شیوه ها

با توجه به نوع مدارک و کاربرد آنها روش های گوناگونی در سازماندهی اطلاعات وجود دارد. (راولی )) و (فارو) این روشی ها جنین طبقه بندی می کنند:

1-فهرست نویسی و رده بندی

.2 نمایه سازی و چکیده نویسی(راولی و فارو، ۲۴:۲۰۰۰)

بنابراین، فهرست نویسی، رده بندی، چکیده نویسی، نمایه سازی شیوه های .گوناگون سازماندهی هستند

 فهرست نویسی

 فرآیندی ست که درآن فهرستی از مدارک تهیه یا شناسنامه ای برای مدارک ساخته می شود. بنابراین آن را از دو جهت میتوان بررسی کرد:

۱. تدوین فهرستی از مدارک موجود در مجموعه که کاربر را قادر به یافتن مدارک موجود می کند.

2-توصیف و تحلیل مدرک با هدف بازیابی بهتر و سریع تر آن. اما واژه فهرست نویسی بیشتر بر دیدگاه دوم دلالت دارد (راولی و فارو، ۲۰۰۰: ۶۰).

فهرست نویسی، ایجاد سیاهه و فهرستی از مدارک موجود در کتابخانه است که مدارک را براساسی عناصر ظاهری و مفهومی توصیف می کند. عناصر ظاهری شامل عنوان، نام نویسنده، شکل، اندازه، قطع و عنصر مفهومی شامل موضوع مدرک است. توصیف مدرک براساس قواعد خاصی انجام میگیرد و بازیابی هرکدام از این نقاط دسترسی امکانپذیر می شود. پس فهرست نویسی شامل فهرست نویسی موضوعی و فهرست نویسی توصیفی است (مورتیمر، ۱۳۸۴: ۳۸). بنابراین، هدف عمده و اساسی فهرست نویسی، سازمان دادن به مجموعه مواد و منابع کتابخانه است تا از آن راه بتوان کتاب های مورد نیاز را از میان مجموعه موجود سریع تر بازیابی کرد (فتاحی، ۱۳۷۷: ۳۲).

رده بندی

رده بندی، یکی دیگر از روش های سازماندهی است که در بازیابی مدارک کاربرد فراوان دارد. رده بندی، مرتب سازی نظام مندی از اشیاء یا مفاهیم و تبدیل آنها به گروه ها یا رده ها، براساس معیارهای تثبیت شده است. رده بندی فعالیت طبیعی ذهن انسان است و قدمت آن به زمانی میرسد که بشر اندیشه خود را به کارگرفت. کاربرد این مفهوم به صورت فنی به زمانی باز میگردد که متخصصان نیاز به امکانیسم های کنترل کتاب شناختی را احساس کردند. نیز و رده بندی را عمل گروه بندی مفاهیم یا اشیاء و تبدیل آنها به ردهها و ایجاد روابط تثبیت شده میان این رده ها تعریف می کند و در ادامه میگوید سرعنوان های بیانگر رده ها به گونه ای مرتب می شوند که روابط میان آنها را نشان میدهند (نیزو، ۱۹۹۷).

نظام ردهبندی به مجزا کردن کتاب ها و دیگر اقلام اطلاعاتی و قرار دادن آنها در موقعیتهای ثابت تمایل دارد. بدین ترتیب می توان گفت که ردهبندی به معنای قرار دادن اشیاء و مفاهیم مشابه در گروه هایی با برچسب های تعیین شده است (کلیولند و کلیولند، ۲۹:۲۰۰۱-۳۰).

بنابراین ردهبندی، مفهومی با قدمت طولانی است که بر گروه بندی موضوع ها یا طبقه بندی اشیاء براساس تشابهات انها دلالت دارد. در طی این فرایند مفاهیم یا اشیاء در رده های مرتبط با یکدیگر قرار می گیرند. آنچه اهمیت دارد روابط ثابت و استاندارد میان این رده ها است که مورد پذیرش عموم واقع شده است، اما در نظامهای گوناگون متفاوت میباشد و در نمایش یا نشانه گذاری این رده ها، از علائم گوناگون استفاده می شود. این مفهوم در کتابداری عبارت است از: تعیین جای صحیح کتاب در قفسه های کتابخانه براساس یک نظام رده بندی.