، فرهنگ نویسان و

کاوشگران خود ایجاد کند. چنین واژگانی ممکن است در قالبهای چاپی یا درون خطی در دسترس قرار گیرند.

مثلاً، کتابخانه ملی پزشکی از ابزارهای مختلفی استفاده می کند که از نظر اجزای واژگان مدخل و رهنمودهای نمایه سازی بسیار غنی هستند. مهمترین آنها سرعنوان های موضوعی پزشکی - فهرست الفبایی گزارمانی است. این ابزار که برای استفاده نمایهسازان، فهرست نویسان موضوعی و کاوشگران تهیه شده است، مبسوط تر از سرعنوان موضوعی پزشکی است که به عنوان راهنمایی برای استفاده از نسخه چاپی ایندکس مدیکوس" تدارک دیده شده است. شکل ۱۵ برخی از مدخلهای نمونه از ویرایش گزارمانی این سرعنوان را نشان میدهد. این ابزار نسبتاً کامل، مؤلفه های واژگان مدخل (مثل ارجاع از اصطلاح مسمومیت شدید به اصطلاح گازهای مخدر) و نیز سایر راهنماها یا ساختارهای نمایه سازی را در بر دارد: تقسیمات فرعی که میتوانند همراه با یک اصطلاح مورد استفاده قرار گیرند، اصطلاحات وابسته ، اصطلاحاتی که در گذشته مورد استفاده قرار می گرفتند و حتی بعضی از تعاريف.

راهنمای غده یک واژگان مدخل بسیار تخصصی است که کتابخانه ملی پزشکی از آن استفاده می کند. این واژگان برای نمایه سازی بیماری های نئوپلاستیک (neoplastic) راهنماهایی را ارائه میکند. در شکل ۱۶ مدخل های نمونه ای ارائه شده اند. توجه کنید که چگونه میتوان این مداخل را به عنوان واژگان مدخل، هم به صورت ارجاعات یک به یک و هم به صورت ارجاعات یک به چند موردتوجه قرار داد. مثلاً. teratoid cyst - اصطلاح teratoma نمایه شده است اما bile duct cystadenocarcinomaزیر اصطلاح cystadenocarcinoma ونیزاصطلاح cholangiocarcinoma نمایه شده است.

اغلب اصطلاحنامه های منتشرشده، مؤلفه های واژگان مدخل را دربر دارند اما بعید است همانند مثال شکل ۱۵ غنی و کامل باشند.

آثار مرجع منتشر شده، به ویژه برای تعریف اصطلاحات نامانوس، میتواند برای نمایه ساز بسیار ارزشمند باشد. واژه نامه ها و دایرةالمعارف های عمومی و تخصصی و انواع اصطلاحنامه ها نیز از اهمیت ویژهای برخوردارند. بیک ول" (۱۹۸۷) فهرستی از ابزارهای مرجع را منتشر کرده است که می تواند مورد استفاده نمایه سازان قرار گیرد اما اکنون این فهرست قدیمی است و روزآمد نشده است. دسترسی پیوسته به بانک های اصطلاح شناسي نمایه سازان در بعضی از سازمان ها نیز میتواند مفید باشد.

شکل ۱۵. مدخل های نمونه از سرعنوان های موضوعی پزشکی - فهرست الفبایی گزارمانی

شکل ۱۶. مدخل های نمونه از راهنمای غدهٔ کتابخانه ملی پزشکی